数字档案管理服务一体化平台建设的实践与思考

金芝娣 汤鑫钢/诸暨市档案馆

2021年7月，浙江省档案局印发《浙江省档案工作数字化改革方案》，部署档案工作数字化改革。近十年来，诸暨市档案工作在信息化方面不断推进并取得一些成果，但与数字化改革的要求尚有很大差距。档案工作数字化改革要紧扣我省数字化改革的要求，深度理解新形势下赋予档案工作的革新引擎力，提炼、优化、改革当前档案资源汇聚模式、工作管理模式、服务供给模式，从档案工作当前及未来一段时期内的建设和发展规划要求出发，坚持问题导向、需求导向，统筹运用数字化技术、数字化思维、数字化认知，从应用系统开发、硬件升级等多个方面进行顶层设计，推动档案工作全方位、系统性、重塑性变革。

政务网一窗治档

1 档案数字化现状

1.1 档案数字化前期建设情况。诸暨市档案局（馆）于1999年开始探索实践，将群众查阅较多的民生档案条目进行录入，在单机版的文档管理软件上进行查阅，形成档案数字应用雏形；2003年以立卷改革为契机，逐步实现全文扫描件查阅，并向部分机关、乡镇（街道）和企事业单位推广，实现扫描件出证，较大程度提高了查阅利用效率；2008年以全市行政村规范档案室创建为抓手，将文档管理软件全覆盖推广至全市512个行政村和社区；2012年落实乡镇机关登记备份制度，实施全市统一的档案数字化加工项目招标，对馆藏档案和机关乡镇的档案数字化进行规范统一，于同年开发了“档案我查查”档案查阅系统，全面实现市、镇、村三级档案可查阅利用功能；2018年建立依托于政务网的集查阅利用、数据管理、业务督导等功能合一的馆室一体化系统。

1.2 基于局域网的数字档案馆一体化系统。档案馆一体化系统是面向诸暨市档案馆的内部应用。它以建立档案核心资源总库为目标，功能涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程规范化管理，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求。该系统于2018年通过全国数字档案馆测评。

1.3 基于政务网的馆室一体化系统。馆室一体化系统是面向市直机关、镇乡（街道）各档案室和企业单位提供档案管理和利用服务应用的管理系统。档案行政管理部门也可以对各立档单位进行在线指导、业务督导、信息交流，基本实现指导和监管一体化。

2 建设内容

诸暨市数字档案管理服务一体化平台（简称“E档通”）主要通过建设一窗治档、一库集档、一体管档、一站查档等四个模块以及档案驾驶舱数据展示平台，实现面向全市机关单位、镇乡（街道）、村（社区）、教育系统、卫生系统，覆盖档案在线监管、共享、利用、编研以及档案全生命周期管理等各项业务环节的区域性管理平台。

2.1 构建“一窗治档”的监管体系。档案云监管应用场景。通过实时监控、指数管理、跑道排名等方式，依托“浙政钉”App，对全市档案收集整理、日常监管、库房配置、资源建设、利用服务等进行日常监管，对基层档案室温湿度和运行情况进行实时监控，基本实现全市档案工作业务“一屏掌控”、监管“一网感知”、任务“一键智达”、执行“一贯到底”。任务智达应用场景。对上对接省、市档案任务智达系统，对档案工作任务进行清单化分解责任并实时汇总落实执行进度数据；对下对辖区内所有单位下达年度档案工作任务，加强线上业务指导，监督业务落实。服务智控应用场景。对辖区内外包企业和项目进行登记备案和评价，对项目实施全流程监管，同时提供在线业务指导，项目验收后统一由项目单位进行评价。

