信息技术支持下办公室档案管理工作效率提升对策

谢梅秀

(中共清流县委政法委员会,福建 三明 365300)

0 引言

随着网络技术的飞速发展,互联网技术已经越来越广泛的应用到人们的生活工作中。在此背景下,无疑给复杂繁琐的办公室档案管理工作带来了新的机遇,注入了新的活力。办公室工作中涉及到档案管理的环节,均可进行各类信息及大数据技术的引进和实施,从而强化档案的信息收集及管理工作质量。为查阅档案资源的人员提供较大便利,能够为档案管理工作人员整理档案、搜集档案、从事一切与档案管理有关的工作提供便利,既提升了档案的查阅效率、又便于工作人员对档案进行收集、整理。因此,各单位必须对此引起重视,以实践应用效果为基础,进行高效方式的引进,在档案管理工作中进行各类信息技术的融合,加快档案管理工作速度,减轻工作压力,使档案管理工作的质量得到优化。

1 存在的问题

1.1 信息化技术手段在档案管理工作中被忽视

目前来讲,较大占比的档案管理人员尚未对档案管理工作有全面的认识,尤其是在传统思想的干扰下,认为档案管理中应用信息化技术并没有给工作带来便利,而是增加了工作难度、工作量,阻碍了工作的进展。此外,许多单位在进行档案工作时,忽略了利用信息技术方法对档案工作的益处,并没有给工作人员提供切实有效的技术指导,也没有为此项技术的融入提供资金支持,使信息技术的优势无法发挥出来,无法提升办公室档案管理工作的效率[1]。

1.2 尚未建立完善的信息化管理制度

随着信息技术不断深入到各单位的工作中,各单位的工作流程、工作内容、工作标准发生了一系列的变化,使得档案资料的管理流程、管理形式、管理标准也随之发生变化[2]。但在对档案资料处理的各个环节,并未对有关权限和职责进行清晰的划分,这就妨碍了将信息技术与档案管理工作相融合,从而限制了档案工作的高品质发展。另外,在实际工作中,大部分单位并没有提供相应的学习机会,让本单位的一线档案管理工作人员进行学习,使得大部分工作人员对于信息技术的应用还不熟练,在实际工作中,遇到需要应用信息技术的工作,工作人员出现互相推诿的现象,使得信息化档案管理工作不能落到实处;由于工作人员不能熟练掌握信息化档案管理技术,在工作中无法利用该技术提升工作效率,无法将信息技术的最大效能发挥出来,使得一线的工作人员对将信息技术手段同档案管理工作结合起来的认知仍停留在传统阶段,在一定程度上制约了档案管理工作的高质量开展[3]。

1.3 专业性的信息技术人才匮乏

目前,很多单位都在办公室档案管理工作中引入了信息技术,但在实际工作中,由于缺乏专业性的信息技术人才,使得这项技术的应用没有落到实处,在档案工作中没有充分地利用它的优点,不能提高档案工作的效能[4]。在将信息技术同档案管理工作有机结合的过程中,对一线工作人员提出了更高的要求,要求一线工作人员在具备档案管理专业知识的基础上还要具备计算机专业知识,但是,在实际工作中,大部分单位并没有设置专门的档案管理岗位,多数是其他部门的人员兼职,很多单位甚至都没有设立档案管理部门,这些人员只是顺带从事档案管理工作,其本身还有很多的本职工作需要完成,工作量极大,这让他们在对档案资料进行管理时,将自己的注意力集中在了其他方面,不能全神贯注地去学习档案管理方面的知识。有的单位虽然配置了专门的办公室档案管理人员,但基本上从事该项工作的人员年龄偏大,对于信息技术的接受程度不高,没有学习新技术的意识,这些问题都是阻碍信息技术应用在档案管理工作中,不能提高档案馆的工作效能[5]。

1.4 档案信息存在丢失、损坏、泄漏隐患

现阶段,信息技术已经被人们广泛的应用起来,渗透到人们的生活领域、学习领域、工作领域,为人们的生活工作带来了一定的便利,但由于信息技术的开放性特点,在应用该技术时,办公室的档案资源存在泄漏隐患,一旦网络遭到攻击,或者是单位的计算机受到病毒的破坏,那么,档案资源在很大程度会出现丢失、损坏的情况,对单位造成无法估计的损失。而且很多单位的档案管理人员也不具备忧患意识,没有实时备份档案信息的概念,档案资源一旦丢失或损坏,无法找回[6]。部分单位在将信息技术应用在办公室档案管理中时,没有设置有效的评价体系、反馈体系,使得工作人员在使用过程中遇到的问题没有反馈渠道,不能得到有效解决。另外,将信息技术应用在办公室档案管理中,两个不同的部门在汇集档案资源时,不能通过档案管理系统直接进行,因为部门不同,系统也不同,所以需要工作人员对资料进行转换,在转换的过程中,工作人员如操作不当容易出现资料丢失、资料损坏的问题,使得档案信息化管理效果不尽如人意。

