汽车4S店构建内部控制体系的意义与策略

王莹

（云南华星锦业汽车销售服务有限公司，昆明 650000）

1 引言

汽车4S 店是集整车销售、零配件供应、售后服务和信息反馈这4 项功能于一体的汽车服务企业。随着汽车行业的快速发展，汽车已经成为人们出行的重要代步工具，汽车4S 店经营模式产生并快速发展。然而，当前我国汽车销售市场的经济环境复杂，既有政府合规经营、环境保护政策等政策法规的影响，同时也面临着日趋激烈的市场竞争，使得汽车4S店的发展面临严峻挑战。汽车4S 店内部管理水平的提升成为其获得竞争优势、实现稳定发展的重要前提。内部控制是强化内部管理的根本保障，汽车4S 店加强构建完善的内部控制体系，能够帮助其提高财务管理效率、增强内部管理规范性、提升市场竞争力，从而降低汽车4S 店发展中面临的风险，帮助其获取更高的利润，实现经营管理目标。

2 汽车4S店构建内部控制体系的重要意义

2.1 提高汽车4S 店财务管理的效率

当前，汽车4S 店快速发展，其规模不断扩张，内部资金数额庞大，资金结构复杂，财务管理的难度越来越高。汽车4S店建立内部控制体系，对于提高财务管理效率、保障财务管理有序性具有重要意义。在内部控制管理过程中，要求汽车4S 店加强内部资金预算编制，同时，对内部资金流动进行严格监督管控，从而保证资金效率，降低财务风险，这为提高汽车4S 店内部财务管理效率提供了重要保障。例如，汽车4S店通过编制现金流量预算，能够对业务部门的销售活动资金进行有效管控，避免出现加装、赠送、加油卡等促销活动管理不到位的情况，出现公司财物被侵占或变卖的风险，提高资金管理控制的有效性，提高公司财务资金的管理与使用效率，促进财务管理效率提升。

2.2 增强汽车4S 店内部管理的规范性

现阶段，汽车4S 店在内部管理方面存在较多不规范的问题，如业务管理不规范，发票开具、收款管理不到位；保险理赔管理不规范，存在较多的索赔、拒赔问题等。这些内部管理问题都在很大程度上影响了汽车4S 店的稳定发展，对其业务开展稳定性和安全性带来隐患风险，同时造成汽车4S店资源浪费严重，降低其内部发展动力。通过构建完善的内部控制体系，能够对汽车4S 店内部各项管理活动加强规范性控制，对各项业务管理及操作进行梳理，优化管理流程，明确资金流向，促进汽车4S 店各项业务的有序开展，保障其发展的稳定性和安全性。

2.3 提升汽车4S 店的市场竞争力

目前，面对复杂的内外部环境，汽车服务行业的市场竞争日趋白热化，汽车4S 店要想实现稳定持续发展，就必须从自身出发，不断提升自身的市场竞争力，只有这样才能在激烈的市场竞争中获得优势、站稳脚跟。随着行业市场的快速发展，汽车4S 店的整体规模较大，有效的内部控制所能够发挥的作用也更加明显。汽车4S 店通过强化落实内部控制手段，能够加强对内部各项经济活动的有效监督管控，实现内部资源的优化配置与利用率最大化，从而通过内部坚实的管理基础支持自身参与外部激烈的市场竞争，提高对市场竞争压力的承受力和市场风险的抵御能力，并且以优质的汽车销售服务获得客户的信赖，进而获取市场竞争优势，实现长期稳定发展。

3 汽车4S店构建内部控制体系存在的问题

3.1 对内部控制缺乏正确的认识

汽车4S 店在日常经营管理过程中，部分管理者没有充分认识到内部控制的重要作用。管理者在实际管理中更关注汽车销售及服务水平的提升，导致汽车4S 店内部管理集中于末端控制，缺乏通过有效的内部控制手段，加强对内部各项管理活动的源头控制，最终导致汽车4S 店内部管理失效，引发一系列管理问题。近年来，随着内部控制理念在我国企业管理中不断深入渗透，部分汽车4S 店管理者开始关注内部控制管理手段，设置了内部控制机制，但由于缺乏工作经验，相关管理能力不足，加之4S 店内员工对内部控制的认识不到位，导致汽车4S 店内部控制机制存在形式化问题，内部控制的各项措施条例难以有效落实执行。例如，在汽车4S 店赠送卡的发放管理中，虽然制定了赠送卡审批签字制度，需要财务部门人员及业务管理者共同审批通过后发放，但是财务部门通常是收到业务部门签字后即发放，业务部门管理人员管控不到位，业务人员提出向客户赠送卡即可申领，无需提交客户领卡签字，导致业务人员冒用客户名义领卡的问题时有发生，造成了汽车4S 店的资金损失，客户未能收到实际的优惠，这也降低了客户对汽车4S 店的忠诚度。

