医院档案管理模式的改革及应用

周广军

摘 要：我国医疗卫生事业快速发展，各种先进的医疗设备和医疗技术广泛应用于临床诊断，为人们提供了优质的医疗服务。作为医院管理的重要内容，档案管理现状不容乐观，不利于发挥档案的价值。在医院改革与发展中，要使档案工作更好地发挥作用，就必须加强对档案的管理。本文主要以医院档案管理为主，并就其重要性、問题及具体应用等方面展开分析，提升医院档案工作质量，促进医院档案事业快速发展，为全面实现档案工作价值打下坚实的基础。

关键词：医院档案；管理模式；管理改革

随着人口老龄化程度不断提高，健康保障工作受到社会各界的普遍重视。随着我国医疗保健事业迅速发展与进步，医院的档案管理工作也面临一些新问题。例如，就诊人数越来越多，产生很多的医学数据，导致医院档案管理工作越来越复杂。因此，在国家层面上，档案管理模式的改革已经成为当务之急，重视档案管理方式的改革势在必行。在医院档案管理工作中，要与现代医学观念相融合，不断提高管理水平，提高档案管理的质量，推动医院档案管理工作顺利开展。文章从档案管理模式改革的重要性出发，对当前存在的问题深入剖析，并对其在医院档案管理中的影响进行探讨。总之，医院档案管理模式改革需要不断探索和改进，提高管理效率和质量，还要重视理论与实践相结合，加强培训、教育以及制度建设等工作，以保证医院档案管理水平不断提高。

一、医院档案管理模式改革的重要性

在当今社会，网络信息技术在医学领域得到广泛的应用，传统的手工书写资料方式已不能满足医学发展的需要。其中，最为关键的就是病历，医生可以根据病历档案信息，制定合适的治疗方案。实行现代化的档案管理方式，能使医生更快地掌握患者的病情，从而提高诊断和治疗的效率，节约就诊时间。病历和诊断记录是医院开展研究工作的基础，医生可以根据病情分析、归纳及总结经验，提高医疗质量。医院档案管理的主要内容有医院基本设施建设档案、人事档案、文书档案、设备档案以及与医院发展有关的档案等。作为医院发展的重要方面，在档案中记载了医院发展的全部情况，加强对其的管理，能使其更好地发挥作用。通常来说，医院的档案文件大部分是当事人的一份复合记录，在某些特定的条件下，除了包含当事人的声音和形象等信息外，还应包含当事人的签字和印章。所以，医院的文档资料经常能够反映出医院的各种事件真相。在医院不断发展的过程中，要想更好地为人民群众服务，为就医患者服务，使医院档案在新的历史条件下能够更好地发挥作用，就必须对其管理方式进行全面改革。为此，要分析当前医院档案工作的不足，并采取相应的改进措施。

二、医院传统档案管理模式的弊端及现状

1.档案管理制度有待完善

纵观目前的医院发展情况，医院各项管理工作逐渐完善，为医院的健康发展提供有力的保证。然而，由于各种主观和客观因素的影响，档案管理在发展过程中没有跟上时代的步伐，其中，最突出问题就是档案管理制度不健全。因此，医院档案管理工作存在着一种随意性和不规范的现象。同时，由于档案管理体制不健全，档案管理的方法和方式不能跟上时代步伐，导致部分纸质档案在实际工作中会出现字迹潦草和内容不完整等问题。此外，由于缺少健全的档案管理体系，档案管理人员很难及时和完整地保存各种档案资料，这将严重影响档案工作的后续进展。

2.档案管理意识有待增强

近年来，医院的基础设施和医疗设备等在不断更新，使得医院的档案管理工作越来越多。因为没有适时调整，虽然档案管理工作压力不断增加，但是，各有关部门并没有给予足够关注，导致管理人员之间的矛盾进一步激化，在这样的条件下，档案管理工作自然不能为医院发展做出应有的贡献。这不仅给档案管理带来压力，也给档案相关的工作带来一些意想不到的困难。档案管理人员工作积极性不高，也容易造成一些重要资料的丢失和损毁，加上文书工作的记载方式不够科学，从而影响医院整体工作的效率。

