建立文书档案数字化管理模式的必要性初探

魏书桦 鱼台县教育和体育局

文书档案的数字化建设和发展不仅可以体现出文书档案编辑的灵活性，为检索文书档案提供便利，还可以实现文书档案资源共享。但是，目前文书档案数字化管理技术更新速度慢，管理不够统一，技术人才更新难度较大。基于此，提出档案技术升级、更新档案管理理念、加强人才培养等措施，以期为建立文书档案数字化管理提供参考。

文书档案的数字化管理不仅有利于提高文书档案管理水平，还可以将与行政工作信息相关的内容全部仔细地记录下来，为行政工作的有序开展打下良好的基础。当下，有关部门对文书档案的重视程度越来越高，故对文书档案进行数字化建设非常有必要。因此，要进一步完善和优化文书档案管理体系，满足用户在档案检索、使用等方面的个性化要求，从而提高文书档案的利用率。

构建文书档案数字化管理模式的必要性

当前在现代化经济和技术发展的过程中，数字化技术被应用于越来越多的领域，进一步促进了文书档案管理工作的开展。在这种形势下，文书档案管理工作人员通常可以借助现代化数字技术更加高效地管理档案。文书档案管理工作人员可以将信息储存系统等作为档案信息的载体，提升文书档案管理的效率和质量。更为重要的是，文书档案管理工作人员在借助现代化数字技术开展工作时，可以对文书档案信息进行扫描和处理，然后创建档案数据库，促使其逐渐转变为纸张数据的储存方式。过去文书档案管理工作较为复杂，传统的纸质档案管理模式已经无法满足实际需求，而应用现代化数字技术有利于消除传统管理模式的弊端，提升文书档案管理效率。

提高文书档案编辑的灵活性

文书档案数字化建设和管理不仅要求对纸质文书档案进行准确的录入和分析，还需要根据要求分别进行扫描、校正以及数据刻录等，将纸质档案信息转变成数字档案信息，然后借助计算机对其进行识别、储存和应用。根据实际需求对文书档案进行灵活编辑可以提升查询和应用信息的便捷度。

可以为检索文书档案提供便利条件

由于传统形式对文书档案信息进行查询和利用，需要耗费的人力、物力以及时间比较多，文书档案的利用率很难得到提升。基于此，对文书档案数字化管理模式进行合理创建和利用，在查询文书档案信息时，需要在文书档案信息检索系统中输入对应的关键词或者主题，以便直接通过计算机对相关信息进行查询和利用。这样不仅可以提升检索文书档案的便捷性，还能提升管理和利用文书档案的效率。

实现文书档案资源共享

文书档案在实现数字化管理后，不同档案资源的使用人员可以同时在不同地点对文书档案信息进行查询和利用，这有利于打破传统使用文书档案资源的时空限制，以此来实现资源共享，这也是目前提升信息资源共享效率和利用率的前提条件。

文书档案数字化建设及管理现状

数字化技术更新速度低

技术的及时更新和利用是保证文书档案数字化管理得以推进的前提。由于相关部门对文书档案管理数字化建设的重视程度不高，相应地，资金投入也不够，因此没有设置专业的文书档案管理室，技术设备的更新速度普遍较慢。长此以往，文书档案的数字化管理水平和数字化文书档案的质量便很难得到提升，难以真正体现出文书档案数字化的应用价值和作用。

缺少统一的管理规划

相关单位在开展文书档案管理工作时，必须要根据实际情况，对文书档案的技术性、持续性等特征有所认识；并且要保证各部门之间进行有效的沟通，这样才能确保文书档案数字化管理工作有序开展。但是部分单位在开展文书档案管理工作时，很难把监督管理计划真正落到实处，有些计划也没有在规定的时间内完成，阻碍了文书档案数字化建设发展进程。此外，各有关部门之间没有形成有效配合，基层文书档案数字化工作推进速度慢，没有把相关规定和要求真正落到实处，无论是人力、物力，还是其他资源配置，都比较落后，无法为文书档案数字化建设提供支持。

