新形势下物流企业完善内部控制的若干思考

文/高志萍 （天津海晶物流有限公司）

目前，我国物流行业发展整体向好。有关数据显示，2021年我国全国社会物流总额为335.2亿元，按照可比价格计算，同比增长9.2%，社会物流总费用为16.7万亿元，同比增长12.5%（源自《新浪财经》2022年2月10日）。但是，行业专业化、组织化、信息化程度普遍较低，缺乏健全的标准体系与信用体系，造成行业运行效率低，物流成本居高不下。对于物流企业而言，应当充分利用内部控制手段加强内部管理，提高自身专业化、组织化与信息化水平，并紧抓网络货运经营的发展机遇，加快自身服务拓展与升级，推动自身高质量发展。

一、物流企业完善内部控制的原则

物流企业完善内部控制，应当遵循如下原则：一是全面性原则。物流企业对于内部控制体系的优化设计应当充分考虑物流行业特点与自身业务特点，将内部控制理念贯穿于各个流程的各个环节当中，同时促进全员参与，实施事前、事中、事后的全流程控制，以免出现管控缺口；二是重要性原则。物流企业资源有限，难以兼顾内部管理的方方面面，完善已有内部控制体系，需要关注重点领域，定位关键风险控制点，防止无效的资源投入；三是制衡性原则。内部控制的关键在于权责的制衡，物流企业应当对现行组织架构进行优化调整，使各管理层级与各部门之间形成相互牵制、相互监督、共同协作的关系，避免权力集中于少部分人手中。

二、新形势下物流企业内部控制中的风险点

（一）合同责任风险

合同签订过程中，经济实力雄厚的大客户往往处于有利地位，提出一些特殊要求及条件，而第三方物流企业则迫于压力不得不接受一些相对苛刻甚至是“无理”的条款。一旦发生合同纠纷，第三方物流企业就容易遭遇合同责任风险。在物流链中，第三方物流企业承担组织者的角色，多数情况下将物流链中的部分环节委托给分包商实施。双方一般通过合同对彼此的权利及义务进行约定，但往往由于一次性合作导致合同签订并不完整，极易引发纠纷。如果客户出现损失，第三方物流企业需要先承担相应的赔偿责任。虽然赔付后第三方物流企业可对分包商进行追偿，但合同签订不完整造成物流企业常常得不到全部赔偿，从而遭遇合同责任风险。

（二）投资与金融风险

现代物流仓储体系的自动化程度较高，第三方物流企业往往要投入巨额资金进行该体系的建设。在投资的不同环节，企业均面临着投资风险。比如，购置信息化软硬件配套设置以及储运各类物品所需的设备、运输工具等，如果客户因特殊原因提前终止合同或因经营不善而倒闭，而其所建场所一时无法被使用，势必会给企业带来巨大的投资风险。

金融风险一般产生于第三方物流企业所提供的金融服务过程中。为有效应对客户资金短缺问题，不少第三方物流企业均会提供相应的金融服务，比如，允许托运人以应收账款冲抵物流仓储费用，或是允许托运人进行仓单质押。在客户资金较低的情况下，一旦企业金融管理操作不当，就容易遭遇客户拖欠物流费用的情况，从而发生金融风险。

（三）运作风险

运作风险具体有仓储不当风险、货物移交风险、人员操作风险等，与第三方物流企业经营管理息息相关。货物保管分为在库管理和在途管理，通常在库时间较长。然而，仓库管理中存在诸多风险因素，如潮湿、火灾、作业破损等，一旦仓储不当，就有较大可能出现经济损失。第三方物流企业与分包商或者货主进行货物移交时，双方要按照送货清单核对货物名称、数量、规格，并检查货物的完好程度。如果数量、规格不符，或是货物已发生损毁，导致移交失败，企业就要赔偿相关损失。物流管理中各个环节的操作离不开相应的管理人员，若管理人员责任意识、风险意识欠缺，专业素质并不能满足管理需要，各项管理工作就容易受人为因素影响，进而发生人员操作风险。

三、新形势下物流企业内部控制中的问题

（一）控制环境建设不足，难以形成全员参与局面

从思想、组织、制度等方面来看，不少物流企业控制环境建设有所不足，难以形成全员参与的控制管理局面。部分企业组织架构较为简单，由于控制权、所有权较为集中，领导层所发布的工作目标可以快速传递至员工，在此情况下，企业领导者认为内部控制建设可有可无[1]。而且，由于重大事项均由领导把控，违背了内部控制的制衡性原则，容易出现决策失误的情况。比如，YT企业是一家大型民营家族式企业，企业决策权把握在董事长及其家族成员的手中，外聘职业经理人难以真正融入企业管理当中，与此同时，监事会的职能弱化，未能正常行使其监督职能。此外，企业其他人员普遍缺乏内部控制意识，未能积极主动运用内部控制思想处理工作问题，仅仅是被动接受领导安排。

