大数据背景下行政事业单位信息化档案管理

王永红

大数据背景下，数据信息传播及使用更为繁复和普遍。档案管理的信息化建设已被各单位推上日程。新时期，行政事业单位应不断创新纸质文件管理机制，积极推动文档管理信息化过程，科学合理运用文档管理技术发展信息化，进一步提升文档流程管理、文档管理能力和服务水平。本文基于行政事业单位档案管理信息化水准，分析了行政事业单位互联网信息化档案管理存在的不足，并提出了实际改进措施。

一、引言

伴随着信息技术的迅速发展和广泛运用，传统式的档案管理方式早已无法满足信息时代的发展要求，向信息化管理发展是必然趋势。档案资料的信息化管理对行政事业单位的运行有着时代化的推动作用。不但能够进行书面形式信息的数据交换，缓解档案资料工作人员的压力，增加档案资料信息的保存时间，并且有益于信息的集中化梳理、存档和储存，启用便捷，工作效率高。可是，现阶段行政事业单位档案管理的信息化过程还存有许多难题，特别是信息技术的不科学运用造成档案管理效率低下。在经济发展的新形势下，机关事业单位档案管理单位应塑造档案管理的新思想，有效应用当今互联网技术方式，全方位提升档案管理工作优化档案管理质量。

二、行政事业单位档案管理工作特征

1.机密性。行政事业单位在我国承担着国家行政部门岗位职责，包含科学、文化教育、国防、公共卫生服务等各个领域，关系国计民生。行政部门事业单位是非营利性组织，涉及领域较多，档案资料包括很多信息内容，具备一定的机密性。事业单位档案管理一旦出现问题，文件内容便会泄露，给国家带来严重威胁和不可挽回的损害。因而，行政部门事业单位的档案管理是极度保密的，需要依照规范实施。

2.公共性。事业单位提供的是公共事业产品，这也是事业单位产生和存在的基本条件。档案管理作为事业单位的职权之一，涉及我国的科学、文化教育、文化艺术、环境卫生等行业内容，归属于公共事业。因而，事业单位档案管理具备极强的公共性。

3.服务性。事业单位档案资料包括一系列国家医疗服务、文化教育、科学文化等相关文件，也是事业单位独有特性。事业单位归属于政府部门下级单位，本质是服务于人民。档案管理作为事业单位的基础职责之一，也具备服务性特征。

三、行政事业单位信息化档案管理的重要性

1.提高工作效率。如今，在计算机终端和互联网的介入下，事业单位档案管理实现了自动化，在很大程度上提升了档案管理效率。事业单位传统的档案管理功能实施，主要通过人工手段对大量纸质文件信息加以管理。例如，在文件内容的采集、资料的收集以及资料的检索上，就必须采用人工的方法。通过人力手段进行档案管理，在企业单位传统的工作开展过程中也发挥过积极作用。但在如今高度信息化的社会中，人力手段已跟不上时代发展潮流，不能满足当下的工作需求，一定程度上制约着事业单位档案管理工作的效率。这样，采用信息化的科学管理方法，使人工工作产生的差错和问题在很大程度上减少，进而提高管理效率。

2.保证档案信息安全。在信息化管理开展过程中，不但能够提高效率，同时使档案安全得以保证。事业单位档案中记载的许多内容都存在着一定安全问题和秘密信息。如果泄露，不但会为事业单位各项工作的正常开展埋下隐患，更严重的情况下还会危害社会的安定。因此，利用信息化管理技术，对单位档案信息进行保密，保障档案安全很有必要。

四、行政事业单位档案管理的问题

1.档案管理体系不完善。完整的档案管理规章制度系统中，已经涵盖了档案的管理、使用、保密，工作人员的职责、鉴定、监察、消防、保安等诸多方面的规章制度内容。此外，在档案管理的所有下属制度当中，还需做出较为精细的规范，使工作人员在档案管理工作中发挥自己的职责，顺利开展工作。但在具体实践过程中，由于我国事业单位档案管理规范工作起步晚，都是边摸索边实践，这就直接导致还没有形成一套完全科学的事业单位内部档案管理机制。

现阶段，部分政府档案管理并未与现代信息技术合理融合，未产生详细健全的档案管理管理体系。除此之外，政府或其他事业单位档案管理工作中也较为繁杂。由于缺乏重视，档案管理者难以专注于日常的档案管理工作，不易于档案管理的信息化规划，进而造成总体信息化发展水准较低。尽管一些机关事业单位对于文件管理系统信息化的欠缺之处进行了改善，可是并未彻底联系实际的文件管理状况，许多管理制度并不实用。文件管理工作人员不能严格执行规范的规章制度開展日常的文件管理操作，严重牵制了档案管理的信息化管理。

