网络信息时代背景下，人事档案管理信息化探讨

刘红

摘 要：近年来，随着我国进入网络信息时代，人事档案管理发生了较大变化，传统的管理模式已经难以满足时代发展的需要，相关部门必须做出改变，不断提升人事档案管理信息化水平，使其能够提供更加优质的服务。因此，本文以网络信息时代背景下人事档案管理信息化的内容、优势为切入点，分析人事档案管理信息化工作存在的问题，并探讨了网络信息时代背景下人事档案管理信息化的措施，期望能为相关人员提供一些参考。

关键词：网络信息时代；人事档案管理；信息化；问题；措施

引言

在网络信息时代背景下，人事档案管理的内容不断增多，依靠传统的管理办法很难完成工作，且容易造成大量的资源浪费，这就需要采取有效措施，提升人事档案管理信息化建设的水平，使其充分发挥人事档案管理的价值。目前，单位人事档案管理信息化建设工作存在一些需要解决的问题，如建设机制不完善、人事档案整理不规范、档案资源利用率低和档案管理人员综合素质有待提升，这些问题都会影响人事档案管理信息化的建设。通过深入分析网络信息时代背景下人事档案管理信息化的内容及优势、现状问题，提出解决措施，有助于人事档案管理信息化工作质量的提升。

一、网络信息时代背景下人事档案管理信息化的内容与优势

1.内容

从目前来看，为适应网络信息时代发展潮流，单位人事档案管理工作必须做出合理改变，从多个方面开展人事档案管理信息化建设。

（1）档案资料信息化处理。传统工作模式下，单位档案管理以纸质档案为主，这和人事档案管理信息化要求不相符，需要对其进行转换，将纸质档案转化为电子档案，方便利用信息化技术手段对其管理。

（2）做好电子档案的整理及归档工作。对电子档案进行批量处理，按照统一存放、批量命名的方式对其集中管理。

（3）做好电子档案的编辑和存储工作。通过档案管理软件编辑和存储电子档案，以便使用和分析档案信息。

（4）档案查阅。将人事档案信息整理好，利用搜索功能搜索和调阅档案数据，为后续档案工作的开展奠定基础。

2.优势

一方面，从人事档案管理信息化的优势层面分析，其高效性优势突出，能够借助软件快速查询人事档案信息，将电子档案信息及时传递给用户，满足用户的信息需要。在用户得到档案数据的时候，可以利用软件调取员工的档案数据，实现更高的工作效益。另一方面，人事档案管理信息化体现出较高的安全性，可以将档案保存在计算机中，提升人事档案的安全性。在应用信息化技术开展档案管理工作的基础上，能够实现对电子档案资料的有效备份，并对归档资源进行加密处理，避免了档案被毁坏和被盗窃等风险。此外，人事档案管理信息化体现出较强的直观性。档案管理人员只需要在电脑上输入一个关键词，就可以直接使档案资料内容得到充分展示。积极开展人事档案管理信息化建设工作，还能够对档案信息采取不同的形式进行展示，如电子表格、图像以及其他形式，可以提高档案管理的工作效率。

二、网络信息时代背景下人事档案管理信息化建设存在的问题

1.人事档案管理信息化建设机制不健全

在人事档案管理信息化建设期间，需对相关要求与标准加以明确，进一步确定信息化建设的内容及格式标准，做到分工明确，优化资源配置，保证各项工作顺利进行。

目前，人事档案管理信息化建设中的问题较多，未能提前做好规划，使得各项工作的开展受到影响。一方面，人事档案管理信息化建设目标不够明确，不少单位把工作重心放在短期目标，对长期目标的考虑不够深入，使得在人事档案管理信息化发展中出现各种各样的问题，造成了严重的资源浪费。另一方面，虽然人事档案管理信息化建设的时间及内容有所确定，但是没有明确采用哪一种建设方式，信息化建设缺陷较多，使其作用难以得到有效发挥。因此，需持续完善人事档案管理信息化建设机制。

