大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策

2023-04-05崔芳芳郝静

科技资讯 2023年1期

崔芳芳郝静

(湖北工业职业技术学院湖北十堰 442000)

大数据能够依托先进的数据算法，对极大数量级数据进行分析，帮助人们挖掘出不同数据之间的联系。高校在进行档案工作开展时，会产生较多的数据，通过应用大数据技术，高校能够利用其他数据内容来完善档案信息库，了解到那些通过常规统计方式无法得出的结论，提升档案应用水平，进一步完善档案信息化建设。

1 高校档案信息化建设的概念与背景

首先，高校档案信息化建设工作既是一项与时代发展要求相适应的业务工作，又是我国信息化建设的重要内容。它以师生的需要为指导，运用信息技术对档案信息进行采集、处理、存储、传输、共享，极大地提高了档案的工作效率。并在此基础上，实现了网络信息服务体系的建设。在基础设施建设、信息资源建设、档案系统建设、能力培养和安全保障等多方面进行了深入研究，为进一步实现信息化的全面覆盖打下了坚实基础。我国高校档案工作的信息化建设是一项具有远见的工作。南京大学档案馆于1983 年率先应用计算机技术进行档案信息建设，这是我国档案事业发展的初步阶段，为今后的工作积累了丰富的经验。到20世纪90年代后期，我国各高校已全面应用计算机技术进行档案信息的登记和应用。2000 年全国档案工作会议和2002 年《全国档案工作“十五”规划》都明确了我国高校档案工作的目标，这意味着高校档案信息化工作已全面开展。当前，经过三十多年的摸索和发展，高校档案信息化工作已有了可喜的成果，并逐渐摸索出适合中国国情的新型档案信息服务模式。

2 大数据环境下高校档案信息化建设意义

2.1 适应时代和社会发展的要求

随着信息化时代的到来，新一代信息技术如互联网、云技术、物联网等日益普及，数据信息的爆炸式增长，使传统的纸质档案逐渐淡出历史舞台。随着信息时代的到来，档案信息化成为当前国家档案事业发展的当务之急，同时，也是加强高校档案馆建设、促进学校行政工作开展的一项重大举措。

2.2 与高校办公自动化相适应，提升档案工作效能

在过去，传统的档案工作受到单机和局域网的制约，其信息化水平较差，致使大部分的档案工作和信息的分享都只限于档案室内部。而大部分的文件收集、整理、归档、信息录入、编目、编档等档案工作都是手工进行，因此工作量很大。它不但工作效率低，错误率高，信息失真，文件易丢失，文件保存寿命短，而且也很难充分利用共享档案信息的功能，导致大多数的档案都是闲置状态。在大数据时代，借助互联网、计算机等先进的技术手段，实现了对纸质文件和电子文件的有效、有序地运用。高校档案工作人员可以利用网络进行档案的收发、录入、归档、检查等工作，从而缩短档案的形成和使用时间，大大提高了档案的工作效率。随着高校校园网建设的普及，档案员可以利用网络的方式与学校的办公自动化系统对接，及时接收在办公自动化过程中生成的电子文档，并将其转换为电子档案，从而达到优化档案资源的目的[1]。

2.3 拓宽高校档案的服务领域

在大数据背景下，传统的静态、封闭式、纸质应用模式向现代动态、开放式、“纸质+信息化”模式推进，充分体现了它“以史鉴今，资教育人”的重要功能。利用电子技术，可以对某些不易保存、历史久远的文件进行备份，并利用加密、设置限制等功能，保证数据的真实性。同时，还可以设置一个电子档案网站，方便师生随时查阅。同时，还可以开设网上图书馆、电子数据库等资源，为师生教学和学习提供便利[2]。

3 高校档案信息化在大数据环境下的发展趋势与问题

3.1 档案信息化是高校档案工作的发展趋势

现代科技的发展给人们带来了方便、快捷、高效、安全的技术环境。高校的档案工作也得益于此，高校图书馆利用现代电子技术，不断完善档案工作开展手段，拓展图书馆的服务范围，提供高效、优质的服务，使之朝着信息化、网络化、多元化、多层次地发展。

3.2 高校档案信息化建设的主要影响因素

技术（硬环境）因素和非技术（软环境）因素是制约高校档案信息化发展的重要因素。硬环境总体上包含了完备的电子设备、广泛的网络、相关的信息技术。档案资源建设、档案信息使用、档案信息服务等都离不开一个良好的硬环境。软环境总体上是指资金资源充足、体制机制健全、法规制度健全等。而缺少软环境的支撑，也会对档案事业的发展产生一定的不利影响。

