办公自动化中计算机技术的运用研究分析

卢孟茜

（北京圣琪文化发展有限公司 北京市 100000）

计算机技术（Computer Technology）包括计算机系统技术、计算机器件技术、计算机部件技术和计算机组装技术等几个方面，是一大类技术的总称，通常包括运算方法的基本原理与运算器设计、指令系统、中央处理器（即CPU）设计、流水线原理及其在CPU 设计中的应用、存储体系、总线与输入输出等。现代社会的发展催生了计算机技术，计算机技术的运用也能反作用于社会，使各行业、各领域工作在各类计算机技术的支持下得以优化、进步，包括各组织的办公活动在内[1]。随着办公自动化模式的提出，计算机技术的运用更趋普遍，在此背景下，就办公自动化中计算机技术的运用目标、思路、方法等进行分析，具有一定的现实意义。

1 办公自动化中计算机技术的运用目标

1.1 办公自动化简述

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。简言之，办公自动化是强调借助新技术使一些传统的、依赖人员操作和管理的环节能够被机械设备和计算机程序替代或部分替代，从而提升工作的标准化和规范化水平，减少因人员操作不当带来的管理问题，一些特殊环节也可在计算机技术支持下实现高强度的持续作业，降低单位时间的作业成本、提升效率[2]。

1.2 计算机技术在办公自动化中的运用目标

计算机技术在办公自动化中的运用目标较多样，原则上强调提供软件和硬件方面的综合支持以实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。具体分为四个方面目标，即提升工作效率、改善工作组织、降低工作成本、提高工作质量。以软硬件技术为支持，常规工作不再片面依赖人工，办公系统的总体工作更趋规范，降低管理难度，可改善工作效率和组织情况[3]。由于计算机技术带有显著的开放性和可优化性，其应用可持续作用于组织的办公系统，进而削减人事管理、培训等方面的成本，并利用渐趋完善的计算机技术提升管理和工作水平，提高工作的总体质量。

2 办公自动化中计算机技术的运用思路

2.1 全覆盖

办公自动化中。计算机技术的运用强调全覆盖，即技术的优势应体现、应用于系统的各个环节、各个模块，以充分发挥其积极作用。如企业的办公系统，往往包括信息管理、财务记录、人事档案等内容，人员考勤等基本功能性模块也纳入到办公系统中，管理上更便捷，办公系统的技术水平、智能水平显著提升[4]。

2.2 可扩展

可扩展，是指办公自动化中计算机技术的运用应考虑技术的变化、进步，在常规应用现有技术实现办公自动化的基础上，也能保证新技术引入后系统继续保持工作能力，或进一步实现优化[5]。其核心着眼点在于发挥计算机技术的开放性优势，在系统设计、建设时预留调整空间，包括存储空间、云技术的运用等。

2.3 深入化

深入化，是指办公自动化中计算机技术的运用应尝试进一步延伸，在常规应用的基础上，考虑不同技术联用、单一技术深入运用的可能。如数据信息的备份技术，组织可利用计算机技术生成基础资料，也可以利用备份技术保证基础资料的安全性，即便系统因事故出现损坏，数据库也能快速得到重建。其他技术的应用也关注其深入性，以提升计算机技术的运用效果，强化办公自动化水平[6]。

3 办公自动化中计算机技术的运用方法

3.1 平台总体建设

办公自动化中计算机技术的运用关注整体框架的科学性、合理性，原则上应建立覆盖本组织所有部门的大范围作业平台，借助物联网技术，使各关联部门、组织处于相同的办公自动化体系之内，原则上平台拓扑结构可参考如图1 模式。

