利用“清单模式”提升航天产品技术文件审签质量

王一晴 王拓 刘翠云

（北京航天自动控制研究所， 北京， 100854）

航天产品技术文件是航天产品设计、 生产、试验、 使用和管理的基本依据， 它不仅指导着正在进行中的研制和生产工作， 同时也以档案记录的形式成为航天事业的知识宝库。 技术文件的审签是保障技术文件质量最重要的制度， 但由于高强度的科研任务、 严格的计划管理制度和设计人员意识不足等原因导致审签人员在审签过程中难以正常履职， 审签过程流于形式。 所以一直以来， 如何切实提高技术文件的审签质量成为航天管理者需要深入研究的问题之一[1]。

在审签过程中， 大部分问题的出现并不是因为未知的理论知识， 而是因为没有正确使用已存在、 已掌握的知识而导致的低层次问题， 通过一些便捷有效的管理模式降低此类问题的发生就可以提升技术文件的审签质量[2]。 将广泛应用于医疗、 建筑、 投资等行业的清单管理模式引入技术文件审签工作， 利用看似简单的列举清单、 打钩完成的方式帮助每个审签人员克服固有的记忆力和注意力问题[3]。 使清单模式持续发挥效果，则要从制作清单到推广实施， 乃至持续改进的过程中配合科学的管理方式， 使清单简洁高效且便于利用、 使清单模式融入电子签署流程、 使签署人员在审查文件时可以有意识的寻求清单， 从而达到利用清单模式提升技术文件审签质量的目的。

1 航天产品技术文件审签现状

1.1 航天产品技术文件审签特点

1.1.1 审签流程及要求明确

基于航天产品严格的质量要求和完整的标准体系， 其技术文件在贯彻国军标中三级审签制度的同时， 配合质量体系中要求的工艺、 质量会签制度及标准化审查制度， 技术文件按照编写、 校对、 审核、 工艺、 会签、 标审、 批准的顺序进行签署， 其中除了必须进行的编写、 校对、 审核、批准签署外， 工艺、 会签、 标审要按照不同类别技术文件的具体要求进行签署[4]。 同时航天行业标准明确了各层次产品的签署人员的资格权限及各级签署人员的技术职责。

从国军标、 航天工业行业强制性标准到各级企业标准对各类别技术文件的签署人员资质、 签署流程和完整性、 签署方法及签署职责都进行了详细的规定， 使得技术文件的审签质量有了制度层面的基础保障。

1.1.2 审签过程信息化程度高

随着各级单位的信息化程度不断提高， 技术文件从设计软件中产生最终至数字档案馆或电子档案库归档， 其流转形式均为电子文件。 与此同时技术文件的签署也以电子签署的方式在各信息系统开展完成， 随着设计协同平台的完善升级和互联互通， 电子签署同时支持外单位的跨域电子会签。 少部分不能完成互通的单位则以签署页确认等形式实现电子代签署。

1.2 技术文件审签问题案例分析

标准化审查作为全部签署流程中批准签署前的倒数第2 个环节， 其审查内容范围较广， 同时涵盖了校对、 审核、 会签等上游环节未发现的问题， 且标准化审查人员为专人专岗， 有利于开展数据统计和分析。 所以本案例把标准化审查环节中统计出的数据作为切入点， 对当前签署情况进行分析。

在一个季度时间内， 经某研究所标准化审查人员统计， 共计产生标审未通过设计文件305份， 涉及问题338 项 （部分文件存在涉及多项问题不符合标准规范的情况， 每个问题项单独计算）。 去除17 项非典型问题， 将剩余321 项问题按照问题内容进行分类， 按问题产生数量由多至少分类排序后形成表1。

表1 标准化审查问题列表

对表1 进行进一步分析， 序号2、 5、 8 项问题涉及签署完整性、 配套完整性、 标准选用问题， 属于标准化审查应负责的专业性问题， 共计118 项。 其余203 项问题多为基础性问题， 占63.2%。 也就是说， 技术文件经过校对、 审核、会签等多环节把关， 仍存在着大量的基础性问题， 其中还包含着如页码、 空白页、 显示不完整等低层次问题。 在审查过程中甚至还出现了空白文档、 空白更改单等极端情况。

2 技术文件审签中存在的问题类型与分析

2.1 存在的问题

2.1.1 “无知之错”

如果技术文件审签问题来自于我们尚未得到明确结论的知识内容， 那么这部分问题属于 “无知之错”。 “无知之错” 作为未知内容很难在签署过程中暴露出来， 一般会在生产、 试验等后续研制环节被发现， 其解决或减少需要一个长时间的经验及知识累积。

要解决 “无知之错”， 降低其发生几率需要在长期研究中通过行业的进步、 技术的创新等方式不断积累经验而实现。 在经验累积充足且管理体系完整的航天产品设计文件管理模式中， “无知之错” 的数量少、 占比小， 同时难以通过短期的管理模式改变得到改善。

