PDM系统对科技档案工作者职业发展影响研究

2023-06-07张楠楠梁巍孙理陈霞航天东方红卫星有限公司

航天工业管理 2023年5期

张楠楠、梁巍、孙理、陈霞 /航天东方红卫星有限公司

科技档案管理一直以来就是制造型企业档案管理的重点和难点，伴随着产品数据管理系统（Product Data Management，PDM）的不断发展，解决了设计数据电子化之后纸质文件与电子文件版本不一致、由于人员流动带来的数据丢失、数据分散无法进行信息共享、以及设计数据无法审签造成的产品技术状态控制不足等问题。继而，如何对基于PDM 系统产生的科技文件进行有效管理，并建立PDM 系统与电子档案管理系统的有效接口，已成为大多数制造型企业亟需解决的课题，同时，PDM 系统对科技档案工作者的职业发展也产生着深刻的影响。

一、PDM系统对科技档案工作者的影响

1.PDM 系统的基本功能奠定了科技档案工作者参与PDM系统管理过程的必要性

在一个完善的PDM 系统中，数字仓库与文档管理是PDM最核心的模块。数字仓库是在PDM 系统中实现特定存储机制的元数据库及其管理系统，它保存所有与产品相关的物理数据和文件的元数据，元数据描述的合理和规范，影响着产品数据的有效性和安全性，PDM 系统的元数据和档案信息管理系统中元数据的匹配程度，也影响着电子数据信息的归档效果，因此，科技档案工作者参与PDM 系统元数据的建设具有非常重要的意义。文档管理能够实现各类电子文件的流转以及版本控制，文档管理模块是确保PDM 系统其它模块顺利完成的基础，而且文档管理模块的流程中一般会设置档案人员的核查节点，确保文件编制的规范性。

2.PDM 系统拓宽了科技档案工作者的管理对象

PDM 系统中产生的各种数据都成为了档案工作者的管理对象，且文件种类和文件格式更加多样。文件种类主要包括文本文件、二维工程图、三维数据模型以及PDM 系统数据库文件等。现行管理阶段和档案管理阶段的文件格式也存在差异。现行管理阶段的文件几乎涉及市面上各类主流的办公软件、工具软件和专业软件的格式。为了实现电子数据的长期保存，电子数据在档案管理阶段要将原来的文件格式转化为适于长期保存的电子数据格式，在《产品数据管理（PDM）系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T88-2021）中涉及的包括档案人员接触比较多的的版式文件格式、原始文本文件格式、二维图样原始格式、三维图样原始格式，以及接触不太多的STEP、PDF/E 等中性格式归档的三维图样格式、以XML、ET、DBF、XLS 等格式归档的PDM 系统结构化数据库，未来归档的电子文件格式也会随着制造技术的提高而不断丰富，这些都成为科技档案工作者的管理对象。

3.PDM 系统提前了科技档案工作者介入归档工作时间节点

PDM 系统中存在大量的电子文件，从电子文件全生命周期受控管理角度来看，以全程管理、前端控制、集中统一为总体原则，科技档案工作者从电子文件编写起就要对文件在设计、签署、分发、借用、更改等阶段对相关信息进行核查，确保电子文件的真实性、完整性、有效性在生成阶段就得到控制，为后期顺利归档提供有利条件。从PDM系统建设角度来讲，档案工作者在系统建设初期就要将预先设定的科技档案分类规则以一定的方式嵌入到PDM 系统中，在设计人员将科技文件提交PDM 系统时，PDM 系统可以按照既定规则给文件分配一个唯一编号；设置文件排序的方式；参与PDM系统与电子档案管理系统接口实施工作，使得归档接口功能满足电子档案管理系统的要求。

4.PDM 系统对科技档案工作者提出更高的要求

多数PDM 系统在用户权限管理、文档管理、产品结构管理、计划管理、流程管理等方面的功能都会融入科研项目的管理经验和工作习惯。从研发到投入应用，随着产品研制方式和研制技术的不断更新，多数PDM 系统都经过了多个版本的迭代更新。科技档案工作者也在这个过程中不断参与、摸索适应新版本的档案管理模式，使新的模式与PDM 系统形成良性互动。这个过程不仅对科技档案工作者的专业技术能力和学习能力，还对他们与项目组、信息化建设人员的有效沟通能力和组织能力提出了更高的要求。

二、PDM背景下科技档案工作者角色的重塑

1.科技档案信息的保管者

不同于传统纸质设计、生产文件的文档管理体系，在PDM系统下，科技档案工作者不应只扮演被动的保管员角色，应积极探索将传统的档案管理知识、档案理念与PDM 系统融合促进，积极主动研究档案用户的需求，对档案管理模式进行技术上的创新。科学有序地保管科技档案信息，是科技档案工作者的首要角色。

2.科技档案信息的知识管理者

深入挖掘PDM 系统中显性和隐性的知识信息，并加以管理、利用。在显性知识信息挖掘方面，可建立项目产品库和零部件标准化库，并将两库设置单独模块，方便使用者随时取用，减少重复劳动，提升设计效率，缩短设计周期。在隐性知识信息挖掘方面，可开展基于知识图谱的PDM 系统建设，实现对科研项目基础数据的汇总分析，为决策建议提供信息支持。

3.科技档案信息的审计者

在电子文件归档管理要求中明确提出了要对归档电子文件进行“四性检测”，包括真实性、完整性、可用性和安全性。为了确保电子文件能够通过检测，常用方法是对科技电子文件管理过程进行审计跟踪，对电子文件中的数字签名、水印、电子签章等技术手段的有效实施进行确认检查，以免造成形成的文件无法正常归档的情况。

4.科技发展的记忆者

科技档案信息能全面、准确地反映科技发展变化的基本历史面貌。科技项目工作中留存下来的科技档案信息，不仅为未来提供科技方面的经验，而且是科技理念和科技精神的体现，因此，科技档案工作者必须以严谨的科技态度，构建科技发展记忆者的职业形象。

三、PDM背景下科技档案工作者的职业提升路径

1.科技档案工作者要提升专业能力，适应岗位需要

科技档案管理是一门专业性强的学科。在产品数据管理概念被正式使用之前，人们已经对纸质科技文件的管理有了一套行之有效的办法，文件编号、签审、发放、更改、归档、保存都有一套明确的规定。科技档案工作者首先要对这些传统档案理论和体系有深刻的认识，掌握科技档案管理的基本规律，将理论和实际紧密联系，灵活运用。

科技档案管理工作是一项系统工程，作为单位科技档案管理工作者，要主动学习科研生产、经营管理等方面的知识，特别是科技项目的研制流程对科技文件的现行管理和归档管理有着直接的影响，因此，要坚持将科研项目进展与科技文件管理过程同步进行，便于在项目开展过程中，对产生的科技文件进行及时沟通，更好地进行科技档案文件材料管理，为企业科技人员、管理人员提供有效服务。

同时，科技档案工作者应深入开展PDM 系统研究，从宏观上掌握PDM 系统操作原理和管理要求，从微观上熟悉全过程控制的操作流程，科学运用信息化技术手段推动档案管理目标的实现，形成与企业科技发展理念相配套的科技档案管理思想和体系。深入开展三维模型归档研究。在一些生产制造企业，产品以三维数字化协同设计方法为基础，实施固化数据源、开展协同设计、全三维下厂的工作模式，大大地提高了工作效率和产品质量。然而，作为一种新的电子文件类型，如何合理保证三维模型在归档过程中的真实性、完整性、有效性还有待研究与验证。