“互联网+”背景下高校档案信息化建设路径研究

狄占石

（焦作大学党政办公室，河南 焦作 454000）

在“互联网+”背景下，高校传统的档案管理体系表现出一定的滞后性，随着档案资源和类型的日益复杂，逐渐难以满足实际的工作需求，无法实现理想的管理效率和水平。在档案管理中引入互联网技术，是突破发展瓶颈的必由之路，高校应该立足档案管理改革的目标，顺应互联网发展大势，积极作为、主动谋划，开辟档案信息化建设的新路径，将管理形式从实体档案升级为电子档案，借助先进技术提升档案管理的便捷性和规范性，从而落实档案信息化建设目标，为高校的可持续发展提供助力。

1.“互联网+”背景下高校档案信息化建设的必要性

1.1 实现档案采集保存的智能化需要

随着高校教育教学工作的不断创新，档案类别也越来越丰富。在介质上可以分为纸质档案和电子档案，其中纸质档案还可以细分为教学、党群、行政、财会等，电子档案可以细分为照片、视频、音频等类别。面对内容愈加丰富、类型愈加多样的档案，依靠传统的人工管理方法，要完整地采集和整理档案资源，难度是非常大的。在档案存储方面，以往档案保存大多采用“档案袋+档案柜+档案架”的方式，对空间和环境的要求比较高，后期查找和借阅都十分麻烦。而在“互联网+”背景下推进高校档案信息化建设，能够完美解决以上问题，实现档案采集和保存的智能化。第一，从档案采集来说，依托于互联网技术系统，可以对档案资料进行数字化转换，把类型繁多的档案分门别类，自动化编目编码编号。这样既规避了人工采集的失误，也减少了档案录入和分类的繁琐。第二，从档案保存来说，利用信息化工具和互联网技术，可以对纸质档案进行扫描编号，将其转化为电子档案，并统一归档于大数据库。这些工作，依靠电脑和存储器就能完成，既减少了对存储空间的占用，后期还能进行快速、精确的档案检索（在管理软件中输入关键词），从而使高校的档案采集和保存模式，发生颠覆性的改变。

1.2 促进档案管理模式规范化的需要

在高校传统的档案管理时代，一系列的管理工作主要由人工进行，以现场管理为主，技术含量比较低，运行和维护也较为简单，高校各部门之间缺乏高度的协同性，导致档案管理的功能非常有限，难以形成一个有机的系统。如果出现沟通不力、操作不当等情况，就会造成管理纰漏，引发管理不规范等问题，给档案的保存和应用带来不良影响。基于“互联网+”背景开展高校档案信息化建设，能够促进档案管理模式的协同化、规范化发展。第一，高校依托计算机技术、互联网技术和物联网技术，打造信息化管理平台，可以更好地加速信息数据的融合。高校的档案管理部门与其他工作部门，管理人员与档案数据的查询者，能够在网络背景下，进行有效地协同互动，解决信息孤岛问题，确保高价值档案的充分挖掘，从而扩大档案管理的覆盖面，实现规范、标准的档案信息化建设。第二，“互联网+”背景还能提供更加开放的档案管理环境，高校可以利用信息化平台的优势，针对档案管理，建立自上而下和自下而上的沟通反馈渠道，不断收集反馈意见，用于改进和优化管理模式，从而使档案资源、管理手段趋向规范化，驱动高校档案事业上升到新的台阶。

