民办高校教学秘书的工作现状及提升路径研究

■ 广西外国语学院 梁妍婷

近年来，民办高校在人才培养、学术研究、社会服务等方面发挥着越来越重要的作用。在这个过程中，教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，作为高校行政管理中的重要一环，发挥着不可替代的作用。教学秘书工作内容繁杂，包括学籍管理、教学统计、教学评估等多个方面，其职责涵盖了学生管理、教师管理和教学质量管理等多个方面。但是，在实践中，也面临着一些问题。一方面，教学秘书的工作存在着受重视程度不够的问题，其职责与工作量不成比例，严重影响了其工作效率和工作积极性；另一方面，由于民办高校管理制度相对不完善，教学秘书在实际工作中也会面临一些管理上的困难。在这种情况下，学校应该积极探索提升教学秘书职业能力的路径，不断完善教学秘书队伍的建设，提高教学秘书的工作效率和专业素质。

1 教学秘书的工作管理

1.1 教学管理

在高校管理中，“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校的重中之重。

所以教学管理是民办高校教学秘书的重要职责之一，其涉及多个方面的工作内容。首先，教学秘书根据教学计划和系部的教师课程分配进行教师课表、学生课表、班级课表、教室课表的合理编排。平时做好教师调停课处理，及时协调好教师授课时间和地点的冲突，避免发生教学事故和课程延误；其次，完成重修学生的课程报名和确认工作，对重修学生进行课程重修的安排。每个月对教师的课时进行统计和上报。对期末考试和考查课程进行期考安排，处理期末考试各种相关事宜。负责补考安排、组织和通知；再次，教学秘书需要对学校的教学资源进行全面、系统的统计，包括教室、实验室、图书馆、计算机设备等各种教学资源的数量和使用情况。在此基础上，教学秘书可以合理配置教学资源，确保教学设施的合理使用，提高教学效果和质量；最后，教学秘书要协助负责教学质量的监测，定期开展教学质量评估，收集教师和学生的反馈意见，并对教学质量问题进行分析和改进，提升教学质量和水平。综上所述，在教学管理方面的工作中，教学秘书需要具备较高的综合素质和管理能力，以确保教学工作高效、有序和稳定地进行。

1.2 学生管理

当新生入学时，教学秘书要协助系部对学生进行专业分流，确定新生名单；建立新生和毕业生电子图像信息库，为入学资格审核、报考各项等级考试、毕业信息查询等工作提供电子图像；对学生学号和教务系统密码进行管理，便于学生在教务系统上查询相关课程信息、成绩信息等；组织负责学生报考全国大学英语等级考试、全国计算机等级考试、普通话水平测试等报名工作；收集和管理学生获奖情况，组织开展学生创新实践学分认定工作；期中组织学生学业预警和学分自查工作；协调和处理学生成绩异议和申诉；对学生毕业论文做好查重工作，做好学生毕业资格审核工作。学生方面的管理工作数据庞大，工作复杂，所以对教学秘书的能力要求较高。

1.3 教师管理

对新入职的教师进行信息录入，提醒其参加新教师培训会，对教学工作和教学表格，进行耐心地讲解和指导；每个学期学校会要求教师进行校内或校外培训，教学秘书要统计、收集和整理教师培训的相关材料，对学院教师进行绩效量化考核，并且每月上报绩效和考勤；对教师的职称晋升，教学秘书要处理相关职称申报的工作，督促教师上交各项教学材料和个人材料；负责学院教师年度考核材料的收集和整理上交工作。

1.4 档案管理

高校基层档案管理工作主要有党政类、教学类和科研类。其中民办高校教学秘书的档案管理工作面对的主体是学生和教师。学生的档案管理工作主要包括学生的创新实践学分认定的材料、学生学业预警的相关材料、学生学分自查的材料、学生毕业论文的整理和归档等。教师的档案管理工作主要包括教师教学材料的归档和整理，涉及教学大纲、教学进度表、教案、教学总结、教师听课本，学校组织的例会和其他会议记录也需要整理存档。另外还有科研类的档案，包括专业建设、课程建设、师资队伍建设、实践教学、教学改革、教学成果、各项比赛获奖情况等。

