高职院校档案管理工作的现状与改进措施

韩蕾

档案管理工作是职业院校管理工作中必不可少的组成部分，在职业院校长远发展中有着不可替代、不可动摇的地位。本文分析了高职院校档案管理工作的现状，包括档案管理工作地位偏低、管理设施简陋陈旧、档案利用程序复杂、人员水平还有待提升等，并针对问题的表现探索了高职院校档案管理工作的改进策略。

当前，党和国家对于职业教育高度重视，在这一背景下我国高职院校得到如火如荼的发展，科研水平、人才培养、教学质量、社会影响力等方面都在逐步提升。因此，各高校不仅要抓好学校办学质量，也要高度关注档案管理工作，通过有效方法助推档案管理工作的规范化发展。

高职院校档案管理工作的现状

档案管理工作地位偏低

近些年来，高职院校档案规模在持续扩大，档案种类也越来越多，学校在档案管理工作上也投入了更多的资金和人力，档案管理工作隶属于高职院校图书馆，高职院校图书馆主要任务还是图书管理和借阅，档案管理是一项次要内容。因此，各方人员对于档案管理工作的重视度也不高，比之其他板块，高职院校在档案管理上投入的财政拨款不多，人员数量也偏少，学校也是将更多的资金投入到教育改革中，面对庞大的档案管理任务，档案管理人员也是心有余而力不足。

管理设施简陋陈旧

目前，多数高职院校的专职档案人员数量少，有些学校招聘了兼职档案员，也在档案室内安装了基本的设施设备和摄像装置，制定了专门的档案管理规定，但是，档案基础设施的信息化建设水平还较为滞后。档案基础设施比较老旧，电子化软件还未全面推广，在一些地方存在摄像死角，信息化水平不高，一些高职院校在档案的查询、输入上还未完全实现信息化。

檔案利用程序复杂

档案管理工作与档案生成和存储之间有着密切关系，在很长一段时间内，高职院校档案管理工作都是采用封闭化模式，总体来看，高职院校档案利用程序非常复杂，相关人员要查阅档案，必须要经过层层审批，这无疑影响了档案信息的利用效率。

人员水平还有待提升

档案管理工作的质量与人员专业能力有着密切关系，目前一些高职院校档案工作人员年龄偏大，未能适应信息化时代的档案管理工作要求，他们的学习能力较差，有的档案管理人员还在固守传统的管理方法，没有做到与时俱进。在工作量较大的情况下，会找兼职学生来帮忙录入档案，但针对一些机密文件或者特殊档案，要求档案人员进行进一步的判断，这对档案人员的专业能力提出了较高要求，由于人员现有能力无法满足高职院校档案管理工作的需求，致使档案管理和利用出现了“两张皮”现象。

高职院校档案管理工作的改进策略

优化管理体制，革新管理意识

优化管理体制：在高职院校档案管理工作中，必须要将基础工作落实、做细，推进档案管理的科学化和现代化发展，档案管理工作会受到社会、经济以及计划发展等因素的影响，在信息化时代下，档案查阅方式发生了翻天覆地的变化，但就当前的制度建设来看，还未针对新时期的档案建设颁布标准，缺乏健全的规章制度，加之档案工作人员的综合素质参差不齐，严重影响了高职院校档案作用的发挥。对此，高职院校需要完善规章制度，严格遵守国家法律法规，根据归档文件整理规则来制定发展规划，并且要充分考虑到学校的自身特点，以迅速推进档案管理工作的发展。同时，还要及早规范档案管理工作的具体流程，结合学校层次和规模来合理安排，并根据实际情况安排人员，定期根据档案管理工作的反馈情况来调整制度内容。

强化管理意识：意识会影响行动，目前高职院校各方人员普遍存在档案意识薄弱的问题，对档案管理工作缺乏客观、真实的了解。高职院校管理者也未认识到档案管理工作的重要性，而学生方面也不知道档案与自身利益的关联。因此，高职院校管理者需要充分认识到档案管理工作的重要作用，将档案管理工作纳入到学校整体规划中，投入必备的人力和和物力，增加资金扶持，并通过各种平台来对师生开展宣传，让广大教职工、学生能够真正关注到档案工作，意识到档案与自身发展的联系。

