新时代铁路建设项目档案业务指导工作形势与对策研究

文/王小伟

开展档案业务指导是做好铁路建设项目档案工作的重要手段。档案业务指导工作开展得如何，不仅关乎铁路建设项目档案工作的质量，也是一个单位档案管理水平的重要体现。本文分析研究了新时代铁路建设项目档案业务指导工作新形势，并提出了相应对策

众所周知，铁路作为国民经济大动脉、重大民生工程和综合交通运输体系骨干，是国家重要支柱产业和重要经济引擎。铁路工程从筹备、立项审批、勘察设计到施工、竣工验收，这些过程都要形成大量的有价值的档案，如何落实好习近平总书记关于档案工作“四好两服务”的批示要求，指导参建各方把这些反映铁路建设发展成就的档案记录好、收集好、保管好、利用好，是档案业务指导人员的重要使命和重要任务。

一、新时代铁路建设项目档案业务指导工作面临的形势

1.国家对建设项目档案工作的重视程度越来越高。2015 年底，国家发改委、国家铁路局联合印发《铁路建设项目国家验收实施办法》，明确规定铁路建设项目申请国家验收的前置条件是档案通过行政部门专项验收。2021 年正式实施的新《档案法》明确规定档案部门要对所属单位的档案工作实行监督和指导。2021 年国家档案局印发的《档案检查工作办法》把“未赋予或未明确档案部门对下属单位或本企业各部门档案工作监督指导职能”列为档案高风险。这些都体现出国家对档案及档案监督指导工作重视程度越来越高，铁路建设项目档案作为铁路档案的重要组成部分，如何指导参建各方更好地做好项目档案工作，确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全，对档案业务指导人员提出了更高的要求。

2.铁路大规模建设带来铁路建设项目档案数量急剧增加。自“八纵八横”铁路网实施以来，铁路投资规模不断加大，目前我国已经建成了世界上最大的高速铁路网。近10 年，铁路建设里程由9.8 万公里增加到15.5 万公里，高速铁路里程由0.9 万公里增加到了4.2 万公里。这些铁路工程形成了大量的项目档案，特别是近年来，随着铁路投融资体制改革的不断深入，大量社会资本参与到铁路建设中来，参与铁路建设的主体明显增多，给项目档案业务指导工作带来一定的难度。另外，随着铁路工程管理平台的逐步推广应用以及BIM技术在铁路大规模的应用，随之产生了大量的电子文件，如何指导参建各方做好电子文件归档工作，也是摆在档案业务指导人员面前的重要课题。

3.铁路建设项目档案的特点决定了档案业务指导工作的难度大。一方面，铁路点多线长，建设周期长，建设程序复杂，涉及施工、监理、设计、咨询等单位多，有的参建单位多达几十家；另一方面，铁路专业性很强，涉及的专业多，涵盖桥梁、隧道、路基等20 多个专业，每一个专业都涉及复杂的专业知识。项目文件是项目建设全过程的真实记录，不同专业、不同阶段、不同部门形成的项目文件具有不同的专业性。要在一个长的建设周期，指导多家单位，做好专业的项目档案工作，这给铁路建设项目档案业务指导人员带来严峻挑战。

二、当前铁路建设项目档案业务指导工作存在的主要问题

1.档案业务指导人员业务素质有待提高。从目前铁路建设项目档案业务指导人员现状来看，个别人员岗位意识不足，对业务指导工作缺乏清晰的了解；个别人员自身业务能力不够，对铁路建设项目档案相关标准和要求不够掌握；个别人员在开展档案业务指导的过程中，不注意方式方法，指导方式简单，指导效果不够明显。

2.档案业务指导人员作用发挥有待提高。从现场暴露出的问题来看，目前铁路建设项目档案工作主要存在以下问题：个别单位对项目档案工作不够重视，档案法治意识不强；档案形成不够准确、收集不够完整、整理不够规范等问题，这些问题一定程度上也暴露出项目档案业务指导人员指导作用发挥不到位，没有履行好档案业务指导的职能，致使项目档案工作质量不高。

