信息系统项目的整体管理浅析

摘要：项目整体管理即对项目中的一系列要素进行综合协调，以实现项目管理的需求。在信息系统项目建设中，如果整体管理缺乏，那么会造成范围蔓延、成本超支、进度延期等一系列问题。为了控制信息系统项目的成本、质量、进度，管理人员应加强项目的整体管理。为此，本文分析了信息系统项目整体管理的必要性、信息系统项目整体管理的阶段、需要重点关注的问题，以及提高信息系统项目整体管理可行性和精准性的对策。

关键词：信息系统；整体管理；项目；控制

在信息化社会，信息的地位和作用愈加凸显，不断涌现的大量信息为社会建设提供了基础的资源保障。因此，信息系统变成基本的社会建设项目，国家的现代化发展少不了信息系统项目的支持。我国的信息系统项目发展越来越迅速，以往的信息系统项目管理与结构体系建设越来越不适应现代信息技术不断发展的要求，导致项目管理模式跟管理结构的不统一，从而较易形成管理上的风险。基于此，信息系统项目的整体管理是非常迫切和有必要的，逐渐变成社会重视的核心问题。

一、信息系统项目整体管理的必要性

搜集信息零散化是以往信息系统项目管理的特色。信息管理的区域比较分散，从而使数据的精准性受到影响。例如省级公务员考试信息系统项目管理，其在以往实施区域性管理模式，信息管理项目间缺少连通性，各省、自治区、直辖市负责本区域的考试，各省市的考试时间不同。考生会借助时间差参与若干次考试，可能在一月内参与多个省份的考试。这种情况导致多个区域同时录取一个考生的现象出现。对于招聘单位来说，此现象会使成本支出增加，并且也使公务员考试的公正性和公平性受到影响。对于企业来讲，信息管理的分散化导致部门之间的信息沟通受阻，进而难以迅速地收集传达市场信息，导致市场排斥和人心涣散。总之，以往的信息收集模式已滞后于社会发展的要求，以及以往的信息收集模式会形成难以扭转的社会危害性，倘若不能很好地优化信息收集模式，那么会导致数据处理的封闭性，从而严重影响项目本身。因此，信息系统项目整体管理非常有必要。

二、信息系统项目整体管理的阶段

信息系统项目的整体管理有助于项目的成功。信息系统项目的整体管理涵盖项目启动、计划、落实、控制、收尾等若干阶段。信息系统项目的整体管理可以推动一系列任务组织的有序开展，从而使项目能够实现整体最优的效果。

（一）信息系统项目启动阶段

项目启动阶段的基本环节有立项、审批、可行性分析、论证、评估、招投标和签署合同，有关环节要求各个角色的人员落实。在投标后，如果单位中标且收到相应的通知书，那么应实时反馈和签署合同，后续项目主导负责人开会提出项目工作的要求和指示等，承建方对后续工作方案做出汇报，且探讨有关事宜，在会上还应选出项目经理，项目经理负责之后的相关事宜。

（二）信息成系统项目规划阶段

项目的执行需要计划的支持，项目的相关工作都应基于审核的规划开展工作，在此阶段项目经理应制定项目的总规划或管理计划，确保在项目正式执行前完成总规划。项目规划阶段依据项目可行性分析报告、论证、工作说明书、章程等文件，并且还应制定其他环节的管理子计划。在制定完以上规划之后应结合专家评审、会议等作出肯定或评审，只有获得批复的规划才能够充当项目执行中遵守的基准（范围和成本基准等）。批复之后的项目基准不是固定不变的，项目经理在之后阶段可以根据招聘合同和要求、项目具体执行现状改进与完善项目基准，并且在结束项目之后可以在单位组织过程资产中纳入以上的宝贵经验（项目规划）。在信息系统项目规划阶段，能够邀请有关项目的干系人员参加，确保项目规划有效性的提升，并且也能够适当应用相应的技术或工具制定项目规划。

（三）信息系统项目执行阶段

项目执行阶段的主导管理工作是指导和管理项目，项目经理应有效落实沟通、人力资源、质量等若干管理事宜。其中，在沟通管理上，项目经理应尽量取得项目各干系人的积极扶持，结合相应的沟通方法提高各干系人的信任感；在人力资源管理上，应重点落实项目团队招募、团队建设以及管理等事宜，能够以多标准决策分析技术对项目团队的组成人员进行严格选拔，以及将AB制度应用于重要工作岗位，从而防范风险；在质量管理上，应严格根据项目基准落实质量管控工作，保障项目的执行跟有关要求和标准相符合，并且优化和完善执行过程以及强化质量评审等。

