重特大事件和重大活动档案管理工作的思考及创新

徐慧

一、重特大事件中档案管理特点及意义

相较于普通意义上的档案，重特大事件和重大活动档案具备下列特点及意义：

（一）档案价值上的特殊性

由于重特大事件和重大活动内容上体现的“特”和“重大”，他们自然具备特殊的历史价值和参考。通常可以与历史形成联系，描述历史，在开展重要活动和应对紧急情况方面积累并提供宝贵经验。

（二）档案来源上的广泛性

参与重大活动的组成、处置，涉及许多部门和单位，例如，为了应对新冠病毒疫情，国家和所有地区都设立了防控总部，卫生、公安、应急、发展和改革、工业和信息技术、交通、贸易等多个部门和实体，以及城市、村庄、群体和道路社区，已成为防控的主力军，特重大活动期间呈现出的档案，来自经济和社会生活等多个维度，来源非常广泛和复杂。

（三）载体的多样性

当代社会信息的多样性，必然会引起档案载体的多样性。正因为如此，为全面准确系统地反映重特大事件和重大活动的全貌，我们必须将重特大事件和重大活动相关的文件、照片、音频和视频、实物、网页和电子文件等所有载体都纳入档案管理领域。

（四）服务大局，发挥资政作用

在处理重特大事件和重大活动中，政府的决策作为一切行动的基础，将发挥档案存史资政的作用，分析重特大事件和重大活动的趋势和发展，总结过去在医疗卫生、交通管制、社区管理和其他方面的紧急情况经验，并在人员部署、物资供应、经济管理、安全管理、环境保护等其他方面提供参考，帮助政府能够在第一时间内发布通告，指导预防和控制，指导处置研究，在重特大事件和重大活动的控制中发挥重要作用。

（五）助力一线，发挥业务参考作用

作为人们攻坚克难的历史记录，重特大事件和重大活动档案主要包括工程设计、医学研究等方面的准确记录，关键时刻充分利用历史档案的记录，能够助力解决当下困境，节约人力物力财力。以集中治疗新冠病毒患者的武汉火神山医院为例，在接到武汉政府部门的紧急求助后，中国中元国际工程有限公司仅仅花费78分钟，便将北京小汤山医院的修改设计发送给武汉政府部门，武汉政府部门在接收到的历史档案基础上，仅花费10天就完成火神山医院的建设，成为2020年度一个奇迹。2003年非典防控下的档案，在封存了17年后，再一次发挥了重要的作用，第一时间为疫情防控提供切实有效的信息援助。

（六）引导舆论，发挥文化作用

重特大事件和重大活动发生后，一般会在社会层面引起一定的影响，比如社区封闭、交通管制、停工停学等，如果政府层面没有正确的舆论导向，没有传播正能量，很容易引起民众的恐慌。通过档案，我们可以了解国内以往的许多特重大突发事件及其应对措施，从中提取成功的材料，为广告宣传传递故事，并赋予档案充分的历史和文化价值，这样既可以温暖人心，加强信任，澄清虚假谣言和不实信息，为传递正确公众舆论提供积极的指导方针，也能鼓励人们树立信心，相信权威信息，支持国家决策，从而确保各项重特大事件和重大活动的处置措施能够顺利快速实施。

二、重大事件档案管理工作流程

（一）档案收集

根据地方政府的重特大事件和重大活动应对管理规则，档案收集的范围目前基本清晰。档案管理部门需要与相关目标活动单位保持协作，在重特大事件和重大活动结束后三个月将档案移交给档案管理部门。目前，档案收集主要有网络收集和手工收集两种。

（二）档案整理

收集到档案资料需要规范化的整理。为提升档案整理的标准化和规范化，当前，对于重特大事件和重大活动的档案整理主要采用传统纸媒与电子数据双重结合方式。

（三）档案的保管

在形成重特大事件和重大活动的档案后，他们通常存储在许多地方。地方档案管理部门通常会存储已确认的数据和宏观数据，电子数据通常由具体业务单位持有和存储，超过10年后，这些数据就会被移交至当地档案馆。

（四）档案的开发利用

目前，重特大事件和重大活動档案的开发和使用主要是为未来的重大事件提供借鉴和经验参考，实际的具体使用率不高。

三、重特大事件和重大活动档案管理工作现状

（一）事件突发性和瞬时性增加了收集难度

许多重特大事件和重大活动都是突发的，导致人们无法在事件发生期间及时且全面准确地收集重要数据，在重特大事件的管理过程中，没有形成具体的管理要求和责任人，同时也缺少相应的应急补救措施，没有形成闭环，也导致恢复后无法保障档案材料收集的完整性和准确性。

