统筹谋划健全机制 全面留存历史原貌——昆明市全力做好重大活动、重要会议档案收集归档工作

■ 昆明市档案局

收集好、保管好、利用好重大活动、重要会议档案，对丰富档案资源建设、总结历史经验教训、推进国家治理体系和治理能力现代化均具有重要意义。昆明市高度重视重大活动、重要会议档案收集工作，在市委、市政府领导下，档案部门主动介入、全程参与，承办部门认真履责、全面收集，在重大活动、重要会议档案收集方面做了一些探索和实践，取得了一些成效。2019 年以来，市档案馆收集脱贫攻坚档案11490 件，30 卷；滇池生态环境保护治理整改档案综合类档案9532件，点（片）整改档案5755 卷，照片档案12183张，录音录像档案3133 件（时长32 小时14 分钟37 秒），实物档案11 件；生物多样性公约缔约方大会第十五次会议（以下简称“COP15”）档案435 卷，照片档案149 张，录音录像档案4 件（时长2 小时26 分钟），实物档案4 件。

重大活动、重要会议本身具有综合性、阶段性、临时性、特色性、多变性、相对性等特点，给档案工作带来了一些挑战：首先参与部门众多，档案形成主体多元，对实现同步推进、全面收集提出了挑战；其次档案内容丰富且载体形式多样，对统一整理方式、方法提出了挑战；再次档案形成单位多为临时机构，对工作时间、效率提出了全新挑战。昆明市结合实际工作，不断开拓创新，多措并举，有效解决了统筹、收集、整理、移交、监管等问题。

一、统筹谋划、高位推进，健全工作领导机制

一是着力完善档案管理规章制度。在抓好档案法律、法规学习贯彻的同时，根据《昆明市档案条例》及相关法律法规规定，于2020 年以市两办名义制发了《昆明市重大活动声像档案管理办法》，从制度建设补齐声像档案归档短板。新修订的《昆明市档案馆收集档案范围实施细则》明确重大活动、重大事件档案应在相关活动结束后90天内，全部向市档案馆移交。相关规章制度的出台，稳步提高了各级各部门的档案意识。

二是建立专项工作领导机制。以市两办名义印发《昆明市加强重特大事件档案工作重点任务清单》，建立工作体系，健全工作机制，规范管理要求，落实工作责任，确保重特大事件所形成的档案齐全完整。近年来，昆明市各部门在承办重大活动、重要会议时，多会同步谋划档案工作，或将档案部门纳入工作领导小组成员，或在重大活动、重要会议方案中明确参与部门档案工作职责，确保档案工作与重大活动、重要会议同步推进。档案部门在获悉重大活动讯息后，也会及时主动上门服务，协助责任部门，特别是牵头部门统筹推进档案工作。如，《关于成立昆明市托管西双版纳州勐腊县磨憨镇工作领导小组的通知》中，将档案部门分管领导纳入领导小组成员；在制作移交具体方案模板时，领导小组采纳了市档案局意见，在模板中单列条款明确档案工作责任，压实了所有托管部门的档案工作职责。

三是畅通工作沟通交流渠道。昆明市档案局结合重大活动工作推进情况，适时要求参与部门明确责任领导并报送联系方式，确保对接沟通及时高效。

二、细化任务，同步推进，健全档案收集机制

一是制定专项档案管理方案。档案部门及时介入、深入调研，全面把握重大活动、重要会议工作内容和工作要求，研究制定专项档案管理方案，细化档案工作要求，督促指导各责任部门全面收集相关档案。如，滇池生态环境保护治理整改工作刚刚启动，市档案局就到市级主要责任单位和涉及整改的区进行调研，印发滇池生态环境保护治理整改工作档案管理方案，明确各责任单位和档案部门工作任务、工作步骤、工作要求。

二是及时组织召开档案管理专题会议。根据工作推进情况，及时召开档案管理专题会议，将档案收集归档与重大活动同部署、同落实、同检查。

三是创新档案收集工作模式。改变传统的单一收集模式，由市、区多层级多部门共同完成收集，形成了上下联动、齐抓共管、通力协作的工作局面。如，在滇池生态环境保护治理整改工作中，一些区明确滇池一级保护区内点（片）档案由水务部门，二级、三级保护区点（片）档案由自然资源规划部门负责收集，初步整理后统一移交档案馆（室）。

三、统一标准，规范推进，健全档案整理机制

一是量身制定档案分类方案。针对重大活动涉及面广，产生的文件材料体量大、载体形式多样的特点，为确保档案收集齐全、整理规范、标准统一，档案部门与责任部门共同配合制定分类方案。如，以市应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组办公室名义印发《关于加强新冠肺炎疫情防控档案工作的实施方案》，明确了昆明市新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和整理技术标准。方案印发后及时开展专题培训，统一全市的工作思路、收集范围、数据格式和整理标准。

二是争取专项档案整理资金。通过聘请专业档案服务机构，开展疫情防控、COP15 等专项档案整理。

三是发挥档案部门专业优势。一些数量大、类型复杂且时限要求高的专项档案，档案服务机构的专业水平和工作效率难以满足工作要求时，各级档案馆主动担责，加班加点，组织骨干整理专项档案，及时、高效完成了档案整理工作。

四、紧盯难点，创新推进，健全档案移交机制

一是创新方式保移交。跨区域、跨部门档案移交进馆是重大活动、重要会议档案管理的一个难点。为使散存档案成为一个完整的有机体，结合目前已普遍实现双套制的实际，探索实体档案由形成单位或同级档案馆负责保管，各立档单位、县区档案馆向市档案馆移交一套数字化副本的模式，由市档案馆汇总各部门电子数据，建立专题数据库，供全市查阅利用。目前，昆明市已完成全市滇池生态环境保护治理整改档案专题数据库的建设工作，接收档案数据480G。

二是主动服务促移交。对时间紧、任务重的专项工作，责任部门确实在短时间内无法完成移交清单制作的，档案部门主动帮助制作移交数据清单，有效调动了责任单位的积极性。

三是丰富渠道扩移交。档案部门在收集责任单位档案的同时，主动与档案资源丰富的新闻媒体进行沟通，协调昆明广播电视台、昆明日报等新闻媒体向市档案馆移交重大活动、重要会议的照片、录音、录像及新闻报道等资料，持续丰富重大活动、重要会议档案资源。

五、全程参与，序时推进，健全服务监督机制

一是派专人驻点全程服务。为了解决临时机构缺乏档案专业人员，档案存在散失风险的问题，档案部门克服人力不足的困难，派专人驻点全程、实时收集文件材料，确保齐全完整。

二是纳入年度档案执法检查内容。各级档案主管部门深化运用监督检查，将重大活动、重要会议档案管理工作纳入年度检查，强化各级各部门档案意识。

三是开展专项档案检查。在日常工作中，市档案局明确专人对重大活动档案进行全过程跟踪服务，并适时开展专项检查，督促各责任单位落实档案管理责任，确保各项工作任务按序时要求推进。

下一步，昆明市将继续加强重大活动、重要会议档案收集归档工作，确保把昆明现代化建设的历史记录好、留存好、保管好、利用好，更好地服务党和国家工作大局，服务人民群众。