工程档案信息化管理现状及未来发展策略研究

摘 要：进入新时代，工程档案数量呈几何级数增长，信息化建设为工程档案治理带来新模式新思路。经过信息化建设大潮，工程档案管理还存在思想认识转型不彻底、管理架构不完善、信息安全亟待解决等问题。为更好地适应数据化建设，要从加快建设智慧档案室一体化平台、着力打造数字化工程档案管理云平台、建立档案信息系统查询利用安全保护系统、完善工程档案管理的支撑保障体系等方面下功夫。

关键词：工程档案；信息化管理；发展策略

随着经济社会的不断发展，工程行业得到了飞速发展，工程档案数量也随之增多。工程档案是对工程建设全过程的记录，为工程项目的维修、扩建及复建工作提供了依据，对推进建筑、市政、交通等相关行业发展起着重要作用。

1 工程档案信息化管理的特征与必要性

1.1 工程档案信息化管理的特征

信息时代的工程档案信息化呈现以下特征：一是档案管理对象是电子档案。根据《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）定义，电子档案是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态[1]。大部分工程档案实现了“存量数字化、增量电子化”，档案管理的中心从纸质档案变为电子档案。二是档案的收集和利用是工程档案管理的核心任务。传统档案模式中档案的查询利用都需要翻阅纸质档案，对档案本身保护要求高。信息化条件下工程档案的查询利用通过计算机网络系统来实现，避免对档案资料的二次破坏，保护了纸质档案实体。工程档案的重心实现由管理到资源建设、精准服务上来，对工程档案的收集齐全、查询效率提出了更高要求。三是工程档案服务的跨空间性。在传统的工程档案查询利用服务中，查询档案需要履行一定的审批手续，而且必须到档案室实地查阅，效率低、费时费力、流程烦琐。档案信息化模式推行以后，数字档案可通过档案数据管理或共享平台进行便捷查询利用，有效地避免时间和距离对资源共享的限制，提升了档案服务质效。

1.2 实施工程档案信息化管理的必要性

一是信息化建设是工程档案管理的时代潮流。工程档案中的数据、信息、知识作为新生产要素，要依靠信息技术的驱动才能发挥其时代价值。目前，信息化与档案工作正在发生“化学反应”，形成一个完整的档案工作现代化体系，并不断催生工程档案的新模式、新业态。一个以人工智能为核心，融知识图谱、数据挖掘、智能服务为一体的新型工程档案数据服务方式正在兴起，它将改变工程档案部门的服务模式和人民群众利用档案的传统习惯。二是信息化是工程档案现代化管理的必要手段。以信息化建设引领现代化管理，是工程档案管理新模式的要求。当前，数字经济引领社会进步，工程档案管理已成为数字中国建设的重要方面，强化工程档案收管存用各环节的电子档案建设，使信息化全方位融入工程建设成为大势所趋。三是信息化是工程档案现代化的动力引擎。以信息化驱动现代化，是人类历史发展的宝贵经验。纵观人类历史，每一轮由技术创新引发的科技革命，都会带来社会生产力的大解放。以信息技术为引领的新一轮科技革命和产业变革方兴未艾、浩荡前行。工程档案管理部门必须抓住这一重大机遇，以信息化建设推动档案工作转型升级。

2 工程档案信息化管理存在的现状和困境

2.1 工程档案管理模式实现了根本转变

信息时代的工程档案管理模式已经实现了由纸质管理向数据管理的转型。一是工程档案管理质效呈现新气象。云计算、互联网+等技术的广泛应用，提升了档案存储的体量，实现了档案查询的一键式直达，拓展了工程档案的深度和高度。二是工程档案信息整合力度明显提升。工程档案的信息更具有开放性和共享性，数字化管理系统整合工程档案资源，数据化共享平台搭建了互联互通的桥梁，突破了時空局限，档案服务模式已由“被动性”向“主动性”转型，延伸了服务网络，扩大了服务主体，工程档案的价值得到充分彰显。三是工程档案高质量发展能力得以提升。工程档案涵盖面广，不仅包括文书、图片、音视频档案，还有大量的图纸、规划图，这些档案资料利用率高，对后期工程维护和模式借鉴有重要作用。工程档案信息化为整个工程行业的发展提供精准、高效的档案利用服务，为经济社会发展提供了工程档案智慧。