3.档案资料完整度不高

医院的档案资料是以各种业务活动为基础，在这一过程中，每个部门都有很多工作要做，所以，档案工作与每个部门都有着紧密的联系。由于对档案管理不够重视，各部门在收集档案时会存在一定的疏漏，常常会出现一些重大档案丢失的情形。此外，在医院的档案管理工作中，因为对其没有做好管理，档案在借出后，经常会因为不能及时存档而导致档案永久丢失，使档案的完整性不能得到应有的安全保障。同时，由于缺乏目标明确的工作计划，常常会因为工作人员的疏忽和工作不规范而造成档案信息的遗漏，无法得到完整的档案信息，影响档案的管理工作，档案不够完整对其价值产生极大的损害。

4.档案管理人员专业能力和职业素质有待提高

医院的档案管理人员总体素质参差不齐，加之医院往往是将管理和培训的重点放在医务专业人员方面，而对医院管理辅助系列的档案专业人员投入精力相对较少，这就导致医院在引进人才时，注重的是临床医务人员，对档案管理人员的招聘引进门槛较低，再加上医院档案工作人员多为中老年人，大多自主学习能力不强，知识系统不健全，信息技术水平低，造成档案工作的质量和效率难以提高。

三、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

1.完善医院档案管理制度

加强医院档案管理的规范化，必须要加强医院档案管理制度建设，根据实际情况制定科学、合理以及规范的档案管理制度，以确保医院档案管理工作顺利进行。首先，要适应时代发展要求，运用现代科技手段，建立信息数据管理模式。随着我国科技水平不断提高，在医院中应用信息化技术的情况也日益增多。因此，医院档案管理部门要加强对信息技术的研究，把先进的科技手段运用到档案管理工作中，并在此基础上，利用现代化技术建立一套完整的档案信息管理系统。医院档案工作者要转变原来的工作方式，能够对当前医院档案管理存在的问题有一个很好的认识，并能运用信息技术采取行之有效的对策，提升医院档案的使用效率。其次，要对医院的档案管理制度持续改进，只有通过这种方式，才能有效地约束档案工作人员的工作作风和行为，促使其改进工作作风，以高标准严格要求自己，防止出现以权谋私的现象。同时，要建立健全档案管理的责任体系，在档案管理工作中遇到问题，要明确责任，以增强其工作的积极性和主动性。医院档案管理工作也要注重档案的收集与存档，只有把档案整理好，才能把档案的存档工作做好，这就要求医院必须建立健全档案管理相关制度。例如，医务人员想要借阅相关文件，需要医院领导出具有效的证明，且要在一定时间内将文件借出和归还；再如，医院有关部门要查阅文件，必须征得相关部门主管领导的批准，工作人员不得擅自将文件下载、影印和外借；最后，在文件的出借和归还时，一定要重视资料的保密和完整，纸质文件要密封和盖上印章，在审核完毕后，要重新密封，以确保档案的安全性与完整性。

2.增强档案管理意识

只有在思想上充分认识到档案管理的重要性，医院的档案管理工作才能有效开展。加强对档案管理工作的认识，确保各项工作严格落实，提高对医院档案管理模式改革的重视。首先，要树立正确的观念，即医院档案管理模式改革是一个重要的管理工作，需要得到充分重视。此外，由于医院科室及部门类型繁多，导致档案数据重复发生的可能性很大，为避免此类问题，提高档案管理的工作效率，必须实行分级管理，专人专责，以保证档案信息的完整性和真实性。医院要实现对患者的现代化医疗服务，必须加强对档案管理工作的认识，意识到档案管理工作存在的问题，不断完善制度建设，积极引进先进的技术，从健全档案工作体制、引进专业档案管理人才以及不断改进信息化管理手段等方面，对档案管理方式进行改革。对数量庞大的档案，要有规律地分类，对不能利用的病案，要有针对性地分类，充分利用好医院档案信息资源，促进医患关系的和谐，促进医学科研的发展。此外，制定标准的档案管理体系，使每个员工能够清楚认识并积极地履行自己的职责，实行责任到人，防止员工之间相互推诿，提高工作效率。可以将病历记录与存档作为医生的绩效评价，从源头确保档案的准确性，从而建立一个完整与准确的档案管理系统。