（四）信息系统项目控制阶段

在项目整个生命周期中都应渗透整体控制工作，其主导事项是：实施监控项目的执行现状、加强整体变更控制、注重风险管理、加强沟通管理、严格采购控制、注重范围核实和管控、实现质量和成本、进度的控制目标。例如，对于风险管理工作而言，项目经理在项目初期即识别分析潜在的风险，并且制定有关的对策。识别风险之后应定性分析风险，根据风险的概率、影响性开展风险的优先级排序，且贯彻实施责任制，结合SWOT技术定量分析风险。与此同时，风险的出现势必对项目质量和成本以及进度形成影响，为此，在风险管理中务必落实需求分析、成本管理、质量管理、进度管理、范围管理等事宜。最后制定应对风险的计划，以及审计和再评价风险。总之，执行有效的项目控制奠定了项目有序进行的良好基础，确保了项目质量在指标范围内、进度不遲滞、成本不超支、风险和变更得以控制等。

（五）信息系统项目收尾阶段

项目收尾阶段的管理重点是项目发起者验收最终的项目成果，此阶段旨在验收项目、总结项目、后期运维和评价项目。其中，在项目执行阶段即要求开展有关的行政验收事宜，而在结束项目时也应验收合同。像是在行政验收中务必由项目发起者确认行政验收签发书。在验收项目时应建设验收小组，验收小组成员中需要有相关专家，以会议形式评审项目执行状况。会议中要求业主方对项目整体建设管理情况进行汇报，建设方应汇报项目整体执行状况，涵盖项目成本、质量、进度、风险等环节，在会议讨论之后生成最终的验收报告，有关专家和验收组组长负责签字确认。

三、信息系统项目整体管理需要重点关注的问题

（一）注重信息沟通

信息系统项目建设中通常牵涉到复杂、较多的干系人，尤其是大规模的信息系统项目存在较多的子系统，而人和人之间传输和交流信息的关键在于沟通，为此，良好的沟通管理对项目的执行效果影响较大，只有注重沟通，才可以确保项目的成功。因此，在项目执行中应遵循积极沟通、主动沟通的原则，并且，为了确保更加顺畅的沟通，应尽可能地防范一系列干扰因素，确保彼此之间信息的表达维持原状，这样在信息的发送与接收后，彼此之间可以反馈和检查理解情况，从而提升沟通效率和效果。

（二）注重风险管控

所谓的风险就是项目面临机会或威胁的一系列不确定性问题，其基本特点是相对性、可变性、不确定性、客观性。在项目的全生命周期中，风险时时处处都存在，项目组成员应增强风险观念，项目经理也应密切关注风险，科学地评估以及科学地分析风险，注重事前规划以及风险的识别和定性定量分析风险，当出现风险的情况下可以实时应对和持续监控。

（三）执行有效变更

在信息系统项目管理中，范围改变与需求扩大时常出现，因此，项目变更是客观存在的，做好变更控制显得非常关键。项目管理中应认真根据变更控制流程进行变更，在界定变更需求之后承建方可以对变更申请进行提交，监理再初审变更情况，并且项目管委会也需要做出审查，然后各方分析变更事项和制定变更规划，组织执行变更且对变更执行的全程进行监控，最终评价变更效果，以及明确变更之后的项目是否有序运行。需要明确的是针对变更问题务必获得客户确定和正式评审，以及形成正式的变更申请书面记录。如在一次请购流程模块功能阶段验收会上，采办经理指出需要增加一个审批人员的短信提醒功能，存在请购单据要求该人员审批的情况，倘若超出相应的时限未曾审批，那么系统会自动发送一条提醒审批者的短信提醒，从而使审批的效率大大提升。

四、提高信息系统项目整体管理可行性和精准性的对策

（一）应用技术方式提升信息系统项目整理管理可行性和精准性

信息系统项目整体管理具备前沿性特色，我们应分析其整体发展趋势。信息系统项目整体管理能够提升信息管理以及协作水平，在信息搜集中可以拓展搜集范围，以及提升信息搜集的精准度。为此，企业应提升信息系统项目整理管理可行性和精准性，以及重视信息搜集和处理技术水平的提升。在信息搜集中，企业能够应用物联网技术、数据库技术、中央处理器技术、监控器等，这是由于相关技术的应用能够提升信息搜集精准度。从而使信息搜集中的失误率降低，最终提升信息系统项目整理管理可行性和精准性。