（二）风险管理意识薄弱，风险评估有所欠缺

不少物流企业风险管理意识淡薄，其风险评估与分析并不全面，未能充分考虑多种内外因素对企业日常经营与长远发展的影响，从而导致企业应对风险不及时，往往在风险发生后才对其进行处理，进一步引发重大经济损失[2]。人民法院贯彻实施民法典典型案例显示，2020年，某物流公司与吴某签订《货物运输合同》，合同约定吴某承接该公司的郑州运输业务，并结算调运车辆、雇用运输司机的费用，这笔费用支出与该公司无关。合同履行过程中，双方结清大部分运费，但吴某并未及时向承运司机结清运费，导致承运司机扣留货物。为确保货物运输的时效性，该公司向承运司机垫付了吴某所欠的46万元。最终，吴某仅向该公司支付了6万元，该公司追偿无果后提起诉讼。从这一案件中可以看出，该公司对于合同责任风险的评估与管理并不到位，没有认识到承运人信用对合同履约的影响，从而使企业遭受40万元的经济损失（源自《某物流有限公司诉吴某运输合同纠纷案》2022年7月4日）。

（三）控制活动成效不佳，存在诸多缺陷有待解决

目前来看，多数物流企业控制活动成效不佳，存在诸多缺陷有待解决。例如，某物流企业是河北省一家中型运输企业，以普通货运为主营业务，已建成23条货运班线，多次入选地方服务业百强企业。绩效考核方面，该企业并无明确的考核标准，对于所有人员考核实行“一刀切”，也没有将绩效考核与员工激励奖惩挂钩，由于无法得到激励，员工难免出现抵触情绪，不利于内部控制的深入推进。账目管理方面，该企业设计信息化系统中的应收账款模块时，并未考虑实际账龄分析、账款动态追踪等方面的功能需求，导致应收账目金额与客户实付金额不一致，不但加大了相关管理人员的工作量，也降低了财务核算效率。预算管理方面，该企业虽然结合子分公司与各网点经营业务实际制定了年度预算计划，但由于预算预警机制欠缺，多数情况下费用报销直接通过，从而出现超预算费用仍然被报销的情况，未能充分发挥出预算的协调、规划与控制作用。

（四）信息化程度较低，对内部信息沟通产生严重阻碍

物流企业的运营范围较广，且流动性大，其内部信息沟通需求较高。随着数字经济的发展，运用信息化技术促进内部信息沟通已成为常态。但是，大多企业依然沿用传统粗放的管理模式，并未将信息化技术充分运用到内部信息沟通当中。而且，各管理系统间缺乏统一的数据标准与口径，基础数据、交易数据等无法在各管理系统中共享互通，导致信息沟通质量与传递效率得不到有效保障，进而制约内部控制思想、制度及政策等的落地[3]。

（五）内部监督体系有待健全，影响企业长远发展

总的来看，不少物流企业的内部监督体系还有待进一步健全。通常情况下，审计部门承担主要的内部监督工作，通过发现企业内控缺陷提出针对性的内控整改意见，便于企业优化内控管理方法、措施。

部分物流企业将内部审计工作交于财务部门负责，而领导对相关工作的控制权力较大，使内部审计独立性缺失。而且，大多内部审计工作仅是审核账目，缺乏从组织架构、制度、控制活动、内控缺陷等方面的审计评价。也有一些物流企业虽然建立了内部审计部门，但该部门并未与其他部门形成权责利的相互制衡，导致日常经营活动监督不到位[4]。

四、新形势下物流企业完善内部控制的有效措施

（一）加强内控环境建设，构建全员参与局面

物流企业领导者在企业中处于核心地位，应当具备前瞻性眼光，要深刻认识到加强内部控制对企业长远发展的积极影响，积极学习内部控制相关理论、方法与政策文件，明确内部控制建设要点，结合内外环境变化，联合专业部门或组织机构从内控五要素入手对企业内部控制进行统筹规划，并通过下发内部控制重要性声明等措施充分强调内部控制建设的价值，提高全员的重视度。企业员工是内部控制的主要执行者，应当对内部控制有一定的了解，学会运用内部控制思想处理日常工作，主动发现并反馈企业内部控制中的风险问题，为企业有序开展内部控制工作创造良好条件。此外，物流企业还应当持续优化现有组织架构，遵循“不相容岗位相分离”及制衡性原则进行部门及岗位的调整，避免“任人唯亲”，并不断完善现行管理制度，从组织及制度层面为内部控制建设提供强有力的保障[5]。

