工程总承包项目材料控制研究

林建奎

(中国恩菲工程技术有限公司，北京 100038)

设备、材料是工程建设的物质基础和重要资源，材料管理以其周期长、环节多、涉及面广、要求高而成为工程管理的难点。随着工程规模越来越大，功能结构日趋复杂，使得设备、材料的采购数量庞大、种类繁多、规格复杂，采购费用越来越高，而项目建设周期在不断缩短，项目实施各阶段的交叉程度越来越深，设备、材料失控的现象日趋严重，工程项目的风险愈来愈大[1]，工程管理界越来越深切地认识到材料管理是工程建设项目管理的重要内容，材料管理成效对于实现项目的进度、费用和质量目标至关重要。

传统模式下的工程建设项目，设计、采购、施工分属不同的合同管理主体，无法实现工程材料全过程、全方位的系统管理，而工程总承包管理模式则为实现工程材料全过程一体化管理提供了合同基础。作为现代工程建设项目的主要承包模式之一，工程总承包模式目前已广泛应用于多种领域的工程建设中。工程总承包的突出优势就是通过工程设计、采购和施工过程的有机结合，有利于实现各阶段的合理衔接和有效协调[2]，实施项目全过程的进度、费用、质量、材料等一体化统筹控制[3]。开展工程总承包项目材料控制研究，加强总承包项目的材料管理，实现工程公司与国际接轨，是当前工程项目管理中十分必要和紧迫的现实任务。

1 材料控制的基本内涵

一个工程项目的工作流、物资流和资金流构成了项目管理的三大“主流”管理内容，贯穿于项目全过程，涉及到项目诸方面。而工程设备、材料组成的“物资流”是项目统筹控制中最基础的管理对象，材料控制与进度控制、费用控制一起成为总承包项目一体化统筹控制的三大控制内容[4]。

材料控制作为工程项目管理的新兴学科，是项目一体化统筹控制的重要组成部分，是一项横跨工程公司多个部门和专业、纵穿项目实施全过程的一项重要项目管理工作，包括工程材料的专业设计、数量统计、设计请购，采购采买、催交检验、交付装运，直至现货接收、仓储管理、领用发放，以及安装后的材料追溯等，伴随着材料应用的整个项目周期[5，6]。

材料控制对设备、材料的数量和进度进行跟踪监控，配合相关部门对设备、材料的质量和费用实施综合管理，协调设计、采购和施工的材料接口关系，在项目材料管理中居于设计、采购和施工之间逻辑关系的中心地位，对于更好地实现项目目标控制和总承包项目管理发挥着越来越重要的作用。

2 材料控制的体系程序

2.1 材料控制体系

在总承包项目组织体系中建立材料管理组织，设立材料控制工程师岗位，明确项目控制、设计、采购和施工各部门的材料管理职责。在项目管理系统中建立材料控制系统，包括材料统计控制系统、请购控制系统、采购控制系统、现场控制系统[7-9]。

材料控制系统通过项目控制职能把设计、采购和施工各阶段的材料管理过程有机地统一起来，项目设计、采购(物流)和施工等部门作为材料控制系统的重要组成，按照材料管理职责各负其责。

工程总承包项目材料控制组织体系如图1所示。

图1 材料控制组织体系

材料控制工程师负责材料控制日常工作，管理协调其他相关部门，监控材料控制全流程的执行成效及偏差纠正。设计经理、采购经理和施工经理分别负责项目实施各阶段的材料管控及督导，各部门相关岗位人员执行各阶段材料管理具体任务，及时提供有关材料管理过程信息数据。

2.2 材料控制流程

工程设备、材料经过项目策划、设计、采购(物流)、安装等过程，最终形成工程实体，投入工程使用，进入设施运行管理环节。

项目物资流贯穿于总承包项目实施全过程，涉及到设计、采购和施工各阶段及进度、费用、材料控制等多方面，项目实施各方均有责任按照材料控制工作流程参与到材料管理与控制工作中来，总承包项目材料控制主流程[9-11]，如图2所示。

图2 材料控制工作流程

材料控制工程师通过对项目全过程的材料数量、进度实施监控，协调设计、采购和施工各部门完成各自职责范围的材料管理任务，并将监控情况及时向相关部门反馈，确保工程材料在规定的时限内完成设计请购、采购订货、到场交货、现场收发，使正确的材料、在正确的时间、用在正确的位置，确保工程依项目计划进行，为实现项目总目标服务。

3 材料控制实施内容

3.1 材料控制策划

材料控制策划是开展总承包项目材料控制工作的前提，策划的内容包括：制订材料控制计划，明确控制重点和控制基准，出版材料控制统一规定。

材料控制策划的原则是在最经济的条件下保证材料进度和数量满足项目实施的需要。要明确的控制基准有材料数量计划、材料进度计划和相应工作标准等。

材料数量计划依据工程公司积累的设备材料数据库的历史项目数据、项目合同的具体要求、项目工作分解结构、设计分阶段提出的设备材料表和设计变更等资料，材料控制工程师经数据分析、处理、汇总，形成材料数量计划，作为材料数量控制基准。

