基层乡镇档案管理工作创新策略探究

◎杨霞

档案能够真实反映各机关单位开展工作的实际情况，并且也能够为领导决策提供参考依据，因此，乡镇必须做好档案管理工作，确保档案资源实现系统化、全面化以及真实化等，以此为其他各项工作的开展打下基础，并更好地服务于农村社会的稳定发展。因此，对乡镇档案管理进行有效的强化有着不容忽视的重要作用。但就目前情况来看，乡镇在开展档案管理工作过程中还存在着一定的不足之处，要根据实际情况，采取科学合理的解决策略，以此使档案管理工作实现创新发展。

一、乡镇档案管理工作中存在的不足

（一）档案管理制度尚不完善

档案管理工作的开展必须有完善的管理制度作为保障，那么，这就需要在工作实践中积极总结经验教训，以此弥补制度的不足，并形成良性循环，这样才能使档案管理工作始终保持先进性和有效性。但就目前情况来看，乡镇档案管理制度仍不完善。乡镇相关部门对档案管理与单位发展两者的联系缺少正确认知，致使管理机制未能得到有效的完善，这样长期发展下去就会发生档案数据记录不完整、数据存在误差等问题，致使后续的各项工作难以顺利开展下去。

首先，综合管理制度不全面。当前，有些乡镇已经开始逐渐创建档案馆，并且为了使档案管理、文件管理更加规范化，出台了相关文件，使管理制度变得更加细化和完善。然而还有一些乡镇只有综合档案室，由于受诸多因素影响使得档案馆未能建成，且其管理制度有所欠缺，相关领导的管理意识也不强，致使档案管理工作逐渐被弱化。再加上缺少足够的资金、未能对档案进行专业化管理以及没有专人管理档案等问题的存在，相应制度的建设也就更易被忽略掉了。这样就使得工作较为随意，工作人员通常以自己的主观经验来进行判断，管理行为不够规范，致使档案的完整性和安全性缺少有效的保障。

其次，缺少规范化的业务管理体系。就现行的业务规范管理标准来说，只对各项业务进行简单的要求，并没有针对档案管理过程中的收集、保管以及销毁等业务流程做出详细的规定，使得管理中的业务活动缺少规范化标准和严格要求，档案管理部门缺少安全保障措施，极易引发档案丢失等现象发生。

（二）信息化建设步伐缓慢

随着互联网时代的到来，档案信息化管理已经被企事业单位作为重点工作来抓，经济发展较好的乡镇也在大力推进档案信息化建设进程，引进信息化设备及系统，对档案进行数字化处理，有些乡镇已对部分档案目录或是重要档案内容实现数字化。但是就整体而言，乡镇档案信息化建设发展缓慢，缺少深度，与城市之间存在着极大的差距。乡镇政府并未安排专业人员对重要档案信息、数据等进行有效的保护，这就使得其容易遭受恶意的网络攻击，发生信息泄露、丢失等严重后果。

（三）管理人员专业素养不足

乡镇的档案管理部门通常只有少数几人来负责管理工作，而且有时还是由其他岗位人员兼职。经相关数据表明档案管理人员的专业素养偏低，主要是由于其并非档案专业人员，并且并未设置专门的岗位编制，所以说在档案管理工作上花费的精力极为有限。另外，由于兼职的缘故，存在着管理人员流动性大、档案管理意识不强以及工作中缺少主观能动性等现象。并且由于并未定期组织开展专业培训，使得工作人员的专业素养、操作技能无法得到有效提升，致使档案管理工作缺少一定的创新性。

（四）档案管理水平偏低

首先，在乡镇档案管理工作过程中，针对收集资料这一环节有着系统化的流程，资料收集的工作量非常大，而其中全面性和真实性是档案收集中最难控制的部分。例如，有些乡镇将上级文件等作为重要档案收集起来，而却并未将乡镇范围内的其他档案资料进行收集；不注重照片、光盘等特殊载体的档案收集，并且对本地区具有地方特色的资源信息也没有进行有效的收集，导致非遗、旅游资源等文献资料流失。