2.2 建立“一库集档”的资源仓库。档案超市应用场景。围绕重大活动、重大项目、重大工程及个人民生档案进行专题档案归集梳理，分类建立专题档案数据库，为档案工作紧扣中心、服务大局提供平台支撑，创建“档案+”模式，从海量档案文本数据集中挖掘有价值信息，进行信息再重组和利用。资源共享应用场景。通过点对点数据共享模式，为相关单位的数字化改革提供档案数据资源的服务支撑。音像档案智慧管理场景。线上可对各档案室影像档案快速筛查，提取重要信息，辅助开展音视频档案著录、鉴定、整理、查阅工作。新媒体档案资源库应用场景。通过信息雷达、网络爬虫技术，对诸暨官方媒体、门户网站、公众号、数字报等进行信息采集，实现新媒体档案的收集管理。

2.3 开发“一体管档”的智能应用。档案ID全生命周期管理场景。创新档案电子备考表功能，为每份档案赋予身份标识，通过二维码系统管理立档、制档、用档、管档等档案全流程管理。数字档案室应用场景。迭代升级现有的数字档案室系统，并适配迁入政务云，与一体化平台整合，实现基层数字档案的标准化规范化管理。电子文件归档应用场景。基本实现政务服务网和OA系统电子文件全生命周期管理，实现较大程度的自动归档操作。准电子档案云寄存场景。机关工作人员可以将不完全具备电子档案要素的重要电子文件上传至档案室云平台，起到寄存、保管、备份作用。

2.4 拓展“一站查档”的服务通道。掌上查档站点查档应用场景。搭建“浙政钉”“浙里办”查档双通道平台，面向部门、镇街、村社提供档案查询利用服务，实现档案市域“一站受理、全市通查”。推行掌上查档，实施电子出证，群众凭身份证或刷脸即可通查本人民生档案。机关查档场景。面向机关工作人员建立档案馆、档案室间的档案共享互查机制。

2.5 建立基于“驾驶舱”的决策管理中心。通过对上述各个场景中各类档案、业务数据的采集和分析，构建各类数据统计模型和决策模型，为决策者和档案管理责任科室提供全面、准确、快速了解全市各项档案工作运营情况的途径，为后期工作开展、决策制定提供依据。

3 实践探索

3.1 利用V字模型，梳理核心业务。在上级档案局、档案馆核心业务梳理的指导基础上，结合我市档案工作实际，以V字模型为准则，基于三定方案，深入细致地对档案局、档案馆核心业务进行拆解，形成核心业务目录，建好“两单两图”，在梳理的过程中，为流程再造、业务协同和制度重塑打下基础。

3.2 着眼服务利用，探索多场景应用。在多跨场景的应用方面，分析省、市、县三级数字档案管理服务一体化平台架构，县域档案管理服务要从提升档案服务利用效能出发，小切口切入，从两个方面进行了构想：

一方面是“一站查档”场景。目前我市许多民生档案都分散在不同的部门，如户籍档案在公安局、不动产档案在自然资源和规划局、城建档案在城建档案馆、婚姻档案在民政局婚姻登记处、公证档案在司法局公证处、社保档案在社保局等等，很多群众不清楚这些档案的保管地点，往往一说查档案就往档案馆跑，给广大群众办事带来了诸多不便。根据问题导向，我们考虑建设“一站式查档”服务场景，将全市各民生部门档案数据进行梳理分类，形成档案数据清单，通过数据共享或接口对接的形式，打破各部门数据孤岛，实现部门间的数据共联共享，并建立对应的业务流程，同时对数据清单进行分类，一部分可通过身份证直接提供清单式查阅，另一部分根据各单位、个人业务需求经审核后进行数据的定向开放，最终实现全市档案数据的一窗式查阅出证。比如在退休办理方面，档案馆或有关部门能根据退休人员信息及时将所涉人员的档案推送给相关主管部门，点对点提供档案证明材料，发挥档案材料在退休办理中的佐证作用。

另一方面是“重大活动”档案收集归档系统场景。构建重大活动事件档案模块化、标签化管理，形成一个或多个类型重大活动的档案收集标签，实现目标化收集，提供流程指导，将事件的过程演变为模块数据的填充过程，避免重大活动档案材料或数据的遗失，更好地为中心工作提供档案利用服务。例如，在“疫情防控”“脱贫攻坚”“重要领导视察”等重大活动和事件中，从档案收集的角度建立模板和标签，每一个流程需要收集哪些方面的档案资料，在活动或事件的开展过程中，以档案资料收集为目标导向，从而来确保事件流程完善，资料收集齐全。

