计算机办公软件在办公室的运用分析

2023-03-24吉林省集安市住房和城乡建设局林洋

数字技术与应用 2023年11期

吉林省集安市住房和城乡建设局林洋

随着科学技术的不断发展，计算机办公软件为办公室工作提供了更多的便利，使工作在自动化环境下，能够切实运用计算机软件对道路工程和城市规划项目进行整体建设，并利用CAD 和BIM 等相关软件进一步加强建模设计和图纸审查工作，促使办公室呈现出高效率的工作形式。此外，计算机办公软件的应用还能够进一步加强办公自动化环境的塑造，并最大程度上实现工程资源共享和信息资源流通，使办公室工作变得更加科学和有效。因此，本文着重探索计算机软件在办公室工作当中的具体应用模式。

计算机软件作为信息科学技术发展的产物，能够融合多方技术，为工程建设和规划工作提供助力，并不断提升技术的应用能力，使办公室内的计算机办公软件能够发挥实际优势，促进工作实现自动化管理和精智化数据分析，最终促使单位效益呈现日益增长趋势。

1 计算机办公软件的主要特征

一方面，计算机办公软件在功能上呈现了多样化特征。计算机办公软件能够通过互联网信息系统实现数据通信和资源传输，从而实现信息共享，并且办公软件还具有图像语音识别功能，并依靠逻辑推理能力进一步模拟人脑的思维过程，通过软件系统实现智能处理和科学计算。从道路工程和城市规划设计角度来说，计算机办公软件能够通过计算机辅助设计，也就是CAD 进行设计的更新和优化，并逐步借助计算机辅助制造（CAM）、计算机辅助工程（CAE）和计算机辅助测试（CAT）等功能，减轻大量人工时间，从而使设计工作在计算机办公软件的加持下，优化设计流程，进行工程预设和集中测试。此外，计算机软件还能够融合网络和多媒体技术在资源共享的前提下，整理收集数字文本，将其转化为图形图像或声音动画等显示形式，为道路工程和城市规划设计呈现图文并茂以及声形结合的设计成果[1]。

另一方面，计算机办公软件在应用上呈现了独特且完整的办公特征。计算机办公软件在办公室中的应用过程中，能够以技术为支撑，以人员为纽带，实现计算机数据和系统查询的独立性，也就是说计算机能够融合办公软件的相关系统，将数据与数据库之间建立出独立且完整的逻辑结构和思维联系，从而使工作人员能够利用软件精确查找数据信息，提升数据获取的一致性和流通性，并且还能够通过输入关键数据进行相同数据的查找和应用，使数据能够在办公室的工作过程中，为信息和决策发挥出有效性和及时性的支撑作用。并且这种独特性和完整性还能够提升重要文件信息的保密程度，继而通过数据库进行数据的集中整理和集中调查，从而不断丰富数据存储的有效性和丰富性，使办公室工作始终有着充足的数据支撑。例如，在道路工程和城市规划设计过程中，计算机办公软件能够有效地整合收集到的工程信息和影响因素，并在安全的环境中进行数据的集中存储，进一步避免了工程信息在纸质存储环境中产生的资源丢失和数据传递遗漏等问题，从而使工程建设和规划设计能够更加完整和有效。

2 计算机办公软件在办公室的运用意义

计算机办公软件是基于互联网信息系统帮助办公室工作人员进行信息处理和加工的工作软件，软件中包含各种不同的功能系统，在多样化系统的支撑与应用之下，能够促使办公室工作实现智能化和自动化办理，从而进一步提升工作信息的交互能力和传播效率，并为工作的决策提供数据支撑和可视化图像辅助。随着大数据时代的到来，在步入网络时代后的办公室的工作模式也逐渐朝着网络化和信息化方向迈进，而计算机软件就更能够被办公室工作所需要。也就是说，合理利用计算机办公软件能够使日常工作以及在工程和规划方面的管理发挥出重要的数据价值和建模意义。