3.加强医院档案管理信息化建设，提高档案的完整度

将互联网技术应用于医院档案管理工作中，可以降低人力、物力成本以及档案管理费用。要想加强医院档案管理信息化，就必须完善医院的信息化系统，为其配置现代化计算机等设备设施，建立高效的医院档案管理系统，实现数据共享和信息共享，实现信息分析和处理。此外，医院要做好数据保护工作，防止数据丢失或被窃取，要重视信息化设备设施的维护。建立一个专用的网址或资料库，保证档案资料的独立，并结合医院实际需要，配备先进的软硬件设备设施，做到信息录入、管理以及检索等环节相互衔接。同时，还要聘请专业的技术人员管理网站，对网络的构建情况全面监控，以防黑客入侵和病毒感染，避免给医院造成巨大的经济损失。要健全档案管理体系，从各部门收集档案，将会议的总结、研究结果以及教学材料等，扫描并转换成电子文件，以便在需要时使用。强化对文献资源的收集，完善文献收录程序、目录和查询体系，能够帮助医生快速查找有关文献，从而不断提高医生的工作效率。另外，加强医院信息化建设一个重要方面就是要增强各科室的交流与协作，共享信息，使医生能够对患者的病情有一个全面了解。对某些有价值的档案文件，要做好相应备份，避免因数据遗失而造成病人和医院的巨大损失。

4.构建专业的高素质档案管理队伍

档案管理人员要不断学习，提高医院档案管理水平，通过培训和学习等方式，使医院档案管理人员掌握档案管理的基本技能，提高他们的专业素质。医院可以引入一批专业的档案管理人才，提高他们的薪酬，从而吸引更多的专业人才积极投入档案工作中。医院要充分利用相关经费，加大对医院档案室建设的资金投入，为档案室工作人员提供多元化的进修渠道，在增强其业务素质的前提下，要加大对其思想政治的教育力度，让其始终处于良好的工作状态。通过建立健全奖惩机制，激励员工创造性工作，对表现突出的个人和部门给予表彰，对工作表现不好、工作效率低下的员工，要受到相应惩罚。时代在发展，科技在进步，管理方法也要与时俱进，要鼓励工作人员及时发现问题和创新管理方法，努力创建适应医院发展特点和具有特色的档案管理模式，用于提升医院档案管理整体水平，这不但能给医院带来良好的声誉，还能充分发扬医院现有的优秀医疗文化。在现代网络技术条件下，医院也要督促医务人员提升电脑操作技能，充分利用现代化互联网技术，记录复杂的医疗文档，并注意提升档案内容的准确性，对有关资料分类，便于以后治疗工作的开展。

随着医院的发展，档案资料也越来越多。在这种情况下，为了适应医院档案管理工作的需要，使其向信息化方向发展，迫切需要改革其管理模式。与此同时，在当前发展过程中，医院没有把更多精力投入档案管理工作中，导致档案管理工作效率和质量较低。为此，相关人员必须不断研究和创新，提高档案工作人员的业务水平和综合素质，建立一支高质量的医院档案工作队伍，为档案工作变革提供有力的人才保证。此外，要加强档案管理人才的职业素质教育，及时进行信息化管理业务培训，以提升档案管理技术水平。根据医院发展需要，对各部门的管理人员进行日常培训，主要学习有关工作的理论知识以及档案管理技能，以保证档案管理人员能够在实际操作中，将自己所学到的档案管理知识运用到文件评级管理中，从而确保文件评级的准确性。医院要按照档案管理工作的要求，不断引进高水平档案管理人才，并对其进行岗前培训，使之能更好地掌握档案管理工作，为医院的档案管理工作提供强有力的人才支撑。同时，医院要定期开展档案实训工作，強化档案工作管理实践能力，尤其是对能力较强和水平较高的档案管理人员，要加大对其的培训力度，提升综合质量，使其发挥最大作用，为医院档案管理工作奠定良好的人才基础。

四、结语

综上所述，我国医疗机构档案管理工作面临诸多问题，迫切需要对其进行改革。因此，医院要采取相应的措施，摒弃传统的档案管理模式，通过互联网对医院相关信息进行记录和整理。医院应保证档案管理工作的每个环节都紧密相连，并加强各科室的合作与交流，努力做到信息资源共享，从而能够根据患者具体状况，将各科室的力量整合，解决患者的问题。在实施档案管理过程中，医院要与时俱进，加强档案管理模式改革，可以建立奖惩机制，开展多种形式的档案业务培训，丰富档案管理工作内容，做好档案管理的宣传工作。并且，还应进一步健全档案管理制度，创新档案管理方法，简化档案管理环节，培育高素质的档案管理人才，进一步优化医院档案管理体系，为提高我国医疗卫生水平提供保障。

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（作者单位：山东省泰安荣军医院）