浅谈城镇保障性住房建设档案管理问题及应对措施

摘 要：近些年，随着我国经济不断发展，人们对于社会保障方面的要求也越来越高，特别是城镇保障性住房方面，政府也加大了重视力度，并出台了相关政策。但是必须承认的是，在如今的城镇保障性住房建设过程中，相应的档案管理方面仍然存在一些问题，因此，必须提出有效的应对措施，解决现实问题。

关键词：城镇保障性住房建设；档案管理；应对措施

城镇保障性住房建设不仅仅能促进社会的可持续发展，更能提高人们的生活水平，还可以让整个社会进一步朝着和谐稳定的方向发展。但是，在我国社会主义建设过程中，保障性住房建设属于新时期提出的新要求和新政策，在其档案管理方面缺乏经验，还有很多不足之处需要进一步探索和完善，以获得更大的突破和发展。

一、保障性住房档案管理工作概述

1.工作特点

首先，就是具备动态性的特点。与其他任何的档案材料都有所不同，对于保障性住房建设的档案而言，并非是完全保持一成不变的，更多时候都是随着房屋承租人的不断变化发生变动。而且，从另一个角度出发，所谓的档案登记完成，也并不代表档案管理工作完全结束，相关工作人员必须要从房屋的实际情况出发，根据后续的变动情况，进一步更新档案资料，与此同时，需要对承租人的实际家庭收入情况以及住房等相关信息进行同步更新。还要对过往存在的一些缺陷内容进行全面补充。其次，就是系统性。对于保障性住房档案管理工作而言，本身就具备较强的系统性特点。具体而言，就是在该工作开展的过程中，必须要站在国家发展高度，依靠相关法律和规章制度的保障，相关管理部门也要从现实角度出发，进一步构建更为完善的档案管理制度，针对档案管理过程中所有参与的管理人员，更要开展全方位专业化的培训工作。此外，不论是对档案资料的收集，还是保存以及开展信息化建设工作，都不能单一开展，而是要将系统化的管理机制全面引入进来，才能顺利开展。最后，就是延续性。这里所指的延续性，是时间层面的延续，具体而言，就是在开展保障性住房档案管理工作的过程中，必须要进一步对承租人和实际房屋信息情况进行延续性管理，更要根据时间的变动，及时更改各种变动信息。

2.工作要求

首先，站在保障性住房自身的角度出发，通常情况下，房屋的来源方向非常多，而且具备多样化的特点，不仅有廉租房、经济适用房，还有定向安置房等等。所以，整体档案管理工作的开展，就非常复杂和烦琐，相关工作人员不仅要对房屋的具体来源情况进行详细的统计，更要对房屋使用者的具体情况进行全面分析，还有对实际适用的标准情况等等不断补充和完善，确保档案可以发挥更大的作用，不会有遗漏和不足之处。其次，在档案管理工作实际开展的过程中，对于工作人员而言，最需要考虑的问题，就是档案资料的真实性与否，对于一些造假资料，必须要精准识别，避免出现骗租分配的现象，在这样的基础上，后续保障性住房的管理工作高效开展就能得到最大化的支持。

二、城镇保障性住房建设档案管理方面存在的问题

1.管理流程和制度缺乏规范性

本文主要对中心城区的公租房档案管理工作开展研究。从现实发展角度分析，我国在该方面的建设工作已经取得了突破性进展和相对理想的成绩，但是，从现实情况，中心城区的公租房档案管理工作不管是从制度角度来看，还是从流程角度来分析，都有很多的不足之处，缺乏健全性和完善性。在管理过程中，没有实现规范化管理，尤其是相应的管理部门，频频出现管理不规范的问题，导致该问题主要有以下两方面原因：一是当前我国针对中心城区公租房出台的相关法律法规和规章制度严重不足，且缺乏规范性，在涉及建设、分配以及运营管理等方面有很多漏洞，没有真正从现实情况出发，很多所谓的规范内容根本无法执行，更缺乏指导性；二是档案管理相关部门的管理流程和体系相对欠缺，在具体管理的过程中未能达到规范化的标准，很多管理部门不论是在具体管理内容，还是实际的管理流程方面，都未能科学统筹，也未能做到合理把控，特别在审核资料的过程中存在很多不足之处，此种现象频频出现，必须要加大重视程度。

