数字化转型背景下的电子档案管理方式探析

摘 要：现代信息技术的发展为电子档案管理提供了新的手段、拓展了新的模式。大数据时代，电子档案管理质效明显提升、电子档案向业务深度融合发展趋势明显。同时我们也应看到，电子档案管理也存在着结构性矛盾突出、支持体系不完善等问题，需要建立现代化的电子档案管理模式、持续加大电子档案资源建设力度、以需求为导向加强电子档案服务能力建设、引入区块链技术提升电子档案安全防护能力等方面予以加强。

关键词：数字化转型；电子档案；模式优化

目前，大数据、云计算、互联网+等改变了电子档案管理的技术环境，电子档案管理进入数据化管理时代。新技术模式下，要深入分析电子档案管理面临的新形势新任务，发挥技术赋能优势，激发数据服务潜能，提升电子档案治理水平。

1 数字化转型对电子档案管理的影响

传统的档案管理模式是以人工为主的纸质归档整理形式，查询利用都需要履行相关手续，程序复杂、效率低下。伴随计算机的普及，电子文件的产生为人们生产生活带来极大的便利，成为档案管理的主要形式。目前，我国依然是以“双套制”管理为主，不过大数据技术为电子文件管理带来新的影响，使电子档案管理进入新发展阶段。

1.1 电子档案向业务深度融合发展

新一轮科技革命蓬勃发展，大数据与5G、云计算、人工智能、区块链等新技术加速融合，重塑技术架构、产品形态和服务模式，推动经济社会的全面创新。各行业各领域数字化进程不断加快，基于大数据的管理和决策模式日益成熟。组织结构职能的发展变化、部门间的紧密配合，与电子文件全流程电子化管理两者之间相辅相成，相互促进，共同支撑组织机构的有序高效运作与业务开展。在档案的形成过程中，业务部门与档案部门共同配合，进行整体数据梳理，制定归档管理规范，电子档案在业务应用中发挥的积极作用，使业务管理与档案管理越发密不可分，从而打破业务孤岛，沉淀数据资产，挖掘数据价值，真正做到数据为发展赋能。

1.2 电子档案管理质效明显提升

《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）要求，要大力推进电子档案建设，提升党政机关档案管理水平。重管轻用、利用率低是传统档案管理模式的主要特征，档案价值无法得到最大限度的发挥。电子档案管理彰显了档案的基本属性，拓展了档案发挥资政育人功能的空间。档案管理者可以通过符合行业标准的信息化平台，多渠道开拓档案信息来源，最大限度地整合和优化电子数据资源，向服务者提供更多有价值的史料。同时，管理者可以构筑一个内容真实、形式多样的电子档案数据库，打造特色数据湖，为查阅利用提供更多便利。电子档案的全流程溯源，更加保证了档案的真实性、可靠性。

2 数字化转型背景下的电子档案管理困境

2.1 结构性矛盾越来越突出

在大数据时代，电子档案数量呈井喷式增长，不仅体量大、而且形式多样，给储存带来了一定的困难。有的行业搭建了本系统的机房，实现内部数据的集中存储；有的政府部门牵头，在大数据局集中管理各单位电子档案。但目前来看，尚未有全国统一的、更优化、符合大众实际的解决方案。数据化时代的电子档案与传统模式电子档案兼容性问题凸显，如何将二者有机整合，给档案管理者带来了新的课题，必须以现代化的信息技术统一标准模式。

2.2 电子档案管理支撑系统不完善

档案信息化建设离不开制度、资金、人员等多种要素的支持。根据《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）规定，单位要加大对电子文件推行支持力度。目前来看，电子档案管理在要素支持层面上主要存在着：一是电子档案管理制度不完善。电子档案归集范围不明确、查询利用多头管理等问题在制度层面解决的不彻底。二是资金扶持力度有所欠缺。电子档案管理的投入不是一劳永逸的，伴随网络技术发展，电子档案管理既有系统升级的问题，也面临新技术带来的风险挑战，需要财政资金给予一定倾斜，保障电子档案管理符合时代要求，也能安全高效运行。三是电子档案人才支撑不足。信息技术不断更新升级，人们对电子档案的质量和效率要求也越来越高，而能够熟练运用新技术，提供高效服务的人才比较匮乏。