2.1.2 “无能之错”

各级人员在签署过程中产生的 “无能之错”指在已知知识的范围内出现的错误， 其数量多、占比大， 方便统计且容易改正。

根据表1 统计， 在审签过程中统计出的所有问题都在我们已知的知识体系中， 属于没有正确使用相关知识产生的错误。 其中有203 项不属于标准化审查专业的问题， 而是应该在前期签署流程 （设计、 校对、 审核、 会签环节） 可以检查出来的问题， 这些问题就是设计、 校对、 审核、 会签人员在审签过程中犯下的 “无能之错”。

2.2 原因解析

2.2.1 审签人员意识不到位

高密度发射、 快速的研制节奏形成了当前周期紧、 任务重的高强度研制工作现状， 签署人员要在完成自己主管的设计任务的前提下再审签其他设计的技术文件， 投入的精力明显不足。 同时严肃的计划考核方式往往使人们更加关注主管设计时间， 而无法保障后续的审签时间。 精力和时间的双重制约下导致审签过程常常流于形式。

2.2.2 审签知识点繁杂， 掌握及应用难度大

审签知识来源于各级标准、 各类质量要求和技术要求， 仅标准一项就包括了国军标、 行业标准、院标、 企标等各级要求， 从中产生出大量的审签要点。 部分技术文件缺乏对审签要点的梳理， 即使是经过梳理的要点也存在颗粒度不一致、 内容不够系统、 难以执行等问题。 审签要点的分散使审签人员难以一一知晓， 而审签要点的数量繁多使审签人员难以一一落实， 其数量和复杂程度都超过了审签人员个体能够正确使用或全面落实的能力范围。

2.2.3 人员个体的客观局限性

设想一个能够掌握所有审签知识且能熟练运用这些知识的超级专家， 在面对日复一日数量众多的文件审查工作时， 由于客观局限性， 或多或少也可能有一些审签要点被忽略， 从而导致难以避免的错误， 进而可能会产生设计文件的质量问题。

3 清单模式与技术文件审签研究

3.1 清单模式概述

清单模式是对已知的知识进行整合， 将要完成这项复杂工作所要进行的所有项目列于一张清单之上， 执行人只要按照清单上的内容一一执行即可完成该项工作。 这种傻瓜模式操作可以很大程度上防止低层次错误的发生， 使工作者在充分利用我们所掌握的知识的同时， 还可以弥补个体人员不可避免的缺陷和不足。

3.2 清单模式对技术文件审签工作的适用性

3.2.1 适用于要点繁杂的审签工作

据统计， 一份某专业系统级电路图在审查过程中共有20 项技术文件图样共性审查内容、 20项电路图审查内容、 28 项专业审查内容， 可能会涉及29 项标准和制度要求， 可见技术文件审查的复杂程度。 这些内容已经是经专业人员从各级标准和制度中梳理而成的要点。 而当设计人员面对数量众多、 内容繁杂的标准和制度原文时，技术文件审查就变成一件复杂到难以优质完成的工作。 如果将梳理出的要点按照各级审签的不同分工制作成一份份审签清单， 它就可以提醒各级签署人员应该完成的工作。 这时清单不仅是一种检查方法， 还是一种高质量工作的保障。

3.2.2 有规可循、 有标可依

航天行业发展至今， 航天产品的设计工作积累并形成了大量的设计经验和标准依据， 设计文件其实就是设计人员把这些内容一一实现的载体。 审签人员对技术文件进行审查同样也是检查各级标准依据和要求是否落实的过程。 也就是说， 审查要点清单完全可以根据标准要求被制作出来， 这也正是清单模式的实施基础。

3.3 清单模式在审签过程中的作用

3.3.1 有效减少低级错误的发生

当我们所掌握知识的复杂程度超过了以个人能力难以使其稳定地发挥功效时， 我们就会面对两大问题： 忘记知识和忽略知识。 设计人员在技术文件的审签过程中同样面对这2 个问题， 在繁重的科研压力下， 记忆力和注意力不足会让我们忘记应该审查的知识点或者明明记得但因为麻痹大意而跳过了应该审查的知识点。 审签要点清单提供了一种认知防护网， 它可以提醒各级签署人员 “应该审查什么” 和 “不要忘记什么”， 保障每一个签署人员不遗漏任何简单的问题， 不跳过任何简单的步骤。 运用得当将会大大减少审签环节中低级错误的发生概率。

3.3.2 用集体智慧降低个人认知缺陷

在设计文件审签的过程中， 每个环节的签署人员都是独立完成工作， 无纸化办公及网络签署的应用在提高效率的同时也增强了签署工作的独立性。 清单的出现可以改善这一状况， 经过专家团队讨论和研究制作出来的审签清单结合了集体的智慧， 从而降低个人认知缺陷。

