医院综合档案精细化管理的困境与对策

摘 要：精细化管理理念已经广泛应用于医院管理领域，对医院档案管理来说，精细化管理是医院开展竞争的客观要求，也是推动医院档案事业高质量发展的必然要求。目前，医院综合档案精细化管理存在着管理模式粗放化、信息化水平不高、开发利用程度较低的问题，需要从档案管理制度、档案信息化建设、档案开发利用、管理队伍四个方面进行精细化全流程的再造，推动医院档案管理更好适应新时代的要求。

关键词：医院综合档案；精细化管理；路径

引言

精细化管理理论肇始于泰勒的科学管理理论。经过第二次世界大战后的发展，逐步成熟应用于社会管理。精细化管理倡导科学合理的管理理念，强调由以往粗放的管理方式转变为精细化、流程化的治理方式，节约管理成本，提升管理效率。精细化理论引入医院管理模式后，成为档案管理科学化的发展方向。

1 医院综合档案精细化管理的必要性

1.1 引入精细化管理模式是医院开展竞争的客观要求

近年来，随着市场经济的发展，各医院面临的市场竞争越来越激烈。竞争涉及医院的就医环境、服务能力、医疗水平，等等。如果继续沿用传统的档案管理模式，会造成诸如档案流通环节不通畅，患者调阅病例流程烦琐，群众的满意率下降，势必影响医院的诊疗量，又易出现医患纷争。这就要求各医院的档案管理必须转型升级，从以往的流程性管理向内涵式管理转变，更加注重满足人的需要，进行流程的细化分解，从粗放式的管理向集约高效方式转变，在激烈的医院竞争中掌握主动。

1.2 引入精细化管理模式是医院档案制度建设的内在要求

健全的制度体系是实现科学化管理的前提和基础。无论是国家运行、社会发展、组织建设，还是个人、组织、集体的发展都需要健全的制度作为保证。医院档案管理是否规范有效，制度建设起着决定性作用。医院档案管理的特点决定了其组织体系的科学性和多样性，在行政体系内部，有不同的管理和责任部门负责档案运行；在平行系统中，医院档案又分为文书档案、病历档案、会计档案、设备档案等，产生主体多样，整理要求不一，需要规范的制度化建设予以保障。随着科技的进步，医院科室设置越来越细致化，专业化程度日益加深，档案管理精细化管理也是由医学发展趋势决定的。

1.3 引入精细化管理模式是医院档案事业高质量发展的必然要求

医院档案的高质量发展要求收集整理时要全面细致、查询利用时要高效快捷，相较于以往的模式，更加强调效率性、可利用性，更加充分发挥档案资源的价值。一所高水平的医院，不仅有高超的診疗水平，也有细致入微的后勤保障服务，其中档案管理就是其中关键一环，因此，在新的竞争形式下，需要加强对细节的管控，提升档案管理服务力。

2 精细化管理理论下医院档案管理中存在的问题

2.1 医院档案管理模式粗放化

医院档案精细化管理是一个系统工程，需要各层级、各部门协调配合，也需要医院层面给予足够的重视和资金支持。同时，要树立精细化的管理理念，把精细化管理的方式方法贯穿档案管理的各流程。从目前来看，医院档案管理模式还处于粗放式阶段，主要表现在：一是思想上重视程度不够。在医院内部的管理系统中，档案管理部门始终处于弱势部门，档案管理工作在历史相当长的时间内不被人重视，上至领导下至从事人员，都认为档案管理不过是把一堆杂乱的文件摆放整齐罢了，同时做好保密、借阅等工作。产生这种思想的根源一方面是档案管理人员的传统思维模式，另一方面是医院档案管理不会直接产生经济效益，医院管理者的效益倾向限制了对档案工作的重视程度。这种思想已经严重影响档案工作的发展，要改变这种思想氛围，就要从医院的主要负责同志抓起，一级带一级，从根本上破除档案无用论，创造出一个良好的工作环境。二是档案从业人员很多专业素质不高。在单位里，档案从业人员的年纪较大、思想观念守旧，持续学习能力以及吸收知识能力早已跟不上时代的步伐，造成专业素质偏低。另一方面，由于体制的原因，档案人员接受专业化培训的机会较少，思维水平、观念技术都跟不上时代的发展，同时现代化的档案技术应用不足，造成了档案管理工作始终在低水平徘徊，客观上也拖慢了医院内其他工作的进度。三是制度化建设不到位。医院管理受社会环境的影响，更多地侧重于医院经济效益的考量，对档案工作仅停留在收集活动记录、便于查询利用，应付上级检查的层面上，没有形成系统有效的制度化体制机制。

