以人民为中心发展思想视域下高校档案服务机制创新路径

张成成

(合肥师范学院 党政办公室,合肥 230601)

2015年10月,党的十八届五中全会首次提出以人民为中心的发展思想。此后,习近平总书记在不同场合面对不同对象反复强调要坚持以人民为中心的发展思想,要把以人民为中心的发展思想贯彻落实到国家各项工作和决策部署中。2021年7月6日,习近平总书记对档案工作提出了“四好两服务”重要批示。其中,“四好”是指把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好,把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好;“两服务” 是指更好地服务党和国家工作大局,服务人民群众[1]。“四好两服务”是以人民为中心发展思想对档案工作的具体要求,是对档案工作系统完整的新概括,是指引新时代档案工作发展的行动纲领,开辟了中国特色社会主义档案事业新境界。

一、以人民为中心发展思想视域下创新高校档案服务机制的必要性

高校档案工作发挥着保存高校史料和为高校教学、科研、管理等工作服务的功能。进入新时代,为更好地满足社会各领域对高校信息日益增长的需求,高校档案服务工作必须坚持以人民为中心的发展思想,创新服务机制,实现信息服务社会化。

(一)《中华人民共和国档案法》的法定要求

依法治档是依法治国在档案事业领域的重要体现,是依法治国的重要组成部分。作为调整档案社会关系的行为规范与管理我国档案事业的基本法律,《中华人民共和国档案法》的制定、修订也必须坚持以人民为中心的发展思想。2021 年 1 月 1 日开始施行的新修订《中华人民共和国档案法》 (以下简称新 《档案法》)全面贯彻落实以人民为中心的发展思想,进一步强调档案工作为民服务宗旨突出服务性,进一步规范档案开放利用工作相关规定保障开放性,进一步要求创新建设档案资源体系保证公共性,进一步鼓励加强推进档案文化成果共享扩大共享性。以人民为中心发展思想视域下创新高校档案服务机制,正是落实新 《档案法》法定要求的表现。

(二)推动实现《“十四五”全国档案事业发展规划》建设愿景的需要

2021年 6 月 8 日,《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)由中共中央办公厅、国务院办公厅正式印发。《规划》对我国2021—2025年档案事业发展作出重要部署,为我国档案事业的繁荣发展提供了宏观指导和政策支持。与新《档案法》一样,《规划》全文始终坚持贯彻落实以人民为中心的发展思想。如,第一句便明确指出“档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业”,强调档案事业发展必须坚持“以人民为中心”;在工作原则方面,指出要“贯彻以人民为中心的发展思想,坚持档案工作为了人民、依靠人民”;在发展目标方面,要求“以人民为中心的档案服务理念深入人心,档案开放力度明显加大、共享程度显著提高、利用手段更加便捷”[2]。此外,《规划》提出的“促进档案公共服务均等化、便捷化”新任务,也是我国档案事业坚持人民立场的重要体现[3]。以人民为中心发展思想视域下创新高校档案服务机制符合《规划》要求,是推动实现《规划》建设愿景的需要。

(三)加强新时代高校档案服务工作的必然选择

档案管理机制是指依据档案管理方面的相关法律法规、制度规范,档案管理部门和工作人员在档案管理工作过程中形成和遵循的一套管理系统结构和运行机理。档案服务机制是档案管理机制的重要组成部分和决定档案管理质效的核心要素,是档案部门提供服务的工作理念、内容和方式方法的总称。档案服务机制是档案服务工作科学、有序、高效运行的保障。新时代,高校档案管理部门不仅要满足高校内部服务需求,还要面向社会用户群体,实现高校档案信息服务社会化。然而,当前高校档案服务机制中还存在不少问题,不能很好地满足广大师生对于信息资源的多元需求,阻碍了高校档案信息服务社会化工作的开展。因此,必须坚持以人民为中心的发展思想,创新高校档案服务机制,解决目前高校档案服务机制中存在的问题,保障高校档案信息服务社会化工作顺利开展。

二、当前高校档案服务机制存在的问题

为更好地贯彻落实以人民为中心的发展思想,高校档案管理部门必须厘清自身在服务机制方面存在的问题,树立以人民为中心的高校档案服务理念、做好服务人民群众的高校档案资源建设和提升方便人民群众的高校档案利用服务水平[4]等。整体而言,当前高校档案服务机制主要存在以下三方面问题。