图1：计算机技术下办公自动化系统平台拓扑结构

管理人员、数据库以及平台核心工作区共同构成管理层。管理层设定系统的自动化工作程序，管理服务层的作业活动，实现对应用层的自动化管理，数据库负责收集平台产生的各类信息并做存储、加工等自动化操作（可由组织决定其具体功能），以容灾系统提升数据库的功能水平。管理人员通过识别认证模块后，可对平台核心工作区施加影响，设定、调整、优化各类自动化作业程序。平台核心工作区由计算机群组成（也可是一台计算机，视组织的需要具体确定），以保证对自动化程序的处理能力、反应速度。

3.2 交互系统建设

办公自动化主要强调以计算机技术提供支持、减省办公活动对人力的消耗和对人员的依赖，但并不能完全实现无人化，这意味着该系统的交互模块必须考虑工作人员工作的便捷性[7]。原则上交互系统的建设考虑两种模式并用，即基于流动站交互需要的无线模式，以及基于固定站交互需要的有线模式，系统的基本组成部分以及其工作模式如图2所示。

图2：计算机技术下办公自动化交互系统基本组成和工作模式

流动站和固定站均需要通过交互活动获取来自组织的指令、反馈本站的各类信息。流动站如组织安排外出的工作人员、业务人员等，该类人员无法通过稳定的有线形式与组织建立远程连接，交互活动依赖无线通信模式开展，也以无线通信的模式获取组织下达的工作指令。固定站如组织内各部门办公室、办公室内的管理人员和工作人员，这些主体可以通过有线服务与组织工作平台（如上文所述的平台核心工作区）保持实时连接，通信活动以有线技术提供支持，效率较高，所受干扰也较少，通常在条件允许的情况下，办公自动化交互系统以有线通信模式作为首选。

如果组织的规模较大，在交互系统管理方面应进一步强调信息处理，尤其是大型企业、跨国组织，无线通信质量往往难以保证，在此类组织的办公自动化系统中，还应考虑信息提纯，通过终端加工实现信息去噪，保证其可读性。该技术的核心在于在本组织的信息接收一端（包括应用层和管理层）设置提纯模块，采用小波降噪等技术，对接收的信息进行提纯，滤除干扰，获取更高质量的信息，该工作也以自动化技术为支持进行，无需人员过多干预，管理者设定工作程序并投资建设计算机工作模块即可，以求改善远程无线交互工作的信息质量。

3.3 存储系统设计

办公自动化模式下可发挥计算机技术普适性优势设计存储系统，以数据库为中心，包括数据库、检索机制两个模块。数据库的设计上原则上考虑其规范性，采用分层模式提升管理界面可操作性以及基本观感。分层标准为日期，可选四层模式的数据库，其设计模式如图3所示。

图3：计算机技术下办公自动化数据库分层模式

按图3所示模式，管理人员（也包括其他访问者）进入系统后，一级界面为数据库的入口，不做其他设计安排。点击数据库入口进入二级界面，二级界面为年份分库，包括组织历年来的工作信息，以年份为单位单独建库保存。点击任意年份可进入三级界面，即月份分库，该分库为每一个年份下各个月份的工作信息，通常应由12 个分库构成，即1月到12月、一个自然年内所有月份，也均采用独立建库的形式保存对应月份信息。点击任意月份进入四级界面，即日期分库，该分库内按各月份单日工作内容分别建库，其中1、3、5、7、8、10、12月应包括最多31 个分库，即1 到31日，2月份包括组多28 或29 个分库，其他月份最多30 个分库，节假日等未工作的日期可不设分库，但如果自动化系统产生了任何数据，均应独立建库，以保证信息管理的规范性。

办公自动化系统的检索机制，建设原则上强调间接性，以计算机技术为支持可设计两种检索模式，即日期检索模式和关键词检索模式。日期检索模式强调以日期信息为中心，借由计算机完成识别，并与数据库内的信息做快速对照，完成信息的筛选和呈现。如人员键入“12月19日”，系统可呈现历年12月19日的库内信息，供人员查看、管理。关键词检索模式原理上与此相同，考虑到管理人员可能遗忘工作信息产生的具体日期，但对工作内容仍有记忆，可在键入“刘某某入职信息”、“A仓库出库信息”后，借由计算机完成识别，并与数据库内的信息做快速对照，完成信息筛选、呈现，人员亦可快速组织管理。