2.人事档案整理工作环节缺乏规范性

在单位人事档案管理工作开展过程中，由于对人事档案管理工作缺乏足够的重视，未能严格做好人事档案管理工作，使得人事档案使用价值难以得到有效发挥，产生了较多的不良影响。例如，未能坚持辨别仔细、归类正确、完整、目录有序及安全保管的原则，使得人事档案存在信息缺失等问题；再如，在人事档案整理中，未能及时补充档案资料，人事档案不能反映出员工的整体情况。此外，有些人事檔案的清晰度不高，难以对其进行扫描，未能及时更新履历照片，使人事档案管理信息化建设的质量难以得到有效提高。

3.档案资源利用率不高

在单位人事档案管理信息化建设过程中，既要做好人事档案整理工作，又要对档案资源进行有效利用，将档案资源的使用价值发挥出来。就实际情况来看，许多单位没有将工作重心放在档案管理工作中，使档案资源的利用率偏低，进而使档案资源的利用价值很难得到有效提升。在档案管理体系之中，缺乏完善的档案查阅机制，在人事档案的管理与利用中不能落实安全保密的要求。同时，档案编研工作存在一定的滞后性，档案管理人员不能对档案资料集中汇编，大大降低了档案资源的使用价值。

4.档案管理人员综合素质不高

随着人事档案管理朝着信息化方向持续发展，单位对人事档案管理人员的要求随之提高，想要提升人事档案管理的工作效果，发挥信息化在人事档案管理中的优势，就必须加强档案管理队伍建设，不断提升档案管理人员的综合素质。从实际情况来看，人事档案管理工作人才流失情况较为严重，导致档案信息化建设受到较大程度的影响。比如，单位的薪酬待遇不符合员工的预期，很难留住人才，使得员工跳槽的情况时有发生。许多单位对员工的工作及生活缺乏关注，不了解员工离职的原因，也就无法制定有效的方案来吸引人才、留住人才，导致企业面临着较大的人才损失。

三、网络信息时代背景下实现人事档案管理信息化的具体措施

1.转变人事档案管理理念

目前，网络技术被广泛应用到我国各个领域，给群众生活带来诸多便利，人事档案管理工作也面临着更多挑战和机遇，想要保证人事档案管理的有效性，必须对其改进，提升人事档案管理信息化水平。同时，人事档案的内容更加复杂，其数量显著增多，需要加强人事档案管理信息化建设，对信息化技术、大数据技术合理应用，使人事档案管理工作效率能够得到有效提高，并保证人事档案管理工作顺利、有序推进。为适应时代潮流发展，可通过微博、微信、抖音自媒体等新媒体平台，做好档案信息化管理理念宣传教育工作，促进档案管理人员思想认识的提升，加深其对大数据等信息技术在档案管理领域的重要认识，并掌握这些技术的使用方法。此外，可以采用互联网平台、新媒体平台等进行内部宣传，帮助档案管理工作人员有效开展档案管理信息化建设。

2.建立健全人事档案管理信息化建设机制

第一，从人事档案管理信息化水平提升的角度考虑，有必要建立健全信息化建设机制，明确其信息化建设标准及内容，并优化信息化建设流程。第二，需要建立相关的规章制度，确定信息化建设的内容，明确图片、录音录像、电子文件类的格式。第三，要把握好《电子文件归档与电子档案管理规范》《党政机关电子公文归档规范》《电子档案管理系统通用功能要求》等行业标准及国家标准，细化人事档案管理信息化的内容，以便顺利完成人事档案移动服务平台及人事档案数据库的建设。第四，需要明确分工，保证档案人员和技术人员能够认真履行岗位职责，使人事档案管理信息化建设实现制度化发展。

3.做好人事档案整理，提高档案管理质量

在人事档案管理信息化建设期间，需要做好人事档案收集及整理工作，确保人事档案内容的真实性及完整性，有效发挥人事档案资料的使用价值，提升人事档案管理工作的服务水平。第一，应考虑人事档案的数量及其内容的变化，做到及时整理人事档案。比如，工作人员的岗位调动、履历更新，要对员工的工作变动进行了解，将相关的档案信息收集起来，及时清理价值不高或已经失效的档案信息，以此促进人事档案资料使用价值的提升。第二，需要合理选择人事档案辨别方法，从信息准确性、连续性及真实性的角度进行人事档案信息审核，及时处理存在问题的人事档案，积极与相关人员进行沟通，有必要时可以请相关人员现场说明情况，并严格审查原始记录，杜绝发生档案被篡改、档案造假等问题。

