企业集团数字档案馆（室）建设实践难点及对策研究

孔旸

摘要：企业集团数字档案馆（室）区别于一般意义的企业数字档案馆（室），其将建设范围进一步扩展至企业集团所属大多数单位。该文通过梳理企业集团数字档案馆（室）的主要特征，分析了在建设实践中存在的难点问题，从项目立项、新老系统衔接、传统载体档案数字化、各级归档业务系统集成、全流程电子文件收集、建立组织保障机制等方面分别提出对策，以期为企业集团建设数字档案馆（室）提供参考。

关键词：集团型数字档案馆（室） 电子文件 归档业务系统

随着信息化技术及无纸化办公的广泛应用，各企业原生电子文件数量急剧增长，以纸质档案为主要归档载体、以手动移交为主要移交方式的传统档案管理方式面临着新的挑战。如何将原生电子文件完整、准确、实时收集并归档，成为档案部门面临的普遍问题。在此背景下，企业数字档案馆（室）应运而生。2004年，我国第一个企业数字档案馆——江苏省电力公司数字档案馆通过验收，国家电网以此为基础开始建设覆盖所有供电局和电力公司的数字档案馆网络。此后，企业集团数字档案馆建设在航空工业等领域得到了迅速发展。2017年，国家档案局制定《企业数字档案馆（室）建设指南》（以下简称《指南》），对企业建设数字档案馆（室）的标准要求做出了明确规定。2021年12月，国家档案局印发《关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》，提出“企业集团数字档案馆（室）”概念，将建设范围从独立的某一层级的数字档案馆（室）扩展至覆盖集团主要业务、贯通各级所属单位的企业集团层面。由于建设范围广、层级多、情况復杂，建设难度有了质的提高。本文以集团型数字档案馆（室）在建设实践中遇到的普遍性问题为着眼点，有针对性地提出解决方案，以期为企业集团建设数字档案馆（室）提供参考和借鉴。

一、企业集团数字档案馆（室）主要特征分析

集团型数字档案馆（室）旨在利用信息化手段、借助数字档案馆（室）系统平台，重塑全集团电子档案工作流程和机制，实现档案工作数字化转型和高质量发展。其特征主要体现在以下几个方面。

1.从建设目标看，集团型数字档案馆（室）着眼于以集团总部为龙头，带动所属各单位实现档案管理信息化、自动化、智能化，其定位是全局性的、战略性的，而非局限于集团总部或某个单一的所属单位层面。

2.从资源建设看，集团型数字档案馆（室）侧重于全集团范围内数字档案资源的建设及互联互通，解决各级单位业务系统产生的电子文件在线归档问题，注重提高归档文件的完整性和归档效率。

3.从管理机制看，集团型数字档案馆（室）本质上是对全集团档案工作业务流程和管理机制的重塑与再造，强调电子文件全流程管理的自动化、信息化、智能化，并对各业务流程辅以配套的制度规范，确保数字档案馆（室）管理和运行的科学性与规范性。

4.从整体效益看，集团型数字档案馆（室）能够为企业带来经济效益、管理效益和社会效益，是顺应档案工作数字化转型所要经历的必然阶段。

二、企业集团数字档案馆（室）建设实践中的难点分析

（一）因资金需求大导致的立项难问题

一般对企业而言，追求经济效益是首要目标。由于档案的利用价值很难用经济指标直接衡量，因此档案工作一般不会被企业作为主营业务来抓，在进行资源分配时往往被放在次要位置。然而，数字档案馆（室）建设无论是软件开发、硬件购置，还是数字档案资源建设，均需要投入大量的资金。据粗略统计，建设企业集团数字档案馆（室）所需资金少则几百万元，多则上千万元，因此立项难就成为该项工作面临的首要难题。

（二）历史数据迁移问题

专门针对企业建设数字档案馆（室）的规范性文件应追溯于2017年国家档案局发布的《指南》，但是大多数企业集团档案信息化工作起步较早，此前已建立了具备基础管理功能的档案管理系统，因此会涉及将原系统中的历史数据迁移至新系统的问题。具体来讲，这主要表现为：企业集团数字档案馆（室）除了存在新老系统的合作厂商、版本不同的情况，还存在企业集团内部不同所属单位的系统版本或合作厂商不同的情况，由此导致新建系统与原系统是否兼容的问题出现，进而产生历史数据能否完整、准确、安全迁移的问题。

（三）传统载体档案数字化问题

国家档案局《关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》规定：企业集团总部按照《指南》建成数字档案馆（室），其中馆（室）藏传统载体档案数字化率达到90%，并于2025年6月底前通过国家档案局组织的验收，且覆盖的所属单位数量比例根据企业规模有所不同，但最低覆盖率不能少于30%。此外，《指南》对传统载体档案数字化率做出了明确要求，规定“存量档案数字化率宜达到70%以上”。综合以上两份文件，企业集团要想建成数字档案馆（室），总部和所属单位传统载体档案数字化率要分别达到90%、70%，且覆盖的所属单位数量不能少于30%。

