创新发展理念主导科研院所科研档案管理模式研究

2023-04-06陈成瑾

海峡科技与产业 2023年1期

关键词：农业科研科研院所档案资料

陈成瑾

福州市蔬菜科学研究所，福建福州 350111

创新发展理念主导下，我国农业科研创新不断突破，相应的科研档案工作内容越来越多，其难度与复杂性持续提升。加强科研院所档案管理模式创新发展，是提高档案管理效率和质量，助力农业科研工作创新的必然要求。

1 科研档案及管理概述

1.1 科研档案及其特点

科研档案是科研管理与科研活动的重要构成部分，是产生于科研项目立项研究与实施、过程管理、结项验收、绩效评价及成果管理等全部流程中的具有较高保存价值的文件材料、样本及标本等实物，常见载体包括文字、数据、音视频、图表及图像等[1]。在农业科研活动开展过程中，基于不同地区的生态环境，农业科研工作人员采取多样化的科研方式，研究农作物的生长发育、抗逆性与环境适应性等特性，不断产生各类原始记录材料。在反复进行课题及相关分支研究活动的过程中，各个课题也会形成独立档案卷宗，作为唯一性凭证用于课题申报、成果申报与利用转化。

综合科研主体、方式、领域及档案利用等因素，科研档案表现出显著的专业性、阶段性与系统成套性特点。第一，科研项目往往涉及理论实验及自然人文科学等多学科专业内容，是对自然现象发生规律和原因的研究，必然具备较高的专业性[2]。科研档案对各类科学知识和规律进行了精确的研究与描述，具有极强的权威性。第二，科研档案具备的阶段性特点是指在各个研究领域、具体理论知识之间也存在相应的差异性，整体科研过程包括设计、实验、检验和总结4个阶段。第三，科研活动必须严谨且规律，其各个研究环节之间环环相扣，作为科研活动的全过程记录，科研档案并不是对数据材料进行简单累积，而是将彼此间具有紧密联系的资料文件加以组合形成的，包含了具体科研项目的研究计划、过程实验数据、成果检验材料等，是具有重要价值的科技信息资源[3]。

1.2 科研档案管理

档案管理是对档案资料进行收集和整理保存的全过程工作，是档案记录真实性、完整性和连续性的重要保障。科研档案管理具有较强的系统性与复杂性，涉及科研成果的申报至应用全部流程，覆盖面极为广泛，只有持续加强对科研档案的全过程管理，才能助力提高整体管理水平。科研档案管理的内容主要包括以下5个方面的内容。第一是科研准备阶段，涉及科研项目申报材料、立项批复、任务委托书、开题报告、总结调研及论证方案、经费预算、协议合同等资料[4]。第二是研究实验阶段，涉及执行报告、阶段性成果、会议记录、技术文件、经费使用等记录材料。第三是评价验收阶段，涉及研究报告、总结报告、专题报告、著作、专利申请、标准等，以及专家评审意见、鉴定证书、推广应用证明、经费决算文件、宣传报道及验收证书等。第四是成果申报阶段，涉及科研成果登记表、成果申报及审批材料、成果获奖材料原件及复印件、应用推广经济与社会效益证明资料等。第五是推广应用阶段，涉及协议书、应用推广方案、转让合同、工艺文件、扩大生产设计文件及生产鉴定材料及用户反馈文件等。

2 创新发展理念在农业科研档案管理中的应用价值

2.1 创新发展理念分析

党的十八届五中全会中首次提出了创新发展理念，要求将创新作为国家发展的核心，贯穿于一切工作中，持续深化理论、制度、科技、文化等各方面的创新[5]。创新发展是新时期特色社会主义五大发展理念之首，以解决发展动力为核心。创新发展理念主导下的科研档案管理工作，要求将制度创新作为管理手段，对科研档案的管理制度加以完善；将技术创新作为发展动力，不断提升科研档案管理信息化水平；将管理创新作为发展起点，对科研档案管理工作流程加以优化；将服务创新作为发展目标，提升科研档案管理工作人员的综合素养。