3.2 内部审计的先进性和独立性不足

汽车4S 店开展内部控制，必须重视内部审计工作的有效性。但是，当前汽车4S 店在内部控制中，虽然建立了内部审计部门，但是多由财务部门人员兼任，其不具备较强的审计专业能力，导致内部审计工作方法滞后，影响内部审计工作的有效性。例如，汽车4S 店虽然每月组织内部审计人员进行一次审计，对账目情况进行重点审计，并根据内部管理的各项制度执行情况进行审计，但是在审计完成后，并不能及时发现存在的问题，审计人员也没有对相关部门或责任人进行处罚的权力，提出的相关整改方案也无法具体落实。此外，由于内部审计人员多由财务部门人员兼任，导致内审的独立性严重不足，受审计人员主观因素影响较大，严重影响内部审计结果的科学性和客观性。

3.3 资金调配不合理

通常来说，汽车4S 店以销售自己的主打品牌汽车为主，并且店内布局需要满足汽车品牌方的要求，特别是高端汽车品牌，对建店标准及店内装饰装修的要求较高，要求符合自身品牌特色以及一定的规定。因此，汽车4S 店的建设成本较高。同时，汽车4S 店需要设有汽车展厅、汽车维修、售后服务、客户休息等区域，场地面积较大，店面租赁成本较高。此外，在汽车4S 店中，为提升需求配适性，满足客户对车辆性能及特点的了解需求，需要加大各种技术及资源的投入。因此，在汽车4S 店发展中需要不断投入资金，现金流量较大。但是，由于汽车4S 店内部控制管理的缺陷，导致其资金控制制度不完善，资金管理效率低下，资金调配不合理，影响使用效率，制约了汽车4S 店的发展。

3.4 信息沟通渠道不畅

畅通的信息沟通渠道是落实和执行内部控制的重要保障，建立健全的信息沟通机制也是汽车4S店构建完善的内部控制体系的重要内容。但是，在当前汽车4S 店的内部管理中，存在较为明显的内部信息沟通渠道不畅通的问题，且由于未建立畅通的沟通渠道，导致汽车4S 店的内部管理呈现分散化情况。例如，在汽车4S 店的内部各部门中，财务部门与销售部、采购部、库管部的沟通机制不健全，信息沟通渠道不畅通，汽车4S 店内部存在信息孤岛问题，导致销售部门的汽车销售及服务信息不能及时反馈至各部门，各部门不能根据实际运营情况科学合理制定管理规划，对4S 店的运营效率造成较大的影响。

3.5 风险管控力度不足

汽车4S 店是随着汽车销售市场快速发展起来的一种新型的企业运作模式，相较于内部管理，经营者更重视汽车销售。因此，虽然汽车4S 店建立了内部控制机制，但是在内控管理中，并没有实施严格的风险管控措施，尤其是在成本控制、存货管理方面存在较大的随意性，导致企业资源存在一定的浪费情况，埋下了经营风险。同时，汽车4S 店在岗位管理与流程设定方面存在不足之处，一些汽车4S 店甚至未落实基本的不相容岗位分离机制。例如，部分汽车4S 店为节约人力成本，将出纳与收银合并设置一人岗，导致极易出现舞弊行为。在收银过程中，出现利用信用卡套取客户现金结算款项等情况，损害4S 店的利益，导致现金管理监督失效，增加资金风险。

4 汽车4S店构建内部控制体系的有效策略

4.1 增强内部控制意识

随着我国市场经济大环境以及汽车行业市场环境的复杂变化，汽车4S 店要想实现长期稳定发展，就必须提升管理层对内部控制的认识水平与重视程度，加大管理力度，为内部控制创造良好的内部环境，确保内部控制在4S 店内部管理中的有效落实。首先，从管理者角度来说，其应当加强对企业内部控制管理理论与方法的学习，吸取先进企业的内控管理经验，立足自身实际，构建具有较高可行性的、符合自身发展实际的内部控制机制，发挥管理带头作用，自觉遵守内部控制制度，推动4S 店整体形成较强的内部控制意识；其次，在汽车4S 店内加强对内部控制的宣传与教育，通过加强内控宣传，并开展相应的教育培训工作，增强全体员工的内部控制意识，指导各部门、各岗位掌握内部控制方法；最后，将内部控制执行与员工绩效联系起来，完善内部控制考核，加大内部控制在4S 店的落实执行力度，确保各岗位员工都能够自觉执行内控制度，接受内控监督，有效堵住管理漏洞，提高汽车4S 店的运营管理效率。