由于企业集团规模较大，涉及所属单位数量多，存量档案数量庞大，数字化任务非常繁重。如果原先的工作基础薄弱，要想按照试点工作要求如期完成数字档案馆（室）建设难度很大。

（四）与各级归档业务系统（上游系统）的集成问题

《指南》规定，“数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档”。在实践中，此项工作的难点主要体现在以下两个方面。

一是归档业务系统建设情况多样化问题。如果总部及所属单位的业务系统在建设时未实现统一标准、统一厂商、统一架构，需要对不同业务系统的归档模块和接口进行重新设计开发，会给系统对接工作带来很大的挑战。

二是归档业务系统升级变化带来的问题。上游业务系统升级改造一直是业务电子文件归档和电子档案管理的难点。当上游业务系统升级改造时，作为下游的数字档案馆（室）系统也要及时进行相应的升级改造，否则原先对接好的数据接口无法继续适用，将影响电子文件在线接收、检测和归档工作。

（五）归档业务系统全流程电子文件收集问题

实现业务系统全流程电子文件在线产生和办理是数字档案馆（室）建设的理想目标，但是在实践中，很多业务电子文件并没有实现全流程在线生成，比如合同管理系统最终环节产生的合同文本由双方单位线下签署。诸如此类的情况，如何结合业务文件产生的实际情况实现全流程在线归档是各单位面临的普遍难题。

（六）保障体系不到位问题

根据《指南》要求，数字档案馆（室）建设保障体系包括安全保密体系、经费与人才保障体系。首先，在安全保密体系方面，企业集团数字档案馆（室）由于覆盖面广、层级多，在档案信息资源利用范围、数据访问权限、信息发布审核等方面，比单一层面的企业数字档案馆（室）更为复杂；其次，在经费方面，集团型数字档案馆（室）建设经费包括传统档案数字化、软硬件购置、接口开发、测试、运维等方面，各项费用能否得到保障是各单位面临的普遍问题；最后，在人才保障方面，企业集团数字档案馆（室）的建设和应用对于各级档案人员的综合能力提出了更高的要求。

除上述三方面外，工作机制的健全和完善也是保障体系的重要组成部分，如果没有信息化部门、业务部门的配合，仅依靠档案部门的力量无法完成此项工作。

三、企业集团数字档案馆（室）建设的对策建议

（一）阐明立项必要性，争取决策层的支持

近几年受疫情等因素影响，各企业普遍面临降本增效等问题。在这种形势下，一家企业能够拿出大量的资金建设数字档案馆（室）实属不易。对此，档案部门要有清醒的认知，对立项困难有心理预期，主动向决策层阐明数字档案馆（室）能够为企业带来的各方面效益。

一是经济效益，说明数字档案馆（室）是实现档案工作提质增效和高质量发展的重要举措。比如用数据说明数字档案馆（室）能够节省的档案数字化工作成本、纸张耗材，以及将来实现电子档案单套制归档后，减少对实体库房的存储需求，从而为企业节省大量的管理成本。

二是管理效益，说明数字档案馆（室）建设是适应无纸化办公的必然要求，用电子工作流代替纸质工作流，能够提高企业的运营效率；数字档案馆（室）搭建的信息资源共享平台，能够提高归档效率和档案利用效率，为企业发展提供快捷、精准的知识服务。

三是社会效益，说明数字档案馆（室）建设是落实新修订《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》和习近平总书记关于档案工作“三个走向”论述的集中展现，是企业积极履行社会责任的具体体现。

档案部门如能将上述意义向公司决策层汇报清楚，对于推动项目立项是非常有利的。

（二）做好新老系统衔接，确保档案数据完整、可用

针对历史数据迁移问题，分两种情况：一种情况是原系统的厂商配合数据迁移，则此项工作在技术上容易实现，只是工作量和时间的问题。另一种情况是原系统的厂商不配合，需要采取以下措施：一是项目实施前开展充分的市场调研，请有意愿建设数字档案馆（室）的厂商对老系统历史数据迁移工作进行充分评估，以确定哪些厂商具备独立开展迁移工作的能力；二是利用之前的备份介質将历史数据导入新系统，再通过和原系统进行比对来检验数据的完整性、可用性；三是将数据迁移配合工作所涉及的经费一并考虑到项目中，保障迁移工作的顺利开展。