1.5 行政工作

教学秘书不仅要完成教学管理、学生管理、档案管理工作，还要协助学院领导完成各种行政工作，做好领导的副手。比如，平时做好办公用品的申请和管理，完成其他行政职能部门需要的数据和材料的整理，做好各种会议和活动的筹备和开展工作，协助做好各种迎检工作等。

2 民办高校教学秘书工作存在的问题

2.1 受重视程度不够

在民办高校中，教学秘书的重要性不容忽视，但是在实际工作中，教学秘书的工作往往被忽视，导致其受重视程度不够。一方面，由于教学秘书工作内容比较繁杂，工作任务比较琐碎，且涉及的工作被认为是轻松事，这使得教学秘书的工作被视为次要的工作，难以得到足够的重视；另一方面，由于民办高校制度相对不完善，教学秘书的工作往往没有明确的工作职责和权限，使得教学秘书难以在工作中发挥自己的能力和价值。此外，教学秘书作为管理人员，其职业地位和薪酬待遇相对较低，也会影响其受重视程度。

2.2 工作内容繁杂

教学秘书的工作职责繁杂，需要掌握多项专业知识和管理技能。在工作中，教学秘书需要负责协助系部教学计划的制定、课程安排的协调、教师授课安排的调度、学生档案管理、成绩管理、毕业资格审核、教学资源的统计、教学设施的维护和更新、教学质量的监控、教师教学效果的评估、学生学习效果的评估等方面的工作。这些工作涉及不同的专业领域和管理技能，需要教学秘书具备较高的综合素质和职业素养。首先，教学秘书需要具备扎实的专业知识，熟悉教学管理的各个环节，了解教学制度和规定，并能根据实际情况进行灵活应对；其次，教学秘书需要具备良好的组织管理能力和协调沟通能力，能有效地协调各个部门之间的关系，解决工作中出现的各种问题；最后，教学秘书还需要具备较强的逻辑思维能力和分析解决问题的能力，能在处理各种突发情况时迅速反应，做出正确的决策。因此，教学秘书的工作职责比较多样化，对其专业素质和职业素养提出了较高的要求。

2.3 管理制度不完善

民办高校管理制度的建立和完善相对滞后，这给教学秘书的工作带来了一定的挑战和困难。一方面，由于信息共享不及时，教学秘书需要通过各种途径去收集和获取相关的信息和资料，这不仅浪费了大量的时间和精力，还难以保证信息的准确性和及时性，影响了工作效率和质量；另一方面，由于管理流程不规范，教学秘书在处理工作时可能会出现漏洞和错误，甚至出现严重的失误，如误导学生、误判成绩等，严重影响了学生的学习和教学质量的提升。此外，由于民办高校的管理制度和规范相对不完善，使得教学秘书的工作只能在不完善的管理框架下进行，难以按照标准的流程和规范工作，这也对教学秘书的工作效率和质量提出了更高的要求。因此，如何在不完善的管理制度下，提升教学秘书的管理水平和专业素质，是当前民办高校教学秘书面临的重要课题之一。

3 提升教学秘书职业能力的路径

3.1 开展经验交流活动

教学秘书的工作是一项综合性很强的工作，教学秘书需要具备一定的专业素质和管理能力，同时也需要不断学习和积累工作经验。为了提升教学秘书的职业能力，开展经验交流活动是非常重要的一条路径。首先，经验交流活动可以帮助教学秘书了解其他学校的工作情况和做法，了解其他学校的成功经验和不足之处。通过这种方式，教学秘书可以借鉴其他学校的成功经验，避免重复工作和犯错，提高工作效率和质量。同时，也可以通过这种方式加深对自身工作的认识，发现自身的不足之处，从而有针对性地进行学习和提升；其次，经验交流活动可以促进教学秘书之间的沟通和合作，增强团队协作能力。在活动中，教学秘书可以互相交流学习，相互启发，共同探讨问题，共同解决问题。这样可以增强团队协作能力，提高团队工作效率；最后，经验交流活动还可以促进教学秘书的职业发展。通过与其他教学秘书交流，教学秘书可以了解不同的职业发展路径和前景，从而更好地规划自己的职业生涯，不断提升自己的职业素养和能力。总之，开展经验交流活动是提升教学秘书职业能力的一条非常重要的路径。通过不断的学习和交流，教学秘书可以不断提升自己的专业素质和管理能力，为学校的发展贡献更大的力量。

