新形势下办公室的工作职能也要创新

陈萍萍

新形势下建立办公室基本职能的必要性

办公室工作的地位和重要性 办公室是综合性办事机构，起到了重要的上情下达、下情上报的枢纽作用，也是组织的形象代表，地位极其重要。无论在何种机构，办公室都是领导的直接服务机构，一方面为领导决策提供必要的数据、信息、文件等；另一方面也下达领导的各项安排部署，辅助领导做好日常事务。在机关部门中办公室更是起到了协调枢纽的重要作用。此外，办公室也担负着上下级单位的来文、来人任务以及其他各项沟通事宜，是组织机构的门面，也是连接内外部的互动窗口。

办公室工作职能和重要性 办公室工作职能分作四类，分别是参谋、协调、督查、保障。参谋多是为领导服务，比如在领导决策时为其提供全面基层状况，帮助领导更好地了解具体情况，从而制订明确的工作方向和重点等；在决策推进过程中，也能为领导提供即时性反馈，帮助领导更好地了解决策的实际价值，推动决策的改进和提升。协调则是针对各部门的，办公室工作要具有大局观，从横向、纵向进行强化协调，保障各部门的工作情况互通，形成联动配合，大大提高了各部门的团结性协作力，从而保障机构整体的顺畅运营。督查是指对领导所交代的任务及时传达，对各项决策、指令、规章严格落实践行，对其他各部门或者职工意见反馈等及时搜集了解并针对性地加以处理。保障则是面向领导、机关、基层三方面的职能。

充分发挥办公室总体职能 办公室总体职能的发挥，是其工作的落脚点和目标。首先要提高办公室总体素质，建立良好的工作作风。提高办公室人员的服务意识，面对问题积极应对，重视原则，谨守规范，以一丝不苟的态度对待各项工作任务，并严格遵循各项规章制度，不错办、不漏办。每个工作人员都要提高自身能力，适应工作要求，在处理好基础事务的同时寻求更大的进步，努力学习新知识，提高规范服务意识和工作主动性，并建立协作意识，在提升自我的同时确保办公室整体合力协作。

其次，处理好各种关系，比如政务、事务，要事无巨细，不懈怠，不疏漏。同时掌握好主动、被动的尺度，对一些常规性的工作要积极准备，提早做好应对方案，急领导所急，想领导所想。对工作任务加以细分、量化，推进工作方法的精细化改进，促进办公室管理的程序化、规范化，明确职责，提升总体效率，为组织的长远发展打下牢固根基。

建立新形势下办公室工作基本职能的具体措施 首先，以科学发展观来统领办公工作，将提升服务质量、科学化发展当作核心主线，秉持优质高效理念，不断推动办公室工作职能的充分发挥。要以大局观来看待和组织各项事务，对于影响全局发展的重大问题、建议要积极主动参谋，提升决策的预见性和高效性。同时重视为领导服务的各项活动，将各类文件起草、领导讲话都当作精品来打造，提升稿件的思想性、指导性。

其次，朝着学习型办公室方向转变。增强对科学发展观、中国特色社会主义理论的学习，一边学习一边实践，一边改进一边提升，提高政策理论水平、调研能力、分析解决问题的能力；完善各项机制，如考核、管理等，创建长效化工作机制。

新形势下办公室工作基本职能的变化

新形势下办公室工作基本职能的拓展 首先，政务办理向集成模块化转变。即通过特定流程顺序，将工作内容、时间、对象等综合统一起来，打造响应速度快的政务工作办理模块。这样能够大大缩减内耗，增强工作效率，转变办公室对外形象。其次，管理工作向规范化转变。各项管理工作都严格按照法律要求、规章制度执行，各项技術方法、审批流程都更为清晰简明，同时风险评测、集体探讨等均公开透明，责任分明。第三，官媒响应向及时化转变。官媒是机构官方代表，其一切表达和声音都应从正面着力，面对任何舆情问题要即时处理，降低负面信息传播率。

新形势下办公室工作的发展变化首先，组织架构的多元化。办公室作为组织内设职能机构，历经了多项变革，比如，自最初的直线性架构演变至今，已发展出自由性架构、无界限组织模式等，这些架构特征都为办公室赋予了新的变化。其次，法制化速度加快。近年来，我国依法治国进程明显加快，社会经济中的组织也需顺势而为，办公室工作的法制化意识也越来越高。行政方式更加丰富。工作室、Soho office等形式越发丰富，各类机构所实行的行政方式和内设机构上多种多样。