3.3 高校档案信息化建设中的一些问题

3.3.1 对传统纸质档案的冲击

在纸质化的社会，一切可以利用的时间、人力、智力、物力、财力等资源，都将集中于纸质文件的使用。电子档案的出现，使传统的资源配置模式发生变化，逐步转向电子档案的使用，并逐步提高其配置比例，从而使纸质档案在市场上的竞争优势大大减弱。而且，随着大量的人力物力向电子档案流动，纸质档案的修复与保护工作已难以持续。另外，由于电子档案的使用日益普及，人们在认识和理解档案时，往往会忽略纸质档案价值。其实，纸质档案可以为我们提供大量的第一手材料和实物资料，但由于太过依赖电子成像、录音等技术，所以对一手材料的挖掘深度不够，很难做出成绩。比如：学校图书馆里的纸质档案，在统计年鉴时十分齐全，但是学生和老师的使用效率非常低[3]。

3.3.2 档案信息化本身的问题

我国档案信息化发展相对滞后，受人力、物力、观念保守、档案总量庞大的制约，在档案信息化的进程中，难免会遇到一些问题。首先，作为电子数据的一种，电子档案不可避免地会产生“脏数据”。高校是档案信息量大、更新频繁的地方，“脏数据”是不可避免的。比如：对已毕业或转学的学生，由于其学籍信息不能及时地被转到档案中，从而影响到学校的信息化建设。图书馆在对新书进行编辑时，因疏忽而造成图书信息错误，从而影响到后续读者的借阅。对这些重复、错误、失效的“脏数据”的检索与修正是一个庞大的工程，而且由于其具有较强的可重复性，而且需要大量的辅助人员、设备和技术支持，增加了工作的难度和费用。其次，对电子档案信息的利用还不够充分，离目标还很遥远。高校档案馆的信息化建设是以数据库为基础，对现有的档案信息进行数字化处理，并对其进行备份和共享。但是，因为基础建设太差，缺乏软、硬环境，制约着档案的开发、应用，从而直接影响了档案信息化建设的目标[4]。

3.3.3 档案信息化的认识不足

随着信息技术的不断发展，尤其是在高校中，随着信息技术的不断普及，我国的档案工作也在突飞猛进，从传统的纸质档案使用转向了电子档案建设。当前，我国大部分的档案工作人员都缺乏对档案信息的认识，没有顺应时代的发展趋势，仍然在原有的档案使用观念的指导下，注重实物档案的利用。而作为档案应用部门，由于它不是学校的一个重要部门，在没有受到足够的关注的情况下，很难引起学校领导的注意。大部分高校没有正确认识到档案信息化建设在教学和科研中的重要作用。因此，部分高校未能制订出合理的档案信息化发展计划，从而影响了高校档案信息化的发展和工作效率。

3.3.4 档案信息化建设的投入不到位

高校的档案工作是一个系统、全面、复杂的工作，需要投入大量的资金和设备，尤其是在硬件和软件上。部分学校对高校档案信息化工作的重视不够，因此，在实际工作过程中，由于没有投入大量的资金和硬件投入，使高校的档案信息化建设速度缓慢，导致了现代化档案使用工作效率低下。

4 大数据背景下高校档案信息化建设对策

4.1 高校档案信息化建设的SWOT分析

SWOT 分析是综合优势、劣势、机会、威胁等因素而做出的客观、全面和科学的战略分析。通过以上对高校图书馆信息化的必要性和现状的分析，可以对当前高校图书馆的信息化进行SWOT分析。

4.1.1 优势

（1）其内容的形式多种多样，涵盖了方方面面，如教学档案、科研档案等。（2）其是一种有价值的信息资源，可供收集和使用。例如：在进行科学研究时，需要参考有关的档案。（3）有较高的社会地位。从四年一度的国际档案会议可以看到，档案在社会上的重要性。档案的基本性质是“原始记录性”，它可以为读者提供较为真实的信息，从而得到人们的认同和信赖。（4）提供服务。在信息爆炸的今天，档案信息化极大地促进了高校科学活动的开展，教学使用的质量与效率得到了极大的提升，同时也降低了重复、落后的工作。

4.1.2 劣势

（1）人力、物力资源的投入是有限的。高校的资金投入主要集中在“看得见”的地方，如校园的绿化，而在“看不见”的高校档案信息化建设中，由于要购置配置高、稳定性好、容量大的仪器、购置大量的学术数据库等，其投资的资金相对有限。而且，基础设施不健全，使用也比较落后。许多高校没有配备相应的微机和网络服务器，或者不能及时进行更新和维护，严重影响了档案的工作效率。（2）它具有电子数据“脏数据”的缺陷。（3）信息资源的开发和共享程度不高。（4）有关法律法规不完善，以及规范和法律保障的缺失。

4.1.3 机会

（1）随着档案意识的增强，档案信息的需求量也越来越大。（2）推进信息化行政工作开展模式。随着校园网络的建成，高校图书馆的无纸化、电子化等信息使用方式的不断推进，对促进档案信息化的发展具有重要意义。（3）国家高度重视档案使用工作，不断健全档案法规。

4.1.4 威胁

（1）我国的信息安全问题十分突出。在大数据时代，黑客攻击、病毒入侵、信息丢失等问题是不可避免的，就像最近发生的比特币敲诈事件一样，给高校的档案造成了很大的负面影响[5]。（2）档案工作职位不稳定也是经常出现的。