（二）吸收和培养人才

尽管信息系统项目整体管理应用的技术设备日益简单化，使信息集成化水平不断提升，企业应吸收高素质的人才。高素质的人才能够迅速开展系统管控，在系统存在缺陷的情况下能够实时完善和控制，以及再建构和再发展信息系统，确保信息管理系统变成可以实时适应一系列内部和外部环境的动态化系统。因此，企业应关注信息搜集人员综合素养，以及吸收和培养大量的人才，确保可持续发展目标的实现。

（三）以信息系统项目整体管理有效性的提升确保信息系统项目整体管理可行性和精准性的提升

信息系统项目整体管理有效性的提升能够推动信息系统项目整体管理可行性和精准性的提升。首先，企业应关注数据有效性的提升。如在突发情况的处理中，信息数据可以凸显非常大的价值，有助于企业实时、有效地应对各种突发情况，这也为后续相似问题的处理打下了良好的基础。其次，企业应关注信息系统项目整体管理后续有效性的提升，确保信息系统项目可以预测和管理后续的发展，以及可以制定应激问题的解决规划，在解决规划中应凸显前瞻性设计。最后，企业应实时评估风险，以及有效地控制风险，只有做到“未雨绸缪”，才可以促进企业的稳定与健康发展。当信息系统项目的质量跟进度存在矛盾的情况下，企业应探究适宜的平衡点，以及先兼顾信息系统项目的质量，尽量地减小其存在的成本超支风险和质量问题概率。当然，企业在数据搜集中也应关注数据的完整性与真实性，如此才可以确保信息系统项目整体管理的有效性。

（四）以完善或完整的信息系统项目整体管理提升信息系统项目整体管理的可行性和精准性

信息系统项目整体管理并非一蹴而就的，其需要不断完善，应构建长期性管理结构体系，而在结构体系中应重视其完整性，这是由于结构体系的支柱在于完整性。倘若缺少了完整性，那么会导致信息系统项目整体管理可行性和精准性的降低，从而使信息系统项目整体管理面临风险，形成尤为固化、分散的信息系统，最终难以使整体管理目标实现。因此，重视信息系统项目整体管理的完整性是非常关键的。企业应补充人才资源，以此来提升信息系统项目整体管理的完整性水平。一是信息系统项目整体管理中应防范企业执行“能人管理”模式，这是由于“能人管理”模式往往忽视信息系统项目整体管理的完整性。进入一系列部门的能人会改进与完善本部门，而在改进与完善的进程中不重视信息系统项目的整体性，尽管暂时能够使企业的市场竞争优势增加或使企业的社会影响力提高。可是纵观长远而言，企业的信息系统业已处在分散的状态，这种情况下再开展信息系统项目的整体管理将更加困难，并且一系列部门间面临的冲突也会影响企业整体。因此，企业应防范“能人管理”模式的出现，如此的管理模式不利于企业的可持续性发展，只有实现信息系统项目整体管理模式的持续完善，并且以此对一系列部门的特色化发展予以协调，强化企业一系列部门的互动沟通，才可以确保一系列部门逐步适应企业的发展。二是在竞争越来越加剧的当前时期，一系列部门间只有懂得如何协作，才可以使共赢的局面形成。倘若企业一系列部门仅仅关注自身的发展，而不重视跟其他部门的合作，那么也会忽视信息系统项目整体管理的完整性，从而阻碍企业整体发展。企业一系列部门在不断竞争中应有效整合，确保很好地互动沟通信息，提升企业内部信息沟通的精准性，实现有效统一信息系统项目平台和信息，实现企业的经济效益最大化，改进与完善的结构，奠定企业信息系统项目整体管理后续发展和信息平台建设的坚实基础。总之，只有关注信息系统项目整体管理的完整性，才可以提升信息系统项目整体管理的可行性和精准性。

五、结束语

综上所述，在信息技术不断进步和发展的形势下，信息在社会发展中日益凸显其价值和作用。信息系统项目管理已变成社会的基本建设项目，因此社会也非常重视信息系统项目的管理问题。信息系统项目整体管理在管理执行中遵循综合性的原则，如此能够发现潜在的问题或风险，从而能够在形成风险或问题加重前做好有效的应对规划或措施，并在信息系统项目协调工作中应合理划分有关人员。只有如此，才可以保障信息系统项目的成功。

作者单位：陈实 山推工程机械股份有限公司

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陈实（1985.12.15-），男，汉族，山东济宁，本科，助理工程师，研究方向：计算机信息系统集成项目管理。