新形势下办公室工作面临的问题首先是管理模式问题。当前办公室文件资料的传输都已变为网络化，这不但对办公室人员的工作能力、知识储备提出更高要求，办公室的保密工作也应提上议事日程；其次是业务能力问题。组织机构的发展促使办公室工作越发繁重复杂，因此需要进一步对工作内容进行标准化提升，不断完善沟通机制等等。

新形势下办公室工作管理的主要对策

精准把握办公室工作定位 首先，在职责上，办公室是机构组织的关键构成部分，也是机构组织各项会议的组织者、各部门沟通的协调者；其次，在地位上，办公室是重要的枢纽衔节点，要沟通上下，协调内外，一方面参与到事务、政务工作中，另一方面也要对各项服务予以协调；另外，在角色上，办公室是组织机构中各项事务工作的牵头者，在企业决策当中是辅助性角色，而在政务事务工作中则是主要角色。

全面履行各项工作职能 首先，做好参谋工作。依循客观规律，提高工作的预见性，更好地为领导决策提供建议和信息。同时能够向上传输基层建议，并从中疏导。精准地领会领导意思，全面贯彻落实企业各项规章、制度，如期保质地完成领导交付的各项任务。对公文质量、审核等要严格把关，不断提高业务水准。

其次，做好协调工作。从大局着手，严格遵循流程秩序，详细周密部署规划，协调好内外各方关系，调动各方人员的主动性。对于一些重大会议、活动等要预先介入，精心谋划，保障各类议程顺利展开。精简各类不必要的审核流程、文件等，让领导从繁多的文件、如山的会议中解放出来，集中精力抓核心事务。采用现代化科技手段推动信息化建设，实现业务的数字化、网络化，不断提升工作效率，同时兼具保密认知，增强保密举措，规避泄密事件的发生。

另外，做好保障工作。时常督查引导，以确保各项事务、规定如实执行。围绕着组织机构重要决定、重大工作展开部署和检查，以确保推进核心任务的如期完成。突出工作重心，将各类基层所反映的问题提上日程，不断清除障碍，解决问题，在工作方法上不断创新，紧跟时事趋势，摸索新路径、新方法。

创建高效工作模式 创建办公室工作管理模式，搭建优质班子、党组织。紧抓班子的政治建设，确保班子成员的思想、作风、行为等符合国家法律规定，没有违法乱纪行为。明晰班子成员的分工，创建会议机制，定期组织会议。强化各部门对规章制度的学习和执行，并具有大局观念，把办公室各项工作都放到组织机构发展的大局中，清晰定位，严密思考，统筹各类事宜，创立健全的管理机制。同时，也可以让全员参与到管理模式的建立中，收集基层对管理模式的意见。另外，党组织建设也要加大力度，充分发挥党员的示范性作用，促进全体职员政治素养的提升。

提高人员素质能力 信息化趋势下，各类机构组织都面临着非常激烈的竞争，提升各项工作的信息技术的应用程度是大势所趋。所以，办公室工作人员必须具备较强的信息技术应用能力，不但对本职工作要业务熟练，而且还需有信息化理念，具有自我提升的意识，学习掌握更多先进科学技术，通过办公自动化来提高工作质量，降低失误率。组织机构也要定期进行人员培训，制定周密的培训计划，定期施行内容丰富的专项培训，以此来促进全员综合素养的提升，从而为工作的高效率、高质量执行打下稳固根基。值得一提的是，学习型办公室的建设和学习型办公人员的培训要相辅相成，这样才能形成合力，充分发挥办公室基本职能。

办公室工作对于整个组织极为关键，在日常事务中发挥着重要影响。办公人员也在现代化管理中身负重任，怎样做好办公室工作，搞好协调，做好服务，当好参谋，是办公人员都需要深思的问题。针对当前办公室工作的变化和其中存在的问题，要积极应对，采取各项举措加以调整和改进，推动办公室工作的现代化、创新化发展。

作者单位：城厢区安福电子商务城管理委员会