1.3 推动档案服务工作社会化的需要

高校档案是非常宝贵的信息资源和文化产品，随着全球性竞争的日益激烈，以及社会行业产业从劳动密集型向资本、技术密集型的转变，社会对高校档案资源的利用需求越来越广泛。比如，用人单位在聘用高校毕业生时，需要获取学生的学籍档案信息；企业在开发新产品时，也需要了解高校的科研项目资料，为科技成果的转化牵线搭桥。但是，以往的档案服务对象主要是校内师生，没有凸显出高校档案管理的社会服务功能，降低了档案资源的利用率。立足“互联网+”背景开展高校档案信息化建设，能够推动档案服务工作的社会化，实现服务对象的多元化。高校需要树立服务性观念，发挥信息和网络技术的优势，变被动为主动，针对社会各方面对档案资源的需求，建立健全服务网络，优化档案信息资源的配置，开启档案目录信息库、档案全文信息库和多媒体档案信息库，开展学历鉴定、出具档案证明、档案利用辅助、科研成果推广应用、档案代存、代递等多种类型的服务，力求把高校档案部门建成为具有社会服务功能的数据中心和文化基地，从而彰显档案管理对社会和公众的服务功能，实现高校档案业务在“互联网+”背景下的突破和创新[1]。

2.“互联网+”背景下高校档案信息化建设的路径

2.1 提高思想认识，实施档案信息化建设的顶层设计

思想决定行动，现阶段高校对档案信息化建设缺乏足够的重视，档案部门的地位不高，思想上也没有做到与时俱进，还在因循过去的工作方式，阻碍了互联网技术与档案管理的深度整合。因此，在“互联网+”背景下，高校应该明确档案信息化建设是大势所趋，在思想层面提高认识，实施档案信息化建设的顶层设计，为充分发挥互联网优势推动档案管理信息化的开展打下扎实的基础。

第一，更新思想观念。高校领导应该加强对档案管理信息化的调查和研究，了解互联网科技的先进性和便利性，以及推进网络化档案管理对学校教育、科研等工作产生的积极影响，摒弃“档案工作无用论”，保持前瞻的思想观念，积极拥抱互联网，把档案信息化管理与学校管理、教育教学管理以及其他管理活动紧密结合起来，超前谋划信息化档案工作思路，从而避免思想观念上的故步自封，助推档案管理抓住网络时代的发展机遇[2]。

第二，建立管理制度。在高校档案信息化建设的顶层设计中，最关键的内容是制定管理制度。基于互联网的档案管理有着更加规范的要求，传统制度体系中的很多条例已经不再适用。高校必须根据网络环境和信息化管理的特点，建立适配的档案管理制度。首先，高校应结合实际情况和档案信息化建设的需求，对现有的制度结构进行优化和完善，删除陈旧、无用的内容，增添新的管理细则，提高管理制度的可操作性和导向性，使信息化档案管理做到依制而行。其次，管理制度应明确规定对学校档案馆的计算机网络实行统一管理，细化对涉密网络和非涉密网络的区分办法，要求管理人员定期监督检查涉密计算机及其网络，从而借助完善的制度，更好地约束和指导高校档案信息化建设工作[3]。

2.2 加大资金投入，构建档案信息化的系统平台

在“互联网+”背景下，高校档案信息化建设的重要推力是技术，不仅需要充足的资金支持，还需要大量软硬件设备的投入。以往正是因为投入不足，导致档案管理的技术环境不成熟，在一定程度上降低了档案信息化的效率。因此，高校必须根据档案信息化建设的技术标准和要求，加大资金投入，通过改造硬件、更新软件等方式，构建档案信息化的系统平台，使相关技术处于领先水平，从而发挥互联网科技的优势，改善档案信息化管理的条件。

首先，高校应积极筹备档案信息化建设所需的资金。考虑到管理设备和技术的更新速率，以及系统的维护和运行需求，在每年的年度预算中，预留相关经费，避免建设资金出现缺口。其次，从档案信息化的硬件改造来说，高校应该从网络速度和存储容量的要求出发，拓展校内网络宽带，对用于档案管理的计算机、服务器、存储设备等进行总体的优化改造，确保档案数据高速度、大容量地录入和存储[4]。最后，从档案信息化的软件更新来说，软件在管理系统平台中占据着核心地位，对基础应用功能已经落后、升级价值非常低的管理软件，高校应该予以淘汰，引进技术水平更高的新型管理软件。在软件的选择上，应该具备界面友好、人机交互性强、门类齐全等特点，档案业务、档案分类等完全符合国家档案事业标准，功能适用，覆盖档案采集、管理、利用、服务的完整体系，可与全文检索、OCR、流媒体、安全访问控制等系统集成；同时要易于整合，提供强大的WebService服务，实现与前端信息生成系统的无缝整合。通过资金和软硬件设施的投入，构建形成综合性的档案管理系统平台，为高校档案信息化建设注入技术动力。