2.2 制约工程档案信息化的因素依然较多

一是思想认识转型不彻底。主要表现在档案信息化管理体系虽然建立起来，但是使用率不高，有的还仅停留在从纸质档案转换为电子档案的阶段，在利用过程中还习惯于传统模式，导致信息化建设形式大于内容。二是信息化建设投入力度有欠缺。工程档案管理从投入回报比来看，短时期内高投入低回报，工程建设单位建设意愿较低。从目前来看，有的单位资金投入不足，长效机制未建立起来，致使信息化软硬件设施建设不达标。三是工程档案管理架构不完善。根据《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）规定，要建立完善的电子文件管理体系。但是实际过程中，有的工程建设单位未建立完备的档案信息化管理制度，现有的管理制度已不适应时代发展要求。四是档案信息安全亟待解决。信息化为档案管理带来便利的同时，也催生新的安全隐患，特别是网络技术的高速发展，档案失窃泄密事件层出不穷。从目前来看，工程档案的保密性决定了对信息化技术的安全性的要求更高。有的建设单位在研发或者购置信息化系统时，没有考虑工程档案的特殊性，信息安全防护软件更新不及时，信息管理系统运行面临诸多风险。五是专业人才缺口较大。做好信息化档案管理工作，不仅要具备扎实的档案管理知识，也要有深厚的计算机专业背景。工程建设部门作为业务单位，对档案人才重视力度不够，复合型的信息化人才紧缺。工程档案管理正经历从接收保管纸质档案到接收保管档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到网络共享档案资源的变革过程，创新型、复合型档案人才的缺乏制约了信息化工作的可持续发展[2]。

3 工程档案信息化管理未来发展的策略

3.1 加快建设智慧档案室一体化平台

智慧化档案室建设是推动工程档案数据化管理的基础。在新型信息技术不断革新的环境下，传统工程档案室硬件条件和环境已不能够满足现代档案管理信息化的需求，老旧档案室急需改造升级为智慧档案室，满足新形势下工程档案工作的应用需要。智慧档案室一体化平台管理系统方案能够最大化保护和挖掘档案价值，使档案室管理工作变得更加安全、便利、智能高效。智慧档案室一体化平台实现密集架的容量管理可视化，建设以3D模型与数据形式展示密集架的使用状况，通过系统面板可以直观地了解到密集架的实时的空余、占用情况[3]。节省人员的查验时间，使得工作安排更加便捷有效，工作效率得到提升。在档案管理的工作中可以实时展现工作进程，在管理平台中可输入关键词检索档案，展示检索结果，点击定位，3D动画显示定位到目标档案所在的排架及层列。鼠标指向档案盒，即可显示档案盒的数据，实现秒查询、秒检索，大大提高工作效率，同时也通过RFID技术对档案进行安全监控，极大提高了档案的保密性与安全性。在可视化平台中，工作人员通过线上可实时监测智慧档案室的档案状态与环境数据，设定适宜的数据区间，由系统进行环境监控，对超出既定数值的环境模块进行示警，并通过连接对应环控设备进行调整控制，使空间环境始终适宜于档案的存放。实现24小时实时监控管理，做到比人工更高效、准确、安全，极大地保障了档案的存储安全，提升档案存放寿命。智慧档案室一体化平台实现档案室各类信息的一站式访问，打破了原各信息子系统间的信息孤岛，集成各个智能工程业务系统的信息碎片，聚合在同一数据展示平台上统一展示，为信息联动应用打下基础。

3.2 着力打造数字化工程档案管理云平台

《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）规定，要大力推进电子公文建设，推动电子档案集约化管理。工程纸质档案具有易磨损性，一旦原始档案數据、图纸、图标有缺失，会造成难以挽回的损失。数字化档案管理云平台利用信息化和数字化技术改善了工程档案的利用方式，不再受“孤本”的限制，实现档案信息资源的共享、异地调阅档案，切实提高档案的利用效率和对原始工程档案的保护。采用电子文件方式，防止档案被篡改，并可对变更的材料进行追溯，展现归档后几次变更情况的档案图像信息，便于档案管理人员对历史情况的查询与分析。数字化档案管理云平台将物联网技术、信息技术、工控技术进行整合，依托RFID电子标签技术、计算机网络构建的可视化智能工程档案管理平台，实现纸质档案、电子档案、库房智能一体化的综合智能系统。产品采用B/S架构模式进行设计研发，以工程档案数字化深度应用为前提，开展智能识别、信息比对、预警提醒等应用探索，精准反应工程进展，为工程决策和施工提供客观、全面的辅助决策依据，解决数字化档案管理及利用难题，为利用单位及查阅者提供便捷、安全的应用服务。