三、做好铁路建设项目档案业务指导工作对策研究

1.专业投入是做好项目档案业务指导工作的前提。业务指导人员的业务素质和能力直接决定和影响档案业务指导的质量和水平。打铁还需自身硬，对于从事档案业务指导工作的人员来说，做好铁路建设项目档案工作，不但要“专业”而且要“投入”。“专业”就是除了要掌握铁路建设项目档案专业知识以外，还需要掌握铁路工程专业相关知识，做到“既懂工程又懂档案”。要把国家、铁路有关档案工作的法规、标准、规范吃准吃透，充分掌握和理解国家、铁路对于项目文件形成、收集、整理以及项目档案移交、保管、验收等各项管理要求。同时，还要掌握铁路建设程序、各阶段形成的文件内容以及铁路各门类档案管理要求等。“投入”就是要能够全身心投入到项目档案工作中去，铁路建设项目档案工作繁杂，不但涉及的单位多，时间周期长，而且项目档案工作涉及的问题也比较琐碎，项目档案的工作性质也决定了业务指导人员还要经常性地深入到各参建单位、标段，甚至工点等最“前线”进行面对面的指导。这就需要档案业务指导人员耐得性子、钻得进去、沉得下来。

2.依法从严是做好项目档案业务指导工作的保障。一是坚持依法指导。目前，铁路建设项目档案工作已经建立了一套完备的制度体系，但是在对标、落标上还存在一些差距。在开展档案业务指导的过程中，业务指导人员首先要增强依法治档、依法管档的意识，善于运用《档案法》开展业务指导工作，在指导的过程中，要注重加强档案法治宣传，提高档案人员知法、守法、用法的能力和水平。二是坚持从严指导。我们常说，上边松一尺，下边就可能松一丈。如果档案业务指导人员放松了标准和要求，标准的执行和落实就会大打折扣。开展项目档案业务指导工作，目的是检查规范、标准是否落实，促进各方落实责任，推动项目档案管理质量提升。因此，项目档案业务指导工作的重点应该放在标准的落实上，通过档案业务指导，促进参建各方更加规范地开展项目档案工作。

3.突出重点是提高项目档案业务指导针对性和实效性的关键。一是突出项目特点。由于每个铁路建设项目建设模式、工程特点等都有所不同，对于不同的项目，档案业务指导的侧重点也会有所不同。业务指导人员要结合工程的实际情况，善于抓住工程的特点，有针对性地开展项目档案业务指导工作。要通过开展档案业务指导，促使建设单位抓住档案管理的重点和关键。二是增强指导的前瞻性。档案业务指导人员要针对可能影响项目档案工作质量的关键环节，特别是着力解决项目档案的形成收集整理与工程建设不同步、项目档案管理制度落实不到位、档案安全保管不到位等问题，抓住开工前、组卷前等关键节点和有利时机，及时主动开展指导，确保项目档案工作与项目建设同步。

4.创新方式是提升项目档案业务指导效果的抓手。一是科学指导。做到提前指导、过程指导和重点指导。提前指导是在工程开工前就要对项目档案工作提出要求。要指导参建各方将档案工作纳入相关合同、协议，开展人员培训，健全制度体系，制定档案工作方案，开展档案交底等；过程指导是在施工过程中，要全过程、动态监督指导制度的落实情况。要指导参建各方做好项目文件的形成、收集和预立卷工作；做好项目文件的安全保管等。重点指导是要抓住薄弱环节、薄弱单位、关键阶段，有针对性地进行重点指导。比如工程初验前，要指导参建各方做好项目文件的整理立卷工作。工程初验后，要指导建设单位做好项目档案验收的自查、验收申请及验收准备工作。二是创新指导。档案业务指导人员要不断创新项目档案指导工作方式方法，运用科学的指导思维，积极探索研究提高项目档案工作质量的有效手段。要合理运用有限资源，善于借助“外力”推动项目档案工作。要加强与建设管理部门、运营管理单位等人员的密切合作，通过树立典型、联合开会、联合培训、应用试点、印发文件等方式，高质量推进项目档案工作。

5.做好项目档案业务指导经验的总结。经过不断实践和探索，很多铁路建设及参建单位积累并形成了一些项目档案工作的好做法、好经验。如在建设过程中实行要件表管理、开展档案交底、典型引领等，对于项目文件同步收集、同步归档都发挥了重要的作用。在开展项目档案业务指导过程中，档案业务指导人员应该善于交流、发现、总结这些好的经验和好的做法，形成系统化、规范化的指导思路。通过总结经验，可以统一和优化项目档案业务指导的做法，提高档案业务指导的能力和水平。同时，将好的做法和经验推广到其他铁路建设项目，从而更好地促进铁路建设项目档案管理工作。