浅谈档案馆新馆布置与整体搬迁研究与实践

王 媛

（山西大学档案馆）

山西大学档案馆历史悠久，馆藏丰富。着眼于档案馆更长久、更好的发展，学校对档案馆办公场地进行校内置换。如何再最短的时间内以最快速、最好质量、最少费用圆满完成档案馆搬迁任务，通过搬迁实践，总结搬迁经验与大家一起分享。

一、档案馆简介

1965 年，山西大学根据省档案局要求，由党委办公室牵头建立了山西大学档案室，是为山西大学档案馆的前身，当时主要对文书档案进行整理、登记，重点保存上级文件、本校文件及部分学籍档案。1988 年档案工作划归行政，档案室成为校长办公室的内设机构。1992 年山西大学开始筹备设立档案馆，1993年5 月山西大学档案馆成立，为处级建制，由副校长直属分管。1999 年11 月获国家档案局颁发的“科技事业单位档案管理国家二级标准”称号。2011 年省编办、省教育厅对高校机构编制进行核定，山西大学档案馆成为学校的教辅机构，负责学校综合档案、干部人事档案、学生人事档案、“山西大学百年校史展”“姚奠中艺术馆”等服务管理工作，也是永久保存和提供利用学校档案的重要职能部门。

山西大学档案馆占地面积达一千多平方米，馆藏档案达十余万卷（件），分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财会、基建、声像、实物、名人十三个一级类目。馆藏档案反映了山西大学百余年厚重的办学历程，既有苦难，更有辉煌，其中不乏具有重要历史价值的珍贵档案。

“为党管档、为国守史、为民服务”是档案馆工作的宗旨与核心。为更好的保存和利用档案，山西大学档案馆大力推进档案材料的数字化工作，特别是率先在全省完成了教职工档案的数字化工作，为建立档案资料数据库奠定了坚实的基础。

图1 山西大学档案馆旧馆正视图

二、搬迁缘由

山西大学档案馆旧馆位于学校西门内，一楼门厅东侧设有在校学生档案办理窗口，南侧设有往届学生及综合档案办理窗口；二楼设有教职工档案及其他办公室，为各界人士查询有关资料提供高效快捷的服务。

历经几十年的建设和发展，综合、教学、学生档案也越来越多，数字化应用也越来越频繁普遍。不论是占地面积、数字化设备等的物理性条件要求，还是高、精、专人员数量等软件上的配备都无法满足当代综合档案馆的需求，学校为了档案馆有更好的发展，更长远的规划，重新审批了新建筑作为档案馆办公场地。学校分配的新档案馆建筑面积比原有大一倍之多。位置紧邻校门口，地理位置醒目，交通便利，校外办理人员可以快速、准确到达，档案馆工作老师再接待办理业务时也更加方便快捷。

三、档案馆搬迁前期研究

2022 年暑假前夕，经校领导开会研究一致通过档案馆搬迁议题，并要求在新学年开学前完成此项工作。学校分配的新档案馆建筑面积比原来扩大一倍。位置紧邻校门口，建筑物醒目，交通便利，校外办理人员可以快速、准确到达，档案馆工作老师接待办理业务时候也更加方便、快捷。搬家任务时间紧任务重，大家积极响应学校号召，保证圆满完成此次搬迁工作。

（一）新馆平面规划

接到学校通知后，档案馆全体老师都行动起来，积极发表自己的意见和建议为新馆各个部门的部署发表各自的意见。领导们也快速组织各科室老师去现场进行考实地察，从图纸规划到现场确认不断研究部署合理规划。充分实现每一平米的最优利用、合理布局、人员安置、设备放置、库房设计。

馆领导为新馆布局在日后的工作中更加人性化、高效化专门找来专业的团队进行平面设计。短短几天就完成了初设到按图施工的过程。根据档案馆特殊性，按照功能分区：库房区、对外服务利用区、业务技术区、办公区和辅助用房等。

库房区里放置档案材料、实物声像等等档案，对储物地面有承重要求；档案利用时需要保障利用者能够得到快速、准确的服务，窗口业务全部集中在一楼，更有利于外来档案利用者来馆办公。

库区档案库房（恒温恒湿）需要有独立的区域应设置单独的出入口。学生档案查借阅接待室、学生档案办公室；综合档案办公室、综合档案查借阅利用服务大厅、干部人事档案办公室、干部人事档案查借阅室、干部人事档案收集整理室、干部人事档案数字化工作室；这些人员经常工作的地方要有良好的自然采光和通风条件。领导办公室、档案馆办公室排在二楼；档案辅助资料库房紧邻办公室方便展开管内业务。

新馆中紧邻库区有个外门，室外是片空地。不但满足绿化用地、消防疏散、停车等要求，还便于档案运输。室外公共区域不仅可以作为平时公共休闲场所，而且遇到灾害发生时作为人员疏散逃生、紧急避险的场所使用[1][2]。