2.信息化管理力度不足

从现实工作情况可以发现，与其他的工作有所不同，中心城区公租房档案管理工作涉及范围较广，管理资料内容相对复杂繁多，而且整体的跨度也相对较大，如果仍然采取过往单一纸质的管理模式，那么，相应的管理工作会非常繁重，工作人员不堪重负，且由于是人为操作，不可避免会出现一些操作失误的情况，导致档案管理存在一定的漏洞和问题。信息化时代，在信息技术的可持续高效发展背景下，档案管理工作自然也要做到与时俱进，高效紧密结合信息技术，提高档案管理工作实效。同时，对相对落后的管理方式进行适度完善和更新，实现信息化管理。但是，从现实情况来看，很多单位都缺乏信息化管理意识，没有将信息化技术高效运用到具体的管理工作中，更没有构建完善的信息化管理体系，导致信息化程度非常低。即便有一些管理单位具备信息化意识，但是受到经济等多方面条件的制约，实际的信息化管理效果也不容乐观，虽然实施了信息化管理，但实际工作中的可行性相对较低，整体的信息化管理水平仍然較低，严重阻碍了档案管理工作的可持续发展。

3.档案管理人员专业素养不足

从档案管理实际工作情况分析，现阶段有些管理部门在聘请管理人员时，没有做到全方位考虑，导致管理人员专业技能不足，相应的业务素质不够高。这样的管理人员对于一些档案管理制度和措施了解不够深入，很难高效开展档案管理工作，导致现有的档案管理工作进度受到影响，同时影响单位整体的管理质量。

4.对于档案管理工作认识不足

随着社会经济的不断发展，人口不断增加，住房压力相对较大，根据相应的调查分析，如今我国大力建设城镇保障性住房，尤其是中心城区，这使得我国成千上万的低收入家庭解决了住房难问题。但是，基于保障性住房建设规模进一步扩大，不论是建设数据，还是分配数据，又或者是运营数据以及管理档案等也在不断累积，这些数据和档案需要进行全面整理和分类。对于档案管理工作而言，要想最大化发挥出实效，就必须进一步朝着制度化和规范化的方向发展，并且，保证所有档案信息和资料的真实性和可靠性。但是，相关单位对此不够重视，不论是资金投入，还是相应制度的健全和完善方面都有很多不足之处，特别是有的发达地区更重视经济效益，而没有重视相应的档案管理工作，在住房保障资源分配方面也存在一定的不合理性，未能遵循公平公正的原则进行科学分配，导致该地区保障性问题迟迟无法得到解决，城市的和谐发展也会受到很大程度的影响。

5.缺乏专门的管理机构

相关单位没有认识到中心城区公租房档案管理工作的重要性，因此，也没有建立相关专门的管理机构，所以涉及的一些档案管理工作与其他部门的工作相互混合，更有甚者，存在其他业务部门代理管理的情况。除此以外，在相应的档案管理工作进展过程中，还存在一个非常严峻的问题，就是缺乏科学有效的衔接机制。很多时候，哪怕是非常简单的一个手续或证件审核，都需要反复审核很多次，烦琐的管理方式直接影响档案管理实效。

三、城镇保障性住房建设档案管理的意义

城镇保障性住房建设档案主要是在住房保障管理工作中形成的或依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，分为房源档案、保障对象档案和电子档案三个部分。从我国的整体发展态势来看，我国当下开展的各项社会保障工作都在有序进行，住房保障档案管理工作更是重中之重，若能将该项工作做好，达到预期的管理目标，可以最大限度地推进社会保障工作的进展。通过对中心城区公租房档案材料的全方位整理，可以发现当下工作存在的不足之处，从而在相应保障制度和措施的实施方面献策献计。首先，对城镇保障性住房建设档案管理加大重视力度，全面规范化管理，可以让我国整体的社会保障工作实现进一步高效发展。中心城区的公租房档案管理工作包含了很多内容，不仅有居民的一些详细身份信息和资料，还有相应的运营和分配资料等，通过深入管理和分析这些资料，可以更好地解决当下存在的一些住房问题，为人们的生活提供更多保障。其次，对城镇住房保障档案管理工作进行科学、合理的优化，是当前社会保障工作可持续发展的重要途径。中心城区公租房档案管理工作需要对住房对象的真实资料和信息进行全方位记录，从某一角度来分，這也是为了切实保护其合法权益，让居住人员可以拥有相应的权力，最终促进相应档案管理工作的可持续发展；再次，通过进一步完善档案管理工作，可以让整体保障工作的效率大幅度提升。根据相应的调查和分析可以发现，我国社会保障对象具有不确定、不稳定的情况，因此，相关部门必须要根据实际情况变化，进行适当调整，确保档案管理工作可以高效开展，只有在这样的前提下，整体的档案管理实效性才能得到更大程度的提升；最后，通过持续完善档案管理工作，可以明确认识到当下保障工作中存在的种种问题和不足之处，负责人员可以深入其中进行分析，提出正确的解决方法，确保工作水平实现不断提升，为我国社会保障工作的未来发展指引正确的方向。

