依据新修订《档案法》创新档案工作机制

文/李静

新修订《档案法》的颁布实施，将为档案工作带来诸多的变化和影响，本文结合新修订《档案法》与档案实际工作，从档案安全工作机制、档案开放年度报告审批制度、档案的信息化建设、档案工作的监督检查、档案的综合服务等方面谈如何创新档案工作机制，为进一步优化档案工作提出了思路和建议

新修订《档案法》于2021 年1 月1 日生效，其在诸多方面均有改革创新之处，例如如何对档案安全加以保障、档案封闭时间应当缩短、档案监督检查方法如何创新等等。创新不应仅是纸上谈兵，想在档案工作中实施这些改革，不仅需要通过起草和修改相关配套的法律法规和条例，更需要通过创新档案运作机制以贯彻落实新修订《档案法》中的这些亮点。为此，本文在对新修订《档案法》进行深入了解的基础上，对档案工作机制如何加以创新提出一些思考。

一、在建立档案安全工作机制方面进行创新

建立具有可操作性的档案安全机制是新修订《档案法》中新法条的重要内容。新修订《档案法》第十九条第二款规定：“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。”此次这条新增加的条款点明了各档案单位需要在建立档案安全工作机制方面进行创新。

有关加强档案安全创新工作机制的措施建议应基于以下几个方面：

首先，加强组织建设。在单位内建立相应的档案安全机构，高度重视以确保档案的安全工作。

其次，要从制度建设上完善档案安全管理。创建文件安全管理系统，以规范所有各级单位、部门及人员的档案安全问责级别。

第三，加强应用设备与管理系统等方面的硬件建设，即提升档案安防的设施水平并引进相应的设施设备，促进档案信息化管理水平的提高，以此确保数字化的电子档案的安全性。

第四，从安全应急管理入手提升档案风险管理水平，建立应急管理部门或团队，制定应对安全风险的制度及应急处置方案，并依据制度与方案进行定期的、标准化的应急演练等。

二、创新建立档案开放年度报告审批制度

关于档案开放的相关问题，新修订《档案法》第二十七条规定：“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放……档案开放的具体办法由国家档案主管部门制定，报国务院批准。”落实档案开放机制的基础在于建立与完善档案开放年度报告审批制度。[1]

这要求各档案相关机构都应着手进行档案开放年度报告的审查和审批制度的建立，尽管目前有关档案开放的政策文件还未下达，开放措施还未以文件形式做具体规范，但并不影响每年档案需要周期性开放成为定局。档案的开放需要档案部门按照流程进行审批方才能同意其申请，一般都会按时开放，但档案的开放周期有可能会根据情况提前或延期。

三、档案的信息化建设

新修订《档案法》中新增了“档案信息化建设”一章，其中包含7条内容涉及到政府、各相关部门的相应职责、建设信息系统、电子化档案在法律中的效力、验收与管理电子档案的制度、建设与管理数字化档案馆、电子档案的共享与利用，这些内容是建设和管理电子化档案体系的核心部分，反映了档案信息化在发挥支撑国家治理体系的辅助作用的过程当中对治理效能的重要性，体现了档案工作对新时代下对国家治理的作用以及新时代对信息化档案的新要求。

有关如何对档案信息化进行建设在新修订《档案法》中有着相应的规定和要求，要求通过引用新技术如OCR技术对档案全文文字进行识别、通过数据挖掘进行档案深度内容的探索、通过文件共享实现纸质档案向电子档案管理模式的转变。管理模式的转变主要包含以下四个内容：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设。

实现档案信息化以及保障信息安全前提是建立和完善与档案信息相关的基础设施。在建设档案信息化的过程当中，保证信息安全是第一要义，确保信息化的档案管理系统与信息资源的安全性需要及时对数据库的设施进行更新以及安全性的检查。档案信息相关的资源建设是保证档案工作可以正常运作的重要基础，新修订《档案法》中专门为档案信息资源的建设途径提出了两种方式，即“增量式计算机化”和“库存数字化”。

为了使档案信息建设按照新修订《档案法》的规定方向发展，必须加强相关方面的资源建设，加快传统载体向数字化档案转化的变革速度。为了保证档案数字化转化工作能够顺利进行，需要对相关的文件归档范围、文件管理方式等具体工作设定相应的工作细则，依据制定的工作细则和规章制度对电子文件进行一系列的整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用工作。落实相关软硬件设备的标准化使用，不但能够保证电子化档案的归档质量，还能加快传统的管理模式向电子档案管理模式的转变，提升管理水平。建设信息化的档案管理模式以构建应用系统，实现功能为中心，以保障档案工作效率为主旨。

新修订《档案法》为了保证电子记录与传统的纸质档案的效力一致，强调可以采取必要的保障性措施，保障电子记录的真实、完整、安全、可用。在设计应用系统之初就需要考虑如何能将档案管理更好地在一个长期过程中发挥信息化建设的作用。这有赖于根据全生命周期理论，设置档案管理的标准规范，涉及到电子档案的收、整、存、用、识、销等全流程。有赖于设置标准规范。档案信息化的相应标准规范应该涉及到以下几个方面：传统载体向电子化档案的转化、电子档案的管理与使用、人员的操作规范、监督系统运行等，在新的管理模式下，规范化的保障信息及系统的安全。[2]

四、加强档案工作的监督检查

新修订《档案法》在第六章新添了有关“监督检查”的内容，规定了监督检查范围，以及如何依法进行监督检查的程序，规范了非法线索的调查处置方式，列举了档案部门可能存在的安全隐患及整改方式以及如何在发现风险点时快速响应、报告档案违规行为等内容。此次更新是鉴于全国档案机构改革所带来的新情况和新问题，为保证各级相关主管部门能够切实履行自己的监督检查职责而增加的，这为我国档案事业从制度上提供了保障，每一地区、系统、单位都应为了档案事业的高质量可持续发展加强监督检查。

要加强对档案工作的监督检查，首先要全面监督检查档案管理机构内部不同档案管理部门是否遵守有关规章制度和规定，确定工作任务落实等情况；建立工作督查机制，真正覆盖各级所有部门组织。其次，注意各类档案机构工作特点的密切联系，定期开展线上线下相结合的监测、审核、评估和交流，提高整体工作水平，更好地为档案机构的长期发展服务。[3]

五、档案的综合服务

新修订《档案法》广泛承认公民的档案存取和使用权，公民可以根据自己的需求与权益去对档案的借阅、监督、使用、保护等权利进行维护。这不仅使得申请借阅档案较之前更加简单便捷，相关流程手续也得以简化，更是提升了档案借阅的效率，从而促进了社会管理科学水平的提高，利用档案力量为社会主义现代化建设作出贡献。[4]