（二）档案归档规范化要求增加了整理难度

根据目前的调查结果，在重特大事件和重大活动结束后的三个月内，收集的大部分数据相对缺乏原始流程文件，同时，具体业务部门在整理档案时，因无法得到档案规范化管理要求，在及时完成档案规范化整理上也存在一定的难度。

（三）档案管理各部门协同效应较低

在管理同一重特大事件和重大活动资料的过程中，由于涉及的部门不同，档案管理部门不统一，管理同一事件的不同档案资料的职责不清晰，导致同一重大活动档案管理分散。

（四）档案管理部门与具体承管部门的管理要求不统一

理论上，在同一重特大事件和重大活动中形成的档案必须形成一个统一的保管期限。然而，在实践中，存储在档案馆的档案将被保存很长时间，而保管在具体承管部门的档案则被保存很短时间，很少有数据被保存很长，这给重特大事件和重大活动档案的保存带来了一定的难度。

（五）重特大事件和重大活动档案利用内容与方式单一

重大事件档案的使用主要体现为对未来重大事件提供借鉴，档案主要是原始的手工材料，这意味着重特大事件和重大活动档案的内容和方法相对简单。

四、提升重特大事件中档案管理效率的措施

（一）统筹规划，提升档案治理效能

重特大事件和重大活动的发生是不可避免的，无法准确预测时间、地点和破坏程度，导致其档案的区域分布、管理主体和管理机构也完全不一致。在一体化过程中，不同管理实体之间的权力和责任协调成为薄弱环节，要加强顶层设计，实行自上而下的统筹规划，建立一体化、多层次的档案资源协调机制，继续深化档案主管部门职责、局馆既分工负责又协同配合的档案工作体制机制。档案主管部门要继续提高档案治理效能，完善《档案法实施条例》等重要法规，积极推动档案管理标准规范的建立，为重特大事件和重大活动的档案管理提供更为扎实的制度支撑。

（二）强化档案信息化和科技兴档，加快重特大事件和重大活动档案数字化

目前，數字化转型正处于加速推进过程中，数据作为一种新的生产要素，也逐步融入到社会经济的方方面面，应结合建设数字强国的新时代发展要求，促进档案的信息化、数字化发展。使用区块链技术，从构建主题开始，收集档案，使用三个层次进行开发，加强与社会的共享机制。一是切实抓好电子文件的归档工作。加快业务系统建设，推动电子文件收集、管理、归档试点工作。二是切实加快数字档案馆（室）建设，利用智能化设备，不断创新档案管理方式。三是切实优化查档用档服务，通过简化手续、优化流程等方式建立应急响应机制，在重特大事件发生时，能够精准、快速地查询档案资料。

（三）狠抓管理过程控制，优化重大事件档案管理流程

首先，根据登记和提交工作要求对档案收集实行前端控制，规范登记和备案流程，主动向职能档案机构登记，并按照相应程序提交。其次，注意档案收集工作的周期性，根据需要，分阶段跟踪和收集重特大事件和重大活动不同时期形成的档案，创建高效的工作网络，制定档案管理职责，明确档案收集的内容和领域。最后，在事件处理后，重特大档案的内容必须根据相关法律法规公开披露，以便档案充分融入社会发展和人民生活的记忆中，以传递其社会价值。

（四）强化宣传培训，提升开发利用空间

作为爱国主义教育基地之一，档案管理部门承担着改善人民群众文化价值认同的责任。首先，档案部门可举办专题展览和专题课，或利用现有馆藏档案，来编制预防、应对科学普及手册，以宣传重特大事件和重大活动中的准确做法，提升人民群众应对重特大事件和重大活动的能力。其次，利用数字档案优势，通过在线展示，向社会公众充分展现应急预防、响应和清除的真实情况。再次，档案管理部门要强化与新媒体的合作，加大对《重大活动和突发事件档案管理办法》的宣传与培训，着力建设高素质专业化干部队伍，提高重特大事件和重大活动档案管理水平。

参考文献：

[1].黄佳音.《重大活动和突发事件档案管理办法》解读[J].中国档案，2021（1）：40-41

[2].李涛.建立健全机制、进一步做好重大活动和突发事件档案收集管理工作[J].云南档案，2020（11）：38-39

[3].张笑玮.后保管模式下的重大社会事件档案资源建设研究[J].档案天地，2022（11）：31-33

作者单位：平潭综合实验区行政服务中心