2.2 医院档案信息化水平不高

在医疗卫生改革步伐加快的背景下，医疗服务能力建设显得越来越重要，为了提升档案服务能力建设，医疗机构也加快了信息化建设的步伐，提升档案管理效率。但是就目前来看，医院信息化建设与大数据时代要求还有不小差距。

2.2.1从硬件上来看，设备无法满足新形势的需要。有的医院开展档案信息化较早，但一直还停留在传统的载体档案阶段，现有档案管理设备陈旧，档案管理工作预算一再被压缩。档案信息化建设中的档案收集、整理、电子化、优化、识别以及存储都会涉及档案设备的更新，档案革新工作的必要支出需要得到医院的支持。市场上档案管理软件品牌五花八门，软件质量也良莠不齐。功能齐全的档案管理软件可以大大节约档案信息化所需要的时间；相反质量不行、功能不健全的档案管理软件势必会影响档案信息化工作的开展[1]。

2.2.2从软件上来看，资金和信息化专业人才缺口较大。档案管理者的职业水平高低同样制约着传统档案向信息化档案工作的转化，档案信息化工作需要档案管理从业人员既要具备良好的档案收集、归档、编目等这些基本档案技能，还要具备档案信息化工作中涉及的档案电子化、电子版档案优化、智能识别等计算机网络技能[2]。信息化档案工作的开展离不开统一的制度标准约束和资金支持，有些医院的档案管理制度中不涉及档案信息化工作的相关内容，没有专门的信息化经费建设，这给档案收集及后续信息化工作带来极大的阻碍。有些单位档案管理制度更新不及时，没有按照国家法规和标准进行建设，整理标准、信息化要求远远落后于时代发展。

2.3 医院档案资源开发利用程度较低

档案资源的开发利用是实现档案价值、发挥档案服务功能的最有效的手段[3]。医院档案管理精细化的目的，就是通过细致、完整的制度建设和资源建设，发挥好档案记录、凭证、辅证的功能。总体来看，医院档案资源还处于半沉睡状态，档案资源没有真正活起来。

2.3.1档案服务利用程度低。档案管理者侧重点还处于收集、整理、查询的阶段，主动参与意识比较低。围绕重大医院决策，档案资源的服务支撑能力不足，没有提供高质量的档案智慧服务。重大的医疗处置事件中，在方案制定、救治程序、组织配合方面，档案资源都能提供有力的参考范本，但是在实际操作中结果并不令人满意。

2.3.2档案开发利用手段单一。随着信息化技术的广泛应用，数字技术大幅度应用到开发利用的技术中，微视频、微电影、纪录片等形式已经成为档案资源开发的主流，但是医院档案资源由于其特殊性，开发利用还处于固有模式中，如出版书籍、举办展览等，影响力和吸引力较弱，限制了开发利用的效果。

2.3.3社会宣传机制缺乏。医院档案结构中，珍贵的实物档案、重要的口述档案资料、名医名方档案等，都是人民群众喜闻乐见的档案文化，借助新闻媒介，可以有效地推广医院悠久的历史、厚重的人文情怀，提升档案的软实力。但是从目前来看，多数医院档案宣传意识还较弱。

3 综合档案精细化管理的路径分析

3.1 档案管理制度的精细化

3.1.1坚持档案管理目标分类化，将管理目标按照一定规则进行分类和细化。医院要成立档案管理工作领导小组，将档案管理工作纳入议事日程，实施重点推动。医院主要领导、有关领导有针对性听取工作汇报，档案管理中心要每周进行调度指导。结合实际，出台医院档案建设整体规划，每年均组织开展档案立卷归档检查、学习、评比和经验交流活动。积极抓好文书、声像、病历、重大活动、会计等档案的立卷归档，根据医院实际做到档案资源门类建设齐全完善。

3.1.2管理责任具体化，精细化管理将管理的过程程序化，工作内容规范化，有利于在管理的整个过程中形成标准化，便于管理效率的提高。医院要认真编制各门类档案的分类方案、保管期限表，对质量不过关的档案给予业务指导。严格落实档案管理制度，全面抓好档案库房安全建设，确保“九防”措施符合要求。要加强常态化管理，重点抓好细节建设，理顺工作责任，对于文件资料制定归档时间，确保文件材料归档及时、完整。突出抓好档案的规范化整理，确保档案分类科学、卷宗合理、排列有序、装帧规范，定期核对档案序号摆放，卷宗文号醒目规范，便于查阅使用。真正建立起档案分类科学、整理归档及时、查询利用高效的体制，确保了档案管理的规范化科学化水平。

