计算机给文秘工作带来的影响和解决措施

2023-03-22兰州市科学技术联合服务中心管若琰

办公室业务 2023年3期

文/兰州市科学技术联合服务中心管若琰

传统的文秘工作模式守旧，效率低下，过于依靠人工，很难完全满足现代化办公的要求。办公自动化是依靠于计算机技术而形成的一种新型工作模式，能保障工作的效率和质量，为目前的文秘工作提供了极大的助力。

一、计算机技术对文秘工作的影响

（一）依托于计算机技术产生的办公自动化的功能。办公自动化的概念主要是指依托于计算机、通信和网络及相关的软件等技术，形成一套技术过硬的人机信息处理系统，使传统的办公室业务摆脱人为的工作模式，实现全自动化。文秘工作中最基础最重要的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、打印和识别等；数据处理则主要涵盖数值型与非数值型两大类，以上主要是和文字数字打交道。行政事务则包含人的因素，包括对人事、财务、运营以及办公用品的管理等。计算机技术的蓬勃发展极大地提升了网络通信的效率，也是推动文秘工作改革的强大动力之一，加强了系统内各部门间的紧密联系，为信息的有效交流搭建起桥梁，使文秘工作者更便捷地共享办公自动化的资源。

（二）计算机对文秘工作的主要影响。早期的计算机技术对文秘工作的影响主要集中在公文流传、收发电子邮件和数字档案管理等非结构化数据的应用方面，面向的主要应用群体是机关及企业的职能与文秘部门。随着计算机技术的发展，其在文秘工作中的应用也有了更丰富更有层次的内容，受众群体也更加广泛，对网络的依靠程度也更大。

1.对日常工作的影响。文秘的主要工作中，大多以企业内各部门的沟通协调、行政事务和日常管理类的工作为主，计算机技术和网络大范围的普及和应用使文秘类工作更加轻松、便捷。具体表现在几下几大方面：（1）资源共享。计算机技术使得各自的资源不再是信息“孤岛”，更方便其他人共用共享，加强了彼此间的交流合作，为不同部门的人员共同处理项目提供了平台。（2）缩减成本。计算机网络架设之后，硬件成本虽然巨大，但整个网络可以为企业内的每一位员工服务，也大大提升了文秘工作的效率，是另一种开源节流、缩减成本的方式。（3）提升办公效率。过去的电子邮件，如今被广泛应用的飞书、腾讯会议等远程办公会议软件，通过计算机技术和互联网可以和业务对象建立远程联系，不必见面即可如常推进工作，极大提升了办公效率。（4）权限控制。计算机技术提高了企业信息控制的可靠性和安全性，内部办公系统可为重要岗位信息和核心资料的访问设定权限，并对关键的邮件及数据信息设定密码，严格限制访问的人员，这也是对公司机密的一种有效保护。

2.对其他工作的影响。将计算机网络技术应用于文秘工作，大大提升了秘书调研工作的效率。首先，网络的时速便捷等优势更有助于秘书调研工作获取第一手资料。调研中经常会碰到紧急事件，处理此类事件的关键是尽可能地收集有用且真实的材料信息，网络在此种情况下能发挥巨大的作用。其次，目前的计算机网络是一个开发的信息集成库，是可以快速准确获取信息的平台，文秘工作者依靠网络获取自己需要的信息资料，为深入的调研工作积累素材，能更好地辅助工作，做出更加精准科学的判断，将领导助手的职责充分发挥出来。

二、计算机技术下的文秘工作

（一）计算机技术时代如何开展文秘工作。计算机技术给文秘工作带来了巨大的变革和创新。如何应用好计算机技术，提升目前工作的质量和效率，是现代文秘从业者都应该好好思考的问题。应当按照科学的方法，有规划有步骤地去落实具体的文秘工作：首先，将依托于计算机技术的秘书工作的流程规范化、标准化。建立起科学高效的工作流程，使文秘工作有制度、有章法。其次，灵活地应用文秘工作中需要用到的信息处理功能，把工作内容做主次排序，优先处理重点问题，将有限的计算机设备和办公软件集中用来处理难题，在文秘工作中将计算机的优势彻底发挥出来。