其次，在对档案资料进行整理的过程中，虽然各个步骤有着详细的要求，但在整理标准上不够统一，也就是说其并没有参照相关行业标准来制定，使得在整理的过程中较为混乱、没有章法，没有进行科学的方法分类，未综合考虑内容、时间以及载体等因素进行系统化的分类，这样在整理上缺少规范性，容易发生档号断档等情况，无论是对后期的查找，还是利用都极为不利。

最后，对档案的利用，乡镇要定期将收集到档案移交到上级档案馆进行保管，但是有些乡镇与县城之间的距离非常远，档案在移交之后，提取使用极为不便。另外，由于缺少规范化的管理，档案内容较为混乱，使用者不愿花过多的时间和精力来查找档案，这也在一定程度上影响了档案自身价值的有效发挥。

二、乡镇档案管理工作的创新策略

（一）不断完善管理制度

首先，建立健全综合管理制度。由于很多地区的乡镇综合档案室管理制度还不健全，那么，作为相关行政部门就必须立足于全局，深入乡镇进行走访调研，对档案管理存在的困难和不足进行客观地分析总结，以此制定出科学合理的规划方案，指导乡镇创建档案管理制度和改进管理业务方法，以规范化的制度为依据，井然有序地开展各项工作。由于乡镇政府日常工作涉及的档案种类非常多，且内容也较为繁复，因此，必须提升工作的效率，充分利用信息化管理平台对数据进行记录，实行一整套科学化的录入流程，使得信息更加具有真实性和精准性。另外，还应将档案的筛选、分类工作做好，这样不仅可以节省人力、时间方面的成本，还可以优化整合较为碎片化的资源，为后续工作的顺利开展提供有效保障。

其次，规范乡镇档案馆管理标准和流程。应参考国家和行业实行的规定和标准，针对档案管理工作的收集、整理以及统计等各个环节的管理标准进行细化，对于工作要求加以规范，严格落实各项标准，使工作人员的岗位责任意识得以强化，以免出现行为不规范等情况。同时，应立足于各管理步骤，创建起具有安全保密、执法检查以及库房管理等全面化的制度体系。乡镇政府还应根据自身档案管理的实际情况，创建具有针对性的辅助机制，针对档案管理进一步加强监督管理力度。

最后，建立经费保障制度。档案管理工作要想实现有效落实，就必须有充足的经费作为支撑。现阶段，乡镇档案管理水平滞后，从根本上来说是资金不足造成的。因此，上级部门应针对档案管理提供专项资金，且担负起筹措相关经费的责任，为乡镇档案管理工作的开展提供充足的经费。同时，针对乡镇档案管理所能创造的价值，应将眼光放长远来看，充分利用好经费保障机制，推动其实现信息化建设发展，规范化管理，确保档案资料得到妥善保管。

（二）大力推进档案管理信息化建设

随着互联网时代的不断发展进步，档案管理工作的信息化建设是顺应时代发展的必然趋势。在信息化改革不断深化的情况下，乡镇档案信息化水平明显不足，因此，必须加快其建设发展进程，将先进的信息化设备及系统积极引入进来，以此使档案资源能够实现互通共享，进而确保档案管理水平和档案利用率得到进一步提升。同时，应对基础设施设备进行完善，例如，在电脑、打印机以及扫描仪等硬件条件具备的同时，引进管理系统等软件设施，只有如此才能事半功倍。另外，乡镇档案管理应逐渐将档案信息转变成数字化形式，创建起相应的数据库，以此使各级档案管理部门能够共享档案信息。针对档案信息化建设，应设置专项的资金用于引进先进设备、系统升级以及软件优化等方面，确保档案信息化建设步伐稳步前行。

（三）切实提高管理人员的专业素养

要大力引进档案管理人才，不仅要专业化能力强，还必须具备先进信息化设备操作技能。也就是说，档案管理人员要能够熟练操作信息化系统软件，能够对基本故障、运行异常等情况进行处理，并能配合专业技术人员对系统软件进行升级优化等，对扫描仪等硬件设备的各项功能做到运用自如。在乡镇档案管理工作的过程中，档案工作人员只有拥有专业化的素养和能力，并具备一定的法律意识，才能够更好地胜任这项工作。因此，应根据乡镇档案管理的实际发展情况，切实提高档案管理人员的专业素质。