3.2 档案信息化建设的精细化

借助信息技术的优势，可以做到各方利益的兼顾。

3.2.1资金保障上要到位。加大对档案馆数字化相关设施设备的经费投入，保证数字化进程的持续性。加强硬件设施投入，比如智能档案柜、高速扫描仪、系统集成装置、安全防护系统等信息化建设主要配置，要及时对内局域网服务器进行更新，添置备份服务器。这既保证了档案利用者能够高效地调阅数据资料，也能保障电子数据的有序流转、安全运行。

3.2.2档案人员信息化技能要到位。努力提高档案工作者的素质，加大档案从业人员的信息化培训。要加强业务知识学习，特别是大数据、互联网+、人工智能技术，不断提高档案人员的专业知识水平。强化网络技术培训，不断改善档案人员多元知识结构；要提供机会，安排专门时间让档案人员走出去，在观察学习中长知识、提本领，以便推进档案信息化工作更好地开展。

3.2.3档案安全建设要到位。档案信息化建设过程中，档案数据的安全是信息化建设的底线。就现代技术发展来看，主要是采用防火墙、防水墙、身份识别、网络隔离技术等[4]。这些防范措施有些针对性比较强，各有其特长和优势，使用者要根据不同场景进行有效区分使用，确保数据绝对安全。

3.3 档案开发利用的精细化

医院档案资源形式多种多样，既有文书、处方、回忆录、书信等静态形式，也有音视频、口述档案等动态形式。随着新媒体技术的发展，医院档案资源开发利用的方式也发生了变革，要创新思维、借助平台，全方位、立体推进资源开发利用。

3.3.1传统开发方式要新颖化。原有的图书出版、展览展陈以档案开发利用为中心，以文本说教的方式，发挥档案教育人引导人的作用，但是这种方式吸引力不足。原有的传统开发方式，要转变服务理念，从档案为中心转到以受众为中心，以满足受众对优秀医院档案文化的需求为导向，以喜闻乐见的形式，增强传统开发形式的吸引力。

3.3.2以数字人文助力档案资源开发。数字人文技术为档案资源开发提供新的模式，比如人工智能、3D扫描、虚拟/增强现实等技术，通过对原始档案的转译进行视觉重建，让参观者身临其境地感受档案文化的魅力。同时一些医院开始拓宽交互方式，如制作幻影成像、实物模拟以及设计触屏操作等，使展品与受众实现多元双向的信息交互。

3.3.3拓宽医院档案宣传路径。通过制作宣传专栏、发放宣传资料、悬挂宣传横幅、推送微信短信、接受群众咨询等多种方式进行档案宣传工作。借助新媒体平台，以抖音、微信直播、快手等方式，通过讲述档案背后的故事、普及健康知识等内容，实现与公众的零距离接触，提升档案文化软实力。

3.4 档案管理队伍的精细化

实施档案精细化管理，需要档案管理人员保持“安专迷”态度。档案管理是间接服务人的工作，工作冷门、偏门、单调，做好档案精细化管理，就需要坐得住“冷板凳”，保持“安专迷”态度。“安”心在档案，就是要做到“心无旁骛”。在医院档案里，有大量资料反映了医院变迁、历史文化、患者信息、科学研究等情况，涉及医院工作的大局，出现任何纰漏都是难以弥补的，造成负面影响都将不可挽回。因此要牢固树立“万无一失，一失万无”意识，切实提高档案管理的责任感和使命感。“专”注于业务，就是要成为“行家里手”。

随着医疗制度改革不断推进，数字化应用场景的迭代升级，医院档案管理迎来了系统性变革，需要档案管理人员练就过硬本领，提升“靠业务吃饭、凭专业立身”的专业能力，切实维护档案管理的“严肃性”和“公信力”。沉“迷”于事业，就是要做到“十年磨一剑”。医院档案具有动态性、长期性等特点，一件檔案的形成是长期积累的结果，档案保管要做到平静安静，对档案干部而言，就需要坚持“文经我手无差错，事经我办请放心”的工作态度，发扬“苦干巧干乐干”的务实作风，耐得住“单调”，保持对档案工作的热爱，方能成就一番事业。

参考文献

[1]吴晗;关于档案信息化工作的思考[J].办公室业务，2021（03）：05.

[2]吴晗;关于档案信息化工作的思考[J].办公室业务，2021（03）：05.

[3]闫晶;新形势下提升企业档案管理工作质量的策略[J].企业改革与管理，2021（01）：15.

[4]马冬雪;浅析档案信息化建设中全网安全的防范措施[J].黑龙江史志，2015（05）：08.

作者简介：刘宸维，研究生学历、硕士学位，青岛市第六人民医院馆员，主要从事档案管理和学术研究。