（二）文秘工作如何适应计算机技术。计算机技术的大规模普及从各个方面对传统的文秘工作发起了剧烈的冲击，过往的工作方式和技术储备已经远远不足以应付新形势下的文秘工作需求，身处挑战阶段的文秘工作人员应不断学习，尽快适应办公自动化的新要求。首先，要转变思维方式和传统观念，充分认识到计算机技术对行业的影响和变革，认识到办公自动化的发展趋势和其带来的巨大作用并真正接纳、适应这种变化；其次，将新技术应用到日常的工作中去。文秘工作看似简单琐碎，实则复杂繁重，涉及的内容多、领域广。文秘人员不仅需要精通电脑、传真机、复印机等必备的办公设备和技能，对计算机、信息通信和互联网等技术也要有基本的了解和掌握，至于文秘办公中常用的软件，包括Word、Excel、Powerpoint等，更是需要熟练掌握并灵活应用。科技的更新与普及对文秘工作的要求只会越来越高，文秘人员应在日常的工作中，应将传统常规的工作和计算机技术办公自动化高效结合起来，以科学为助力，显著提升办公效率和质量。和其他很多行业和领域相同，文秘工作的改革之路绝非一日之功，而是漫长的逐渐进步提高变化的过程。如果文秘工作的技术改革被动消极，裹足不前，不但错失了发展的先机，还会影响整个企业的管理和运营。唯有早日建立并完善办公自动化系统，方可开创出文秘工作效率高、质量优的新局面。

（三）计算机技术对文秘工作的新要求。计算机技术的大范围普及和应用引发了文秘工作颠覆性的变革。办公自动化不仅聚焦在信息的收集、归纳和处理上，而是向更深层次的应用转变。在互联网和大数据时代，信息的获取易如反掌，信息量也如井喷之势，如何在最短时间内获取到真实可靠有价值的信息并善加应用，是对文秘工作的巨大考验，也是文秘工作的新重点。文秘工作人员通过对信息的运用，处理行政事务，也为管理层的决策提供支持。信息的处理与应用已然成为文秘工作不可或缺的重要部分，它赋予了文秘工作更大的责任和任务，也将文秘工作推向了前所未有的高度，挑战与机遇并存，是转型升级的必经之路。计算机信息技术的更新发展大大加快了办公自动化迭代的速度，新的工作环境下对文秘工作也有更高的要求：

1.文秘工作的内容、质量和效率都需要有质的提升。办公自动化系统实现了文秘办公流程的科学化、系统化，准确率和速度都有了质和量的提升。而且，自动化办公系统凭借着计算机技术可实现大数据量精确的统计分析。汇总各类统计分析表时，直接对计算机获取的数据做处理与分析，完成后通过网络直接上传，方便共享和访问；远程会议等新的办公方式也为不同区域的人员沟通交流提供了平台。会议安排是文秘工作的主要内容之一，以往的人工安排占用了大量人员精力，现在通过计算机来安排电子会议，大大缩减了工作量。移动化的办公形式使文秘工作不再被局限在办公室，只要有电脑和网络，任何时间和地点均可以办公，这是对传统工作形式的一种变革，也将碎片化的时间充分利用了起来。

2.文秘工作者需要不断学习新知识、新技能，强化对信息的处理能力。在计算机技术的推动之下，企业各部门之间的沟通和交流更加顺畅频繁，文秘工作也为加强各部门之间的联系与合作助力。将管理类工作集成在一个统一、开放的平台下，促进企业各部门协同高效的办公，不仅冲破了信息壁垒的阻碍，也帮助文秘工作人员之间消除信息上的盲点和漏点。在电子文件传输的流程中，如有需要，可随时查询文件的当前节点，及时反馈给处理人，避免了重要的文件不能及时被处理的问题。计算机技术带给文秘工作的优势还有一点也很重要，且具有长远的意义，就是节约资源、低碳环保。传统的信息通知等，多需要打印出来多份进行公示告知，会消耗了大量纸张笔墨，是对资源的极大浪费，无纸化办公已然成为文秘工作的发展趋势。

3.文秘工作者的工作重心发生了改变，应该与时俱进，不断拓宽工作领域和技能。传统的文秘工作主要包括文书、档案、会务、协调等内容，不属于高脑力劳动的范畴，对人员的要求多以善于沟通协调、稳定认真、处事圆融为主。计算机技术的融入和办公自动化的应用，使文秘工作越来越成为一种高脑力高智力的工作，工作的内容也比以往宽泛了许多。大量新兴的办公软件和设备给了文秘工作人员更广阔的施展才能的舞台，如为维护公共关系，提高企业的公众形象和影响力，文秘要处理好企业网站建设运营的事物。文秘高效的工作可以更好地为领导服务并分忧解难，充分发挥助手的作用。同时，大大提升了自身的工作价值，为企业的长远健康发展添砖加瓦。

