大数据背景下学校食堂财务管理从传统到新模式转型

孙曙梅

食堂财务管理涉及财物数额大，流动频繁，过程琐碎，涉及面广，充满诱惑，风险点无处不在。本文对某县目前学校食堂财务管理存在问题进行了总结，概述了学校食堂财务管理透明化监管、信息化建设和智能化改革的必要性，阐明学校借助人工智能、大数据等高科技手段，实现食堂财务管理从传统到信息共享、数据融通，全流程监控的新模式转型。

一、根据学校食堂财务管理现状，剖析各环节中存在的弊端

某县在开展学校食堂财务管理专项检查中，发现学校食堂管理模式落后，财务及内控制度缺失，存在违纪违规现象。具体表现在以下几方面问题：

（一）财务管理制度不够完善，收支核算及账务处理不规范，未切实履行物资管理监督职责。

食堂财务管理是食堂管理的重要环节，是坚持成本核算，收支平衡原则的有效保障。

1.财务核算制度不规范、不科学，存在超比例结余问题。

食堂支出业务发生频率高，非大宗商品票据不统一，容易出现漏签未签现象，大宗商品供货商存在报销手续及流程不规范，原始凭证不完整现象。

食堂进厨及出入库物资核算不及时，未实施每月库存物资账表、账实核对工作，师生伙食费收支核算未分开，未适时反馈伙食费使用情况，难以保证以收定支，收支平衡原则。

2.违反省市相关文件及制度规定，有超范围列支现象。

学校食堂采用成本核算，应以食堂日常经营服务活动所必需的各项直接支出为核算依据。学校因公用经费不足，将不属于食堂成本的水电费及临工支出计入食堂支出，存在套取伙食费资金行为；将教师伙食列入学生伙食支出，存在超范围违规列支学生伙食费现象，侵害了就餐学生的合法权益。

3.账务处理采用单机版，缺乏财务信息公开和外部审计监管机制。

近几年，学校食堂财务尽管实现了独立建账，账务处理人员素质也有所提高，但还存在账务处理系统落后，财务支出科目不统一，财务管理人员不专业，外部审计监督不到位等弊端，严重影响账务处理质量。

（二）物资采购，款项支付缺乏监管，容易滋生腐败和吃拿卡要现象

目前食堂物资采购实行线上采购线下交易模式，物资品质与价格不确定因素较多，审核及验收不相容岗位未分离，存在较多监管死角，难以杜绝腐败现象的发生。

（三）物资出入库管理制度不健全，导致物品人为毁损流失现象严重

目前，食堂财务管理中，物资出入库方面存在较多急需改进的地方：如当天使用的物资未履行出入库手续；粮油等物资的核算无标准；师生用物资未分开出入库登记等。这些控制风险点导致物资管理混乱，流失及损毁现象严重，大大提高了学生伙食成本，降低了学生就餐质量。

（四）内控制度缺失，未实现全流程闭环管理

食堂财务管理环节较多，业务繁琐，现有制度存在管控盲点，无法实现全流程管控，具体体现在：

1.资金管理松散，缺乏规范管控，存在公款私存、截留、私设小金库风险。

学校师生伙食费采用现金收取，未开具正规票据；款项上缴不及时，存在公款私存现象；收款人不固定，收费明细核查工作流于形式，难以形成约束，容易出现资金截留、私设小金库等违规违纪行为，给学校的资金安全带来风险隐患。资金缺乏外部监管，没有伙食收支业务完善的闭环管理。

2.食材管理和食品安全缺乏监管，影响成本核算。

由于领导疏于管理，组织培训不力，导致有令不行，有禁不止现象时有发生，食材管理制度执行不严，食材毁损追责难；学校资金紧张，对食品安全的重视不够，未在食堂配备监控系统，使食堂监管存在真空，无法保证食材全流程监控，存在食品安全隐患，严重影响食堂的成本核算。