2.3 重视队伍建设，强化档案信息化的人才素养

人员是高校档案信息化建设的主体，无论是对建设举措的落实，还是对新型管理系统的应用，都需要具体的人员来执行。尤其在“互联网+”背景下，档案管理人员不仅要具备扎实的专业知识和业务能力，还应具有互联网思维，熟练地掌握和应用各类信息化管理设备与技术。目前，高校档案部门队伍的建设还存在滞后性，部分人员还在沿用经验主义思想，对新型的管理模式和系统缺乏足够了解，无法满足档案信息化的发展需求。为此，基于“互联网+”推进档案信息化建设，高校必须坚持以人为本的原则，在构建技术环境的同时，重视档案部门队伍的建设，强化档案信息化的人才素养，使其更好地适应档案工作局面的变化。首先，高校应该意识到，人才是驱动档案信息化建设的核心力量，大力引进精通互联网技术、责任心强、有干劲的青年人才，使档案管理的人员队伍得到新生力量的补充。其次，从现有管理人员的素质提升来说，高校应该针对档案信息化，建立常态化的学习制度，通过主题讲座、学术沟通、信息化管理技术专项培训等方式，组织档案管理部门人员定期参加学习和培训活动，促进人员实时了解互联网视野下的档案管理专业知识，掌握信息化管理系统的操控和维护方法，树立严谨认真的责任感和服务意识，从而打造综合性强、专业性高的工作队伍，保质保量地完成高校档案信息化建设任务[5]。

2.4 健全保障机制，维护档案信息化的管理安全

“互联网+”背景具有较强的开放性，在此背景下的高校档案信息化建设追求向主动社会服务转型。但是部分涉密档案，不适宜对公众开放，而网络科技在为档案工作提供快捷的手段和方法的同时，也给档案信息安全增添了诸多不稳定因素。因此，在“互联网+”背景下实施档案信息化建设，高校必须正确处理好开放与保密的关系，健全相应的保障机制，一方面，要贴近市场和利用者，围绕社会需求开展服务；另一方面，要维护档案信息化的管理安全，防止档案失密、泄密的情况发生，从而规避档案信息化的安全隐患。

首先，在现有的档案管理计算机网络系统中，内部局域网要与所有外网实行物理隔离，高校应该采用多种安全保密技术，包括身份鉴别、访问控制、入侵监控、操作系统安全、数据安全等，对档案数据库进行定期的异地备份，防止重要的档案资料遗失，对系统服务器和终端，实施严格的病毒控制和安全保密性检测，及时堵塞网络泄密漏洞，确保档案管理在绝对安全可靠的环境下运行。其次，还应该结合档案信息化的安全管理需要，制定具有针对性和可操作性的安全保密规定，尤其是对档案著录标引、数字化转换、网站信息公布、档案传输和存储等环节，实行严密的安全防护措施；实行安全责任制，做到对所提供的档案信息负责，非公开和保密的档案不上网；加强对互联网和局域网的监督管理，建立安全预警和应急处理平台，完善数字认证等设施，严防利用互联网从事泄露档案信息的违法活动。通过健全安全管理措施，全方位保障高校档案信息化建设的安全性。

3.结语

在“互联网+”背景下开展高校档案信息化建设，能够实现档案采集和保存的智能化，促进档案管理模式的规范化，推动档案服务工作的社会化，是创新档案工作体系的必由之路。高校应该延展互联网思维，提高思想观念，实施档案信息化的顶层设计，加大建设资金投入，通过硬件改造和软件更新，完善信息化档案管理的系统平台，重点强化档案部门人才队伍的信息化素养，建立健全的安全保障机制，从而加快高校档案信息化建设步伐。