3.3 围绕数据共享，加快档案数据化、智慧化建设。档案数据共享化。向全市数据共享平台归集婚姻档案、出生医学证明档案、农村土地确权档案、山林档案等各门类档案共约200万条数据，为档案工作融入党政机关整体智治打下了坚实的基础，提升档案数据共享程度。存量档案数字化。重点对机构改革后撤销、合并单位档案和全市各单位历史遗留档案的数字化数据化加工，逐步建设档案馆数据仓。增量档案数据化。加强电子档案的归档管理，目前全市OA系统归档率已达95%以上；积极推进政务服务事项电子化归档。接下去将进一步升级电子文件归档管理应用，实现电子公文、政务服务事项电子文件等各类电子文件“一键归档”。档案管理智慧化。建设档案管理服务一体化平台，集业务监管、资源库建设、社会服务以及数字档案室建设等档案全生命周期管理于一体，分角色分业务进行分析研判，使档案工作各节点都更清晰，操作更便捷，服务更高效；启动智慧库房建设项目，安装智能密集架、智能环控系统等，为智慧档案馆建设打下坚实基础。

4 困难与思考

习近平总书记在二十大报告中指出“中国式现代化是人口规模巨大的现代化。我国十四亿多人口整体迈进现代化社会，规模超过现有发达国家人口的总和，艰巨性和复杂性前所未有，发展途径和推进方式也必然具有自己的特点。”浙江要实现中国特色社会主义共同富裕先行和省域现代化先行，需要在各项工作上先行探索，为全国树立好标准，为其他各省市提供参考模板。档案工作作为一项重要的基础性工作，涉及社会建设的方方面面，因此，在档案数字化改革中，务必要兼顾普适性、开放性、便捷性、可延展性等特点，这对我们的平台建设工作提出了更大的挑战。

系统集成融合问题。以远程查档为例，目前，共有省、市、部门等6个平台系统共存，各平台系统接口不一样，需要三台电脑进行管理，在操作过程中要消耗较多的人工时间，大大降低了查询利用的效率，给实际工作带来诸多不便。浙江省改革办数字化改革专班将档案工作纳入到了党政机关整体智治应用体系的主要领域管理模块，将电子归档纳入党政机关各项核心业务数字化运行的流程闭环。那么，作为党政机关整体智治总框架的基础应用支撑，需要将档案工作纳入党政机关整体智治的系统框架中去谋划，在接口设置和数据共享等方面进行省、市、县三级的统一规划和顶层设计，特别是在数据共享方面，如何在确保数据安全的前提下，统一数据平台，扩大开放范围，减少审批流程，这值得我们去探索。

部门间数据共享问题。一方面部门之间由于涉密和考虑保护隐私等多方面原因，特别是档案馆网络设置现状，局域网和政务网完全物理隔离，数据信息共享壁垒客观存在。需要我们采用更科学的手段来实现部门之间出证等问题，出证的权威性认证需在党政机关整体智治中进行破解。另一方面是各部门的档案数字化进度不一致，一些部门的档案数字化加工是单独做预算，受部门经费的制约，导致一部分档案尚未实现数字化。类似这种问题在各个立档部门普遍存在，而这类情况难以在一体化平台中得以反应，实现档案真正的共享尚有差距。

用户体验的滞后性问题。手机App普及已有10多年，尤其是像微信、支付宝等平台应用已十分成熟，加上大数据算法的应用，操作非常简便且智能。浙江省范围内，政府部门的应用系统，大部分放在浙政钉、浙里办等平台上，有的系统已比较成熟。档案查阅利用相比于经常使用的社保、税务等应用系统，使用频次较少，加上目前各种档案门类的分散及历史原因造成的档案归集不全，前端用户对档案利用的认知和档案系统能提供的服务差距较大，需要反复实践并将系统不断完善、迭代。