企业采购业务与财务风险的预警和控制

王红霞

企业采购活动常常伴随着大量的资金支出，容易对企业资金运行和经营管理产生影响，加强采购业务财务风险预警和控制是企业现代化管理的内在要求。本文在阐述企业采购困难和财务风险的基础上，分析当前企业采购活动中所涉及的财务风险，并从采购业务全过程给出采购业务财务风险预警控制的关键措施。

采购是企业生产经营中最基本的业务形态，其能为企业的生产活动提供充足的物质材料和设备资源，满足企业生产需要。与此同时，企业采购活动需要投入大量的资金成本，整体风险较大，故而需加强采购过程的财务风险预警控制。但现实情况是，在激烈的市场竞争环境下，较多企业均处于转型升级的关键时期，将管理的重点放在了业务生产层面，忽视了对财务事项的控制管理，尤其是在企业采购中，对于采购业务全过程的监督管理不足，存在一定的财务风险，增加了企业资金压力，对企业的发展和效益增长存在阻滞作用。因此，在新时期的企业采购及财务风险管理中，管理者只有加强采购前基础管理，实施采购过程业务、财务控制和事后评估，在此基础上，加强采购过程财务事项基础保障管理，这样才能有效提升采购业务财务管理水平，消除采购阶段财务风险，进而协调企业业务生产与财务管理关系，创造良好效益，促进企业持续、稳定发展。

一、企业采购困难与财务风险表现

（一）采购业务转变与困难

在市场经济改革纵深化发展背景下，企业的业绩评价体系得以建立，企业管理者会从多个层面进行自身的业绩评价，这些评价活动所涉及的指标不断增多，不仅包含外销收入、利润，而且涉及经濟增加值等诸多内容。采购是企业经营生产中最基本的业务形式，在现代管理理念下，企业采购业务的管理理念发生转变，在过去采购仅仅只是一项简单的职能活动，而在新时期采购业务在保持原有职能的基础上，还具有了企业利润控制的作用，即管理者需要从财务管理的角度出发，对企业采购活动中的经济事项进行控制，协调企业成本与效益。目前，企业采购业务面临着内部和外部两个层面因素的影响，一是在市场环境下，供应商和采购单位贸易的积极性下降，企业需要及时调整采购策略，适应新时期的采购环境；二是在采购商及时付款政策的要求下，企业采购活动中伴随着较大数额的资金支撑，这给企业带来一定的资金压力和财务管理风险；三是在企业采购活动中，还需要协调业务与财务之间的关系，创造良好的企业效益，助力企业经营目标实现。

（二）财务风险表现

深层次分析企业经营实际可知，当前企业在财务管理中存在一定的风险问题。一是企业的资金管理不够合理，从资金来源来看，资金分为自有资金和借入资金，其中银行贷款是企业借入资金的主要来源，在企业采购过程中，当借入资金的规模较大时，容易造成企业负债率过高的问题，增加企业经营的风险性。二是企业投资过程缺乏科学性，现阶段我国中小企业数量众多，这些企业在投资中往往缺乏明确的投资方向和战略，这容易造成投资失败，给企业带来较大的财务压力与风险。三是企业缺乏科学有效的资金策略，在初期采购阶段，企业已经投入了大量的资金，自身的资金压力较大。特别是对于部分企业，没有制定合理的采购计划，缺乏科学的最佳经济批量设计，或者采购量过大导致资金占用过多或仓储成本过高，或者采购量不足导致生产率不足等额外损失；在后期营销过程中，部分企业对客户的信用等级了解不够，出现了盲目赊销问题，导致企业应收账款难以回收，最终在采购支出与应收账款难以回收等作用下，企业财务压力巨大，经营稳定性和安全性受到较大影响。

二、企业采购业务中涉及的财务风险

（一）事前信用调查不严

企业采购是一项系统性、综合性较强的工作，其需要采购部门工作人员深入市场进行调查，系统了解材料供应商的信用等级和材料供应能力，这样才能创造良好的采购环境，在有序采购中降低企业的财务风险。现阶段，部分企业在采购过程中存在对原材料供应商市场信誉调查不严格、不充分、不全面的问题。具体表现为：企业在经营生产中未能建立一套完整的采购管理体系，这使得大部分企业是在材料、设备短缺的时候开始采购，采购时间较紧，物资需求较为紧迫，缺乏充足的时间完成材料供应商各项资质、能力的审查。同时，在市场环境下，部分供应商出于提升自身效益考虑，有可能会将一些不合格的材料混入其中，若在采购调查中未能发现这些问题，这容易造成生产受阻和财务资金损失问题，给企业的发展带来较大的压力。此外，从财务管理层面来看，企业在采购初期阶段缺乏对具体采购活动的系统设计，未能科学编制采购计划方案，且对于采购中涉及的财务事项缺乏核算管理，造成了采购过程与财务管理不统一的问题。