二、运用互联网技术实现学校食堂财务管理智能化

目前，学校财政资金已经实现从预算到决算，高效透明的预算一体化监管。而传统的食堂财务管理却问题多多，已无法适应新形势对会计核算的要求，学校食堂财务管理的智能化、信息化改革步伐也是箭在弦上，不得不发了。

（一）透明化监管是资金和食品安全以及反腐倡廉的技術保证

1.资金安全是食堂财务管理的根基，也是坚守职责的底线。

浙江一地级市查处了一起学校食堂窝案，司法机关追究刑事责任13人，涉案金额400多万元。为学校食堂资金安全敲响了警钟。腐败分子将食堂资金作为自己行方便的“提款机”，毫无底线动了伙食费这块“蛋糕”，食堂财务管理乱象丛生，严重损害了学生的切身利益。

民以食为天，伙食费安全是学生吃好吃饱、吃出健康的前提，办好学生满意食堂也是政府的民生工程，因此保证资金安全是食堂财务管理的职责底线。伙食费监管紧跟时代步伐，实施透明化全程监管成为必然。

2.食品安全关系到全校师生的就餐体验乃至生命安全，对食堂财务管理至关重要。

食品安全始终心系学生家长敏感的神经，来不得半点马虎，必须引起高度重视。运用互联网技术，引入高科技手段，实现操作透明化，让监管可追溯，各尽其职，自觉执行食堂管理细则，防患于未然。食品安全作为食堂财务管理的压箱石，举足轻重，加强可视化监控是筑牢食品安全的第一道防线。

（二）信息化建设是食堂财务管理实现数字化、精细化管理的必要手段

传统的食堂财务管理，从资金收支，到物品进销存，只是单一无序手动式管理，缺乏预算统筹和优化布局。大数据时代为我们的生活带来了前所未有的惊喜体验。实现数字化管理后，系统将对食材采购、食品出入库、食材保质期进行信息存储与计算，细化量化，合理采购，避免积压和食材过期使用。规范员工行为，设置违规操作预警，使食堂各项工作规范化、程序化操作，并进行考核奖惩，充分调动员工工作积极性。

（三）智能化改革是食堂财务管理信息公开、收支平衡的可靠依据

食堂财务管理是食堂管理中最重要的一环，为确保会计账簿真实有效完整，保证伙食费收支平衡，保障学生膳食质量，杜绝腐败案件发生，应进一步完善学校食堂财务管理，促进食堂成本管理科学化。

通过数字化改革，使收支业务全程信息公开，数据即时传递，分类汇总，合理安排支出进度，同时加大监管力度，让校领导和家长随时随地查看学生食谱，了解伙食收支結余，有效实施社会监督和责任追究机制。

三、大数据背景下，某县学校食堂财务管理从传统向新模式转型

数字科技智能化改革下，财务管理正实现从传统向新模式转型，现将几大管理系统组成及优势浅析如下：

（一）伙食费资金收支统管系统。

2022年，某县某校长因严重违法锒铛入狱，全县多家中小学食堂贪腐问题也相继暴雷。鉴于如此严峻的形势，为从源头上切断贪腐根源，减少因人为接触可能出现的职务侵占、挪用、贪腐情形的再次发生。新学期开学起，由县政府成立专门的托管机构，所有学校的伙食费及时足额存入规定的托管账户，实行全程监督；伙食费支出由托管机构根据各单位网上平台采购端线上下单数据，定期汇总后向供货商付款，所有信息公开透明。同时监督托管账户收支进度，适时监控确保学期末结余在规定范围。

新的伙食费收支统管系统颠覆了往来资金管理涣散，各自为政的传统理念，破解了食堂资金管理内控形同虚设，外部监管薄弱，事件频发的乱局。让学校食堂收支业务受控于县政府，呈现在阳光下，完全接受政府和家长监督，有效遏制财务混乱，全面杜绝贪腐，切实改善学生餐桌，让全县教育管理水平再上一个台阶。