2 信息技术支持下提升办公室档案管理工作效率的策略

2.1 对于信息化档案管理工作引起重视

在当今信息化社会的大趋势下,各单位要转变思想观念,充分认识到信息技术手段同档案管理工作有机结合起来后能够带来的便利,加大力度推广信息化档案管理工作,将一线工作人员从复杂繁琐的搜集档案、整理档案、查阅档案的工作中解放出来,降低人工劳作强度,使档案管理的工作效率得到提高,档案管理的工作质量得到优化。

首先,让工作人员切实的感受到在工作中应用信息技术手段,能够提高工作效率,引起一线工作人员的重视,使其能够主动的学习信息技术,端正工作态度,愿意去学习同档案管理工作相关的计算机信息技术,并且能够将所学习到的知识、技术同日常工作有机结合起来,提升工作效率,最大化的将信息技术的效能发挥出来。其次,单位的领导层要将档案管理工作同各个部门的工作紧密结合起来,让各部门的员工充分认识到档案管理工作同本部门的工作息息相关,在提供档案资源、档案内容时能够主动的应用信息技术,以便信息化档案管理工作在各个部门中顺利、有序地开展,进一步提升档案管理工作效率[7]。

2.2 建立健全办公室档案信息化管理制度

各单位在将信息技术应用在办公室档案管理工作中时,应根据本单位的业务范围、发展情况制定出同本单位实际相符的规章制度,使一线工作人员在日常工作中有工作标准可以遵照,能够有序地收集档案、整理档案、存储档案,为日后相关人员快速借阅档案资源、查询档案资源打下坚实的基础。在规章制度的制定过程中,要设立清晰的管理目标,确保内容全面,包括具体的实施规范以及实施标准,保证制度的规范化和合理性。

2.3 建设一支高质量的档案管理队伍

影响信息化档案管理工作关键的因素是专业的技术人才,各单位必须高度重视信息技术人才的引进和培养工作,力争建设出一支素质高、专业技术水平高、档案管理知识扎实的档案管理人才队伍。

首先,充分认识到将信息技术和档案管理工作有机结合起来的重要性和必要性,对本单位的工作人员进行培训,提升其信息技术水平、基础知识水平。也可以组织本单位的档案管理人员到信息化档案管理工作开展情况较好的兄弟单位进行参观学习,借鉴其经验,提升自身的工作效率。

其次,各单位要同各个高校保持长期的合作关系,由高校将专业的信息技术人才输送到单位中,为办公室的档案管理注入新鲜血液。同时,在招聘人才过程中,对于技术水平优秀、专业知识扎实、具有较高的职业素养的复合型人才,各单位要通过提高薪酬待遇、建立长远的职业规划、提供良好的工作环境等条件吸引人才,留下人才。

2.4 引用先进的信息档案系统,提升档案管理共享度、安全性

档案管理工作非常繁琐复杂,为了减轻工作人员的劳作强度,提升工作效率,各单位要投入一定的经费,引进先进的档案信息系统,并加以应用,让工作人员在日常工作中通过信息系统完成档案的搜集、整理工作,将工作人员从繁重的纸质档案管理工作中脱身出来,全身心的投入到学习电子档案管理上。同时,充分利用扫描技术、读写技术,直接将纸质档案资料的内容转化为电子文字,保存在计算机中,既提高了档案资料内容的清晰度,又能够降低人力劳动强度,实现双赢。从事档案管理工作的人员要会用信息化系统,更要能用好信息化系统,能够最大化的发挥信息技术的优势,让档案管理工作更便捷。

在信息系统应用期间,各部门要利用信息技术创建出信息共享渠道,为工作人员搜集不同部门的资料、数据提供便利,使后期的整理、归档工作能够顺利进行。同时,各单位要及时升级信息系统,维护信息系统,为信息系统的稳定运行做好全面保障,在信息系统的支持下提升档案管理工作质效。另外,由于互联网和计算机开放性的特点,档案资源的安全性要引起各单位的重视,各单位的信息技术人才应将创建核心数据库工作提上日程,未雨绸缪,做好档案资料的备份工作,包括重要的、核心的、关键的档案资料,在计算机受到病毒破坏,或者是网络受到攻击,或者是工作人员工作失误,造成的档案资料丢失、损毁、不可恢复时,保障重要档案、关键档案的安全。对于一些重要的档案资源采取切实有效的安全保护措施,比如,应用区块链加密技术、水印加密技术、进入系统需要动态验证码技术、数字密码技术等。

3 结语

总之,在信息技术快速发展的今天,将信息技术应用在办公室档案管理中是大势所趋,各单位必须对信息化档案管理工作引起重视,不断完善和调整信息化档案管理制度,使档案管理工作人员有据可依,建设一支高质量的专业人才队伍,确保在档案管理的日常工作中有效应用信息技术,加大资金投入力度,将先进的信息档案系统应用到档案管理工作中,提升档案管理的安全性、共享度,多措并举,充分发挥信息技术的优势,提升档案管理工作效率。