（二）事中业务、财务衔接不畅

完成企业采购计划编制，并执行采购方案过程中，还需要做好采购业务与财务管理的有效协同。结合实际可知，目前企业在采购过程中存在业务、财务衔接不畅的问题，且在具体的管理活动中，对于采购业务、财务管理等工作的实施较为混乱。一方面，在具体采购中，企业采购人员往往会忽视收集信息、询价比价、索样评估等工作的开展，受此影响，在完成采购后，经常会出现材料质量不达标，难以满足生产需要的问题。同时，在采购中管理者未能按照实际需要进行采购，这使得对于高值耗材、一般耗材的采购管理不规范，造成了资金浪费。另一方面，在采购业务财务管理中，忽视了对财务风险的控制，这使得盲目早付款、逾期付款等问题频频出现，增加了企业财务管理的压力与风险。

（三）缺乏事后业务、财务效益评估

当前企业采购业务财务管理中存在事后效益评估不及时、不准确的问题。首先企业未能针对具体的采购业务，企业管理者、采购人员在完成相关采购工作后，往往会忽视对前期采购活动的评估，这使得采购工作中所面临的一些问题不能被及时发现，影响了后期采购工作开展，且对企业的财务管理和资金安全造成较大的威胁。其次在采购评价中，管理者未能将采购活动与后期的生产销售结合起来，这使得采购业务评价指标的科学性、合理性不够。最后，部分企业虽然开展了一定的采购项目评价工作，但是在完成采购评价后，企业采购部门、财务部门、业务部门的衔接不畅，导致采购结果缺乏应用，对企业的经营管理和发展产生负面影响。

（四）企业采购财务管理缺乏基础保障

企业采购业务财务管理工作受诸多因素影响，在实际管理中，管理者需要考虑的因素较多，管理难度较大，对此还需要加强采购业务采购管理基础保障建设。目前，企业采购业务财务管理及风险控制中的基础保障问题主要表现在三个层面：一是企业本身缺乏完善的采购业务财务风险防范机制，这使得采购过程中的财务管理制度不健全，影响了企业采购及财务管理工作的开展。二是在企业采购及财务管理中，管理者忽视了对具体财务、业务信息的管理，这使得企业管理中存在数据流、信息流、物质流不顺畅的问题。三是在信息时代下，部分企业在物资采购及财务管理中沿用传统的管理方式，忽视了对计算机等管理技术的应用，使得采购中各部门的交流衔接不畅，出现采购业务财务管理效率低下的问题，最终使采购业务财务风险给企业带来较大压力，影响企业的发展。

三、基于企业采购业务的财务风险预警和控制

（一）加强事前基础管理

积极开展采购基础管理工作，能创造良好的企业采购环境，这对于采购业务财务管理和风险控制具有积极作用。新时期，在企业采购基础管理中，一是要加强采购部门与业务部门、财务部门的联系，要求业务部门及时上报营销项目明细表。在该报表中，除了解每个项目材料供应商名称、采购物质类型、资金需求等内容外，还需要做好采购、生产后毛利率、预计付款时间的有效管理。当业务部门上报营销项目明细后，企业采购部门、财务部门工作人员需结合营销状况，系统地编制出企业采购方案，并对采购方案中所涉及的财务指标和经济因素进行有效估算，這样能指导后期采购业务开展，并为采购环节的财务管理工作开展提供指导。二是在设计采购计划后，为有效减少采购环节的财务风险，采购人员还需要深入市场进行调查。在该环节中，除掌握材料供应商的资信水平外，还需要对其生产能力进行分析确认，实现企业采购效率与质量的有机统一，应减少材料供应不及时、材料质量不达标所带来的财务风险。三是在初期阶段，企业还需要结合采购方案，做好财务事项的准确计算工作，一方面，在采购部门与财务部门衔接的基础上，需积极开展事前筹划工作，要求以企业的净利润为指标，对采购活动进行控制，合理计算采购时间、采购规模和采购支出，在减少采购资金占用的基础上，满足企业的生产需求。另一方面，采购的同时还需要考虑资金的回收状况，尽量减少财务费用占用，优化企业资金流配比，实现企业采购资金控制与经营效益的有机统一。