（二）合理设计库区

我校档案馆馆藏丰富，根据档案资源的载体、内容、性质、使用等不同分为教学库、学生库、人事库、校史库、名人库、实物库、保密库等。各个库房档案是档案馆的重中之重，不可疏忽大意。一旦确定档案存放位置一般不轻易改变，需要有一定的前瞻性。根据各个库房的档案存储量、未来数十年档案增加量、利用者的使用率以及建筑空间分布、建筑结构、面积大小等多方面综合考虑，将合理布置各个档案库房。总体把握馆藏档案安全、方便利用、不影响管内工作人员正常工作这一原则。

（三）办公区环境布局

馆藏的保护是首要任务，办公人员的办公区域合理布局也不可忽视。办公柜放置、多个办公柜之间的柜距、每个办公室内放置几个工作台、电脑打印机如何摆放等等，都要从利用者的角度出发给予考虑。空间感、舒适感、空气流动性、采光问题，通过有效的家具摆放设计最大限度为工作人员提供充满人体舒适度的办公环境。

四、搬迁方案调研

保证档案安全是整体搬迁工作的基础。搬迁工作中各个库房中的卷宗是重中之重。馆里成立了搬迁领导小组，实行统一领导，分级管理，大家各司其职，分工合作，共同配合。实现高效率，零失误搬迁。新馆搬迁得到了学校领导的高度重视，多次开会研判并实地考察，要求一定要确保档案安全。档案馆成立搬迁工作组，经过充分调研，并与相关部门多次沟通协调，克服馆藏档案情况复杂、馆内人员不足、防疫形势严峻等困难，科学规划新馆馆藏布局，制定详细的搬迁实施方案，为有效保证档案馆的顺利搬迁奠定坚实基础。

（一）以确保安全为前提进行充分调研

档案馆的档案资源丰富，收藏了自建校以来不同发展时期的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财会、基建、声像、实物、名人等十三个一级类目的档案近十余万卷（件）。

1.清点档案

对档案数目进行核对，利用案卷目录、分类目录等对旧馆库房档案进行清点。以教学档案为例，根据卷内目录一一对应卷数，盒子数为了日后搬迁方便，在存放档案的档案盒外备注流水号1.2.3......这样可以得到准确的教学档案数据，做到心中有数，为新馆确定密集架份额、搬迁打包箱子大小、数目，精准搬运提供可靠数据，不浪费资源。这项工作量较大，需要提前进行。

2.整理排序

档案资源是系统化、有序化。通过此次搬迁可以再次对各个库房进行全面排序、排架、鉴定等工作。在搬迁前给教学库档案盒排打流水号时检查“乱架”的档案、资料等按号统统归位。各类档案根据利用率再新馆中重新布局。

3.办公用品确认

档案馆内各个科室负责打包各自范围内所有物品。柜子、桌子、椅子、打印机、办公家具等固定资产。具体列出应该搬迁的可用设备、物品和废旧功能老化、需要报废的设备、物品明细。打印出明细列表方便搬家时进行对账。除此以外还需要对增添的设备、配件等及时进行申请，避免影响搬迁后的使用。报废物品进行造册登记，标明最后的去处，提前处理不需要的物品，尽可能的不遗留任何问题。

4.确认搬家辅助物资

搬家过程中为了保证办公物品及档案资料快速有效安全的搬家，需要提前向办公室报备搬家时需要打包的各类辅助物资。制定搬迁明细表，各科室根据所需物资核对明细表中各类物品规格填报所需要的物品类型和使用数量。

纸箱、可折叠铁质推车（600X900）大小、美工刀、包装膜、打包绳、记号笔、油漆笔、打印标贴（我们用了）、标签纸、剪刀、胶 带、 纸 箱 有500X360X400、700X310X330、820X620X200 等共计19 种规格型号的纸箱供大家选择，根据各个库房内清点物品的大小及数量，合理选择需要的纸箱规格型号。

以综合科为例，最后确认纸箱大小为700x310x330 数量400个，胶带20 卷，密封条500 个（因为搬迁的库房内档案，全部贴密封条，安全第一），小推车2 个，裁纸刀4 把，记号笔1 盒，标签纸1 卷，需要提前在柜子等物品上标明搬到新馆的哪个房间。

（二）拟定搬迁流程

根据学校安排，要求在八月下旬全部搬完，具体时间看政管楼装修进度。各个科室需要提前规划整理，合理安排搬迁进度。在搬家之前，为了确保搬家过程的顺利进行，每个科室都提交了详细的搬家方案。综合档案科室方案如下：

（1）个人用品自己打包，办公用品集体打包办公室内物品，桌椅板凳电脑等物品，搬家公司里的师傅会帮助大家从旧馆搬到新馆，他们还负责拆桌子和组装桌子，所以需要大量的便签纸，搬到房间后顺便摆放好位置。

（2）新库房共分6 个库，依据目前馆存档案数量同时启用6 个库房，分别是：①本科教学库、②研究生教学库、③继续教育教学库、④大东关教学库、⑤实物库、⑥资料室。把旧馆中的1 个教学库在新馆中划分为4个教学库，分布更细致为日后的存档，保存、利用提供便利。

