加快高校干部人事档案目标管理进程的思考探寻

王艳婕,刘羽欣

(1.吉林化工学院 人事处,吉林 吉林 132022;2.吉化第一实验小学 科学组,吉林 吉林 132022)

在高校干部人事档案管理工作中,实现目标管理有利于提高相关工作的制度化、规范化水平。因此,我们需要认识到高校干部人事档案中存在的问题,制定科学合理的工作策略,妥善地解决这些问题,加快高校干部人事档案目标管理进程。

一、充分认识干部人事档案工作目标管理的重要性

所谓干部人事档案,主要产生于国家机关或企事业单位的人事干部管理活动之中,是一种连续记录个人信息的文件材料,其中不仅包括个人的经历及成长过程,还涵盖了政治思想、品德作风,同时还涉及了业务能力和工作成绩等信息,可以以此对干部进行全方位的考察,并且还可以作为依据来进行干部的选拔任用,是党的干部工作中非常重要的一项内容,为选拔优秀的干部人才奠定了坚实的基础[1]。首先,从历史角度来看,对于国家档案而言,干部人事档案是其中非常关键的组成部分,在党和国家历史资料中占据核心地位;其次,站在现实角度来分析,在组织干部人事工作中,干部人事档案工作是一项很重要的内容,为干部人事管理工作奠定了基础;最后,围绕组织和个人关系来看,干部人事档案是“干部之家”的一种关键的体现形式,因此,深入了解并掌握干部人事档案工作的现实作用,高度重视干部人事档案目标管理工作,不仅符合我国党的干部路线与方针,同时还为选拔并善用优秀人才提供有利的条件,为推动贯彻落实党管干部原则发挥出重要的作用[2]。

二、认真对待高校干部人事档案中存在的问题

现阶段,我国部分高校的干部人事档案目标管理工作中出现了一定的问题,具体表现在以下几点:

(一) 档案内容问题

首先,档案内容是落后的,没有记录下近期的相关信息资料;其次,当干部工作出现调动时,没有及时对相关的档案材料进行归档和转递,结果导致档案材料出现缺漏,真实性大幅度下降;再次,在一些档案材料中,干部个人的出生时间、参加工作时间及入党时间的记录出现差异,尤其是针对大龄同志来说,其工龄较长,这种时间记录错误的问题更为明显;最后,记录的学历层次持续升高,没有明确区分全日制教育和成人教育,甚至混淆不清,部分干部不具备相关的学籍档案资料,更有甚者,某些干部的学历记录的竟然是参加专业证书培训班的培训[3]。

(二) 档案审查问题

首先,组织审查缺乏相应的手续,存在漏签章的问题;其次,在人才流动方面发生了两个问题:第一,一些干部人员将之前的人事档案弃之不要,在加入新单位之后需要重新建立档案材料[4]。在这种情况下,因为没有档案原件中涉及的相关的登记表或审批表等材料,需要填补复印件,具体包含了学历证书及职称证明等,结果导致个人档案中出现了不属于归档范畴的资料,而我国国家档案局与中组部早就对此作出了规定,要求不得使用复印件代替原件进行存档,因此出现了档案材料不符合国家规定的问题;第二,部分企事业单位为了引进更多的优质人员,采取了不需要提供人事档案的方法予以处理,结果造成流出人员的档案被封死沉埋,处理难度非常大;最后,没有科学地取舍档案材料,同时还存在分类错误的问题,没有依照规定的顺序进行编排,部分不属于归档范畴的材料也被添加进干部档案之中,导致档案内容混杂不清,致使档案的利用价值明显减少。