2.2 促进农业科技创新

农业科研档案是对农业科研项目全过程工作的准确记录，对技术研究期间各类文件进行保存，能够为现阶段农业科技发展创新提供有力借鉴。在农业科研不断创新的过程中，一方面，通过检索查阅相关科研项目的档案资料，有利于吸取经验教训，促进科研活动的高效推进，从而缩短科研项目时间，保证科研成果能够及时得以转化和推广应用[6]。另一方面，通过研究以往科研项目的档案资料，了解前期科技工作人员的成功经验，能够帮助后人开拓研究思路，具有较高的参考价值。

2.3 促进农业转型发展

产业结构调整推动了农业的转型发展，科技化与现代化是我国农业发展的重要趋势。转化农业科研成果并进行试验示范，能够对各地区的产业发展起到引领示范作用，有利于扶持当地企业实现创新发展，推动具有地方特色的农产品产业发展。农业科研档案中涵盖了各地区农业科技水平的全面调查资料，这是发展地方产业的重要科技支撑，同时也是农业科研工作人员有效掌握并研究地区农业科技水平的途径之一。通过了解当地实际发展状况，寻求探索农业科技创新发展方向，助力当地农业发展完成升级转型。

3 科研院所农业科研档案管理中存在的问题

3.1 档案管理制度尚未完善

农业科研档案管理具有极高的专业性，健全的管理制度是保障各工作环节紧密衔接的重要依据与参照。随着农业科研档案管理工作的不断完善，整体档案管理制度的建设取得了良好的实践成果，但仍有部分科研项目尚未纳入存档范围，细节管理也存在一些问题。以立卷标准为例，各地农业科研院所执行标准表现出一定的差异性，在对科研项目分类时采用时间或类别等不同分类依据，档案储存形式也具有差异性，既有直接装进档案盒保存，也有采用三孔一线形式整理纸质档案[7]。管理制度标准统一性的缺乏，显著增加了档案管理员的工作负担，也阻碍了档案资料的跨单位共享共用。

3.2 归档标准不统一

整理收集档案是科研档案管理及应用的基础，随着科研院所的发展与信息化建设不断推进，科研项目资料数量必然会不断增加，复杂性不断提高，使得收集归档难度持续增加。在此发展背景下，传统收集整理和归纳的工作方式必然会影响档案管理工作的质量与效率。农业科研项目持续周期长，涉及范围和档案资料众多。一方面，由于归档标准不统一，再加上科研工作人员缺乏足够的保存意识，使得部分农业科研档案资料未收集完整。另一方面，部分科研工作人员缺乏对科研档案资料进行收集归档的意识，存在自行留存科研档案资料的现象，进而影响单位档案资料归档工作的开展。

3.3 档案管理模式落后

科研档案资料的重要作用之一是为后期科研工作提供一定的参考和帮助，凸显了科研档案管理工作的价值。但是当前很多基层农业科研院所依然采取人工管理模式，档案管理工作的技术性与专业性极为有限。虽然档案信息管理系统已经逐渐安装普及，但是对于管理系统的应用主要是进行资料查询，并没有发挥信息技术的优势对档案资料进行深层次挖掘利用与价值开发[8]。档案管理模式的局限，使得很多科研档案资料未能发挥其最大价值，阻碍了档案资料的跨单位共享共用，造成了严重的资源浪费，阻碍了农业科研事业的高效健康发展。

3.4 信息安全风险突出

当前部分农业科研院所档案管理缺乏健全的保密机制，对档案资料缺乏深入的利用开发。一方面，部分单位没有对科研档案资料进行严格的保密性划分，特别是一些高保密性、高技术性要求的档案资料，因为涉及绝密、配方等内容，仍需进一步加强对其保密管理。另一方面，应用开发是使已有科研档案发挥持续性价值的重要方式，但很多科研档案管理只是对其进行归档立卷，缺乏对信息资源的利用开发和跟踪反馈，长效机制欠缺，导致档案资料利用严重不足。