3.2 强化业务培训

在提升教学秘书职业能力的路径中，强化业务培训也是非常关键的一步。教学秘书需要具备丰富的专业知识和业务技能，包括教学管理、学籍管理、教学统计、教学评估等方面。因此，开展针对教学秘书的业务培训，可以有效提升其职业能力和工作水平。具体来说，强化业务培训应该注重实际操作和案例分析。培训内容应紧贴教学秘书的实际工作需要，以问题为导向，针对性地进行培训。例如，可以组织专业人士或有经验的教学秘书开展培训，分享他们在实际工作中遇到的问题和解决方法，让教学秘书能更好地理解和掌握相关业务知识。此外，培训过程中要注重实际操作和案例分析，让教学秘书能通过模拟操作和案例分析等方式，深入理解和掌握相关业务知识。通过这种方式，教学秘书可以更好地应对实际工作中的各种挑战和问题，提升工作效率和水平，为民办高校的发展作出更大的贡献。

3.3 强化责任意识

教学秘书作为学校管理团队中的核心成员之一，其工作涉及学生、教师、管理部门等多个方面，需要具备较高的责任心和敬业精神。因此，加强教学秘书的责任意识培养，是提升其职业素养和工作能力的关键。首先，教学秘书应牢固树立责任意识，认识到其工作对学校教学管理的重要性，深刻理解其工作的影响和责任；其次，加强对工作流程和标准的学习和掌握，做到工作程序合理、流程规范。同时，教学秘书应主动承担工作责任，积极主动地解决工作中的问题，推进工作的开展，确保工作质量；最后，教学秘书还应定期检查工作，发现问题及时解决，并对工作进行总结和反思，不断提高自身工作水平和质量。总之，加强教学秘书的责任意识培养，对提升其职业素养和工作能力具有重要意义。只有不断增强责任感，才能更好地完成自己的工作，为学校的教学管理作出更大的贡献。

3.4 保持健康心态

保持健康心态是提升教学秘书职业能力的重要路径之一。教学秘书工作的繁忙和复杂性常常会给教学秘书的身心健康带来一定的压力。因此，教学秘书需要具备良好的心理素质和情感控制能力，以保持健康的心态和情绪，从而更好地完成工作任务。为了保持健康心态，教学秘书可以通过多种方式来缓解工作压力和消除负面情绪。例如，可以通过参加体育锻炼、旅游度假、阅读等方式来放松身心，增强身体的抵抗力。此外，积极与朋友和家人交流沟通，寻求帮助和支持，也可以有效缓解工作和生活中的压力。在日常工作中，教学秘书还可以通过优化工作流程、提高工作效率等方式来减少工作压力，同时也要学会适当调整工作和生活的平衡，保持良好的工作状态和健康的生活习惯，这有助于提高工作效率和质量，更好地增强教学秘书的职业能力。

4 结语

综上所述，在现今的高校教育体系中，民办高校扮演着越来越重要的角色，而教学秘书作为民办高校中不可或缺的一部分，其职责也日益凸显。本文就民办高校教学秘书的工作现状及提升路径进行了研究，提出了一些具有可行性的建议。未来，随着社会和高校教育的不断发展，民办高校教学秘书的职业前景将会更加广阔。所以教学秘书需要不断学习和适应新的技术和方法，与时俱进，为高校教育的发展作出自己的贡献。同时，教学秘书需要关注行业趋势和发展方向，不断提高自己的专业能力和管理能力，以适应未来民办高校教育的发展需要。