三、加快目标管理进程,做好高校干部档案工作

(一) 保证材料收集的全面性

对相关的信息材料进行全面合理的收集整理,是高校干部人事档案工作的基础性内容,同时也为干部人事档案工作提供了不可或缺的前提条件,具备很强的复杂性[5]。由于客观事物是处于不断地发展变化中的,因此与干部相关的档案材料也是动态调整的,需要及时进行材料的补充,只有这样才能够保证干部人事档案的完整性,因此在工作人员在收集材料时,不仅要结合使用重点收集和普遍收集的方法,还需要对集中收集及经常收集两种方法进行有机融合,不仅如此,还应该积极开展定时、定向、定内容收集,并做好补充收集工作,从而促进材料收集效果的大幅度提升[6]。首先,全面完整地收集普遍材料,主要分为四个类别,即鉴定类、考核类、党团类以及任免类材料,其中不仅涉及了干部履历表和民主评议党员考核表,还包括了年度考核表和调资晋级表等材料,采取各种有效的措施催索信息资料,避免出现缺漏的问题;其次,全面收集阶段性材料,主要包含党代会与职代会的材料,并且涵盖了年终表彰、工改等方面的资料,若是在同一单位中形成的上述材料,需要及时联系该单位,以此确保材料收集的及时性和完整性;再次,科学地收集特殊性材料,涉及了表彰奖励材料、违纪处分及干部审查等材料,针对这部分材料,一些单位及当事人会进行忽略,所以必须要求相关部门和个人及时与有关单位进行沟通,将材料收集完整[7]。

(二) 提高鉴别整理的细致性

为了推动干部人事档案内容与中组部档案工作条例更为相符,工作人员不仅应该高质量完成基础整理工作,还需要切实落实一次核对、二次检查制度,一旦察觉档案材料出现问题,必须立即进行纠正返工,务必要进行细致的鉴别,同时确保精准分类、按序编排、目录清晰明确,并且在进行装订时要求整洁美观,层层把好质量关,从而在很大程度上提升高校干部人事档案目标管理的质量。

(三) 强调档案管理的严格性

构建完善的档案管理规章制度可以确保人事档案工作的质量,为该项工作的顺利进行提供必备的前提条件,与此同时,建立健全档案管理规章制度也满足了干部人事档案目标管理工作的要求,不仅明确规定了相关工作人员的职责,并且针对材料的收集、检查核对及鉴别归档进行了详细的说明,同时还规定了档案的保管保密、查阅等工作的细则,促进规章制度更加地全面与完善[8]。对于干部档案管理人员而言,应该严格根据工作标准进行操作,遵循相关纪律,做到无查阅干部介绍信禁止查阅、禁止非正式党员查阅档案、禁止干部个人查阅自身的档案,同时要求在未获得批准的情况下,禁止查阅档案、涉及亲属禁止查阅。除此之外,档案管理者还需要做到“四不借出”及“三不转递”。“四不借出”主要是指在以下四种情况下,不准借出档案,包括部门负责人没有批准、非特殊需要、缺乏相关手续、牵涉亲属等。“三不转递”包括个人带档不转递、没有调函不转递以及接收单位不明不转递。此外,档案管理规章制度还规定严格管控转进转出的档案,登记手续要完整[9]。

(四) 培养工作人员的专业性

对于干部人事档案管理人员而言,必须熟知与工作相关的规章标准,认真做好档案管理工作。首先,高校的党组织和人事部门应该积极构筑完善的干部档案管理人才团队,善用政治思想觉悟高、作风清廉,同时具备强大的责任感的党员来管理干部人事档案,并且要求管理者的学历至少是大专学历[10]。与此同时,高校的组织、人事部门还应当采取有效措施全面激发管理人员的创造性;其次,干部人事档案管理者必须全面掌握我国共产党的各项重要思想和理论,促进自身的政治思想水平的大幅度提高,认真遵守工作原则,对档案管理工作进行积极创新,不断档案管理专业知识,同时还要注意提高自身的计算机应用技能,推动实现干部人事档案目标管理工作质量的显著增强。

四、结束语

提高干部人事档案工作的水平与质量,推动目标管理进程的长远发展,需要相关部门及人员的共同努力,将每项规定与工作落实到细节之处。工作人员应该以目标管理为立足点出发,不断强化领导力,注重管理工作的科学性和规范性,保证档案内容的全面性和及时性,同时做到材料精炼,从而促进高校干部人事档案目标管理的可持续发展。