高校教学秘书工作初探

施佳慧　王蕾　王楚然

在高校教学管理体系中，教学秘书工作是基础教学管理环节中的重要一环。为了更好地在基层教学管理中发挥作用，建立起一支专业的教学秘书队伍是必要的。

近年来，高等教育事业在蓬勃发展，高等院校队伍在不断壮大，挑战也随之而来，民办高校皆面临的挑战便是转设。转设中与教学息息相关的教学管理工作显得尤为重要，教学秘书作为基层的教学管理人员，在基层教学管理中发挥重要作用。因此，教学秘书应找好定位发挥作用、不断提升应有素质、分析现状寻求发展、在新时代下提高工作效率，做好教学秘书工作，以此来提升基层教学管理工作水平，为学校的高质量发展贡献出一份力量。

一、教学秘书的定位及作用

教学秘书是基础教学管理中的重要一环，也是基础行政管理中的重要组成部分。换言之教学秘书是建立在学校教学工作和各个学院、各个院系之间的桥梁，也是学校与各个学院行政工作的纽带。通常教学工作由教务处发布，再由教学秘书完成传达、落实与反馈。行政工作中部门对接、上传下达等，也由教学秘书来执行。

（一）教学秘书的定位

1.基础教学管理者

①对教学资料的管理

教学资料的特点是基数大、种类繁多且需要长期储存，教学秘书需要将资料分门别类地整理、保存起来。做到在任何情况下需要时能够快速地找到查阅，同时确保教学资料得到规范有序的保存和管理。

②对教学工作的管理

教学秘书不只有教学管理职能，还有行政管理职能，对教学工作的管理就是行政管理职能，包括学院教学任务的落实，教师工作量的确认，调课、停课以及补课的管理安排等。

③对教学质量监控管理

教学质量的监控也是教学秘书的管理职能之一，定期将教师同行听课表，学生反馈信息和督导反馈建议进行整理，根据实际情况对教学的各个环节进行监控，发现问题及时反馈给任课教师进行调整，以提高教学质量。

2.师生服务者

教学秘书的工作综合性强，需要较好的服务意识。日常工作需要服务于学院领导、服务于教师、服务于学生。

教学秘书在实际工作中，应实时监控各个教学环节，包括教师的授课情况，教学任务的完成度、教学质量以及学生的学习情况、课堂表现。定期作出事实情况分析，为学院及领导的行政决策做好服务、为具体项目的申请和开展做好服务。此外从教师和学生的实际需求为出发点，将教师教学所需、学生学习活动所需的情况，反馈给学院、学校，对教师工作和学生学习给予有力的支持。

3.领导参谋者

教学秘书属于秘书的一种，在学院内主要是做领导的参谋助手。在领导的决策中，教学秘书可以提供必要的信息以及可采用的建议给领导。通过教学秘书的这一职能，协助教学政策的实施，包括参与各项制度的制定，教学计划的制定。

（二）教学秘书的作用

1.保证教学有序开展

教学秘书的工作是在高校领导、教师和学生之间进行信息的下发和上传，是连接着几个对象的重要桥梁，换言之教学秘书是高校信息传递的中心枢纽。如果教学秘书的工作完成得不理想，领导下发的政策或信息没有及时地传递到位，或者是教师和学生在教学和学习中反馈信息不能及时得到处理，都将直接影响到高校整体的教学进以及教学质量。所以高校的教学秘书工作的作用之一，也是较为重要的一点就是保证学院教学工作的有序开展。

2.促进提高教学质量

提高教学质量，是高校教学工作的永恒主题。而提高教学质量的保障便是有效的教学管理工作。教学秘书作为基层教学管理者，同时涉及多个层面，在学院外部与各部门保持网状联系，在学院内部从部门领导到教师再到所教的学生，在各个层面中都有很多的参与。所以教学秘书自身的素质和工作能力会在学校每个层面的工作中起到积极作用，以此促进提高教学质量的重要保障。

二、工作现状和发展途径

（一）工作现状

1.工作压力大，心理负担重

随着高校的不断发展，学校的教师及学生人数增加，教学秘书的工作日益增加，心里压力也随之增大，容易产生心理负担。每个学院只配备一名教学秘书，而教学秘书面对的是数十位老师和数千名学生，所有的问题都经教学秘书之手处理解决，但面对师生身份的特殊性，教学秘书的工作稍有不慎带来的就是教学事故，因此心理负担较重。常年在教学秘书岗位工作的老师，在处理问题中要站在学校、学院运行的角度顾全大局，往往得不到师生的理解，长此以往的同事关系、师生关系，使得教学秘书容易出现负面情绪，得不到释放渐渐产生对教学秘书工作的不满和职业倦怠。

2.工作得不到足夠的重视

首先，外界对教学秘书工作的重视不够，因为教学秘书的工作主要是以辅助性和服务性为主，工作的成效也是以润物细无声的状态调整着日常教学管理工作，很难作出显著的成绩。其次，长期存在于这种状态中，是教学秘书自身也出现了不重视的现象，部分教学秘书会认为自己的工作教师“传声筒”，将信息及时下达，收集到的信息及时反馈即可。并且认为自己的工作繁琐且重复性高，无法重视自己的工作，感受不到自身的价值。

3.培训及交流机会较少

在高校中，岗位的核心是任课教师，往往院校的资金和政策也是偏向任课教师的。培训和交流活动一般也以任课教师为主，教学秘书定位是服务于师生，也因此不被院校重视，相应的机会就会更少，只能凭借自身的经验完成工作，在工作中摸着石头过河，使得教学秘书的知识结构建立慢，且工作能力很难有大幅度的提升。