技术人才更新难度大

结合目前文书档案数字化管理现状分析，文书档案数字化管理水平一直停滞不前的主要原因是其缺少专业技术人才。专业技术人才匮乏导致文书档案数字化建设水平受限，人才引进机制不够完善，没有聘请更加专业的人参与其中，部分单位不注重对文书档案数字化管理人才的培养。结合目前文书档案数字化管理现状，部分管理人员对数字化工作模式没有正确的认识，很难熟练操作数字化管理系统。除此之外，很多实用性软件也无法发挥出各自的应用价值和作用，很难为文书档案数字化建设提供基本保证。

档案管理系统有待开发

设计和应用专业档案管理系统，有利于满足新时期背景下文书档案共享使用的基本要求，并且可以将文书档案数字化管理的作用充分体现出来。目前多数单位文书档案管理过分看重管理，忽视了对文书档案的利用，整个管理工作很难将其实用价值体现出来。例如，现有的文书档案管理系统无法满足实际要求，因此必须加强对文书档案数字信息的挖掘，还要对文书档案内容进行适当的总结和优化，从而实现档案内容共享，提高文书档案的整体利用率。另外，文书档案无法实现模糊化检索，数字文书档案的供给响应时间过长，无法满足实际要求，现有的档案管理系统在正式投入使用时很难满足5G环境需求，很难在现有的手机客户端实现信息的查询和利用。除此之外，部分档案管理部门很难对数字化平台进行合理利用，与用户之间也无法持续保持有效的沟通和交流，这导致在使用档案管理平台时，很多问题无法得到及时处理，进而对数字化文书档案质量产生直接影响。

数字档案的安全性低

结合文书档案数字化管理现状，如果在开展档案管理工作时无法保证其安全性，就很有可能出现严重的档案泄露、丢失等问题。与此同时，由于构建和利用部分文书档案管理平台时，缺少安全防护机制，无法应对互联网上的攻击以及其他威胁。另外，工作人员没有形成管理和使用数字文书档案的意识，人为操作失误很容易出现文件丢失等问题。除此之外，要加强对内部网络的建设，对储存体系进行合理的构建和应用，为平台系统的安全运行提供基本保证。如果无法保证文书档案管理的安全性，那么也会对文书档案的数字化建设造成不良影响。

建立文书档案数字化管理模式的措施

文书档案管理至关重要，文书档案涵盖的档案资源具有多样性，更为重要的是可以从这些档案资源中判断出目前整个政策的变化和发展形势，从而保证行政工作有序开展。建设和利用数字化文书档案，不仅能够深入挖掘文书档案中隐藏的政策信息，而且可以深入了解目前国家及相关部门提出的一系列决策，进而了解行业整体的发展趋势。特别是在目前智能化档案管理的时代背景下，通过对文书档案的数字化建设，可以提高文书档案管理的工作效率和质量，对各种数据信息展开全面收集、整合和利用，促使文书档案资源的整体利用率得到提升，满足各基层单位的使用需求。

档案技术升级

为提高文书档案数字化建设水平，相关工作人员要引进和利用各种先进技术，为文书档案数字化建设提供基本保证，进一步提升文书档案数字化管理水平。要想优化档案管理技术，就要合理创建智能档案管理平台，同时还要保证档案的扫描技术、语音识别技术、智能化管理系统等得到合理利用。比如，合理创建智慧化档案管理平台，推广数字化档案借阅模式，以提升文书档案的共享率、利用率。过去电子档案的存放过于分散，不利于查找和调取，所以要对其进行更加细致的规划和管理，制定有效的管理措施，以便将云存储平台的应用效果发挥出来。与此同时，合理划分电子文书档案管理权限，创建档案数据库，完善和优化线上档案管理措施，这样不仅有利于提升档案管理水平，还可以将数字化技术的应用优势发挥出来。结合目前文书档案数字化管理现状，要积极采取有针对性的措施，保证文书档案管理工作落到实处，并对当前的管理方案进行完善和优化，以提升文书档案管理水平。此外，可以将精细化管理理念应用于文书档案管理中，提升信息采集的精细化水平，为文书档案管理的数字化建设和发展提供保证。