4.文秘工作者需要将安全观念牢记于心，真正做好信息保密工作。由于工作性质和职责，文秘工作人员有机会接触到公司的机密文件，一旦泄露，后果不堪设想，造成的损失也很难挽回。纸质文件的保护相对容易，电子文件的传播途径众多，被窃取的手段也防不胜防，各种信息载体都难以保证自己不会成为“黑客”攻击的对象，唯有加强网络的安全与防护，加倍小心谨慎才是上策。另外，电子文档的修改和复制转发极为容易，是信息安全的又一隐患。因此，文秘工作者如何做好保密工作，是目前以及未来很长一段时间都要面对及慎重对待的课题。

三、计算机技术时代文秘工作的改革措施

（一）文秘人员强化学习，提升专业技能。计算机技术和办公自动化加速了人们观念的变化，以文秘招募工作为例，字迹工整漂亮在过往是竞争这一职位的有力优势，然而，目前这一优势现在已转变为具备较高的计算机技能。调查显示，大约80%的企业非常重视文秘工作人员的办公自动化水平，这已然成为能否胜任这项工作的重要考察指标。文秘从业人员不单单需要学习相关的业务知识，也要加强对办公自动化理论和实践的学习和训练，这是提升工作能力和专业度的重要步骤之一。首先，企业应组织文秘人员积极参与办公自动化的培训，使日常的文秘工作更加得心应手。其次，在学有余力的条件下，要积极地向网络、计算机技术的领域深耕，这对日常工作极为有利，也会对办公自动化系统有更加深刻的理解。

（二）文秘人员拓展知识面。计算机和网络技术的兴起，大量自动化与智能设备的涌现，是对体力劳动的解放，也是脑力劳动的崛起。首先，文秘工作者应该广泛涉猎多领域的知识，加强对企业重要信息的敏锐度，遇到特殊情况可以第一时间做出正确反应，久而久之，独立思考以及解决问题的能力都会得到质的提升。其次，在信息的搜索整理上，要转变观念，积极行动，化被动为主动，努力地获取第一手材料。闭目塞听已然不适合当前的形势，走出办公室，广泛地接触上下层人员，深入调研，是获取有价值信息的有力途径。文秘工作者不是简单的信息搬运工，领会透彻上层的文件和精神，进行有效传达也是必备的技能。

（三）文秘人员增强统筹全局的能力。办公自动化系统将企业变成了一个紧密联系的网络，文秘与各部门的沟通交流更加频繁。文秘工作者需要具备强烈的时间、人文观念与全局意识，妥善安排，事无巨细，保障整个企业的稳定高效运作。文秘工作的内容繁杂，种类较多，从上层领导至下层员工，都有沟通与接触的机会，充当着信息连接的角色。不同的场景，不同的人员，应有不同的处理方式，这也是文秘工作的特别之处。文秘工作者是领导和员工之间沟通和信息传递的桥梁，一方面，若能善于听取员工的意见，及时体察到员工的情绪，必要时向领导反馈，让领导听到员工内心的声音和真实的想法，做上下级关系的润滑剂，对调动员工的工作积极性有很大的促进作用；另一方面，尽好上传下达的本分。有时候文秘工作者是领导的发言人，将领导层的精神和意图及时传递给广大员工，尽力避免误会和由于信息不对称造成的人心不安，使上下一心，齐心协力，共同营造一个积极进取、团结合作的工作氛围。要实现这一目标，需要文秘工作者具备出众的情商，沟通与应变的能力，以人为本，将领导和员工的需求谨记在心。

（四）文秘人员提升安全意识和工作的谨慎性。

计算机和网络技术的高速发展虽然大大增加了工作的便利，但随之带来的风险和危害同样不容小觑。信息公开透明化的今天，保密工作的难度可想而知。文秘工作者需要具备较强的责任心和主人翁意识。“事关企业无小事”，要谨慎地把握好保密和共享的尺度，将保密的意识和行为贯穿工作的始终。日常办公的过程中，针对比较重要的文件资料，应做好加密和备份，密码妥善保管，不遗失、不外漏；存有机密信息的电脑不可连入互联网；对网络上常见的陷阱要有识别和鉴别的能力。同时，协助公司完善安全管理制度。