3.5 综合型人才匮乏

农业科研档案管理工作要求档案管理员不仅要具备较高水平的专业知识，对农业科研项目也要有相应的了解。如果已经安装了档案信息管理系统，档案管理员还应具备一定的信息技术应用能力。这对农业科研档案管理员的综合能力提出了较高的要求，但是很多基层农业科研院所的档案管理员虽然在档案管理方面具备扎实的专业技能，但是综合能力依然有所不足，很难适应该项工作的现代化发展进程，影响了科研档案管理整体水平的提升。

4 创新发展理念主导下的科研院所农业科研档案管理模式构建

4.1 加强档案管理思路创新

农业科研院所档案管理部门应重视调整并创新档案管理思路，转变以往工作形式，开展主动性和超前性服务，贯彻事前、事中全程参与的档案管理新理念，不能盲目搜集资料，却不了解服务对象对于档案资料的具体需求。农业科研院所的档案管理工作应契合科研工作特点与思路，将档案管理纳入科研管理范畴，主动了解科研工作动态，将档案工作与科研工作的创新发展紧密联系起来。

4.2 加强档案管理制度建设

第一，要明确科研档案的收集与归档范围，统一规定科研项目各阶段档案材料的接收标准。第二，明确科研资料归档流程、时间节点与格式标准等具体要求，使档案管理员与科研项目执行人对归档节点均能够清楚了解，确保科研工作与归档工作同步开展。特别是由于农业科研项目全过程周期耗时较长，必须在现有管理制度基础上对各归档时间节点进行细化要求，避免出现歧义[9]。第三，要形成完善的考核管理机制，将科研资料归档列入考核指标中，增强科研项目执行人对资料归档的重视，促进档案管理工作顺畅开展。第四，要完善信息化管理制度，主动学习其他单位成功管理经验，制定电子档案归档、共享、备份及利用的相关管理制度，进一步发挥档案资料应用价值。

4.3 加强归档标准统一性

首先，档案资料收集归档过程中必须严格遵照相关管理要求与制度，增强该过程的标准性与统一性。其次，日常归档资料必须及时放入档案袋，防止出现资料丢失或空缺。再次，要细致划分档案资料的大项、小项，基于此对各项目的档案资料进行完善，避免资料破损或丢失，确保档案资料的准确性和完整性。最后，档案管理员在对资料进行归档时，要对内容进行检查，确认数据和内容准确充分，便于后期档案资料的开发应用。

4.4 加强档案管理模式创新

随着时代发展，传统档案管理模式中的一些内容已经无法适应档案管理现代化发展进程，加强档案管理模式创新是开展档案工作的必然要求。第一，要加强改进档案工作手段，更新立卷制度，简化工作流程。第二，针对组件形式和装订手段加以优化，取消非必要流程，缩短归档程序耗时的同时，确保后期调档利用质量，助力部门立卷工作开展。第三，要加大利用现代信息技术的力度，在录入、检索基础功能之上，开发其他应用功能，例如，利用电子扫描技术对图像、图纸做缩微处理，使用彩色条码替代档号，增强档案工作便捷性和安全可靠性，同时也有利于提升档案资料利用、借阅归还速度[10]。

4.5 加强信息技术创新应用

农业科研院所要深刻认识科研档案管理中信息技术的应用价值，加大信息化基础设施建设力度，加强提升信息技术利用与创新。例如，通过综合运用人工智能、大数据、物联网等技术，构建科研档案创新共享平台，实现区域范围乃至全国范围内的非涉密科研资源的高效共享，互相借鉴学习，深度挖掘档案资源应用价值，为科研工作开拓新的研究思路。

4.6 加强档案管理员培养

农业科研院所要重视档案管理员的培养工作，组建高综合素质管理团队。一方面，要基于档案管理工作需求和信息化建设发展趋势，在招聘档案管理员时，对应聘人员的档案管理、农业科技、信息技术等专业知识储备进行综合考察，优先录用高水平复合型人才，为档案管理工作储备优质人才。另一方面，要重视对在职档案管理员能力的培养提升，采取外派进修、培训等方式提高专业能力，弥补工作短板，将其培养为有利于科研档案管理现代化发展的优秀人才。