4.注重人事档案的开发利用

开展人事档案管理信息化建设，应充分重视人事档案的开发利用，把人事档案的作用发挥出来。在人事档案开发利用的时候，应坚持高效、科学和安全保密的原则。首先，档案工作人员应按照高效、科学的原则利用档案，对人事档案进行数字编研，整合具有使用价值的资源，以便提供优质的信息服务，做好人事信息的统计工作。其次，档案工作人员应按照安全保密的原则利用档案，对涉密档案科学保管，建立完善的档案保密机制，改进优化档案保密措施，确定各工作人员在档案保密方面的职责，杜绝发生档案信息泄露、档案丢失等情况。同时，在做好档案保密工作时，也要考虑档案资源在查阅利用上的便利性，优化档案查阅机制，以便实现档案信息的有效利用。

5.深化信息技术应用

首先，充分利用网络信息技术，加强档案数据深度检索模型的建设，对人事档案中的图片和字节深度检索，确保用户不同的检索需求得到满足，方便档案开发利用和档案编研工作。其次，需要充分利用云共享技术，做好人事档案资源的存储备份，以便在档案被破坏时，能够及时对其恢复，使档案资源能够得到规范存储。最后，需持续优化管理系统功能，优化档案移交和接收的路径。从外部移交接收方面来看，对接外部单位的人事档案数据系统，形成一站式管理的档案管理模式；从内部移交接收方面来看，可打通人事组织、档案管理系统等各系统的数据壁垒，建设一体化档案管理模式，及时归档内部产生的档案数据。

6.做好人事档案管理队伍建设工作

为提升人事档案管理信息化建设水平，对档案管理工作人员的专业素质能力提出了更高的要求，特别是要提高人事档案管理人员信息化的应用能力，使其能够应用信息化技术完成现代化档案岗位工作，从而促进人事档案管理工作效率及质量的提升。首先，需要对在职档案管理人员进行培训，将理论与实践相结合，使其能够掌握相关的专业知识和实践技能，熟练操作档案管理软件，发挥信息化技术在人事档案管理中的优势。其次，可以从外部引进优秀的人才，保证新入职的员工具备较强的信息化应用能力，不断优化人事档案管理工作的方式方法，以此实现其信息化建设可持续发展的目标。从外部引进专业的信息化人才，可以使档案管理队伍综合素质获得全面提升，以此为档案信息化建设提供更加可靠的人才支撑。最后，可以建立专门的技术交流论坛，方便人事档案管理人员交流，分享优秀的经验，对人事档案管理信息化建设中的重、难点问题展开讨论，持续、稳定地进行人事档案管理信息化建设。

7.合理增加资金投入，促进档案管理信息化建设

在人事档案管理信息化建设中，计算机、电子扫描仪、数码摄像机等设备需要满足实际的使用要求，要保证设备设施的运行性能能够达到要求，以此保证档案信息化管理工作顺利进行。档案管理信息化设备设施的采购费用较高，需要对其合理增加资金投入，杜绝使用存在故障问题的设备设施，确保人事档案信息化管理系统能够稳定运行。同时，需要考虑人事档案信息化管理系统的维护费用，根据系统维护的需要进行人员安排，保证人员数量合理，不能出现人力浪费的情況，并保证资金的合理使用。由于网络技术、信息化技术等现代化技术不断发展，需要提高对新技术的关注，调整经费投入，以便引进新的技术，进一步完善人事档案管理信息化建设。

四、结语

开展人事档案管理信息化建设，需要确保其能够与网络信息时代发展的要求相适应，根据信息化建设中存在的问题，采取有效的措施解决问题。通过转变人事档案管理人员的理念，完善人事档案管理信息化建设机制，做好人事档案整理工作，增加资金投入，合理引进并应用信息技术、大数据技术等措施，进一步完善档案信息化建设，全面提升人事档案管理工作的水平。

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（作者单位：滨州市公共就业和人才服务中心）