材料进度计划依据项目总体进度计划和施工进度安排，结合设计、采购和施工部门对材料进度的具体要求，提出材料到场时间进度要求，并以此为依据倒排确定设计材料表及请购单的提出时间、采购订单完成和现场到货时间，明确材料请购、询价、订单和到货等重要状态控制节点时间，并将这些主要控制节点分别纳入设计、采购进度计划中予以标记和明确，综合以上材料进度计划，形成材料进度控制基准。

随着项目进展和材料估算的不断更新，材料控制工程师不断完善、动态更新材料估算数据和材料进度动态，分阶段发布材料控制计划，作为后续阶段材料数量和材料进度的控制基准。

策划、建立项目设备材料编码系统并将其纳入整个项目编码系统，在项目实施的材料管理全过程，应遵循统一的材料编码规则，以便被确切识别并顺利实施后续的材料控制程序[12]。

材料控制计划应对设备选型、材料规格选用，备品、备件原则，材料裕量等原则做出统一规定，规范设计各专业在项目实施中做到材料的物理属性与管理属性的统一，避免对后续采购、安装乃至备件订购带来困难，避免造成材料浪费。

根据合同范围划分总承包商与施工分包商的材料供货范围，理清材料供货的界面分工，为材料管理责任和费用划分提供依据。对技术含量高、质量要求严格、采购费用大的设备、材料由总承包商自行采购，而对市场化程度高的通用大宗材料、辅助材料、施工消耗品等，为便于统一考虑采购与施工的进度协调，通常委托施工分包商自行采购。

3.2 材料数量跟踪与控制

材料的数量控制基于材料管理数据库，材料管理数据库是集材料设计统计、请购，采购订货、到货，现场入库、出库以及需求计划与领用发放于一体，以物资流为主线的集成数据管理系统，是对设计、采购和施工过程进行材料跟踪监控与管理的统一平台，由材料控制工程师负责建立、管理和维护，材料管理的有关请购信息、订单信息、催交检验信息、运输信息、现场交接信息、现场出入库信息等数据信息由相关部门岗位人员及时更新。项目本部和现场通过数据库复制，保证数据的统一和信息的准确，实现异地控制，各级材料管理人员可以根据相应权限随时查询材料数量及各种动态信息[13]。

设计是整个工程的主导，材料控制必须从总承包项目设计阶段开始即进行材料统计汇总，按照项目工作分解结构，将材料数量输入到材料统计控制系统。材料的设计总量即该材料的项目总需求，其数量等于施工图设计的材料数量与设计变更量和设计裕量之和，是材料设计请购、采购订货、现场施工的数量控制基准。随着材料设计的逐步深入，及时动态更新材料管理数据库，以掌握项目材料的总体需求。

材料数量控制的关键，是把住“进”“出”两个关口。“进”是指设计请购和订单签订的“购”的环节，“出”是指材料现场“用”的环节。需要特别注意复杂设备、特殊材料的跟踪控制。

设计请购单和采购订单是材料控制的重点环节，材料控制工程师根据材料数量控制基准，严格审核请购的材料数量，经批准后的请购单是采购实施的依据；根据请购单和数据库的材料数量核实订单的材料数量，可以避免材料漏订或重复采购。

现场施工领料单是材料控制的另一个重点环节，材料控制工程师严格审核施工的材料需求计划和施工领料单，经批准后的材料需求计划是材料领用的依据；根据材料需求计划和领料单控制材料出库数量，可以避免施工浪费或材料误用。

在材料过程控制中，设计、采购和施工各部门按照各自职责及时动态地输入材料的设计数量、裕量、请购量、订购量、到货量、库存量、缺损量、剩余量等材料状态信息，材料控制工程师据此掌握项目对材料的即时需求，做好现场材料的综合平衡与控制，定期进行偏差计算和对比分析。如果发现缺、损、漏及补充订货等问题，材料控制工程师要分析原因，及时向有关部门发出预警报告，以采取适当措施及时纠正，重大事项报项目经理决策，组织协调有关部门处理实施。

3.3 材料进度跟踪与控制

材料进度控制计划是材料进度控制的基准，材料控制工程师从设计材料数据表、请购单提出，采购订货、催交检验、运输到货，现场验收、仓储保管，直至交付施工安装为止，实行全过程的跟踪控制，以使材料按计划在允许的偏差范围内执行[13，14]。

在项目进展的不同阶段，材料进度控制的侧重点有所不同。材料进度控制的关键，就是把握材料在“订购、检验、运输、领用”各阶段的计划监控。需要重点监控复杂设备、特殊材料和施工进度关键线路上的材料动态，特别关注漏订、补订设备材料的跟踪控制，必要时采取特别措施(例如采用“空运”措施发运现场急需的材料等)，以保证施工进度的需要。

在工程设计阶段，部分关键设备在初步设计阶段就要实施采购，方能满足项目总体进度要求。设计请购单进度、订单进度、厂商提供设备确认图进度，均与设计进度密切相关，处理不好相互节点的进度控制就有可能对下一步施工图设计造成进度影响。而在施工安装阶段，供货厂商的交货进度、物流运输进度又是施工进度的前提，处理不好可能对现场施工进度产生影响。所以，材料进度控制计划要随着项目的阶段进展做出相应的调整，方可满足项目进度控制的要求。