此外，计算机办公软件作为办公室信息化工作建设的强有力支撑，也是信息平台以及数字化办公系统的重要纽带，在计算机技术的支撑下，合理利用网络技术手段和软件系统优势，可以进一步提升工作效率，同时，节约经济投入成本和人工数据分析时间，从而实现优化办公流程、规范模型建构、落实工程管理、呈现图纸设计等多方优势，并不断符合实际工作要求，发挥出计算机软件的工作监督任务，使道路工程和城市规划设计能够通过数字化的处理方式进行监督，进一步确保信息传输的真实性与有效性，打破数据在时间和空间上的界限，使计算机软件能够对工程建设中的各种信息进行集中分析和科学处理，综合工程实际情况和规划设计因素，建构出因地制宜的管理制度和科学完善的工作手段，促使办公室能够发挥出信息化办公作用，以计算机软件为支撑，使单位发展实现可持续。

3 计算机办公软件在办公室的运用阻碍

由于计算机办公软件是网络信息技术下一套固定的应用流程和软件技术应用模块，因此办公室工作人员在进行软件利用时会受到僵化应用模式的影响，从而在信息交流和存储环节，限制了办公个性化的发展和技术应用要求[2]。并且由于在道路工程和城市规划设计方面的计算机办公软件一般以英文作为软件语言，这会进一步导致软件应用人员无法明晰软件的英文属性和办公方式，就会进一步阻碍办公软件发挥工作效率的提升作用，从而使数据信息与人员意识结构产生脱节和差异，促使工程和设计建设在实施过程当中产生阻碍和局限。也会进一步导致办公人员在利用软件进行工程资料的传输和收集整理时，会由于应用不当产生工程数据缺失和软件应用、错误等常见现象。

此外，科学技术的发展虽然涌现了一批能够发挥实际作用的计算机办公软件，但也催生了软件病毒的发展和进化。这就导致一旦计算机网络遭受了病毒的侵袭或黑客的频繁攻击，很可能会产生数据泄露或盗窃现象，特别是在道路工程和城市规划设计领域，一旦数据被他人窃取或丢失，将为国家工程建设的生产安全带来严峻挑战，从而进一步威胁国家经济建设和生产发展安全，使工程建设面临巨大的经济损失隐患和机密工程数据泄露。由此可见，为了进一步提升计算机办公软件在办公室的实际运用能力，工作人员一定要加强网络安全屏障的设置和使用，充分检查计算机软件的安全性能和运行情况，并定期对计算机网络进行病毒查杀和软件防护，从而进一步保证计算机办公软件能够发挥安全属性，为办公室工作提供良好的数据支撑[3]。

4 计算机软件在办公室工作当中的具体应用和发展策略

4.1 文字数据库的建立和工程数据备份

一方面，在办公室工作当中，针对道路工程和城市规划设计领域常见的文字处理软件是Word、Excel 和PPT 这三种，这些办公软件能够为工作人员建构一个良好的办公环境，进一步分析工程数据和工程建设信息，并综合规划因素和设计条件，从而形成一个针对工程项目领域的数据库访问系统，使数据在系统中进行集中存储和提取，发挥办公软件的文字处理效率。并且在此期间计算机办公软件会发挥文字处理功能的兼容性和拓展性以及延伸性，使工程信息能够在较小的存储空间内发挥出较大的数据支撑作用，使工作人员能够进一步根据需求提取有关文字信息，从而为工程建设和规划设计提供数据支撑。并且工作人员还可以根据工程信息的变化方式及时对数据库内的文字信息进行更新处理，从而使数据库进一步优化数据存储能力，提升文字信息传递的精准性。此外，对于工程信息中其他类型的文本内容，在软件应用环节，可以使人员只通过浏览器就可以对文本进行集中操作，从而完成简单的工程信息和数据编辑任务，使数据库内的信息资源在更新环节进一步加强数据的时效性和应用性。

