计算机技术在档案管理现代化中的运用探讨

王丽红

（北票市民政事务服务中心，辽宁 朝阳 122100）

引言

民政档案管理工作是一种社会化服务方式，是信息化建立和发展进程中至关重要的一部分，不但同我们的日常生活与工作环境息息相关，而且还关系到经济社会的和谐健康发展。档案管理工作主要涉及资料信息的保存和收集利用，在采集、查询和保管资料的各个环节中也是十分重要的，但由于经济社会持续的前进和发展，人们每日都要增加大量的统计数据信息，这就大大增加了研究人员的工作量。所以，在计算机技术飞速发展的背景下，面对当前档案管理现代化发展出现的困境，必须充分运用先进信息化技术[1]，以确保档案管理工作高效顺利开展，最大程度充分发挥档案信息的功能与作用。

一、计算机技术在档案管理现代化发展中的必要性与迫切性

1.计算机技术应用于档案管理的必要性

1.1 档案现代化发展的需求

民政档案反映着民政部门的历史和发展历程，它是社会保障体系建设的重要组成部分。社团、地名等具有较强实用性、时效较长的特点，是民政局在进行民政工作中的一个主要参考。公民档案是良好的德育教材，例如，对烈士事迹进行梳理、发掘，可以应用于爱国、革命等方面，以促进各种优抚对象的执行；比如，社会救助文件中的扶贫数据，详细记录了贫穷地区、贫困户由穷到富的发展态势，这是党中央和国家关于“共富”的方针，而救灾档案文件是灾情发生期间各方予以支援的主要记录资料，使民众能体会到社会主义的温馨；在加强基层社区管理和服务的工作过程中，例如，社员档案可以帮助社员更好地进行社员的工作，可以从社员档案中得知社员的创办、运作、年检、评估、历史记载等，从而决定社员的价值，并对其进行适当的整理和调整；民政档案可以作为科研依据，例如，婚姻档案可以作为社会学的基础，而地名档案则可以为地质、考古等方面的研究提供有价值的参考。以计算机技术作为整个信息化建设的核心，对企业和社会组织中的档案管理方面产生了重大的影响与变革。随着社会市场经济的蓬勃发展，档案在日常生活当中起到的作用愈来愈大，同时这些数据的价值意义也愈来愈大。为了对大量资料和文件加以归纳、保存、归档，就必须通过科学技术的帮助，对资料加以正确的使用与利用。对于这样巨量的资料归档管理，管理人员必须提升自身的效率来适应资料保管的需要，从烦琐的资料整理当中抽身出来。

1.2 推动现代管理信息化的尝试

档案管理现代化发展不仅便于实现档案资料利用计算机技术进行保护，以延续档案寿命，而且还有利于进一步开发和研究有关的档案资料，为各项事业发展奠定基础和开发研究的基础。而在这种流程之中，资料储存与分类管理的有效性、便利度、明确度，将直接影响到其他档案管理工作的开展情况。而通过现代信息技术的帮助，利用现代计算机对档案资料的有效管理，能够让资料保管的方式达到更加电子化的程度，提升资料管理的质量，也能够提升现代信息技术在档案管理当中的积极影响，从而能够促进资料档案管理工作和社会经济的发展趋势相结合，以实现根本性改革的目的。

2.计算机技术应用于档案管理的迫切性

在计算机技术蓬勃发展的时代背景下，档案管理利用信息化和计算机，能够把过去以人力为主的各项作业通过信息化的方式，达到信息作为媒介、电脑作为处理工具的模式。资料保管人员的工作重点就不仅是对一些纸张为媒介的资料进行记录，而且利用电子计算机能够实现记录管理的功能[2]，在编目和查询中，电脑的辅助工具就能够对有关资料实现更直观的记录。通过运用计算机技术，实现对档案资料的现代化管理，有助于丰富档案管理的模式。

二、档案管理现代化的性质及困境

1.档案管理现代化的性质

1.1 信息量大

信息量大主要展现在个性化的管理需求上，例如，在纸质档案中，结合具体档案的实际记录内容，往往会存在格式规范的要求，而对于档案管理人员的调动，往往会牵扯到对于档案内可用数据的共享。另外，对于数据内容的储存、保护和备份，也展现出了档案管理信息量大的特征。