2.3 电子档案管理安全性存在隐患

《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）对安全性作出明确要求，确保数据的绝对安全。安全是电子档案的生命线。互联网技术给电子档案数据共享带来极大的便利，但是也带来巨大的安全隐患。电子档案的安全风险隐患主要是：一是电子档案生命周期涉及部门多、利用领域广泛，但是缺乏可靠的技术来护航电子档案的可靠性、规范性和合规性。目前普遍采用的安全技术是数字签名、电子印章、时间戳等，但是这些技术都依靠第三方的支持，稳定性不足，依赖性强。二是网络攻击造成电子档案资源的破坏。黑客可能利用系统配置与软件上的漏洞，或者通过圈套、猜测等手段获取口令后强行攻入档案网络，窃取机密信息，篡改档案内容，破坏网站运行。黑客侵入档案应用系统，无论是否恶意攻击，都将给档案信息带来巨大威胁。攻击者可以窃听信息，窃取用户口令，改动档案数据，伪造档案内容，更有甚者删除档案数据库内容、摧毁节点、释放计算机病毒[1]。

3 数字化转型背景下的电子档案管理模式优化

3.1 建立现代化的电子档案管理模式

《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）对电子公文施行做出明确部署。在国家大力推进电子档案管理的背景下，针对普遍存在的海量电子档案“收集难、查阅难、保管难”等问题，要依托新兴技术研究，以实际业务应用及档案管理需求为导向，重塑档案管理模式。一是树立电子档案数据化管理思维。数据化思维以数字化的知识为基础，以数字化环境下的效率提升和服务优化为导向，依托数字化技术发现、分析、解决、跟踪档案领域内各类问题的一种思维模式。随着信息时代的到来，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字管理，特别是新修订的档案法对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面做出明确规定，进一步倒逼档案工作者必须尽快推动实现思维模式的转型。二是数据一体化管理，推动业务处理全流程无纸化。从源头入手，将档案管理活动向前延伸至档案的形成阶段，通过外部直连、内部贯通以及离线补采的方式，全场景自动获取电子档案，形成结构化数据与非结构化数据，并相互关联，同时进行档案数据源头信息查验，确保数据源头的准确性以及电子档案的规范性。通過在归档过程中建立档案数据间的有机联系，构建多源异构数据的自动汇聚归档，实现线上数据一体化管理，推进前端业务的全流程电子化、线上化，加速推进无纸化办公。三是软硬一体化应用，实现档案管理全自动化。引入智能制造、物联网、人工智能等先进信息化技术，要结合装盒设备、AGV机器人、智能密集架、智能档案盒等智能硬件的应用，实现实物档案从交收、分拣、装盒、归档、存取等全过程的无人自动化管理，并与线上电子档案对接匹配，强化一体化管理。

3.2 持续加强电子档案资源建设力度

要建立结构多样、形式丰富、内容齐全的电子档案数据资源，更好地满足社会需求。一是在收集渠道上要广泛。目前网络资源更新迅速、体量巨大、稍纵即逝，档案管理要和网信等部门合作，对公众需求高的信息资源，利用云计算等技术及时抓取，构筑互联网资源主体数据。二是资源形式上要丰富。在传统模式中，档案的查阅利用面向是文书档案为主的纸质文件，音视频、图片资料利用率较低。随着传媒技术的发展，短视频、高清图片等已成为利用率较高的資源。机关档案管理者要拓展档案资源征集网络，对关系国家安全、国计民生、公共服务、新兴产业等重点行业档案，加大征集力度，开展口述材料、新媒体信息的采集，将重要的图片、视频资料纳入收集范围，更好地优化电子档案数据结构。三是在资源互联上加速整合。首先要扩充电子档案体量，积极推动档案资源转型，大力推进“增量电子化”，开展数字档案室建设，促进各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。同时继续做好“存量数字化”，加快推进对重要档案进行文字识别和语音识别 [2]。其次是建立专题电子档案数据库，推动资源优化组合。要逐步实现档案部门和业务单位内部系统数据的互联互通，比如宣传机构可以建立宣传文化系统专题电子数据库，整合文化、广电、报社等资源，实现特色电子档案资源的集聚效应。要逐步破除部门壁垒，规范电子档案开放审核机制，推进档案信息资源跨层级跨部门共享利用，不断提升档案信息资源共享规模、质量和服务水平[3]。