（二）渗透风险管理意识，完善风险评估机制

新形势下，受外部市场、行业、政策等环境因素及内部投融资管理、合同管理、仓储运输管理、人资管理等经营管理因素的影响，物流企业所面临的风险环境愈发复杂。如何有效识别、评估与应对风险，成为物流企业在市场中长久存在的关键所在。物流企业有必要从上到下渗透风险管理意识，并完善已有风险评估机制[6]。在此过程中，根据行业形势及企业经营管理特点规划风险管理，阶段性采用定性定量分析方法，科学预测已发生风险可能引发的损失及潜在风险发生的可能性，评估不同管理措施对减缓、抵御风险的积极作用，针对不同风险类型制定风险回避、风险承担、风险转移等策略。同时，持续探索不同风险点之间的相互联系，思考内外环境变化对企业风险环境的影响，在此基础上定期更新风险清单，记录风险分析、应对及规避等信息，并加强对重大风险点的追踪管理，形成事前、事中与事后评估报告，从而将风险评估与管理常态化。

（三）弥补控制活动缺陷，提高内控执行成效

不同企业规模、业务结构、管理情况等有明显差异，其控制活动也呈现出不同的特点。物流企业应当根据自身实际开展针对性控制活动，以减少风险的发生。绩效考核评价方面，一要明确考核评价主体，综合采用企业整体评价、部门自评、财务评价、个人评价等方式进行绩效评价；二要明确考核范围、对象及内容，制定合理的考核指标体系，即使是同一考核评价对象，在内控工作的不同实施阶段，也要体现出指标权重的差异性；三要明确评价标准及方法，企业整体评价采用定性定量相结合的方法，部门自评、财务评价采用因素分析法、比较法、员工评判法等，个人评价以表格形式呈现；四要明确评价结果的有效应用，比如，将考核评价结果与企业管理改进、员工薪酬调整、调动晋升等挂钩，对表现优异的部门及个人予以精神及物质上的奖励。账目管理方面，以提高应收账款回收率、减少坏账呆账为目标，建立集成实时跟踪、明细查询、账龄分析、销售图表等功能的应收账款管理系统，由系统自动分类统计不同账龄金额及百分比，汇总近期应收账款走势，便于企业制定应收账款催收计划。预算管理方面，搭建预算管理系统，并将预算计划内置于系统中，当某项费用超出计划时，系统自动给出预警提示，提醒相关人员对此进行处理，从而减少超预算支出情况的发生。

（四）提高信息化程度，促进内部信息沟通

内部信息沟通是企业内控思想、制度、政策落地的重要保障条件。信息化、智能化的发展背景下，物流企业应当提高自身信息化程度，充分利用信息技术优势促进内部信息沟通。一方面，搭建一体化的管理平台，将财务管理系统与仓储管理系统、物流运输管理系统、订单管理系统等进行有机对接，促进基础数据、交易数据在各系统间的共享互通，并引入RPA技术，对各项业务数据进行集成化管理，实现数据的自动处理与跟踪，提高数据信息传递质量。另一方面，加强信息与沟通渠道建设，尤其是要畅通员工反馈渠道，便于员工及时反馈内控工作状况以及内控工作中所遇到的问题。

（五）健全内部监督体系，促进企业长远发展

良好的内部监督体系有利于物流企业实施内控合规管理，规范、约束人员行为，对物流企业长远发展有重要的推动作用。物流企业应当进一步健全内部监督体系，促进企业长远发展。首先，建立专门的内部审计部门，根据内部控制制衡性原则要求，将其交于企业董事会或审计委员会负责，强化其职能的独立性，要求其严格落实自身审计监督责任，对企业各项内控工作进行动态监督评价与稽查。其次，加强日常监督与专项监督，着重监督资金、资产、货物等重要领域的关键风险控制点，强化重要岗位人员责任。最后，积极开展内部审计评价工作，如实披露企业内部控制相关信息，接受社会监督，从而使内部监督与外部监督形成合力。

五、结束语

物流企业内部控制中主要有合同责任风险、投资与金融风险、运作风险等，在此影响下，企业经营管理难免会出现问题。物流企业应当遵循全面性、重要性及制衡性原则，基于对已有内控不足的充分把握，从内控五要素入手，通过加强内控环境建设、完善风险评估机制、弥补控制活动缺陷、推进信息化建设、健全内部监督体系等措施完善内部控制，为自身高质量发展奠定坚实基础。