鉴于许多事业单位不仅缺乏对档案工作人员当前面临问题的认真分析，而且缺乏形成正确的管理工作方法和意识，许多单位未能准确掌握当前的发展现状，导致档案现代化发展的要求无法适应事业单位的发展要求，从而阻碍了档案建设与管理工作的健康发展信息化。除此之外，虽然部分事业单位内控制度的档案储存数字化实施机构规定已比较完善，但是相关工作人员却并未对这些规定进行合理落实，也就仅仅是空喊口号，在内部搞形式主义，缺乏执行力。而在具体实施的工作流程中，也并未明确相关工作人员的具体职责，有关工作人员在实际工作中往往抓不住要点，无的放矢，并没有真正地诠释好自身的职业意义，也就没有真正推动好档案管理的数字化实施工作。

2.事业单位档案管理建设不足。伴随着互联网的迅速发展，信息技术早已引起了事业单位档案管理人员的注意，但是信息技术在机关事业单位档案管理中的运用都还未付诸实践，并且信息化方式在档案管理中也并未得到具体实践。现阶段，机关事业单位档案管理的信息化水平主要受两大因素影响。其中一个因素是档案管理的多元性，另一个因素是技术装备的欠缺，进一步影响了档案资料信息的共享和传递作用，进而在一定程度上阻碍了机关事业单位档案管理的信息化过程。

3.档案管理人员素质偏低。档案管理人才的专业素质也将直接关系档案管理的品质。因而，要推动档案管理互联网技术信息化管理的发展趋向，出色的档案管理人才不可或缺。在数据分析的新时代背景下，行政事业单位内控体系的档案管理人才必须逐渐获得专业知识，掌握出色的计算机档案管理技能。就行政事业单位的现状来说，当代档案管理服务项目的执行整体上较为欠缺，绝大多数档案管理工作人员缺乏档案管理相关的专业知识，一些档案管理工作人员甚至觉得档案管理在行政事业单位整体运作和发展中的作用微乎其微，欠缺相对应的责任感，无法推动档案管理的信息化发展趋势。

档案管理在具体进行的过程中包含着较强的专业性和复杂性等，需要具有丰富知识的档案管理工作人员，才能全面加以管理，很好地进行这个任务。就当前事业单位档案管理人才情况而言，其所具有的档案人才流动性超过了正常范畴内，这直接造成资料管理必须具备的专业性要求被忽视，大量缺乏丰富档案管理经历的人才来担任该项任务，也就不能实现应有的目的，因此就直接造成档案管理所要取得的目标不能实现。

4.档案管理软件的功能性以及安全性较为不足。行政事业单位档案管理的现代化工作推进离不开计算机技术的支持，不可否认的是信息化的档案管理能够给工作人员带来很大便利，但是必须注意的是可能出现一定的风险问题同时档案管理程序的稳定性也不完善。一方面互联网信息化的档案管理存在着很多的安全隐患，容易遭到不法分子的入侵，可能会导致计算机硬盘自身发生故障而威胁文件的安全，使政府事业单位的文档内容外泄甚至流失。另一方面文件保管部门实施企业信息化管理工作中通常是通过专业程序开展操作的，但从目前来看，档案管理软件存在很多不足，功能较少，用户在进行档案的查询和使用时不够便捷，降低了行政事业单位档案开发利用效率。

五、行政事业单位档案管理的措施

1.构建完整的信息化档案管理体系。为合理推进行政事业单位档案管理与网络科技信息化的协同发展，档案管理部门务必要不断创新档案管理意识，进一步提升档案管理部门对档案管理工作的重视程度，合理监管部门的日常档案管理活动，并不断加强档案管理人员的工作积极性，让他们更深切地了解到档案管理工作对于促进行政事业单位档案管理发展的巨大意义，从而形成良性的社会责任感。与此同时，我国各级政府事业单位也要根据企业档案数字化管理发展和进步的要求，适时调整企业档案管理方式，科学利用当代先进技术装备，积极融入社会信息化发展的新时代要求，及时调整企业档案管理方法，科学运用当代技术装备，融入信息化发展的时代需求，逐步健全企业管理规范与档案保管制度，合理控制专业档案工作者的个人行为，实现企业档案管理的规范发展。进一步完善档案管理法规、进一步完善企业档案保密审查制度、完善企业档案使用制度、规范企业档案工作者的个人责任范围、完善档案评定管理制度、健全档案监督管理制度、健全安全管理制度和消防安全制度等相关规定。完整的档案管理机制，要档案信息真正齐全有效，对于需要更新的及时进行检查自动更新，需要撤销的依照法律规定程序进行核实后才能删除或销毁，重点进行内部安全设施建立，避免了文档的丢失与被盗，重点进行内部监督控制制度的建立，使得档案管理机制得以真正有效履行。