3.3 以需求为导向加强电子档案服务能力建设

一是树立个性化服务理念。随着生活水平的不断提高，群众对公共服务的需求也在不断升级[4]，需要进一步完善电子档案布局、提升质量、擦亮品牌，使电子档案内容更加精准丰富、形式更加灵活多样，不断满足群众多样化需求。要树立精准个性化服务理念，利用好大数据、信息化手段深入分析群众对电子档案需求偏好、利用方式和行为，对需求内容给予精准预测，为用户提供定制化的个性服务。二是知识赋能服务。电子档案本质上是一种知识资源，对电子档案的需求也是对优秀知识的追求。要依托大数据技术，深入挖掘开发电子档案知识潜能，打造知识体系建构的整合、交流与共享，使用户从电子档案中汲取知识能量。三是搭建远程服务平台。让信息多跑路、让用户少跑路、不跑路，“足不出户”就能办理查档，获得加盖有法律效力电子签章的电子版档案材料或证明，也可以获得加盖有鲜章的纸质档案材料或证明。档案管理部门要搭建内容全面、结构优化、查询便捷、安全高效的档案利用服务平台，使档案服务突破时空限制，更好发挥电子档案服务效能。四是积极利用新媒体技术。微信、微博已成为公众信息传递的主要渠道，在江浙等发达地区，“群众家门口的档案馆”“群众口袋中的档案室”等做法获得百姓的高度认可，为群众提供了指尖上的档案服务。电子档案管理单位应树立新媒体服务理念，借助微信、微博等载体对群众的信息需求进行快速回应，更好地为群众提供即时档案信息服务。

3.4 引入区块链技术提升电子档案安全防护能力

要按照《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，提升电子档案安全管理水平。区块链技术是去中心化的一种数据库，是多个参与方根据智能合约编程语言、点对点网络通信技术、分布式一致性协议、现代密码学等交织而形成的，组合在一起的数据储存、交互和处理技术。区块链技术有利于保障电子档案的真实性和有效性。一是电子档案的追溯性增强。在区块链技术中，数据按照一定的顺序进行排列组合，每个数据区块都有特定“哈希值”代码，在已经形成整体的链条数据中，任意一个数据模块内容的改变都有导致其他的数据信息的变化。这种技术就保证了链条中的每个模块技术是不可更改的。管理人员能够通过电子档案原件进行更改追溯，实现对电子档案的可信性管理，保障电子档案的原始性。二是去中心化存储技术。伴随大数据技术渗入到社会各个领域，电子档案呈海量增长，为社会数据管理带来极大的压力，特别是体积较为庞大的音视频、图片，更是占用了大量的存储空间，社会电子档案管理的成本也相应提高。区块链技术的分布式账本，分布在点对点的网络上，由它进行网络管理，无需中心服务器管理即可运行，通过数据库复制和信任计算保持数据质量。区块链上的数据以块的形式进行分组和组织，这些块按时间顺序连接成链，并用密码学技术进行保护。从本质上看，区块链是一个内容不断增加的记录数据库，它的数据内容只增不减，只能向数据链中增加内容，而不能删除和更改内容。三是非对称加密。非对称加密算法是保证区块链安全的一个核心技术，非对称加密算法在进行加密时，使用了两个密钥，加密和解密过程中分别使用不同的密钥配对使用，即公钥和私钥，这两者必须配对使用。在使用过程中，公钥是公开的，私钥是保密的，不能公开。这一技术保证了读取数据的安全，无需同步密钥，且算法复杂，大大提高了档案服务与利用过程中用户端的信息安全水平。四是共识机制。区块链之所以会应用在核心档案管理上，主要得益于区块链技术所特有的安全性共识机制，其核心是让不同节点达成共识。在原电子系统管理中，难以实现对内容的高效监管，特别是电子内容规范和标准的统一。在共识机制的作用下，当写入数据时，只有在全网大多数节点允许时，才可以写入。依托共识机制，各个链条节点之间实现了内容互信和通达，节点可以基于共识协议，开展信息互联互通，提升档案利用效率。

参考文献

[1]吴晗.关于档案信息化工作的思考[J].办公室业务，2021（03）：05.

[2]肖婷.新形势下高校档案管理发展变革路径——基于《“十四五”全国档案事业发展规划》的思考[J].办公室业务，2022（11）：25.

[3]闫晶.新形势下提升企业档案管理工作质量的策略[J].企业改革与管理，2021（01）：15.

[4]陈秋玲.RCEP背景下山东省农产品扩大出口策略研究[J].南方农机，2023（02）：01.

作者简介：马鹤嘉（1990— ），大学学历，北京文鼎天成档案管理技术服务有限公司档案员，研究方向：电子文件管理与利用。