公立医院档案专业技术人员现状调查与分析报告

韦丽阳　熊建芳

摘 要：目的：了解柳州市公立医院档案专业技术人员现状。方法：采用文献资料研究、实地调研与访谈等方法，对柳州市公立医院档案专业技术人员的基本情况以及工作情况进行了解。结果：受访单位共有专业技术人员23822人，其中档案专业技术人员170人，占比为0.7%。档案管理专业博士、硕士、本科及大专以下学历者分别为0、2人、5人；高级、中级、初级职称人员分别占6人、7人、7人，其他120人。結论：柳州市公立医院档案专业技术人员工作存在职业技能缺失，能力缺乏；工作激情缺失，热情不足；学习精神缺失，工作被动；创新精神缺失，得过且过等问题；需要从把好入口，提升专业技能；恰当激励，营造竞争氛围；增强素质，提高道德素养；加强学习，提升职业素质以及打造多元化档案专业技术人员团队等方面进行改进。

关键词：档案专业技术人员；工作；现状；对策

挂靠项目：柳州市科协软科学研究课题，项目编号：柳科协软20210115号

引言

新时代背景，对档案专业技术人员提出了前所未有的挑战，尤其是信息技术的发展与推进，要求档案管理能够符合信息化时代的需求，这样才能提升档案的服务效率与质量。通过对档案专业技术人员工作现状进行调查，能够进一步明确当前工作存在的问题，并有针对性提出改进对策。本文即立意在此，以期望能够为提升档案专业技术人员工作水平提供有价值的参考。

1 档案专业技术人员工作现状

1.1 对象与方法

对象：柳州市二级以上公立医院（31家，其中三级公立医院11家、二级公立医院20家）。方法：受疫情影响，主要通过电子邮箱发放问卷和电话沟通的方式，调查受访机构档案专业技术人员的基本情况，包括人员数量、学历情况、职称情况、年龄构成、性别比例、科研立项及论文发表情况、档案年增长情况、档案数字化工作情况、岗位满意度情况等。调查数据处理：将调查问卷数据录入计算机，利用Excel软件对数据进行统计和分析。

1.2 调查结果

受访机构档案专业技术人员数量、性别、年龄构成：

受访机构共有档案专业技术人员170人，专职人员20人，一人多岗150人，女性多于男性；年龄在26—55岁为主。见表1。

受访机构档案专业技术人员学历构成：

受访机构档案技术人员以本科为主，占77.64%；研究生只占1.76%。见表2。

受访机构档案专业技术人员职称构成：

受访机构档案技术人员档案系列职称占比仅为11.77%，其他系列职称占比达88.23%，从事档案工作的专业技术人员严重不足。见表3。

受访机构档案专业技术人员近五年科研立项及论文发表情况：

受访机构档案技术人员近五年有市级科研立项项目1项，发表省级以上论文31篇。科研项目和论文发表都在三级医院。见表4。

受访机构档案年增长情况和档案数字化情况：

受访机构档案年增长在501—1500卷为主，档案数字化工作几乎尚未开展。见表5.

受访机构档案专业技术人员岗位满意度情况：

受访机构档案技术人员对岗位满意占比11.77%，一般占比50%，不满意占比38.23%。见表6。

2 档案专业技术人员工作存在的问题

2.1 职业技能缺失，能力缺乏

通过调查发现，档案管理工作人员大多是转岗人员或者是兼职人员，又是大多数人员年纪较大。从业务技能角度来看，接受专业技能培训较少，多数人员未经过系统性学习，因此与档案专业技术人员的标准还有一定的差距。从档案管理组织角度来看，绝大部分人员不是档案管理专业，在实际工作中出现力不从心的情况。另外，档案专业毕业的人才，在校学习存在理论脱离实际的情况，存在职能技能缺失的问题，也就意味着无法满足档案管理工作的实际需求[1]。

2.2 工作热情不足

档案管理是一项集政策性、保密性、专业性、系统性于一身的工作，存在可能付出大量时间、精力之后，却得不到期望的效果，出现“职业倦怠”期，会不认同职业以及自身价值，也就失去了工作热情，更会影响到工作质量。

