构建企业级数据共享平台 助力智能化管理

文｜江敏

工程建设企业的发展壮大意味着项目范围与业务的增加，给管理增加了难度。无法及时掌握项目建设过程中的重要数据，就可能导致项目管理出现各种漏洞，给项目造成损失。为了解决项目成本高、利润被不断压缩的问题，建筑施工企业必须适应激烈、复杂的竞争市场，提高项目管理水平，降低项目管理风险以及成本费用，确保工程项目可以顺利实施、按时交付、按时获得工程款。面对企业发展的挑战，目前不少工程建设企业已经开始采取应用建筑施工管理软件来提升管理的质量，提高管理的科学性。

海蒂通信技术有限公司坐落于云南昆明，曾用名“昆明长信通信工程有限公司”，主营业务包括通信工程、电子智能化工程、装饰工程、电力工程、机电安装工程、房屋建筑工程、土石方工程、土木工程、市政公用工程、公路工程、桥梁工程等业务。随着项目的逐年增加，海蒂通信业务中的数据量越来越大、人员分散，管理人员难以支撑对每个项目现场的监管，无法实时掌控项目现场的施工情况、产值情况人工情况等。项目中人工成本等成本数据无法及时统计上报，导致无法准确判断项目成本发生情况，难以实现数据汇总、清晰账目、加强管控的目标；决策层领导无法及时查询相关业务数据，科学决策成为企业的管理难题。

针对海蒂通信目前的管理难题，借助众和软件直营项目管理模块，获得实时、精细、准确的统计记录，实现工程进度的实时监控与资金流向的监控，从而实现对项目成本的整体管控。

进一步规范管理、推进制度落地、提高工作效率。利用众和工程项目管理软件系统，实现各项目支付审批数据自动推送、有序归集、充分关联，将项目状态和明细信息报表化、报表智能化。同时，通过充分利用证书管理模块，打通证书信息与项目信息、便捷证书调配、规避由证书过期给企业带来的风险、降低证书闲置带来的资源浪费。

具体在日常财务审批方面，加强工程项目的资金流动监控，可以借助“备用金审批”流程来加强管控。该流程主要用于统计企业内部人员的不计息借款和还款，可通过费用报销中核销的方式进行冲抵，对备用金以及费用报销业务进行了调整。各业务部按照实际需要,使用申请备用金；备用金支出前先发支出报备流程，审批通过后方可采购；规范汇总发票后，统一使用通用成本报销流程核销借款；备用金借款明细记录和统计信息可方便查看。

证书管理方面，海蒂通信企业内具有繁多的证书，需要用在投标、项目备案和资质申报等经营活动。通过充分利用证书管理模块，可打通项目间的证书信息、便捷证书调配、规避由证书过期给企业带来的风险、降低证书闲置带来的资源浪费等目标。

各类证书均可通过流程或手动登记的方式外借，人员证书可以被用于投标使用和项目班组备案使用，作为项目备案使用的证书将会把该项目作为业绩登记。系统对证书实施多个维度的统计，包括证书数量、专业数量、分类型分公司筛选的证书数量。证书所有的使用和外借记录均会留下记录、系统将自动统计并生成可查询的报表。

合同管理方面，海蒂通信与移动等供应商签订框架合同，对由监控各区域负责人完成子项目的签订，统计计划金额和实际项目金额之间的对比。海蒂通信利用众和软件的合同管理模块，对各种合同进行全过程管理，解决合同履约跟踪难、执行效率低、合同数据无沉淀，业务联动难等问题，借助报表，合同相关的所有信息一目了然。

海蒂通信通过信息化的方式来规范管理流程、推进制度落地、管控过程风险、输出可用数据，实现项目的支付审批数据自动推送、数据抓取统计，将项目过程流程化、报表可视化。避免了因监管不力，导致的直营项目成本超预算风险；提高了数据管控效率，为企业高层决策提供有力的数据支撑，缩短了决策周期，提高了管理决策的正确性。主要成果包括：

一是提高了管理水平。海蒂通信成功搭建了企业级的数据共享，实现了信息化管理，审批流程贯通，业务处理与管理更加高效，工作协同能力不断加强，信息化管理水平得到了较大提升。

二是规范了业务管理。信息化标准规范和管控体系逐步建立完善，规范了业务管理工作，全面提升了公司的项目管理水平，提高了业务衔接的有效性，提升了运行效率和经济运行质量。

三是合理的成本管控。通过对项目的精细化分析，形成合理的项目目标成本，通过目标成本的事前管控体系，有效地控制了实际成本的产生。同时，对成本的实时分析，让公司可以及时了解到各项成本费用占总成本的比重，辅助企业进行成本结构优化。

四是决策更加科学。施工企业信息化系统的全面应用为集团的管理和决策提供了所需要的数据，通过信息化手段对关键性数据进行抓取分析、处理和传输，给予高层的管理和决策更科学的支持。

使用信息化系统发现和改进企业工程项目管理方法。业务数据与资金数据可在整个业务流程中进行追溯和反查，确保企业的各层级人员都能随时随地的查看企业、项目的实时数据，了解项目真实进度和情况，加强对项目全过程的管控力度，使付款有据可循。