4.2 从SWOT角度分析高校档案信息化建设的可持续发展战略

通过以上SWOT 分析，该文认为，加强优势、强补短板、把握机遇、化解危机是我国高校档案信息化可持续发展战略[6]。

4.2.1 从大档案的角度发挥高校档案工作职能

大档案是一种与小档案不同的档案观念。“小档案”是指被限制在某部门、某一单位，发展范围较窄的档案观；“大档案”是档案视野和思维更加开阔的发展模式和发展方向。从大档案的角度来看，高校档案的信息化已经不仅仅是校内的行政档案、教学科研档案的分享与交流，而是面向校友、同行业乃至社会开放，包括校史档案、校园实践活动、跨校合作等档案信息，为学生提供更多元化、更开放的信息资源。这样既能提高学校的档案信息化水平，又能提高学校的整体形象，是两全其美的好事。

4.2.2 加强对档案的经费投入，要做到资源的合理配置，要有重点地进行投资

要积极争取资金支持，营造一个较好的硬技术环境。同时，也要将有限的资源投入到最好的地方，例如：维修和更换旧的设备，引进高配置的服务器、磁盘、电脑、扫描仪等。但应注意不能一味地追求技术的精准化，而忽略设备的实际需求和使用寿命的局限性，过分地或重复地配置，造成设备的利用率低下，造成资源的浪费。

4.2.3 以社会需要为基础，深入挖掘档案资源，使档案资源最大化地共享

许多学生在学校4 年的时光里，并没有多少机会接触到学校提供的数据，主要依靠百度、知乎、豆瓣等网站平台的信息源。其原因一方面是学校没有充分地宣传，另一方面是学校的资源并不能很好地满足学生的需要，常常因为分享程度不高或者选择过多而无法做出决定。因此，在信息开发的观念上，必须立足于群众的需要，努力使广大的使用者都能充分地使用这些资料，避免“重藏轻用”。同时，在信息技术上，可以通过XML语言等技术来解决“信息孤岛”等问题，使各种标准的数据库之间的信息交换和共享，从而达到最大限度地利用和共享资源[7]。

4.3 制定大数据战略

各国对大数据的潜力和发展前景都有了深刻的了解，并将其作为国家发展的重要策略。美国于2012年3月首次提出“通过收集、处理大量、复杂的数据，获取知识和见解，提高科技、工程领域的创新速度，增强美国的国家安全，改变教育和学习方式”，美国随后出台了一系列的后续举措。其他发达国家也不甘落后，纷纷制定战略，在内容上进行革新，如收集数据及分析方法。处于科技前沿的高校要积极回应，发挥资源与科研优势，通过产、学、研深度合作与协同创新，推动高校大数据技术创新和高校大数据的整合应用方法[8]。

4.4 大数据采集

大数据采集指的是使用多个数据库从客户端（Web、App、传感器等）接收数据。在网络环境下，数据无时不在生成，而数据的收集是海量数据的最关键环节，也是大数据技术的分析和处理的基础。针对当前高校大数据资源异构、多源的特点，提出了分级采集、统一应用的基本原则。即由各学院、部处、直属单位收集和整理出与各相关单位有关的数据，并将收集到的数据，经由校内数据交换平台，送往校内数据中心进行统一应用。在进行数据收集前，我们必须先将数据的来源归类。第一类是互联网网页上的数据，第二类是手机应用程序上的数据，第三类是高校各个业务系统上的数据。互联网网页上的数据。互联网网页上的数据收集的Ann资料主要以文字、音频、视频、图形、图像等方式显示，其中80%以上是非结构性和半结构性数据。互联网网页上的数据主要是利用网络爬虫、人工搜索引擎等手段来获得。这种方法能够从页面中提取非结构数据，并将其保存到相应的数据库中。收集应用程序的数据。因为手机App 的数据分布范围比较小，比如微信、飞信、QQ等，都是通过转载、转发等方式进行的，所以这类数据收集起来比较困难，所以最好的办法就是通过第三方App 建立数据接口，将这些信息进行无缝连接。高校各个业务系统上的数据。高校的各个业务系统主要是结构化的数据，这类数据的采集，必须引进电子文件一体化的应用模式，建立统一的云计算平台，注重实用性和技术性的规范化建设。特别是要重视接口的规范化，并在云计算平台上实现各个业务部门的数据传输和迁移[9]。

4.5 加强档案信息化建设意识

首先，要树立档案应用的现代化理念，加强档案信息化建设的意识。加强对档案部门的领导，将其纳入学校发展战略，为实现档案信息化建设提供一个发展方向，加强对档案信息化建设工作的投入力度。其次，高校的档案应用部门是档案信息化建设工作的实践者，要改变传统的档案应用理念，就必须正确认识档案信息化建设工作的重要性和必要性，合理地制订各时期的档案信息化工作的计划，从而对实物档案进行有计划、有针对性的改造，推动了档案应用工作的信息化进程。