强化信息化意识：进入“互联网+”时代之后，信息技术迅速发展，要让高职院校档案管理工作切实取得成效，还需要与信息化进行深度结合。高职院校管理者需要在这一方面予以更多关注，提供制度、资金、人员方面的支持，做好基础设施建设，积极推进档案数据化建设，利用先进、完备的信息化办学设备，为高职院校档案信息化和数字化建设提供支持。

促进档案管理的数字化发展

利用数字化改造档案馆藏：数字化改造是借助各种数字化信息技术来改造馆藏档案，这是一种应用数据库、数字网络、多媒体来进行处理的一种技术，可以将纸质档案转化为数字化存储形式，这是高职院校档案建设中的一项重要工作。通过数字化改造，能够形成完善的数字化档案管理系统，当然，档案数字化并不意味着只需要电子文件，而是应当做到电子文件、纸质档案保管的并举。

做好数字化档案收集工作：在OA系统的普及下网络归档成为了必然趋势，各个职能部门需要将形成的电子档案移交至档案部门，确保档案的整理和归集可以顺利完成，避免重复性劳动。高职院校还需要进行电子化改造，增加资金投入建设电子化档案数据管理系统，将互联网加档案的概念融入到档案管理工作中，广大师生以及社会大众提供便利的档案服务，以更好的发挥出高职院校的育人作用。

基于流程再造，创新档案服务

在传统的档案管理服务思想中是被动化的“等人来用”，如果不将档案利用起来，那么就无法发挥出其价值，在信息化时代下，有必要利用大数据等技术来再造档案服务流程，让档案服务朝着新的方向发展，唤醒封闭的“死档案”，以积极、主动的理念来盘活档案资源，挖掘档案价值，打造现代化的档案服务体系。

一方面，档案工作人员在档案服务工作中需要践行几个服务理念。一是人性化，人性化要求档案服务工作要以人为本，秉承“顾客至上”的原则，无论档案利用者身份是谁，都要做到平等对待，为其提供人性化的档案服务；二是个性化，个性化即根据不同查阅者的需求提供个性化服务档案，档案人员要仔细了解档案查阅者的具体要求，对用户进行分类标注，有针对性的提供定制化服务；三是知识性，档案的知识化服务是基于大数据作为支撑，对档案进行信息化处理，设置出标准化的档案知识服务系统。

另一方面，要拓展档案服务路径，在新时期下信息传播渠道越来越多，档案服务途径也要随之进行调整，如可以开发“微服务”，微服务是以微信、微博为传播渠道的一种服务方式，通过微服务，能够为查阅者提供便捷、方便的档案信息服务，缩短了服务间隔，也可显着提升高职院校档案的影响力。目前，越来越多的高职院校参与到这一工作中，比如上海大学档案馆、南京档案、中大档案馆等等，都颇具影響力。另外还可以推出远程服务，远程服务不受地域限制，有着快捷方便、成本低廉的特点，非常适合应用在大数据时代下，主要使用的方式有电子邮件、实时交互软件、档案检索系统等，高职院校需要利用最新的网络技术来改进档案服务系统，丰富远程服务内容，让利用者足不出户也能够查阅档案。

重视人才培养，建立专兼职队伍

要提高高职院校档案管理工作质量，关键还是在于人才，人才综合素质对于档案工作质量会产生直接影响，在高职教育的发展下给档案管理工作带来了新机遇，但也迎来了新的挑战。作为档案工作人员，要主动学习，提高自身综合素质，不仅要做好本职工作，还要主动关注报刊、书籍、新闻、传媒的最新信息，积极参与专题培训、交流会议和知识讲座，了解先进的档案管理经验，掌握现代化办公技术，能够利用现代化设备来高效开展档案工作，提高交流能力，培育数据分析能力，积极总结问题，思考对策。

同时，高职院校方面需要加强对兼职档案工作人员的培训和教育，为其提供更多的学习培训和交流机会，提升兼职档案工作人员的敬业精神和职业认知，通过该种措施来建立一支综合素质过硬、专兼职相结合的档案工作队伍。高职院校还要建立完善的考核流程，对档案工作人员定期进行考核，并且制定涵盖档案业务学习、档案管理质量、档案研究等在内的奖惩制度，每年定期组织工作考核，对于表现突出、业绩好、履职优的人员予以奖励，相反则追究其责任，并进行通报批评。通过考核来提高档案工作人员的积极性，确保档案管理工作可朝着规范化、科学化的方向发展。