4.2 优化内部审计方法，提高审计独立性

内部审计是监督内部控制管理执行、提高内控工作效率的重要保障。汽车4S 店需要通过建立独立的内部审计机构、采取科学先进的内部审计方法，提高内部审计效率，发挥审计监督作用，保障内部控制工作的有效落实。当前，汽车4S店优化内部审计方法，可以通过建立定期审计与专项突击审计相结合的工作方法，提高内部审计的全面性和有效性。通过定期内部审计，实现汽车4S 店内部审计的日常化，加强对内控管理日常工作的有效监督；通过专项突击内部审计，可以对重点项目和针对性项目进行专项审计，提高审计的全面性。同时，汽车4S 店需要设置专门的审计部门，由投资人或董事层进行直接管理，确保内部审计部门的独立性。审计部门在日常工作中，以温和的形象融入各部门当中，为各部门工作中存在的问题提出有效的改善建议；对于存在问题的部门，有权力责令限期整改，并对整改执行情况进行复核，促使汽车4S 店健康发展。

4.3 合理安排支出，做好资金计划

汽车4S 店面临大量的资金投入，必须合理安排支出，做好资金计划，只有这样才能达到降低成本、增加利润的目的。首先，在前期建设投入中，汽车4S 店应当在满足品牌方要求的基础上，加强对市场需求的调研，分析目标客户群体的实际需求，通过优化店面布局、规划细节功能分区，使每个区域都能够充分发挥其作用，为客户带来良好的进店体验，增强4S 店对客户的吸引力，最大限度提升资金使用的效率。其次，汽车4S 店应当建立完善的资金业务流程，通过健全收款制度，强化付款流程审批，建立优惠授权制度以及优惠卡券管理制度等，确保各项资金使用的安全性。根据市场销售情况，统筹把握车辆及物资的库存量，控制整车及零部件库存，避免库存占用过多资金进而影响资金使用效率等。

4.4 建立健全信息沟通机制

汽车4S 店加强内部沟通交流，建立健全信息沟通机制，应当重视对网络信息技术的应用。随着现代网络信息技术的快速发展，加快汽车4S 店信息化建设成为其实现科学管理的重要手段。汽车4S 店应当根据自身经营管理特点，搭建适合4S 店运营管理的信息系统平台，加快推进无纸化办公，在平台中实现各职能部门的统一管理，如通过建立客户管理模块、资产管理模块、维修服务管理模块、财务管理模块及库存管理模块等各个功能模块，帮助业务部门及财务部门加强信息沟通，及时了解各部门业务需求，解决业财信息不对称问题，提高内部控制相关信息数据的可靠性和真实性，不断优化内部控制方案，全面落实内部控制。此外，汽车4S 店应当健全外部信息沟通机制，通过完善DMS 系统，及时向厂家反馈相关信息，提出意见建议，优化产品，满足消费者的实际需求。同时，加强与客户的信息沟通，搭建客户服务平台，及时解决客户疑问，为客户提供购车指导，向客户发送店内优惠活动信息等，提高客户服务水平，增加客户满意度。

4.5 合理设置岗位，提高风控能力

当前，汽车4S 店应当充分认识到内部控制中存在的岗位设置问题以及其可能带来的风险损失，增强岗位设置的合理性，提高风险控制能力。在岗位设置中，4S 店必须严格遵循不相容岗位分离制度，并落实权责一致原则，明确划分各岗位职权，建立相互制约、相互监督的岗位机制，充分发挥内部岗位的牵制作用，从而规避在经营管理过程中出现的业务流程不规范、客户权益发放不到位、4S 店财物被侵占等问题，保障自身的财务安全，避免引发财务资金风险。同时，汽车4S店需要加大内部监管力度，定期对各岗位勾稽关系进行审查，检查业务开展情况，防范不良行为。

5 结语

内部控制是现代企业管理的重要手段，对于规避或控制经营风险发挥着重要作用。汽车4S 店面对愈加复杂的生存环境，加强内部控制是其实现健康稳定发展的重要保障。当前，汽车4S 店在内部控制中仍然存在较多问题，要求管理者及相关人员重视加强内部控制，立足自身实际情况和经营管理特点，构建完善的内部控制体系，确保内部控制的各项措施得到有效落实和执行，从而提高汽车4S 店内部管理的效率，增强其发展是内在动力。