2.3 学习精神缺失，工作被动

从调查来看，由于各种因素的影响，部分档案专业技术人员，尤其是部分年龄较大的工作人员，对于新兴技术了解不够，而且自身学习能力较低，因此难以跟上时代的需求。这是因为学习精神的缺失，思想上没有正确认识到新技术、新理念能够为档案管理带来的改变，进而导致实际工作始终处于被动局面，也就难以提供优质的档案服务[2]。

2.4 创新精神缺失，得过且过

档案管理工作的自身的特点，使得很多档案管理人员认为创新与档案工作不沾边，按照既有的固定模式做好本职工作即可。从相关调查来看，大部分档案专业技术人员缺失创新精神，认为创新意义不大。同时，因为档案专业技术人员的专业能力参差不齐，所储备的档案管理知识不足，加之对岗位没有更加深入的认识，所以工作上就得过且过，“不求有功，但求无过”的思想比较严重，也就更谈不上创新。

3 强化个人素质、打造多元团队

3.1 档案专业技术人员工作改进对策

3.1.1把好入口，提升专业技能。提升档案管理效率与质量，必须提升档案专业技术人员的专业技能以及职业素养。这就要首先把好入口。对于档案管理部门而言，需要对从业人员的准入规则进行规范，提高准入门槛，力求从源头解决专业技能以及职业素养较低的问题。对于新的从业者而言，建议最好是专业或者是相近专业的人员，即使是转岗人员，也应该进行系统性培训，不仅要进行专业技能的学习，而且还要学习相关法律法规，让档案专业技术人员拥有一定的档案管理能力，获取对应职业资格证书之后才能上岗。入职之后，档案管理部门应该定期或者不定期为档案专业技术人员提供培训计划以及培训平台。同时，可以组织企事业单位之间开展有关档案管理的交流活动，共同探索档案管理先进技术、专业技术。此外，建议相关部门能够制定以及颁布相关政策，最好是带有一定激励性质的政策，这样才能鼓励更多档案专业技术人员去主动积极投身学习，从而实现专业技能与职业素养的提升[3]。

3.1.2恰当激励，营造竞争氛围。档案管理部门应该构建科学、合理的绩效评定规则，要做到赏罚分明。绩效考核内容应该与岗位职责、工作目标保持一致，其重点是考核岗位职责以及工作成绩。人力资源管理理论指出，激发工作人员积极性的主要因素是“回报”，所以绩效考核的结果应该与回报进行挂钩，这对于档案专业技术人员的工作热情以及在工作岗位上的成长来讲非常重要。考核人员需要将考核结果及时反馈给对应的负责人，要肯定档案专业技术人员的优点，最好能够结合实例说明优点，避免空谈，这样才能对其他工作人员产生一定的激励作用。考核结果应该与奖惩制度、薪资调整、职位晋升进行挂钩，让所有员工能够感受到“有付出就有收获”的成就感，这样能够营造出良好的竞争氛围，有利于充分调动档案专业技术人员的工作热情，从而实现档案管理效率与质量的提升。

3.1.3增强素质，提高道德素养。档案专业技术人员职业道德素养的培养可以从环境入手，通过创设良好的工作环境，让档案管理工作进入良性发展的阶段。一方面，能够凝聚档案专业技术人员的人心；另外一方面，有助于塑造更多合格的档案专业技术人员。此外，档案管理部门应该定期或者不定期组织与档案专业技术人员职业道德素养提升有关的交流会、讲座会、主题活动，使其能够认识到工作的重要性，强化其职业道德意识，使其能够用严格的标准时刻要求自己，特别是一些原则上的问题，一定要摆正态度，追求工作之中的每一个细节，这样才能真正达到增强素质以及提升道德素养的目的。