首先，针对档案管理设置岗位编制，确保档案管理专人专职。这是由于很多乡镇档案管理人员都是由其他岗位人员来兼职的，不能将过多的时间精力放在档案管理上面，使得工作效率和积极性受到极大的影响。因此，应针对档案管理工作设置岗位编制，引进档案管理专业，且熟练掌握各项先进技能的专业化人才。实施科学合理的管理机制，对考评责任制度进行不断的完善，使档案管理工作人员能够在工作岗位上尽职尽责，切实提升业务效率和水平。可见，创建一支专业能力过硬的高素质人才队伍，可以对各类信息进行更加快速高效的收集、整理等，将各项工作内容落实到位，推动乡镇实现更好的发展。

其次，做好相应的专业培训工作。通过培训、交流会以及自主学习等方式，使档案管理人员的专业管理水平得以进一步增强，综合素养得到有效优化，树立起正确的服务、责任等意识，在管理工作过程中尽职尽责，全身心地投入，严格按照各项工作规章制度办事，以免由于人为原因造成失误。由上级档案管理部门定期组织培训活动，主要从岗前直至岗位交接整个过程，培训方式又可分为专题和实地两种，专题培训主要是指设定主题内容，工作人员自行选择，而其中多以线上学习为主，在学习完专题知识内容、操作技巧等之后，再经由相应的考试来检测培训的实际效果；而实地培训则是指由上级档案管理部门指派专门的培训队伍下到基层乡镇，为工作人员提供指导和培训，这样在及时指正他们的错误行为的同时，还可以将最新的政策、档案管理方法等传递给他们，并且也可以对乡镇档案管理的实际情况做到充分的了解，以此为依据采取相应的指导方案，从而使管理人员的业务能力得到进一步的提升。

（四）不断优化管理业务

首先，收集工作在档案管理工作中是最为基础的，而需要特别注意的是工作实践中存在信息收集不全面的问题。一方面，应对档案收集的具体范围进行充分的明确，根据档案管理的相关规定和要求，乡镇档案管理部门应对档案收集制定详尽的细节和工作方案，并将其汇报上级管理部门，经由其审核通过之后再执行下去。同时，也要对档案收集内容进行明确。例如，图像、视频以及实物等都属于档案资料的范围，应按照资料的不同形式，及时、完整地将资料归入相关类型的档案。而收集的重点主要包括乡镇各部门的文件材料、农村土地承包经营权等资料信息。另一方面，视收集工作量的多少，来决定上一年档案的具体归档时间。另外，有关于民风民俗、非遗文化等方面资料也应作为档案内容，并保留其特色。档案工作人员要高度重视档案收集工作，当上级下达完工作要求之后，应及时组织开展相关收集工作，并积极争取相关部门、人员的支持，以此使收集的资料更加具有真实性、完整性。

其次，在档案管理的整理方面，应按照行业标准创建统一化整理规范，并且针对不同种类档案材料进行整理的过程中应按照相关文件的具体要求进行整理，从而使档案管理人员可以有据可依，按照相应标准将整理工作落实到位。同时，定期组织开展整理技能培训，使档案管理人员能够熟练掌握各种类型档案的整理方式方法，且按照相应的整理步骤逐一归档。

最后，在开展乡镇档案管理工作的过程中，应注重档案的利用和宣传，使乡镇广大基层群众更加具有档案意识，通过档案来解决实际性的问题，以此使档案在社会上的影响力得到进一步扩大，从而让群众可以对档案管理工作积极主动地进行配合。另外，应积极提升档案资源的开发利用率，而这就需要档案管理人员对档案情况做到全面的掌握，只要是提出需求，就能够准确地找到相应的档案为其提供帮助。另外，还要拓宽档案利用方式，例如，在规章制度允许的条件下，可以将档案进行外借、复制等，为社会大众提供便利。

三、结语

要想实现乡镇档案管理工作的有效开展，就要对当前档案管理工作过程中存在的不足之处予以积极的解决，对档案管理方法进行不断的创新和优化，使其能够紧跟上时代的发展步伐，提升信息化建设水平，以此更好地发挥其应有的参考价值，为有需要的部门和相关群体提供便利，从而实现科学化发展。