（二）强化采购过程业务、财务控制

管理者还需要从业财融合的角度出发，对采购活动中所涉及的财务问题和风险事项进行控制管理。一方面，在企业采购业务管理中，管理者需要重视两个层面要点的控制，一是要合理控制企业的采购流程，即在所有的采购活动中，除规范开展前期收集信息、询价比价、抽样评估工作外，还需要按照做出采购决断、订购、协调沟通、催交、进货验收、整理付款的顺序流程进行采购，确保整个采购活动的规范性。二是在具体采购中，需要系统考虑企业的业务形态，分批次、分类别地完成采购。企业生产中所需要的一般物资往往采购量较大，对此应积极发挥杠杆作用，协调采购数量、质量、成本之间的关系；而对于一些瓶颈物资，需考虑其风险高、货物短缺的特点，在满足生产需要的基础上，减少库存积压，避免造成资金占用及损失。

另一方面，在规范企业采购活动的基础上，还需要重视采购过程中的财务管理，一是要在采购过程中重视合同管理，严格按照合同规定的要求进行采购控制，实现材料交付与资金交付的统一。二是在采购环节的财务管理中，还需要重视付款环节的系统管理，在采购付款中，需要设置一定的督导岗位，由该岗位进行采购过程控制和付款控制，在防止盲目早付款的基础上，减少付款逾期问题，同时还需要重视采购付款过程中的发票管理，减少采购中的财务风险问题。此外，当采购工作已发生财务风险后，财务管理人员需要按照识别描述、分析评估、解决改进的顺序进行风险管理，实现财务风险管理模式的持续优化，满足新时期的企业管理需要。

（三）积极开展事后业财评估

在完成企业采购工作后，需要积极开展采购后期的业财评估工作。从财务风险管理角度开展企业采购业务评估，管理人员需要重视两个层面的要点控制：一是在考虑企业经营发展目标的基础上，需结合企业的经营实际和采购实际，对采购活动的性价比进行分析评估工作，该环节中，应对比企业采购计划和实际采购情况，重点分析采购中的财务支出项目，结合风险评估结果对企业的比价体系进行优化，并持续更新企业的采购工作模式，为后期采购工作的开展奠定良好基础。二是完成采购后，需将企业采购与企业生产、销售活动联系起来，管理者还需要对企业的生产及财务营收情况进行规划，编制企业生产销售收益和应收账款的曲线图，并在经济运行分析会上进行对比分析，实现企业采购支出、应收账款、经营效益管理的有机统一。

（四）加强采购过程财务管理基础保障

要进一步提升企业采购业务财务风险管理水平，还需要做好采购活动中财务基础保障。一方面在企业采购初期阶段，企业管理者需要制定系统完善的财务管理体系，加强采购过程的财务事项的监督和审计管理，确保采购业务财务管理活动的有序开展。另一方面，在企业采购中，还需要加强采购信息流的系统管理，企业管理者需要系统收集采购活动中的各项财务、业务数据，在保证信息全面性、准确性的基础上，实现采购业务数据流、资金流、物资流的统一。此外，企业还需要深化信息技术在物资采购和财务管理中的应用，在数字化的管理平台的支撑下，建立财务、业务、采购等部门的沟通渠道，并科学设计财务管理模型，加强对采购环节的财务管理，提升财务管理效果，降低物资采购中的各类风险。

结语：

加强采购业务财务风险管理是企业现代化管理的内在需要，同时也是企业提高经营效益的基础，通过对企业采购业务与财务风险的预警管理，能从初始环节减少企业不必要的成本支出。新时期，企业管理者只有充分认识到财务业务及财务风险控制的重要性，深入分析采购业务中涉及的财务风险，并结合采购实际进行财务风险预警和控制管理，这样才能协调企业采购活动与财务管理的关系，创造良好的企业发展环境，促进企业持续稳定发展。