另外大多数教学秘书没有晋升空间和上升路线，转岗和跳槽的比例很高，使得教学秘书的工作岗位流动性很大。

（二）发展途径

1.建立健全机制

在考评教学秘书工作时，需要抓住教学秘书工作的重点，看结果的同时也要重视过程。对于在考评中工作出色的人员进行表彰鼓励，激发教学秘书对本职工作的热情。同时，可以依据教学秘书的工作特点，在薪资待遇和晋升路径上改进。清晰的晋升路线是教学秘书前行的方向和指南，在晋升过程中既是成长进步的过程，也是为学校做出贡献的过程。相应的调整教学秘书的薪资待遇，有利于激发对工作的积极性。另外，健全的考评机制、清晰的上升路线、匹配的薪资待遇，有利于保证教学秘书的稳定性，减少转岗跳槽等情况。

2.合理分工

部分高校的教学秘书同时也肩负行政秘书工作，在日常工作中很难专心在教学管理工作方面钻研，这不利于教学管理工作的发展。这是学校和学院不愿看到的，同时也是教学秘书本身不愿看到的，但日常工作中的确如此。本身教学秘书工作较为琐碎，常常多任务同时开展，那么就会面临一个问题，行政与教学孰轻孰重？如果不能很好的解决这一问题，无疑是为日后的工作埋下巨大的隐患。因此，提倡学校将教学秘书和行政秘书作区分，合理分工后教学秘书能够更好地找准自己的职责所在，遇事不慌才能有条不紊地开展教学管理工作。

3.加强培训学习

首先教学秘书应该树立终身学习意识，在实际工作中不断提升办公软件运用能力，公文写作能力。但自我提升的效率较慢，学校应主动寻找面向基层教学管理人员的短期培训或交流沟通平台，针对教学秘书应具备的基本素养、必备技能和创新工作方式进行强化培训。另外还可以定期组织各学院教学秘书进行工作上的经验交流。

4.科学调节心态

教学秘书的工作沟通很重要，在沟通中，难免会出现不愉快的时候，甚至出现误会，影响工作情绪。往往教学秘书站在教师的角度考虑问题，却不能得到教师的认可，甚至认为理所当然。日积月累负面情绪的堆积找不到宣泄途径，会使得教学秘书心生郁结，将负面情绪带入工作，轻则影响同时关系，重则影响工作开展。因此教学秘书在工作中要学会时刻保持一个良好的心态，科学调整可能出现的不良情绪。良好的心态和稳定的情绪，在无形中创造一个和谐舒适的工作环境。

三、工作创新路径

随着信息技术不断发展，“互联网+”的形式渐渐兴起，利用信息和互联网平台，将互联网与传统工作融合提升工作效率。那么利用互联网的优势，将传统的教学秘书工作进行优化转型，简化繁琐工作，将会大大提升工作效率。

（一）建立数据库

教学秘书的工作十分琐碎，且重复性高。收集整理教师和学生的各种资料便是其中最耗时和繁琐的部分。利用互联网的优势，建立数据库便能很好的将这一难题解决。

建立一生一账号数据库，定期将学生实习情况、参加比赛、各种荣誉成果上传至数据库，便于学生查询，同时在需要收集某项数据时，教学秘书可以从系统中筛选符合条件的信息导出使用，免去逐个收集的琐碎，提升工作效率。

（二）建立手机端信息系统

随着智能手机的普及率越来越高，在高校内智能手机的使用基本上实现了全覆盖。手机的覆盖率如此之高，那么借助智能手机开发一套手机端信息发布查询系统是完全可行的。查询系统包括以下几个主要功能。

1.信息接收功能

教学秘书收到学校各个部门下发的通知后，需要转发给部分老师和学生，通过系统操作推送给对应的老师和学生的手机端上，免去在工作群中发送多个信息，信息出现遗漏。

2.信息接收功能

当信息发送至手机端后，系统将根据接收信息人员实际打开APP查看信息的情况进行统计，统计出长时间未读信息人员，反馈至教学秘书处，可进行2次信息推送提醒。确保每一位师生都能及时查看到信息。

3.信息的反馈功能

在日常教学过程中，有时学生会提出一些问题或意见，需要老师解答或给予答复。而当一个老师面对500位学生时，很难将问题及时的解答回复。系统中开通学生反馈渠道，将学生的问题和意见通过手机端发送给教学秘书，教学秘书再推送给相应的教师，以此准确高效地实现师生沟通渠道的畅通。

4.信息查询功能

可按照日期查詢信息功能。教师在肩负教学工作，同时也肩负科研工作。如果4月15号要参加学术会议，教师需要提前要找出校历，首先查看4月15日是在教学周的第几周，找到周次后需要对应个人课表，查询是否有授课安排，最后还要注意因公调课，有没有安排在对应时间。诸多环节下来难免会出现偏差，然而一旦出错带来的就是严重的教学事故。

信息查询功能，提前将课表信息分解提取发送到教师对应的账号上，同时根据调课情况实时更新，当教师需要查询未来某一天的课程安排时，只需在系统中选择日期，就能即刻了解课程及其它工作安排。此功能可以辅助教师提前规划行程，不会因为科研或培训而耽误了备课和上课。

此系统的应用可以极大地简化教学秘书办公工作流程，提高工作效率同时保证工作质量。

总之，教学秘书的工作虽然是教学管理体系中最基础的一环，但同时也是较为重要的一环，因为教学秘书的工作渗透在教学管理工作的方方面面，其对于二级学院的影响可谓是牵一发而动全身。在新时代下，教学秘书除了从自身下功夫，调整心态、提升自我能力之外，同时也需要学校建立更加完善的教学管理人员晋升机制。多管齐下，共同提升，才能更好地构建一支专业的教学秘书队伍，为学校的高质量发展贡献出一份力量。

（作者单位：泰山科技学院）