根据项目进展实际情况，材料控制工程师适时修正材料进度控制计划，并建立监测跟踪制度，采用三月滚动控制计划、月度计划和周进度监测报告、月度控制报告等多种形式进行材料进度计划监测的动态控制。

在材料过程控制中，控制、设计、采购和施工各部门按照各自职责跟踪和监测材料的进展状态，及时动态地输入材料的进度状态信息，跟踪监测的内容及深度要满足材料进度控制基准的要求。请购单完成进度由控制部门负责统计，经设计经理确认后录入系统；订单完成进度和采购合同执行进度由采购部门负责统计，经采购经理确认后录入系统；现场接货完成进度由施工材料管理工程师负责统计，经施工经理确认后录入系统。

材料控制工程师定期对材料实际进展状态与材料进度控制计划进行跟踪和趋势分析，生成偏差报告，提出纠偏措施，及时向有关部门发出预警报告，重大事项报项目经理决策，组织协调有关部门处理实施。

3.4 材料接口关系管理

工程总承包的管理优势，就是设计、采购和施工的三个阶段可以由总承包商进行统一协调和管理，设计、采购和施工之间深度交叉，材料控制在设计、采购和施工这三个环节的材料接口管理至关重要，通过不间断的过程监控和及时协调，保证工程材料满足项目顺利实施的需要[15-18]。

3.4.1 设计与采购的接口关系

设计经理组织设计专业按计划及时提出请购文件，包括请购单和必要的技术文件，经控制部门审核后提交采购经理，作为材料采购的依据。设计经理组织设计专业进行厂商技术方案评审，评审意见书面提交给采购经理以便选择确定供货厂商。设计经理组织设计专业参加厂商技术洽谈会。

设计经理组织设计专业审查厂商的设备确认图纸，经审查确认的图纸作为设计输入条件；审查确认意见书面提交采购经理返给供货厂商，供货厂商据此进行制造图的设计或修改。 设计经理协助处理设备制造过程的技术问题和质量问题，必要时组织设计专业参与设备、材料的检验工作。

采购过程发生的设备、材料的技术、质量、数量等变更，由设计经理组织设计专业确认，书面确认文件经项目经理批准后提交采购实施材料变更。

3.4.2 采购与施工的接口关系

采购经理将设备、材料运达现场的进度安排、发货箱件清单及详细装箱单等，提前通知现场。施工经理根据到货计划，组织做好接货准备，落实存放场地、库房设施、装卸机具、开箱检验用具，落实接货手续和人员，建立接货台帐。

对于暂不安装和不宜过早开箱检验的设备、材料，双方可先办理预验收，待安装前再行开箱检验。该类设备、材料在出厂装运前更应做好细致清点和检查，以避免安装时因缺件影响工期。

开箱检验发现的质量、缺损等缺陷问题要做好详细记录，由采购经理联系供货厂商或物流运输商解决。进口设备、材料需由商检机构出具证明，以便向外商提出索赔。入库后的设备、材料由库房管理员做好维护、保养，保证设备、材料的存放条件和完好状态。

安装和调试过程中发现设备、材料质量问题，采购经理应及时联系供货厂商，配合施工查找原因、采取措施，尽快解决问题。必要时，采购经理可授权现场施工经理全权处理。

项目完工后，仓库管理员应将库存材料分类清点、统计造册，配合材料控制工程师对多余材料进行分类和确认来源，提交采购经理和施工经理备案，并报项目经理审批多余材料处理方案，项目经理指定专人负责处理。

4 结 语

材料控制把工程设计、采购和施工三部分的材料管理过程有机地统一起来，实现了工程材料在总承包项目的全过程管理。材料控制检查和监督材料的进度计划和数量估算执行情况，通过不间断地跟踪检查和动态监控，采取相应措施进行纠偏，实现工程材料按照准确的数量和合理的进度满足项目实施的需要。

做好材料控制的前提是建立“一个系统”，即必须建立一套材料控制系统，材料控制工程师居于该系统的中心地位，负责项目材料控制日常管理，并对其他相关部门进行控制和协调。做好材料控制的核心是做好“两个控制”，即认真做好材料的数量和进度两个方面的控制，努力追求材料不漏采、不错采、不重采、不多发、不错发、不剩余，尽力保证按照项目进度要求及时、准确到场，满足施工需要。做好材料控制的关键是协调好“三个环节”，即做好工程材料在项目实施过程的跟踪控制及设计、采购和施工过程之间接口环节的管理协调，控制好项目全过程材料的数量和进度，协调处理好过程接口环节问题，实现工程材料从设计蓝图到工程实体转化的过程控制，从根本上保证项目的进度、费用、质量和安全的项目总体目标。材料控制是在工程总承包项目中实现项目精细化管理、走向全过程集成化管理的必经之路，在工程总承包管理实践中有着广阔的应用前景。