4 清单模式审签应用

4.1 清单制作

4.1.1 成立清单制作组

在制作清单之前应成立清单制作组， 可以按照不同专业、 不同类型技术文件分别成立不同的清单制作小组。 但应注意的是制作小组成员应涵盖某专业或某类技术文件的所有审签专业和角色，同时应该是经验丰富、 悉知知识点和风险点的专家和一线工作人员。 由小组制作出来的清单应进行广泛的意见征集并在不同小组中交换讨论， 确保清单要点的颗粒度保持一致且可执行性强。

4.1.2 清单制作原则

a） 以人为本。在审签工作中， 清单内容应符合各个审签角色的特点， 它只负责提醒签署人员各环节中的要点和风险点， 帮助他们搞清楚最关键和最重要的内容。 只有审签人员在使用过程中感觉方便便捷， 他们才能体会到清单的作用和价值， 清单模式才能持续发挥作用。

b） 抓取 “关键点”， 避免 “大而全”。清单从来都不是大而全的操作手册， 而是理性选择后的思维工具。 如果清单冗长就会不便于使用， 再全面的内容也会让使用者感到麻烦、 甚至忽视。一份好的审签清单应精确、 高效、 切中要害， 清晰地列出每一个审签角色需要确认的必不可少的关键内容， 使审签人员在签署过程中能够按照清单的提示头脑清晰地完成工作。

c） 合理的呈现方式。当清单内容被确定出来后， 其呈现方式也决定了清单的好用程度。 首先， 清单的语言应做到简练、 准确； 其次， 清单应进行合理的排版， 其内容最好不要超过1 页，要排列整齐， 一目了然。 让使用者一眼看过去产生 “完全可以轻松完成” 的心理状态。

d） 清单的验证测试。制作完成后的清单要在实际环境中进行测试验证。 技术文件种类多样， 航天产品研制涉及专业众多， 清单在制作前期进行的意见征集并不能涵盖实际工作中的各种情况， 所以审签清单应在过程中进行完善和修改， 最终得以正式应用。

4.2 清单实施

审签清单可以有2 种使用方式： 一是审签人员凭借自己的知识储备和工作经验完成审签工作， 然后对照清单进行一一确认； 二是审签人员对照清单一边查阅清单一边确认文件内容。 这2 种方式都可以起到一定的效果， 同时都要依靠数字化手段实现。 前者的好处是实现更加快捷方便， 审签人员完成审阅后在是否同意签署的界面增加清单内容并配合打钩栏和批注意见栏使用。 这种方式的缺点是审签人员如需要重新确认某项内容则需要在文件和审签页来回切换， 且清单确认放在最后容易使人忽视， 产生习惯性勾选的情况。 第二种方式为签署人员同时提供两个界面， 即设计文件和审签清单的同时浏览， 对照确认内容让使用更为便利。 但这种方式基于当前已经形成体系的设计信息系统平台来说改造量更大， 实现较为困难。

无论采用哪种方式， 审签清单的最终实现者还是审签人员。 当审签人员打开一份设计文件时， 他们本能的第一反应肯定是凭借经验完成审签， 而不是查阅清单完成工作。 所以除了实用的清单、 方便使用方式外， 清单模式的实施还需要配合有效的宣贯培训[5]。 将清单模式的理念植入设计人员的思想， 使他们在审签过程中产生主动寻求清单帮助的意识。

4.3 持续改进

好的清单不是一成不变的。 审签清单在应用中一定会收集到各类问题， 一方面是现有清单中让审签人员觉得不便利或不好用的内容， 比如： 清单过于冗长、 部分内容描述不清、 条目模糊难以操作、视觉感受差等等。 另一方面， 各型号在研制过程中还会不断出现各类质量问题， 其中一部分问题与技术文件的编制有关。 责任部门应定期收集上述两个方面问题， 并组织专家组讨论修订清单。 但要注意的是， 简洁的清单可以确保执行力度但有可能影响清单的安全性， 冗长的清单虽然安全却容易因不便于使用导致被应付了事。 在清单的持续改进中， 新的问题带来的一定是清单内容的增加， 但更加困难的部分是删减内容。 清单改进团队要在保持合理篇幅的程度下对清单进行动态修订， 既确保清单简洁、 便于操作， 又确保其安全有效。

清单模式在实施过程中要坚持以人为本， 审签清单应安全有效且便于使用， 用数字化手段实现清单与电子签署流程的融合， 配合广泛的培训和宣贯， 使审签人员在审签过程形成“主动寻求清单帮助—感受清单带来的效果—主动寻求清单帮助” 的良性循环。 同时， 管理者需要组织人员对清单进行动态管理， 通过持续改进让清单在审签工作中保持长效， 从而切实提升技术文件的审签质量。