3.4 容灾机制建设

计算机技术提升了办公工作的效率、质量，但计算机技术在应用过程中可能面临软硬件崩溃、漏洞的风险，联网应用的情况下也面临网络威胁，可能导致数据库损坏、信息丢失等严重问题。以计算机技术支持办公自动化，应考虑容灾机制的建设，可采用主动备份和自动备份的形式予以应对。该机制的设计如图4所示。

1.3.2 心血管外科。1）大血管支架：目前进口产品主要是美敦力支架，国产的主要是深圳先建品牌。其材质都是镍钛合金。其说明书对磁共振的检查都有详细的说明，目前主要是适用在1.5T或3.0T设备检查

图4：计算机技术下办公自动化的容灾机制

图 5：计算机技术下办公自动化的识别认证模块工作流程

该机制下，主动备份和被动备份分别独立进行。主动备份模式下，由组织选取工作人员，应用便携式大容量存储器，对平台核心工作区的数据库信息进行备份，备份工作要求每日进行一次，只对当日工作信息进行拷贝，之后切断便携式设备与计算机群的连接，单独对便携式设备进行保管，直到次日再次使用。如果组织工作中产生了较多信息，可使用多个便携式设备进行备份和保存。被动备份以独立工作的计算机或计算机群为核心，每周组织一次备份，拷贝当周组织工作产生的各类数据，完成备份后切断该计算机、计算机群与数据库的连接。容灾机制建设的核心着眼点在于，以主动、被动备份两种形式，确保组织工作中产生的所有数据能够得到妥善保存，即便在计算机技术出现问题、系统出现漏洞或硬件严重损坏的情况下，也可以借助备份的数据快速完成组织内数据库的重建，保证信息安全，以及办公自动化系统的综合优势。

3.5 识别认证模块设计

借助计算机技术优化办工作业、使其趋向自动化，是未来各类组织办公活动的基本趋势，在条件允许的情况下需要对办公自动化的各个环节进行分析，使计算机技术的应用更加普遍、高效，如图1所示的识别认证模块。该模块的主要价值在于了解访问者是否拥有合法权限，以避免非法人员侵入办公自动化系统窃取资料、造成破坏。该系统主要借助计算机存储、扫描、辨识技术进行工作，系统的设计思路如图5所示。

按照图5所示流程，办公自动化系统常规工作模式下，由访问者尝试进入本系统时，需要先由计算机终端工作设备（扫描仪、读卡器等识别设备）对访问者进行信息采集，并将采集所获的信息与数据库内的信息进行对照，如人员的面部特征、指纹信息等，收集所获信息与数据库信息完成匹配，表明访问者身份合法，可予以放行，准予进如办公自动化系统；反之，如果收集所获信息与数据信息不能匹配，表明访问者身份不合法，应予以拦截，并向系统发出警报，由人员进行管理，避免非法人员闯入对本组织的办公自动化系统造成破坏。

表 1：两个阶段CM 企业档案工作情况对比

3.6 典型应用模式分析——以CM企业异地档案管理为例

CM 企业总部位于我国北方某省会城市，其业务范围较大，牵涉到农产品收购、轻工业品生产、批发等环节，也存在对外贸易，这导致企业规模快速扩大，产生了较多的人员、货物、客户信息档案。2021年前，企业长期以常规管理模式组织档案管理，虽然模式成熟稳定，但效率相对不高，且出现了信息对照错误和记录错误等问题。2021年3月，企业总部决定以计算机技术为中心，组织办公自动化，以档案管理为试点业务。该企业采用的措施主要包括：