(一)主动为民服务理念欠缺,档案服务社会化与档案意识淡薄

做好高校档案工作,必须树立以人民为中心的服务理念,把师生员工与社会用户群体作为认识和实践主体、历史和价值主体,为他们开展多功能、全方位档案服务工作。高校档案工作业绩的好坏由有档案利用需求的用户群体的满意度判定。当前,高校档案管理部门在学校内部一般被认成是“二线”部门或“神秘”部门,处于相对封闭的环境,容易成为“信息孤岛”。首先,囿于半封闭的环境,高校档案工作人员易于形成看摊守业的固化思想与档案为本、以藏为中心的工作模式,主要进行档案的整理、收集与管理工作,实行的是利用者需要什么就找什么的等候式服务模式,主动为民服务理念欠缺。其次,高校档案是服务高校及社会民众的资源,是真实的历史记录,是重要的知识与财富,理应得到充分利用。然而,当前许多高校档案工作人员局限于为本校教学、科研和管理工作服务理念,挖掘、开发与利用档案信息意识淡化,对档案信息资料的价值与作用认识不足、重视不够,重保密轻利用,重收集轻研究,不仅缺乏超前和主动为民服务意识,档案服务社会化意识也较为淡薄。最后,高校档案宣传工作力度不大,宣传氛围不浓厚,有些高校甚至从未真正开展过档案宣传工作,造成广大师生与社会群体对高校档案价值了解不多,对高校档案服务功能知之甚少,档案意识极其淡薄。

(二)馆藏内容匮乏,信息资源分散、开发不够、特色不足

档案工作者要始终为实现党的初心使命而奋斗,用档案的力量助力中国式现代化,要建立覆盖人民群众和民族复兴各个方面的档案资源体系,建立方便人民群众并能有效为民族复兴各个方面服务的档案利用体系。档案资源体系不但要覆盖所有人的所有方面,而且要覆盖民族复兴的所有部门和所有方面[5]。具体到高校档案管理部门,也必须要建立覆盖学校所有人、所有部门所有方面的档案资源体系,这样才能更好地为师生员工为社会用户群体服务,真正做到以人民为中心。

《高等学校档案实体分类法》将高校档案资源分为党群、行政、教学、科学研究、基本建设、外事、财会等10大类,高校档案资源基本上限于这个范围。档案是高校发展史的真实记录,是高校的宝贵财富,理应被系统、全面、细致地收集、整理、保存以及开发、利用。然而,由于档案意识淡薄,不少高校档案部门“边缘化”现象相对严重,档案工作管理体制不健全、人才队伍建设水平不高,可供利用的档案资源类别并不齐全,并存在个人档案少部门档案多、纸质档案多电子资源少、资源相对分散与开发不够、特色不足等问题。

(三)信息化建设进展缓慢,档案信息化服务效率低

随着信息技术的发展,档案信息化服务已经成为改进服务效率的一种较好选择。然而,当前许多高校档案管理部门信息化建设比较缓慢,甚至还有不少高校仍然使用传统的手工存储和检索方式,不仅工作效率低下,还容易出错。在档案信息利用服务途径方面,2020年之前,很多高校主要采取面对面的服务方式,现代化服务方式屈指可数,网络在线服务渠道基本没有开通。受疫情影响,2020年之后越来越多的高校开始提供远程线上查询服务,档案信息利用者可通过邮箱、微信、QQ等途径提出需求,工作人员通过快递将档案信息资料邮寄给利用者。这样虽避免了利用者的路途奔波,但服务效率和质量仍达不到师生以及社会用户群体的期望。一是档案服务过程相对复杂,查档手续和申请程序繁琐。高校档案利用者预约查档时需要提供有效证件、填写档案查阅登记表与完成相关部门领导的批准手续,然后就是长时间的等待,档案服务效率较低。二是高校档案管理系统的检索功能端口一般只面向本校教职工,甚至仅限于档案专职工作人员,多数档案利用者无法登录系统使用检索功能,没办法确认自己所需要的信息档案部门能否提供,做不到准确提前预约查档[6],还远远达不到信息共享。

三、以人民为中心发展思想视域下高校档案服务机制创新路径

新时代背景下,高校档案管理部门要坚持以人民为中心的发展思想,转变服务理念,改变以往重管理轻利用、重馆藏轻开发思想观念,转等候式被动服务模式为主动客户型服务,致力于服务机制的创新和改革,建立健全档案服务机制。

(一)转变服务理念,加强亲民宣传,双重强化档案意识

工作理念是工作的方向,是做好工作的重要保证。档案意识包括档案主体的服务意识和档案客体的需求意识[7],两者驱动着档案管理和使用行为的产生。服务理念的确立和档案意识的双重强化是创新高校档案服务机制的根本前提。