除此之外，还要大力培育或者通过外部引进档案管理负责人，有的高职院校由于资金限制无法开设档案馆，是通过档案室的形式来进行管理，档案室属于图书馆的下辖部门，由于缺乏优秀的档案管理负责人，导致档案工作的开展质量不甚理想，这不仅会增加档案管理工作的难度，也会影响档案工作人员的积极性。因此，高职建设院校管理者要重视这项工作，大力引进专业人才开辟晋升渠道，鼓励档案工作人员主动学习新知识和新技能锻炼工作能力培育业务素质。

做好档案基础业务的建设

一是将部门归档立卷制度落到实处。高职院校需要严格落实部门归档立卷制度，要求档案工作人员及时完成部门档案的整理和编目，移交至档案部门。对此，各个党群部门和院系也要建立契合本部门的档案工作机制，配备兼职档案人员，将档案工作纳入部门职责范围内，按照要求设置立卷点，由档案工作人员负责提供业务指导、监管和检查工作，确保高职院校档案收集的完整性。

二是把控好归档案卷的质量。高职院校要明确归档材料的范围和保管期限，保障每一份档案的齐全和完整，在工作中，档案人员要注意区分一些重复和相似材料，减少信息重复度，将不需归档、没有价值的文件资料剔除出来，建立严格的档案验收程序，针对档案的移交情况建立统计台账。

三是做好档案鉴定工作。档案鉴定也属于档案管理工作的一项重点内容，也会影响档案质量的高低，鉴定内容包括档案来源的鉴定、档案保管价值的鉴定、保管期限的鉴定以及真伪鉴定。高职院校需要重视档案鉴定工作，选择业务水平高、专业知识过硬、熟悉档案业务的人员组成档案工作小组，做好入库关，守好出库门，科学优化档案结构。对于档案的销毁要严宽适度，避免销毁有价值的档案内容。

四是优化档案资源结构。高职院校要重视档案资源的整合，避免出现由于档案类别少、数量不足而影响档案利用效果的情况，档案工作人员需要改变工作理念，打破以往陈旧的档案管理模式，提高自身的档案资源整合能力，根据档案的来源、载体形式、形成时间、专业性质等来整合档案信息资源，丰富档案内容，为档案资源的共通共享奠定基础。

五是重视特色档案的管理。每一所高职院校都有其自身的发展历史，造就了档案管理工作的独特性，因此，在档案管理工作的开展上还需特别关注一些特色化的档案资料，比如，可以建立学业档案数据库、科研成果数据库、学位论文档案数据库等，不仅可以实时监控学生在校期间的学习情况、心理健康状态、学校活动参与情况、社团组织情况、技能比赛获奖情况等，还能够帮助教育管理部门分析教师教学的各个环节，有助于为学生提供更为优质的教学服务。也可帮助学生管理部门掌握学生的心理状态，有针对性的开展心理教育，在就业方面则能够使用人单位清晰了解到学生在校期间的专业素养、业务能力和思想道德情况，根据学生的个人条件、行为特征为其提供岗位，提高工作效率。另外，高职院校有必要面向社会收集关于教育、娱乐、休闲、文化类的档案信息，丰富馆藏资源，提高档案质量，扩大高职院校档案服务工作的影响力。

总而言之，在高职院校的管理工作中，档案管理是一项重点内容，档案中承载着高职院校各个阶段的印记，也见证着高职院校的发展，近些年来在国家的高度重视下高职院校档案管理水平得到了显着提升。但是随着信息化时代的发展，高职院校档案管理工作的问题也逐渐暴露出来，造成当前高职院校档案工作问题的原因多种多样，对此还需要从管理体制、数字化建设、档案服务、人才培养等多个方面来着手，不断改进档案工作形式，拓宽档案服务功能，充分发挥出档案对高职院校发展的推动作用。

（作者单位：临沂职业学院）