1.2 管理要求多样

各个主体对档案管理现代化发展的实质要求有所不同，而同一个主体针对不同文件、不同时间或不同事项的管理要求又不一样，这不仅使档案工作更加繁杂，而且还会影响到整个工作的质量。另外，在管理需求方面也存在着差异，有些文件是以保存为主，有些是要进行移交；因而，对档案工作的需求也就有了差异，而对档案的管理也就越来越多地依靠手工来实现，这就使得利用信息化技术难以彻底取代档案的手工作业，进而制约了二者的结合和使用。

2.档案管理现代化的困境

2.1 档案管理队伍与工作需求不匹配

由于种种因素的制约，档案管理部门和档案工作一直没有得到应有的重视。因为档案管理是一个相对弱势的工作部门，所以对其进入的条件并不严格。一些机关单位和社会团体对现代化的档案管理工作缺乏重视，缺乏对其自身的专业理论和业务能力，以及对现代化的文件工作的整体理解，以及对档案工作的专业技术水平缺乏。尤其是在现代档案馆的信息化建设与经营中，缺乏具备较高素质的专业人才，这就导致了目前的档案工作人员难以很好地适应现代化技术。因此，档案采集、管理与利用的现代化工作人员由于缺乏专业的技术和知识，使得档案管理工作发展速度较慢，无法达到预期的结果。

2.2 档案管理基础设施不足

计算机技术背景下，数据资料大量涌现，使得档案管理任务日益增多，且情况日益复杂，对档案管理单位和人员来说，这都是一个巨大的考验。因此相关工作者一定要不断完善网络技术资料，从而更加有效地进行档案管理工作。基础设施和工作场地都是开展工作的重要基础，必须投资大量的时间、物资与资金，唯有如此才可以有效保证我们信息化、现代化工作的持续开展。而当前，许多资料的数字化水平亟待进一步提高，而且档案数字化的技术条件还比较落后、缺乏，一旦技术无法进行进一步创新和完善，则将会严重干扰档案管理工作的正常高效进行。特别是发展较为滞后的地区，受资金、物质等各种因素的限制，档案现代化的水平不高，且不能适应社会的发展和档案资料的使用需求，和信息化程度相对较高的地区相比，差距也会越来越大。

2.3 档案信息安全问题

使用计算机技术推进档案管理现代化发展，需要考虑互联网发展对计算机造成的影响，档案数据的电子化也会因此存在着信息安全、可靠性的风险。一旦网络出现泄漏，甚至发生病毒侵入的现象，将降低整个网络的安全与可靠性。一旦出现危害网络安全的黑客和计算机病毒等造成的数据泄漏，甚至网上的信息被任意地修改，将对企业及社会组织造成经济损失，也使得整个档案管理方面存在着相当大的困难与风险。

2.4 电子档案长期保存的问题

计算机技术运用到档案管理的阶段，必须注意电子信息存放环境的重要性，如果仅仅针对文本数据进行单纯的存放，相关过程应该尽可能地满足要求。但在进行一些复杂的文档数据管理阶段，就必须利用较为复杂的数据处理方法，对不同的文档数据加以分门别类存放，达到数据库的丰富与有效创建。然而由于现代社会的信息发展速度很快，所以未来对信息会有更高的要求，建立一个完整的现代化管理流程是很漫长的。随着时间的推移，需要不断地进行信息的升级和过滤，使得整个过程更加的专业化。

三、计算机技术在档案管理现代化中的运用建议

1.加快信息型资料转变速度

在实施过程中，不仅要重视软件的更新，而且要把先进的档案处理方式与现代化信息技术人才相融合[3]。在现实生活中，要加强对高技术和专门的人员的引进和应用，规划和科学化档案的工作，加速档案管理向信息型转化。

