档案管理向数据化转型

程晓侠

伴随着组织的进步，过往的数据已成为组织宝贵的财富。越来越多的组织开始重视并利用这些数据，把它们变成组织决策的重要依据。从原来的“拍脑门”式的决策变更为数据决策，通过数据分析可以得出相对科学性的决策建议。可以说，信息和资源的数据化是人类在信息传播、人际交往乃至日常生活的过程中，为了便于沟通、传播与保存，将一切客观存在均处理为数据，进而使得整个人类社会成为一个庞大的数据库。

数据分析引导组织战略

相对于传统的组织结构，数字化组织是建立在数据管理基础之上的，数字化让组织变得更轻。数字化组织要求许多的职能部门都要去专业化。单位领导可以直接出手掌控，让所有经营管理数据清晰呈现一目了然，而不再是传统的各种行政、财务、人事助理去忙活。传统的低效的数据整理，已经跟不上现代组织的发展速度了，这些组织必须进行数字化改造升级。

组织采取的任何行动，都应与数字化紧密相连，进而推动组织整体的战略布局。组织的数字化转型应当赋能相关的架构调整、人岗配备、设备更新、场景应用等方面，再将这些信息汇集成系统的数据，进行归档、总结、分析，最终得出具有数据化特质的结论，通过建立组织管理模型，客观地进行预判与决策，这种智能化的闭环管理不仅能够改进各个领域的管理工作，还会促进组织各个部门高效协作、数据共享，最终赋能组织数字化转型，使组织工作上一个新的台阶。

由此可见，组织信息的数据化创造了全新的管理思维和工作方式，人们通过大数据在物理世界之上构筑起的信息世界，深刻影响着组织的生态环境，推动各项工作实现数据化。对于大多数组织来说，利用数据，实现了整个系统、流程和人员的数据访问，为进入数据环境奠定了基础。这是朝着培养数据驱动型文化迈出的大胆一步，在组织内具有推动和激励成功的力量。

与此同时，大数据时代电子文件的数量与日俱增，这就要求电子文件管理系统的功能应不仅仅停留在表层操作业务的实现，还应该探索深层方面的数据处理与维护，以适应新时代数据管理的需求，发挥数据承载的价值。这种转变的关键就在于对数据连续性这一特性的保障，即数据的可关联性、可追踪性与可理解性等问题。

组织首先一步就是将这些重要的数据资源留存归档，为未来发展提供指导借鉴。如何将这些经验和信息完整地留存下来，是对人事工作的重要考验。其中，最重要的方式就是将这些信息归档，在专有的空间进行保存。然而在数字经济时代，这种传统保管方式的弊端逐渐显现出来，作为组织重要的数据，起着提高管理水平、决策水平的重要作用，因此，对档案进行数据化转型，是组织数字化转型的基础环节。

数字档案盘点人才工作

档案管理从实物管理向数据管理发展，共分为四个阶段。20世纪90年代以前是实体档案管理阶段；90年代以后，档案开始信息化管理，将实体档案转化为数字副本，但档案本体依然是实体档案；近20年，随着信息技术的快速发展产生了原生电子文件，档案进入到电子数据的管理阶段；今后档案将进入知识化、智能化管理阶段。在组织快速发展中，档案需要提高利用内容的深度和利用范围的广度，但档案中包含一些敏感信息，又需要合规受控管理，这个矛盾点需要平衡；档案作为组织的知识中心，包括发展过程的多类数据，这些数据形态不同、管理维度不同、数据热度不同，而这些不一致性的数据又需要统一到一个系统中管理，系统如何兼容数据。这些问题是档案数据化管理的前提，也是档案部门亟须解决的问题。

数据档案为组织带来的价值是全方位的，是对组织各个环节做系统性的赋能，提高了组织的管理能力。数字档案管理系统是一套多全宗、多用户的网络版系统，除满足对电子档案的收集、管理、利用、统计等基本需求以外，可实现对档案业务的流程化控制，并提供更丰富的综合管理和利用服务功能。数据化正在改变着档案信息的记录、读取和存储方式，档案资源形态从纸质向数据化的蜕变，标志着档案数据将成为数据时代档案信息资源的主体，档案工作正在经历一个从管理档案实体到管理档案数据的应变过程。