（二）一站式物资采购系统

天下粮仓农副产品公众平台是由教育局、市场监管局、食安办多部门协调努力，严选可靠供应商，为采购方打造的一款线上放心买的采购系统，能做到信息互通，调查协同有力，监管适时有效。

平台分供应端和采购端两种模式，学校使用的是天下粮仓采购端模式。平台界面简洁实用，易于操作，安全可靠。食材挑选下单、查询业务通过线上操作，送货验收业务线下进行，全程监控，上传适时收货图片，全程无款项交易。

与普通线下采购相比，有着以下明显优势：

1.供应商评估标准更加统一：

建立统一的供应商评估标准，提供公平、便利的评估平台，搭建良性竞争的评估环境。供应商从入围到淘汰的决策，由系统数据自动评估。

2.招投标询报价过程更加透明、更加公开：

提供公开透明的电子化招投标阳光交易平台，提高招投标效率。全过程电子化，各环节平台公示，促进招投标活动公开透明运行。

3.采购全过程跟踪，业务协同贯穿始终：

可直接将订单在系统上在线下达，实现供需双方对订单的及时调整和确认，提高采购效率，节省采购成本。对订单的交付过程实时监控。

4.自助对账结算，节省劳动成本：

供应商可依据到货数据，按结算周期定期提交结算对账清单，经采购和仓库确认后，可发送结算电子发票到ERP系统，ERP系统自动校验电子发票。

（三）食堂监控系统及餐厅大屏显示系统

食堂监控及大屏显示系统运用人工智能设备，结合多种学科知识，对传统食堂管理各环节升级改进，做到信息存储，全员互动，适时监管。

1.把好厨房操作关，是学生安全就餐的有效措施。

食堂监控系统能将食堂环境下操作全过程跟踪监控，并与输入系统内的管理细化规则严格匹配，智能打分，对严重违反操作规范的行为预警提示，限时改正，严守食品安全红线不触碰，安全事故责任可追溯，过期变质食品零容忍。

2.树立以学生健康为本的理念，努力为师生营造愉快的就餐环境。

餐厅大屏显示系统不仅能实现厨房内外畅快连接，更是就餐师生与食堂管理团队的沟通纽带。大屏让后厨活动从幕后走向前台，并通过互动区的评价和投票，评选出每周网红菜品。通过集体征集菜品排行，合理安排下周菜谱，做到菜谱大家说了算。

监控系统有效保障了食堂财务管理全流程，内控监管无死角，让全体师生在保证用餐安全的同时，提升就餐质量，造福学生家长，努力办人民满意教育。

（四）食堂财务核算系统

这款财务核算系统非常人性化，内置部分AI算法技巧，系统可设置原材料类别，单价可修改，方便用快捷方式进行出入库登记。可预设入库计划，在指定周期类，当实际入库与出库过程出现偏离预设计划情况时，及时提醒，适时纠正。系统可智能提示采购人员最优采购组合，还可通过智能算法，根据已有食谱及库存原材料情况，对比预设计划，建议每天最优出库量，让财务人员真正成为管理决策者。

与传统单机版食堂财务软件对比，此款核算系统优势明显。

1.软件将账务处理系统与材料出入库系统有机融合，符合食堂管理正规流程，智能化程度高，操作简单，容错率高，大大减轻了食堂财务管理的工作量。

2.将食品与非食品材料区分进行出入库和记账核算。

3.支持原材料实际损耗登记报备，让材料损耗有备案。

4.可直接导出现金日记账及电子版，并可打印出现金或银行存款账簿。

结语：

目前教育信息化已进入3.0时代，食堂财务管理通过大数据技术从后台进行多维度数据分析，精准备餐，降低剩餐率，全流程精细化进行成本管理，有效提升财务核算水平，实现学校食堂财务管理智能化、可视化，有力促进某县教育数字化转型全面提速，使全县教育系统食堂财务管理迈向技术与应用场景深度融合创新的智能时代。