办公自动化系统建设。以总部为中心，各区域分公司为节点、各独立工作的档案管理部门为终端，建立三层次的计算机作业系统。档案管理过程中，终端部门提供基础信息，将其传输至分公司，分公司整合后传输给总部。

建立层次化数据库。数据库采用四层模式，即第一层（入口）；第二层（子公司分库），包括各子公司名录；第三层（分库入口），包括企业各子公司内人事档案、业务档案、客户档案等共计8 个分库；第四层（子分库入口）在第三层基础上做进一步分拆分，如不同客户档案、不同业务档案等。

智能识别技术。以智能技术进行识别认证模块管理，提前录入工作人员的信息，并利用计算机完成记忆，当人员尝试进入系统中时，利用智能技术判断其合法性，决定是否放行或拦截。

备份技术。采用周期备份模式，以每周5 为备份间隔，通过自动化系统完成对数据库信息的备份。

对该企业的工作情况进行分析、对比，以2019、2020年信息（设为第一阶段）和2021、2022年（设为第二阶段）信息进行对比，分别统计两个阶段该企业信息丢失情况、单日工作耗时、单月档案工作成本，结果如表1。

结合表1 数据，可知CM 企业第一阶段出现了4 次信息丢失情况，单日档案工作耗时平均3.41h，单月档案工作成本平均35966 元，第二阶段以计算机技术为支持，建立了办公自动化系统后，企业出现了0 次信息丢失情况，单日档案工作耗时平均2.28h，单月档案工作成本平均28147 元，较第一阶段无论工作效率还是质量、成本，均出现了显著优化，表明所采用的措施具有一定的积极价值，以计算机技术支持办公自动化也具有较高可行性。

4 办公自动化中计算机技术的运用展望

4.1 无人化

从技术发展、应用的角度出现，办公自动化中计算机技术的运用将呈现更高的无人化水平。主要是指一些当前仍依赖人工作业的环节，未来被自动化技术取代。如办公系统中多见的打印工作，当前使用的设备可完成自动扫描、自动进纸、问题警报等工作，未来在此基础上可新一步组织功能延伸，将参数调整、信息更正等功能纳入到计算机管理范围之内。管理人员可将打印设备与数据库进行连接，直接调取数据库内信息进行打印，当数据库信息与打印要求不符时，打印设备发出警报，并根据打印系统默认程序，进行参数的微调，使打印文件的规格更趋规范，无需人员进行二次调整。其他方面的工作也会受到智能技术影响，向无人化模式发展，改善计算机技术在办公自动化模式下的运用效果。

4.2 低成本化

办公自动化是未来办公活动的基本方向，但由于各类自动化技术、应用系统的价格偏高，很多组织当前尚不能实现办公自动化。未来的计算机技术发展，更关注普适性、低价格，有助于推动办公自动化系统总体价格的下降，进而实现该系统应用的低成本化。如智能门禁系统、智能防火墙系统等，这些系统得到了市场青睐后，越来越多的组织、机构参与其研发，使其技术上的优势渐渐减少，普适性增强，各类主体也可花费较少资金完成安装和应用。技术的普适性则降低了系统管理难度，使其更容易维护、持续使用。

5 结论

综上所述，办公自动化中计算机技术的运用具有突出作用，应寻求发挥计算机技术优势，推动办公自动化模式高效实现。目前来看，办公自动化中计算机技术的运用目标在于提效改质，思路上关注运用的全覆盖、可扩展和深入化。具体方法上，应首先做好平台设计和建设，以点对点、点对面的交互模式支撑平台内信息交流，存储系统应独立设计和管理，同时为平台建立容灾机制，以避免数据库崩溃后无法快速重建。以保证办公自动化系统安全为目标，应设立识别认证模块。结合CM 企业异地档案管理实例，可知上述设计具有一定的可行性和应用优势。未来办公自动化中计算机技术的运用将进一步趋向无人化、低成本化，并从技术简化的角度降低维护难度，以全面服务各类组织的办公需求。