人事档案是人力资源人力管理模块中的重要组成部分。随着组织规模的扩大，职工的数量日益增长。传统的人力档案的存储方式往往不利于及时记录、跟踪职工调动等信息，较为分散的证件和合同的保存管理容易埋下隐患，职工信息保存不全不易被调阅分析也阻碍了组织规范化、制度化人才培养工作。因此将人事档案系统存储和分析人力信息进行数据化管理是一项非常重要的工作。

●同步职工基本信息

档案管理是职工分析、人才选拔、构建人才梯队的基本依据。它是职工信息的载体，不仅保存了职工的基础信息，还能同步在企业任职时的工作记录、调动和奖惩等信息。组织要实现数据化管理，首先要建立一套人力资源数据系统，将传统的人力档案进行数字化存储，这样既节約人力成本和物理空间，又方便随时调阅和查询。目前，市面上的多数人力资源系统支持批量导入导出人事档案并批量进行任职处理和离职处理，还提供多个字段，包括个人基本信息、当前任职信息、教育、职称、奖惩、调动等个人基本档案信息，整合职工信息，系统将这些信息汇总并导出报表，为组织进行人力分析提供素材。

●基于信息进行分析

传统管理将“人”看作一种工具，因而更加关注投入、使用和控制的成本。而当下，人力早已脱离“工具”的范畴，成为组织最重要的“资本”。因此，管理者应掌握人才的三张报表，即人力资本负债表、人力资本投入与产出利润表、人才流量表，从这些“才报”中查找管理漏洞。将档案数据化，组织就可基于员工的基本信息，完成对人力资源规划的基础材料——人员信息的有效收集。在数据人事档案系统中，组织可以随时对人员的基本概况和动态进行分析。利用强大的数据分析功能，组织可以掌握当前人员情况，及时调整各项人力政策，不断优化人才结构。比如通过对人才的分析，管理者发现组织成员年龄趋向老龄化，那么就要考虑如何引进青年人才，进而思考招聘方式。这种自下而上的分析，有利于组织随时调整人才战略。

●为人才选拔提供依据

为了挖掘组织内部的潜力股，降低现有的人才流失率，组织往往会在内部开展人才选拔工作。以往组织在开展这项工作时要面对诸多难题，比如职工过往履历不清晰，绩效、奖惩、评价等信息过于分散影响调阅。全程数据化的人事档案系统支持按机构、部门、当前职位、历史职位、职称级别、资格资质及各大类信息组合查询，帮助组织快速定位符合条件的人才。

●规避法律风险

组织人员数量的增长直接导致职工信息、证件信息数量的膨胀，一些组织往往要面临合同续签遗漏严重、过期证件更换不及时的问题。数据化人事档案系统不仅包括合同到期提醒、身份证到期提醒、退休提醒，帮助组织及时发现并更新员工信息，还提供转正提醒、任职提醒、职位考察提醒，辅助人力部门开展相关的人事工作。系统赋能要求组织的每个部门和人员，都能在数字化转型中获得提升，由此塑造出突出的数字化组织能力。创造员工将数字化融入工作的各种机会，建立能够引导员工积极推动各项数字化工作的制度规范等。

总之，组织信息想要实现数据化存储和使用，需要有顶层设计、系统思维、整体推进。没有组织相应的转型与变革，是不可能实现数字化的转型升级的。同时，还应思考一系列“组织问题”：例如，如何从金字塔式的科层结构转向客户化、流程化、扁平化的网状结构？组织如何去中介化、去威权化、去中心化？如何打造敏捷、高效、灵活性组织？内部人才的培养、任用和管理是组织再上一层楼的坚实后盾。人力资本是组织创新能力的载体。人事档案的数据化是其中的重要基础，能够帮助企业梳理人力信息，进行人力分析并提供人力资源规划的依据。人力档案的数据系统能够洞察组织人事管理的需求，透视组织、分析团队、挖掘人力价值、提升人力资源管理，帮助人事部门提高工作效率、规范人事管理，从而提升人力资源利用效率。

作者单位 韩城市人力资源和社会保障局档案管理中心