3.3 建立档案信息系统查询利用安全保护系统

《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）规定，要加强电子文件安全管理和防护体系。该系统主要作用是防止档案信息的扩散，有效防范人员操作的风险、过程的风险等，对这些风险进行预判，做到事前可防范、事中可控制和事后可审计，从而有效保障档案信息的安全。具体地说，可以采用以下的策略和技术方式实现：一是安全策略。档案利用者在进行档案信息的查询利用时，需要按照电子文件与电子档案管理系统的统一安全策略，通过审批流程获得相应的调阅权限。档案管理系统应根据利用者所使用主机的硬件环境生成机器密钥和借阅人身份密钥对档案进行自动的加密处理，该档案信息将只能由利用者在该主机内正常访问，任何方式的传阅或拷贝在其他终端或工作站都无法访问该档案文件。二是输出保护。传统档案管理系统中的档案文件在点击下载到终端上查看和操作时，档案信息处于明文状态，由于用户终端或信息网络存在安全和管理的脆弱点，容易造成档案信息外传而导致信息泄密，需要对档案信息进行版权加密保护。加密保护技术主要涉及数据传输前以及在用户终端上的保护。可以采用标准的对称算法对文档内容进行加密，使用非对称算法对文档内容的加密密钥进行加密。三是操作控制。对用户操作的控制是确保档案信息安全的关键。通过设定安全策略，将管理上的要求嵌入电子文件与电子档案管理系统中，实现对所有档案信息的操作控制，实现档案信息的防泄密和防篡改。该技术主要包括：截图控制、进程控制、操作告警等。四是设备管控。设备管控是指通过对档案信息查询利用中涉及的设备进行管控来规避设备引起的风险，确保档案信息安全。主要是：对每台终端计算机和相关设备进行登记备案，并做好标识，自动发现非法接入的计算机或设备并进行告警；根据工作需要，对计算机上的所有可连通的端口和网络口进行管控，如USB、光驱、Wifi、串口、蓝牙等。如需开通，必须通过管理员的认可，履行相应的审批程序，并进行记录；对于存储档案信息的存储介质进行加密，即使存储介质丢失，别人也无法解密；导出的档案信息只有在指定人员的计算机上，利用专用的解密工具和KEY才能解密，确保档案信息的安全。

3.4 完善工程档案管理的支撑保障体系

一是在组织保障上，要积极主动向上级汇报存量数字化和数字档案室建设的重要性、必要性，最大限度地取得支持。加强组织领导，规范工作职责，规定工作进程，加大经费投入，确保信息化建设工作保质保量完成。要对工程档案工作高度重视，从国家建设、经济发展、服务民生的高度，增强做好信息化建设的使命感和责任感。二是在人才保障上，加强干部队伍建设。要加强培训，引导干部职工加强学习，接受新事物，学习新知识、新法规政策，特别是要加强对年轻人的业务培训，开拓其眼界，拓宽其知识面，增强其技能；注意补充优秀人才、新鲜血液，使档案事业后继有人。要切实做好信息化复合型人才培养工作，积极培养既懂技术又懂档案业务的全面型人才，以人才队伍的高质量推动工程档案管理的可持续发展。三是在制度保障上，要进一步加大指导和督查力度。要加强工程档案资源和信息化基础条件建设，对馆藏数字化、数字档案室的创建工作进行检查评比，建立增量数字化工作每半年、数字档案室建设每年通报制度，并作为年终考核评比的重要依据。要抓好新形势下电子工程档案管理，运用新技术方法和手段收好、管好、用好工程档案，保证电子文件有效形成、有效积累、有效管理。

参考文献

[1]延竞文.“十四五”时期科技档案现代化管理的思路[J].教育教学论坛，2022（10）：25.

[2]谭必勇，刘芮.坚守与转型：大数据时代中国档案学的研究进路[J].兰台世界，2022（01）：25.

[3]梁鹏，秦旭芝.广西土壤样品库建设及样品信息化系统管理研究[J].绿色科技，2021（11）：30.

作者简介：廖云艳（1980— ），本科；北海市路港建设投资开发有限公司工程师；研究方向：档案管理。