2.完善档案管理建设。在现代大数据应用的时代背景下，事业单位内控体系档案管理遭遇大量考验。为了适应信息时代的发展考验，政府部门和事业单位的管理信息系统务必进一步有效利用当代电子信息技术，全方位改善信息档案管理的工作流程，推动档案管理与当代信息管理技术的融合发展。与此同时，档案管理的信息化发展务必有健全的硬件和软件设备，因而事业单位的管理体系也需要健全档案管理设备，档案管理工作人员需要掌握对应的现代计算机电脑操作系统技能，熟练使用各类信息化发展档案管理机器设备，进而合理推动事业单位档案管理的信息化管理能力。除此之外，互联网本身就是档案管理信息化的主要内容。事业单位理应推动办公管理系统和文件管理系统相融合，使全部档案资料和个人信息可以迅速推广和共享，完成其利用使用价值。

事业单位若要建设档案信息管理网络，首先，要选用具有自更新能力及再开发能力强的档案管理操作系统，用来满足档案信息管理发展中的日益新的技术要求，突出了档案信息网络强大的检索功能，并充分发挥了计算机对网络管理重要的优越性。其次，在档案信息网络的建立中，要选用标准化的设备。设备的选型一般需要严格遵循国家相关规范，最好是目前市场上的主流产品，又或是和与国内技术实力比较强大的公司联合，为事业单位量身定做档案文件管理部门的设计档案管理工具，以保证档案信息化建设的良好发展，并提供一个确保文档管理可以安全高效地更新升级，从而减少设备在未来的开发成本同时，在网络中选型设备时应全面考虑实际的上网容量，响应时间以及传输速率。

3.提高档案管理人员综合素质。档案管理工作人员的信息化素质将对国家档案管理质量有直接的影响，所以事业单位都必须做好对档案管理工作人员的信息化培养工作，以提升其专业素质。为指导企业档案管理人才建立良好的自主学习意志和创新能力，事业单位的管理部门可制定鼓励策略，利用奖励激励机制来带动档案管理人才积极投入到日常的信息化档案管理人才培训活动中，并对成绩优异的档案管理人才进行相应的待遇和奖金。除学术素质方面的培养之外，还应重视档案管理人才的思想道德修养，并培养其社会责任心，要求其掌握先进的档案管理理念，为建立更完善的档案服务机制而奉献自己的力量。首先，要做好档案管理人才的培养，具体的培养主要分为档案管理理论知识、档案管理技能、档案修复技能以及档案管理制度的培养，使档案管理人才能够从理论知识到实际操作都可以有更深层次的提升。其次，要做好对档案管理人员的管理工作，对档案管理员工的职责做出明确专业的分配，使得档案管理员工们可以健康有序地从事。与此同时，也有必要做好对档案管理员工的薪酬待遇管理工作，尽可能地提升薪酬体系和福利待遇水准，给员工们创造良好的提升空间和发挥空间，以及做好对离退休人员的工作交接管理。

4.增强档案的功能性及安全性。档案管理软件在信息化档案管理工作中发挥着重要作用，所以，对于档案管理软件的安全性一定要高度重视，减少由于软件存在漏洞造成不必要的损失从而阻碍管理档案工作的顺利进行。同时也要对软件提出针对性意见，逐渐扩展软件的功能减少因为软件的功能性不足对工作造成影响，在保障安全性和功能性的基础上，逐步完善行政事业单位档案管理信息化工作。

在事业單位的发展中，档案管理起着关键作用。它不但能够为各类生产经营活动给予依据，并且能为领导班子提出管理决策提供主要依据。为了能合理利用档案信息资源，行政事业管理部门应当合理研发一些对档案信息资源的有效利用软件，不断更新系统功能，优化查阅和审核系统，发掘档案信息系统的潜在价值，提高事业单位对档案资料信息系统的有效使用程度。

六、结语

在信息化管理背景下，电子信息技术是促进文档管理发展的合理技术手段，不但能够提高文档管理的严谨性和及时性，还有利于进一步更改文档管理方式。因而，机关事业单位行政管理部门应意识到档案管理信息化基本建设的必要性，积极选用当代档案管理技术性手段，提升各类智能化信息设备的科学管理理论和应用，进一步提升档案管理工作流程，创建更为完善的档案管理激励制度，提高档案管理在机关事业单位内控体系内的技术实力。

（作者单位：甘肃省陇西县残疾人联合会）