3.1.4加强学习，提升职业素质。对于档案专业技术人员而言，档案管理部门提供培训机会以及培训平台固然重要，其自身也需要具备一定的自主学习能力，不能过度依赖集中培训的被动接受知识的方式，应该结合自身实际情况以及岗位需求主动积极投身到学习之中，了解档案管理的前沿知识、理念以及技术。同时，档案管理部门的领导层应该对档案专业技术人员的实际需求引起关注，可以通过调查问卷的方式了解他们对于档案管理工作的建议与意见，督促档案专业技术人员知晓自身工作中的不足，这样才能有针对性促使档案专业技术人员通过自主学习弥补不足。此外，建议能够将自主学习纳入到绩效考核之中，对于自主学习有显著成效的档案专业技术人员应该给予一定的奖励，这样也有利于营造良好的激励环境，可以让更多档案专业技术人员投身到自主学习之中，从而达到提升职业素质的目的[4]。

3.2 打造多元化档案专业技术人员团队

3.2.1学习型管理团队。档案管理工作具有政策性、保密性、专业性、系统性的特征，这就对档案专业技术人员团队提出更高的要求。档案管理部门要重视学习型档案管理团队的建设，督促团队能够相互合作，使其能够主动积极深入了解以及研究所涉及的专业知识与技能，熟悉掌握党以及国家所制定的有关档案管理工作的政策、法律法规以及文件精神，尤其是需要结合档案管理工作的实际需求，对工作细节进行不断优化。同时，要求档案专业技术人员能够共同深入了解以及学习国内外有关档案管理工作的发展历史、发展经验，对其中的规律进行分析与总结，注重实践与理论的结合，这样有利于整个团队精通本职工作。还要对信息技术引起高度重视，要求档案专业技术人员主动加强学习信息技术，能够运用信息技术开展档案信息资源的收集工作、加工工作、整理工作，将有利于提升档案管理的现代化水平。

3.2.2服务型档案管理团队。档案管理的目的是为社会各个领域提供档案服务。档案管理部门需要重视打造服务型档案管理团队，明确认识档案的服务性质，强化服务意识，使服务方式更加周到、服务效果更好。档案管理部门引导档案专业技术人员认识到档案信息资源及档案管理的价值，虽然这份工作不像其他工作可以立竿见影看到成效，只要团队中每个人积极付出，就能保障档案管理工作稳定运作，为社会各领域提供高质量的档案服务。

3.2.3 团结和谐的管理团队。团结合作能够强化整个团队的工作力、战斗力以及凝聚力。档案管理部门积极构建团结和谐的档案管理团队，让档案专业技术人员能够相互了解、相互帮助、相互鼓励，做到优劣互补、揚长避短，朝着共同的管理目标不断前进。只有在团结和谐的档案管理团队的支持下，档案服务才能实现效率与质量的提升[5]。

5  结论

综上所述，时代在不断改变，科技技术在不断进步，对于档案专业技术人员而言，将面临新的挑战，也有新的机遇。档案信息资源在社会各个领域发挥着不可替代的作用，特别是信息化时代背景下，档案信息资源更加要追求精准、客观、完整、高效的目的，这就对档案专业技术人员提出更高的要求。因此，档案专业技术人员应该主动积极面对挑战，认清工作中存在的问题，并抓住机遇不断改进，以适应新时代档案管理的工作需求，从而为社会各个领域提供优质的档案服务，并促进档案事业健康发展。

参考文献

[1]赵曦.档案管理人员职业素质和能力培养机制研究[J].兰台内外，2022（16）：72-74.

[2]王爱民.信息化时代档案管理人员素质要求与提升研究[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（11）：112-114.

[3]聂曼影.档案专业人员任职能力体系研究[J].档案学研究，2021（05）：23-27.

[4]袁小燕.档案工作人员的素质要求及提升途径[J].人才资源开发，2021（19）：68-69.

[5]鄢嫦，王巍巍.档案专业人员继续教育调研分析[J].浙江档案，2021（04）：58-60.

作者简介：韦丽阳，本科学历，馆员，研究方向：档案学专业。熊建芳，本科学历，副研究馆员，研究方向：档案学专业。