（3）人员分配。搬迁时旧馆中档案往新馆运输过程中，要保证旧馆、新馆都有人员负责清点、下架、装箱、打包、出库、上车；下车、入库、开箱、清点、上架等相关工作。出入库时候还要核对出入库信息表，保证档案安全、完整、有效的完成。档案较多，我们专人专车进行搬运，这样可以更准确高效的工作，避免遗漏减免错误发生。

（4）具体放置新库房位置由档案工作人员商议决定。

以上均为搬迁的前期理论准备，在实际搬迁过程中肯定会遇到前期想象不到的问题，但是我们为这次搬迁工作做好了充分的心理准备，有问题随时随地大家一起想办法解决。

五、搬迁实践[3]

本次搬迁过程中档案馆综合科库房共分2 大类，教学类库房与实物类库房。搬迁前期根据总体安排先现场确认库房新址，实地查看房间户型、面积、装修及门窗情况，为教学和实物库房进行更好的、合理的分配。不仅要满足现状的馆藏，也为未来数十年档案存放空间做考虑。与安装密集架厂家、施工单位积极沟通，在固定的场地合理设计密集架布置形式，厂家也高度配合设计出不同种密集架安装方式并提出每种设计方案的优缺点供大家一起讨论，最终选择合理型、实用、有效性、效益型的密集架安装方案。

（一）确定密集架尺寸

新馆种每个库房因为建筑大小，平面布置不一样，所以密集架设计也是不同的。以教学库里本科教学库房为例：库房里密集架共布置几排，每排有几列，每列有几组，放档案资料的每组它的长、宽、高净尺寸是多少，拿具体的尺寸与旧馆密集架做对比。最后发现，每个放置资料的新旧每组净尺寸相差不大，经研究确定，旧馆每列放置多少盒档案，新馆每列就放置多少档案盒，原封不动的搬迁至新馆。装档案盒箱子的大小和数目也是经过计算得到。

（二）打包箱大小的确定

每个档案盒的长度、宽度、厚度是一定的，每个密集架隔层可以放置的档案盒数量一定，根据每层总盒子的长、宽、高选择学校可以提供的搬迁打包箱。教学库房内原有资料都以标准资料盒存放，资料盒按照一定的序列号存放在秘籍架上，前面说到每一个隔层上的资料盒装在一个打包箱中，旧馆的秘籍架上有多少个隔层，就需要多少个打包箱，即使每个隔层的资料盒放不满也按一个打包箱来计。旧教学库房划分为四部分，按照库房布局及搬迁的便利性，采700*310*330纸箱，内装14 盒档案，其中：本科生约150 箱、研究生约150箱、成人教育约20 箱、大东关约50 箱。

（三）打包箱上便签书写

学生库房档案很多，需要的打包箱将近400 箱，数量之多为了下架装箱快速和上架精准，档案馆工作人员在每个装满档案盒的打包箱上贴有清晰的便签，上面清楚的标明档案类别号、房间号和箱体数字编号（JX1XXX、10X、XX-n）。档案类别号(JX1XXX)是分辨此打包箱内的教学档案是本科档案还是研究生档案等；房间号（10X）是不同的教学档案应放到新馆不同教学库的门牌号；箱体数字编号（XX-n）清晰的知道此时打包的资料是总打包箱中的第几箱，总体搬迁完毕后可以分别知道各个不同教学档案的打包总数以及总教学库房搬迁完毕后搬迁总工作量。箱体编号在旧馆档案下架打包、搬运上车、新馆入库、资料上架过程中起了非常重要的作用。此时，档案打包箱上的便签就成为旧馆出库和新馆入库时非常重要的信息。

（四）档案搬迁人员确定

此次需要搬迁的资料很多，本部门请了专门的搬家人员帮助工作。综合科室有教师4 人，新馆旧馆各分配2 名老师进行协调工作。还需要搬家人员8 人配合搬家工作，8 人分为A、B 两组，每组4 人。A 组4 人在旧馆，2人负责下架档案并打包，2 人负责搬运；B 组4 人在新馆，2 人负责搬运至库房，2 人负责拆箱及上架档案，专人专项，加快搬运工作效率和准确性。

六、总结

按照学校坞城校区整体规划安排，在相关部门的支持和配合下，档案馆于2022 年8 月22-27 日顺利完成搬迁工作。本次搬迁共涉及5 个档案库房，档案柜410 余个，分类打包档案2130 余箱，用车310 余次。为确保档案在搬迁过程中无破损、无遗漏、无丢失、无泄密，搬迁之前工作人员提前编制详细的搬迁目录，在下架装箱再上架时做到箱号、档案年份、档案类别、档案号码一一对应，有效保证档案安全完整；同时窗口留专人值守，做到查档、搬迁两不误。搬迁过程中，每一项具体搬迁任务都明确到人，制定出详尽周密的搬迁流程，出库、装车、卸车、入库各环节清点准确，与搬迁公司及时紧密沟通，适时调整工作计划，确保所有档案完整、顺利搬入新馆。新场地新作为推动档案事业高质量发展。下一步，档案馆将进一步积极服务学校“双一流”建设工作，筑牢档案安全防线，为推动学校全方位高质量发展贡献档案人的力量。