四、城镇保障性住房建设档案管理问题的应对措施

1.不断完善和优化法律法规及其规章制度，实现依法管理

站在宏观角度分析，我国针对城镇保障性住房档案管理工作已经出台了相应的法律法规，还有相应的文件指导具体工作的开展。

因此，在档案管理工作开展的过程中，要严格遵循法律法规和规章制度。对于档案管理部门而言，必须要将档案管理工作放在首要位置，确保档案资料的全面性和真实性，保证所有的档案资料可以对保障性住房建设过程中的实施情况进行真实记录，更要对后续的运营和分配问题进行精准划分，实施具体的制度和规范，保证管理效果。此外，为了提高档案管理的全面性，相关部门应全面客观地反馈当下住房问题，呼吁国家不断完善现有相关的法律法规和规章制度，给档案管理工作更全方位的保障。在具体档案管理工作实施的过程中，要严格遵循一套一档原则，依据《归档文件整理规则》等，建立保障性住房基本情况和使用管理情况登记表格，并且在房屋分配后三个月内完成归档。另外，对于成套房屋，需要按套建立档案。对于同样类型的档案，在开展分类管理的过程中，应侧重体现出不同档案之间具备的关联性，确保可以实现相互印证。

2.规范管理，加强信息化管理体系构建

相关管理部门必须要从自身的现实情况出发，对现有的管理技术和手段进行完善和更新，紧随时代潮流，通过结合运用大数据等多方面技术，进一步科学统计房源和对象信息等资料。同时，科学运用高效的办公软件系统，为保障性住房的查询和调档等工作提供便捷，最大限度地提高工作效率和质量。众所周知，保障性住房档案涵盖的内容非常多，不仅有住房的建设和运营资料，还有具体的分配和人员资料，更有具体制度的实施等多方面内容，因此，相应管理部门必须要从现实角度出发，充分利用信息化手段，制定管理制度，明确每个员工的工作内容和职责，确保制度的实施有所依据，最大化保证档案管理工作高效开展。此外，对于管理部门而言，必须要对档案管理的范围进行严格规范。例如，要明确具体房屋的实际租赁情况，还有相关租赁人员的家庭信息等情况。相关管理人员不仅要认真收集纸质资料，还要建立相应的电子档案，确保整体的档案管理可以实现数字化。不仅如此，还要对各项管理内容进行认真分析，保证内容的衔接性，实时完善档案数据管理工作，为具体的档案资料查询提供相应支持。同时，还需加大监督管理力度，针对不按规定归档、擅自涂改和伪造档案、擅自销毁或出卖档案等行为，依法追究其刑事责任。

3.提高专业人才的综合素养

档案管理工作即便融合了先进的信息技术，但最终落实的还是工作人员，因此，管理部门必须要明确认识到只有保证高质量的人才队伍，才能保证有效实施相应的管理制度，保证管理工作的实施成效。管理部门应在人才队伍打造方面有自己的思想和方向，既要保证工作人员具备较强的专业素养，还要有责任和担当。管理部门要对工作人员进行定期培训，确保其可以更好地掌握档案管理的相关业务和技能，使其综合素质不断提升。当然，在实际培训的过程中，还要不断提高管理人员的责任感和使命感，管理部门也需要与当地政府加大沟通和交流，针对档案管理工作的不足之处，提出针对性意见，并不断改正和完善。对于档案管理人员而言，必须要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，扎实掌握档案专业知识和技能，明确自身的职责。一是严格遵守住房保障档案管理政策法规，认真执行业务技术规范；二是实时收集和整理住房保障档案资料，并做到严格保管和科学利用。

五、结束语

总而言之，时代在不断进步，社会在不断发展，城镇保障性住房档案管理工作有待进一步完善和优化，不论是从国家层面上来看，还是从负责管理的部门角度出发，都应做到紧随时代潮流，融入新的管理思想，加大力度引进信息化技术，确保整体档案管理工作可以更加方便。不仅如此，还要对现有的法律法规和规章制度进行不断完善、优化，为档案管理工作的后续开展提供可靠的依据和正确的指导方向。在档案管理工作开展过程中，不论何时何地，人都是最为重要的，必须要从人的角度出发，不断提高管理人员的专业素养，为其提供针对性的培训，不断提高其管理技能和水平。此外，管理人员也要做到持续提升自身的综合素养，不断学习新的管理知识和理念，确保在进行档案管理的过程中，可以整合所有的涵盖内容，保证管理质量和效率，为人们提供更为优质的档案管理服务，促进社会的健康稳定发展。

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[3]刘友海.浅谈城镇保障性住房建设档案管理方面存在的问题及对策[J].中国高新区，2018（08）：241-242.

（作者单位：安康市保障性住房管理中心）

基金项目：保障性住房档案信息服务能力建设研究；课题编号：ZGYGC15411。

作者简介：胡家芳（1975—），女，汉族，陕西汉滨人，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。