1.转变服务理念,强化档案服务意识。高校档案服务要坚持以人民为中心,帮助人民群众快捷、便利地利用好档案资源,更好地服务学校师生和社会不同用户群体的档案信息需求。高校档案工作人员应树立以人民为中心的服务理念,工作中关注档案利用者真实心理诉求,以服务利用者、满足利用者需求为最终工作目标,将档案服务意识贯穿工作全程。如,在档案收集和编研工作中,要始终坚持人民群众需求导向,注重挖掘、收集、整理、研究符合人民群众需求和兴趣的档案资料;在档案著录编目工作中,要站在利用者角度,充分考虑到检索的便捷性和易操作性;在档案服务工作中,要注重创新便民服务方式,为档案利用者营造舒适干净的档案利用环境。总之,高校档案工作人员在提供服务时业务要熟练,态度要主动、周到、热情、耐心,让利用者感受到诚心、用心和贴心,得到良好的服务体验。

2.加大档案的亲民宣传,强化人民群众档案需求意识。应想方设法多措并举提升档案宣传力度,让人民群众更加了解档案服务职能[8],增强档案需求意识。在宣传内容方面,一是加强对档案服务职能的宣传,让人民群众明白利用已开放档案是他们的合法权利;二是加强学校特色档案和符合民众需求馆藏资源的宣传,让民众知道高校档案管理部门除了可以提供与自身需求相关的档案,其馆藏档案还蕴含着高校丰富的历史文化精神和人文精神,承载着重要的文化教育功能;三是要多宣传档案的利用程序、利用手段和方式,提升民众的利用能力。在宣传方式上,可结合时事热点、重要历史事件、国际档案日等开展档案主题宣传活动,通过互动让社会各界人士了解、认识、走入高校档案工作;可通过主题征文、知识竞答、参观展览、专家讲座、短视频推送以及与电视台合作制作特色档案+综艺节目进行多媒体宣传等形式增强档案宣传的趣味性和亲民性,吸引更多人参与活动、关注档案。在宣传手段上,应充分利用各种多媒体技术宣传档案工作,如可利用微信公众号、微博、档案服务平台等推送和发布信息,改变社会群体对档案的传统守旧印象,使高校档案真正走向社会,提升高校档案工作的社会影响力。

(二)创新服务内容,丰富档案信息资源

内容齐全、富有特色的档案信息资源是高校档案管理部门面向社会用户群体、本校师生提供服务的必要前提条件,更是高校档案服务机制创新的坚实基础。这就要求:一要大力丰富馆藏,收齐收全所有人、所有单位所有方面的档案,按照有关规定做好档案的收集、整理、保存、备案工作。二要挖掘特殊领域和时期档案,突出高校档案特色。有别于其他单位档案,高校馆藏档案蕴含着高校丰富的历史文化精神和人文精神,承载着重要的文化教育功能,是高校的特色档案资源,必须要深度挖掘、开发利用。三是有针对性地向社会公众收集和征集档案。收集和征集的档案形式上可不受局限,内容也不局限于高校日常工作,应基于公众的需求和兴趣,归档丰富多样的档案服务资源,方便社会公众各取所需。因此,高校应成立档案工作专项领导小组,学校分管校领导任组长,档案专兼职工作人员为成员,深度挖掘和探索学校在党群、行政、教学、科学研究、基本建设等领域或在特殊发展时期产生的档案信息资源,建立门类齐全、内容丰富、结构合理、具有高校特色的档案资源。

(三)提高编研工作质量,提升档案利用价值

提高编研工作质量是高校档案管理部门提升为民服务能力的关键。要积极主动全面系统地调查研究档案信息资源和利用者的要求,采取各种措施强化档案的接收、征集工作,丰富馆藏内容、优化馆藏结构,真正成为社会各界“利用档案史料的中心”。不仅要做好“编”的工作,还要深度挖掘所接收、征集的原始信息,研究其内容,把蕴藏于这些原始档案资源中的有利用价值的信息挖掘出来加工整理成全面系统的“信息库”,方便人们利用。当前,高校档案编研工作主要以梳理、记录本校重要历史人物和重要事件为主,如年鉴、大事记、人物册等,重编轻研,难以展现档案利用价值,优化创新和完善档案编研工作、提升高校档案利用价值势在必行。

从编研内容上看,应顺应时代发展需求,以社会需求为导向,坚持“以利用为中心”工作方针,重点编研蕴含深厚历史文化精神和人文精神、承载重要文化教育功能、符合群众需求的档案资源,形成满足新时代发展和群众需要的档案资源,不断提升档案利用价值;从编研成果呈现形式上看,不应局限于实体纸质材料。随着多媒体技术的快速发展和基于网络的应用领域拓展,档案工作人员基于计算机和网络技术可以将丰富多彩的编研成果以音频、视频的方式提供给利用者,方便快捷地满足用户需要[9]。从编研跨界合作上看,高校可以与高校、地方档案行政部门、社会团体或个人合作开展高质量档案编研工作,突破本校档案资源的局限性,扩大编研范围,实现档案资源的信息再加工,最终提升高校档案利用价值,以更好地为人民群众服务。