更新档案管理理念

建立文书档案数字化管理模式首先要提高有关部门对档案管理工作的重视，并且要合理控制档案管理中的成本投入。尤其是在新时期背景下，我国已经全面进入信息化、数字化时代，数字技术的应用有利于妥善处理目前档案管理中的各类问题，如对现有管理理念进行改革和创新，不断完善和优化档案管理制度。与此同时，要运用科学合理的方法开展文书档案管理工作。在推进文书档案数字化建设的进程中，要想将其应用价值体现出来，就要立足于文书档案管理的特点和基本要求，利用全新的管理手段，推动文书档案数字化建设和发展。

加强人才培养、更新力度

人才一直以来都是影响文书档案数字化建设和管理的重要因素之一。技术人才的引进和利用，可以为文书档案数字化建设提供人才支持。因此加强专业人才引进具有实际意义，对此，可以设置专门的管理部门，组建一支高素质的专业技术人才队伍，为文书档案管理的数字化建设和发展提供基本保障。通过在实践中合理利用这种方式，提升现有档案管理人员的数字化技术管理能力。要加强对管理人员数字化信息技术的培训，保证资质较高的信息技术人员与档案管理人员之间密切配合。要根据实际情况以及管理的基本要求，加大人才培养力度，不断丰富人才的专业理论知识，同时要妥善处理好数字化档案管理过程中出现的各类问题。除此之外，还要积极鼓励工作人员进行岗位轮换，保证工作人员之间形成有效的沟通和交流，从而为各项管理工作的有序开展打下良好的基础。

引进专业文书档案系统

构建数字化文书档案要采取统一的标准和要求，将信息技术的优势充分发挥出来，保证现有的管理流程和管理体系可以落到实处，为整个管理工作的有序开展打下良好的基础。要加强对不同类型图片或文字的监督和管理，在开发和利用数字化档案时，要将实际情况作为依据，与第三方软件融合在一起，体现出文书档案管理的实用性。与部分单位建立良好的互动关系，促进数字化文书档案信息目标的实现。在构建和应用文书档案数字化软件系统时，必须进行有针对性的改革和创新，同时还要持续升级，开发和利用新的功能。尤其是在现代化发展形势下，为保证构建和应用文书档案数字化系统的合理性、科学性，必须满足PC端客户的基本要求，而且要逐渐面向5G载体，将现有的微媒体的作用充分发挥出来。要提升文书档案管理平台的智能化和信息化水平，将文书档案实时传递信息的作用发挥出来，为各类信息的筛选和利用提供基本保证。

加强文书档案的安全控制

加强对文书档案信息的备份和管理，避免出现档案资源丢失或者遗漏等问题。要仔细划分文书档案管理平台权限，还要对不同级别使用人员的职能进行划分，对使用人员的个人行为进行监督和管理，避免因人为操作失误而引起严重的问题。加强对软件的管理，根据软件系统的运行状况，安装和利用杀毒软件，保证硬件设施以及补丁等可以得到及时更新和优化，为系统运行的稳定性、安全性提供基本保证。要加强安全防护设施建设，及时更新现有的基础防护措施，提升文书档案管理水平。基于此，加强对文书档案数字化建设和管理的重视，将所制定的保证档案安全的措施落到实处，避免人为操作失误。另外，要加强对数据信息的监控和管理，在当前背景下，可以对文书档案数据信息的异常波动情况等展开有针对性的监测，并安排专业人员参与其中进行监督和管理，一旦发现问题必须及时妥善处理，同时要做好记录。这样不仅能够避免出现更加严重的问题，还可以为后续处理相关问题提供参考。

对文书档案进行数字化管理的优势比较明显，其可以提高文书档案的利用率、共享率，因此要加强对文书档案的数字化管理，制定符合发展要求的战略规划，完善和优化各种软件系统和硬件设施。这样不仅可以提高文书档案的利用率、共享率，还可以提升文书档案数字化管理水平。