（三）把握原则，有条不紊开展档案数字化工作

针对档案数字化基础薄弱、任务量大的问题，可结合《指南》要求，按照档案的价值性、实用性原则，分阶段开展档案数字化工作。首先，制订档案数字化工作计划，将《指南》中规定必须开展数字化的各类档案优先开展数字化工作。其次，区分档案利用率及珍贵程度，优先开展利用率高及珍贵档案的数字化工作。最后，按照《指南》规定的数字化比率倒推工期、分阶段开展工作，确保达到指标要求。

（四）选取试点，建立联动机制，逐步推进与不同业务系统的集成

针对归档业务系统建设情况多样化的问题，首先，对各级单位的业务系统进行摸排，选取与总部使用的系统版本一样的所属单位作为试点，以降低项目推进难度。其次，对于所选取的归档业务系统，在做归档接口建设时，充分考虑不同时期信息系统的特点，采用不同的归档接口方案，制定不同业务的电子文件元数据规范。最后，对于同一类业务系统建立档案数据交换标准接口，确保系统具备可扩展性、可重用性、可维护性和可管理性。

针对业务系统升级改造带来的不确定性问题，一是建立系统对接工作联动机制，当数字档案馆（室）系统接收数据出现问题时，能够及时反馈给档案工作人员，以便及时查明产生的问题原因；二是明确档案工作人员作为信息化工作组成员，负责参与各业务系统的设计开发工作，对业务系统的变化做到预测预知及预先介入，为后端档案数据的质量管控做好前端控制。

（五）做好前端设计，通过流程控制确保电子文件收集齐全

一是针对全流程个别节点的电子文件是线下产生的情况，可采取电子文件收集为主、手工上传为辅的方式。例如对于合同管理系统在线产生的文件如合同审批单，可在线收集；对于线下产生的合同由承办部门扫描成PDF文件上传至合同管理系统，随同合同审批单等过程文件一并流转至数字档案馆（室）系统归档。

二是针对电子文件产生时间跨度大、形成单位多、管理过程复杂的情况，由项目管理部门与档案部门联合制定“项目电子文件归档范围清单”并放入项目管理系统中，随同系统中的流程表单自动流转至数字档案馆（室）系统归档。当每个项目启动时，由项目管理部门相关负责人在项目管理系统中发起归档范围清单启动流程。当项目进行到某个阶段时，系统自动触发归档提醒功能，提醒每个环节的办理人员上传相应的归档资料。系统同时将归档资料与归档范围清单进行比对，形成归档情况表，按照归档时限自动向办理人员发出催归通知，确保全流程电子文件收集的完整性。

（六）统筹规划，建立安全可靠的保密体系、结构合理的人才队伍、协调运转的工作机制

企业集团数字档案馆（室）建设需要在前期规划阶段做好统筹工作，在安全保密体系、人才队伍、工作机制等方面建立保障机制。

一是在前期规划阶段，由档案部门组织信息化部门、业务部门对项目建议书、可行性研究报告、建设方案等进行论证评审、对标自评，找到本单位存在的差距，为项目实施做好规划设计。

二是在安全保密体系建设方面，从管理层面，对于数字档案馆（室）涉及的各级单位进行角色分类及设置数据访问权限，确定文件接收、整理、归档、利用等工作流程，制定信息发布审核、电子档案长期保存备份策略等规章制度；从技术层面，需符合安全保护等级测评的有关要求，配备满足电子档案长期保存要求的设备设施，采取技术手段确保档案数据安全。

三是在人才队伍建设方面，一方面要对档案工作人员开展信息化专业培训及数字档案馆（室）系统实操培训；另一方面要通过与信息化部门、系统运维厂家联合组建项目组的方式补充相关人员，丰富人才结构。

四是在健全工作机制方面，成立由集团总部和各所属单位档案部门、信息化部门、归档业务部门等领导和业务骨干组成的项目组，将项目组划分为不同的工作小组，从系统建设、基础设施建设、制度规范建设、数字档案资源建设等方面分别开展工作，为数字档案馆（室）建设提供组织保障。

企业集团数字档案馆（室）是对传统档案管理方式的全面革新，其本质是对集团内部各级档案工作业务流程与管理机制的重塑和再造，是促进档案工作提质增效、实现创新发展的重要举措。档案部门应把握历史机遇，攻坚克难、勇于创新，积极主动探索和推动企业集团数字档案馆（室）建设。

参考文献：

[1]蔡盈芳.企业数字档案馆建设理论与实践[M].北京：电子工业出版社，2017：4-7.

[2]国家档案局经科司.企业电子文件归档和电子档案管理试点案例集（管理系统卷）[M].北京：中国文史出版社，2021：254-255.

[3]国家档案局经科司.企业电子文件归档和电子档案管理试点案例集（技术系统卷）[M].北京：中国文史出版社，2021：322-324.

作者单位：北京市地铁运营有限公司