在整个过程中，有一点需要尤为注意，即对于人才团队的建设工作。计算技术在档案管理中的使用不但要求有关人员掌握必要的档案管理知识，还必须招揽具有现代计算机信息科学技术才能的综合性人员，在这个过程中，信息技术自身也同时正处在飞速发展的过程中，技术方法每天都在进行着更新和升级，所以要对档案管理人员进行长期的技术指导和培训，鼓励档案管理人员进行深度的学习，并在需要时建立某种评估机构，从而更好地实现对于档案管理的信息化技术升级，加强对高校图书馆的信息化建设，实现档案管理现代化发展的转变[4]。

2.逐步完善档案管理基础设施

档案管理工作在实际进行过程中，建设现代化基础设施是十分重要的问题，也关系到现代档案管理工作的总体水准，有关机关和人员首先，还需要不断更新管理观念和方法，并根据现代档案管理工作中出现的新问题，适时作出解决，以全方位推动档案管理工作的信息化和现代化水平工程建设。同样除了管理观念之外，还需要进一步强化基础设施建立，积极招募专门的管理者，进一步提升队伍的综合服务能力，配套建设相应设施，进一步发挥档案管理人员本身的服务功能与价值。其次，还需要进一步融入强大数据管理思想，使之与现代档案管理工作有效地融合。可以尝试在和计算机技术企业之间建立战略合作伙伴关系，进一步加大基础设施工程和关键技术的研究力量，以推动基础设施工程与信息技术的深入融合，以便于更好地辅助档案保护工作的有序进行。把资料储存与虚拟化等技术运用于档案保护管理工作中，并进一步拓宽技术合作的途径和方法，以发挥各种先进信息技术的功能，以促进档案管理工作的有序进行。

3.优化档案信息化管理当中的安全问题

档案信息现代化发展目标实现后并不是安全无虞，纸质版档案容易受到潮湿、鼠患等影响其安全性，电子化档案资料同样也存在安全威胁，包括计算机病毒、数据容灾、信息外泄等等。利用计算机技术实现档案管理时需要充分考虑计算机系统安全问题，可采用对文档信息实行分类管理，来增强安全管理的规范性。如一级保密文档就可采用不互联的形式预防区域互联网对文档信息的侵犯，而其他较低级的文档信息也可采用互联的形式进行共享，以增加管理工作的便利程度。再者，还必须做好对档案管理工作人员的法律宣传工作，让其熟悉国家《档案法》等法律规范，并以身作则，以确保信息的安全保存和高度准确的工作流程。

4.切实做好档案数据的开发利用

档案信息化工程的终极目的是为实现档案信息现代化使用和科学管理。在计算机技术的背景下，通过对权限管理的设定，能够对目录等级、文件名等进行全方位的检索，使得查找和存取工作变得更为方便。而且，还可以对存档的文件进行准确的下载、打印等数字化操作，可以在不进入档案馆的情况下，不需要翻阅纸质的材料文件，这就可以有效降低对文档的损坏，从而大大提高了文档的总体效率和价值。还能够对所有操作进行授权管控，对档案文件数据进行安全等级管理，并定时备份，以确保文档数据安全。在遇到与文档信息化建设管理相关的难题时能给予及时的解决和处理，以便提高档案管理效率。

对档案资源实现全面整合，就必须健全相应管理制度系统，有关主管部门要制定有关电子档案管理相关规章制度，保证数字化档案信息系统的安全和完整性，为有关管理工作的实施提供良好环境。其次，还需要制定档案数据信息安全保障等重要规章制度，以确保文件资料在存放、整合与使用等各个环节中的信息安全，以保障档案资料的安全。同时，还要健全档案数据资源共享体系和审核机制，以确定档案数据传播区域范围和安全等级，以确保各项规章制度体系的落实到位。

结语

信息化时代，大量的信息资料促使档案管理工作越来越复杂，档案管理工作存在着许多困难和问题，利用电子信息技术进行档案的管理，使其更加组织化、系统化，使历史文献的真实面貌得到切实的呈现。当前档案事业发展的大潮流是利用电脑进行档案管理，因此，民政部门要重视档案管理的效益与质量，加强专业软件、硬件、人力资源的开发，财政投资要着眼于当前信息技术的特殊性，并对其进行优化，使其与传统的档案经营方式相结合；只有这样，民政部门的档案工作才能长期、高效地发展起来。