另一方面，在道路工程和城市规划设计的数据处理领域，基于信息化的办公环境，计算机办公软件的应用能够通过数据备份的形式进行有效存储，防止由于外部因素导致的信息缺失和数据遗漏现象。并且这种备份处理形式能够使计算机数据库进一步完善，使数据的存储能力在工程信息遭受影响过后能够快速恢复数据内容，进一步改善数据在应用过程中出现的各种安全损失问题。并且这种备份方式还能够有效进行数据信息的集中还原，使工程在建设和设计过程当中，能够始终获得数据的支撑，并通过修改痕迹的保留和数据信息的过程性记录，还能够挑选节点，对工程内容和设计思路进行不同形式的多方开展和渠道探索，使计算机软件发挥出数据处理的能动作用，探索出道路工程和城市设计规划的最优路径[4]。

4.2 数据的可视化处理和建模设计的风险感知

首先，计算机办公软件能够依靠强大的图像处理系统和数据的建模设计，为办公室工作带来强有力的视觉冲击，并且这种可视化的处理方式能够进一步满足工作内容的特殊性和立体性，从而为工作设计出全新的思路和发展方向，逐步符合多元化的工作需求。特别是在道路工程和城市规划设计领域，工作人员能够通过计算机办公软件的BIM 技术完成模型建构和数据的图像处理。首先，在道路工程和城市规划的设计前期BIM 技术就可以创造出三维立体的模型结构，并基于施工数据和因素进行整合分析，使工程建设者能够更加真实的发现道路工程在建设中出现的安全隐患和风险问题，从而直观地了解整体建设项目的施工框架。并且技术的应用还能够突破工程设计和规划设计二维图纸的局限性，使模型设计能够进一步增强工程信息的显示程度。也就是说通过模型的建构，能够使工作人员进一步明晰施工过程中的信息交流点和碰撞点，从而发现工程建设的有关问题，并进行设计的进一步调整和集中规划，从而使风险进行有效规避，进一步减少不必要的人力和物力资源投入[5]。

其次，在道路工程和城市规划设计的工程过程当中，计算机办公软件中的BIM 技术，还能够进一步根据数据的变动调整模型结构，使建设过程得到过程性监督和细节性把控，并且根据数据的调整和模型结构的优化还能够进一步使施工过程中加强指导的精准性和工程建设的稳定性，利用建模技术使各个部门得到协调和沟通，不但能够缩短建筑工期和设计时长，还能够保质保量地完成工程建设和规划设计任务。

最后，在道路工程和城市规划设计的建设后期，计算机办公软件中的BIM 技术还能够加强工程后续的管理能力，促使各个部门能够保持建筑和规划信息，减少建造资源的流失，从而找到工程建设成本和设计思路的最优解，道路建设和规划设计能够在今后很长一段时间内保持信息的交流和数据的协调，以实现工程后续的资源整合和数据价值保留。促进工程建设过后，工作人员能够根据技术的信息保留环节了解工程建筑设计的思路和整体过程，从而快速进行信息的提取和分析汇总，一旦遇到后续建筑和设计问题时，还能够进一步提出一套切实可行的建设问题和设计阻碍的解决方案，始终发挥出计算机办公软件在办公室的实际工作作用和数据保留能力。

4.3 加强人员办公能力，建立软件系统的安全屏障

为了进一步促使计算机办公软件在办公室中发挥应有作用，办公人员要加强个性化软件的使用和技术探索，努力学习软件语言，进一步明晰软件的英文属性，探索全新的办公方式，使数据信息能够与人员意识结构进行联系。例如，在面对道路工程建设和城市规划设计时，工作人员要加强建模技术的学习和图像音频文件的处理，努力学习不同软件的使用方式和联合应用模式，从而探索出符合自身工作思路和工作内容的软件应用模式[6]。此外，为了进一步维护计算机办公软件能长久在办公室中发挥作用，办公人员要基于数据和工程信息系统加强软件应用的安全屏障维护，定期进行病毒检查和数据更新工作，从而使办公软件能够始终发挥数据处理和图像转化作用。并从自身办公素质入手，加强技术钻研和设计思路优化，进一步满足办公室内工作的真实需求，探索工作最佳方法，从而使计算机软件进一步提升使用质量和使用效率。