(四)推进数字化建设,建立档案信息数据库

数字化建设包括存量档案数字化和增量档案电子化。存量档案数字化即数字化改造馆藏档案,是指运用图像扫描、数字网络处理、数据库和数字多媒体等现代数字技术将现存馆藏纸质档案进行数字化转变,实现电子存储,达到档案信息化管理的目的。对现存馆藏档案进行数字化改造,是构建档案信息化管理系统的一项重要基础工作,不仅有助于安全保护档案纸质原件,也有利于提升档案服务工作效率。增量档案电子化即电子文件归档,是指将学校办公自动化系统和档案信息管理系统连接起来,设置电子文件归档传输接口,实现电子文件归档一体化管理。办公自动化系统直接将完成办文流程的电子文件通过系统线上移交给学校档案管理部门,确保了电子文件归档的高效性、及时性和便捷性,提高了档案归档的工作效率。数字化建设的目的就是建立档案信息数据库,档案信息数据库实际上就是一个信息集成管理系统,由电子档案数据库、档案目录库、多媒体档案资料库等多种管理数据库整合而成,体现了“互联网+档案”的内容要求。高校要加速档案信息高速公路建设,建立一个完整的档案信息数据库,以自动查索取代手工检索,实现档案信息资源数据共享,为人民群众提供便捷高效的服务。

(五)创新服务方式,提高档案服务质量

创新高校档案服务机制的根本目标是体现档案的真正价值,为人民群众提供高效、高质量的服务。服务方式的不断创新是高校档案服务机制的运行活力。

1.创新服务方式,优化服务流程。一要持续创新服务方式方法。高校档案管理部门在档案服务工作中要依托新技术重构服务流程,为档案利用者提供更好的服务体验,让利用者在档案利用过程中感受到幸福感与获得感,进而提升利用者的满意度。二要有效利用好线上和线下服务方式。要坚持两者相结合,服务过程“一站到底”,实现“一站式”档案服务工作[10]。对于无法直接线上利用的档案资源,应尽量简化服务环节和申请手续,实现线上申请服务和线下提供服务的无缝衔接;对于可以在线上利用的档案资源,应主要依托线上服务系统为利用者传递所需档案资料。三要优化档案检索工具。档案检索工具的优化有助于提升档案资源检索效率,要重视档案检索工具的开发,构建方便快捷的档案检索系统,提升档案服务效率。四要加强新型社交媒体在档案服务工作中的运用。要充分认识到新型社交媒体在创新和优化档案服务工作中发挥的巨大作用,利用“互联网+”平台与微信、QQ、微博等新型社交媒体平台,推送、发布和共享档案资源,拓展服务双方沟通交流渠道,有效提升工作效率与服务质量。

2.建立双向反馈机制,提高服务质量。建立双向反馈机制是创新服务方式、提高服务质量的有效手段。一方面要借助多媒体信息技术、大数据技术等采集利用者相关数据,保障双向反馈机制的合理性和客观性。首先,开展多渠道调研,如利用“腾讯问卷”“问卷星”等问卷调查工具发放调查问卷,获取群众的档案利用需求。其次,利用大数据分析系统对利用者相关数据进行深度分析,包括利用者个人信息数据分析和行为数据分析。个人信息包括职业、学历、年龄等,行为数据包括使用偏好、使用历史和使用习惯等,通过分析这些数据了解不同群体利用需求。最后,根据不同群体的利用需求特点,结合本校实际工作和人财物等客观条件提供针对性又有差异化的服务,以提高利用者的满意度。另一方面,在提供档案利用服务结束后,再次利用“腾讯问卷”“问卷星”等问卷调查工具随机调查利用者对档案服务工作的满意度,注重收集利用者反馈的意见和建议,及时创新服务方式,优化和调整服务流程,提高档案服务质量。

四、结束语

新时代,高校档案管理部门必须坚持以人民为中心的发展思想,以档案信息利用需求为导向,通过转变服务理念、创新服务内容与服务方式、提高编研工作质量、推进数字化建设等途径,强化群众档案意识、丰富档案信息资源、提高档案服务质量、提升档案利用价值,增强人民群众对档案服务工作满意度。以人民为中心,“互联网+档案”是高校档案服务机制健康发展的必然趋势。