化妆品零售连锁企业存货采购及管理研究

胡日生

（广东天华华粤会计师事务所有限公司，广东 广州 510170）

一、互联网发展对传统线下化妆品零售连锁企业的影响

根据中国互联网络信息中心发布的第47次《中国互联网络发展状况统计报告》，截至2020年12月，我国网民规模已达9.89亿，互联网普及率达到70.4%。另据工信部数据显示，2020年我国移动电话用户总数15.94亿，其中4G用户总数达12.89亿，占移动电话用户数的80.8%。由此可见，我国使用互联网或者移动互联网接受咨询、使用互联网生活的民众大幅上升。互联网正改变着人们生活方式、购物习惯、产品品牌认知，人文社交等方方面面。消费者不再关注线上或线下消费渠道，更而专注于购物便利性、产品个性化、产品在售前保存状态等需求。为了适应消费者对购物提出新要求，传统线下零售企业应针对细分的消费者，作出不同市场不同消费定位和与之匹配的存货采购政策，建立合理的门店存货分布、有效存货管理。有计划地做到，选配到门店销售的商品就是畅销、热销产品，降低产品积压和后续管理的风险。

二、传统线下化妆品零售连锁企业主要行业特征

（一）聚焦化妆品类，行业发展速度较快

根据国家统计局及中国日用化工工业信息中心数据显示，2020年，我国化妆品市场规模达4303亿元，未来三年，整体市场规模预计保持10%左右的稳定持续增长，2023年将达6000亿元。国内化妆品行业近年以来发展强劲，并且在未来也应会持续保持向好的态势增长。

（二）线下商品交易金额不大，交易频率高

传统线下化妆品零售连锁企业是直接面向社会上各时尚消费者，服务对象以独单个体为主，每个消费者主要购买商品自用或送赠他人，每次成交金额不大。同时面向的销售群体数量巨大，交易次数频繁，面向的消费者对商品售价、产品有效期、销售人员的服务及态度提出更高的要求。

（三）线下消费者更重视产品外包装状态、保质期长短

基于线下零售连锁行业消费者特点，线下消费者在购买商品的时候拥有非常多不同企业作为选择对象。消费者在不同企业消费选择中，对于产品的外包装状态、产品的剩余保质期长短更为关注度。

（四）商品品类众多

中国化妆品市场规模近几年出现爆发式增长，特别是网联网+化妆品概念的兴起，化妆品国产品牌发展迅速，而且产品更新迭代加快。基于化妆品的时尚属性，产品更新换代加速，新锐品牌冒起，作为传统线下零售连锁企业应根据自身细分的消费群体，对众多产品进行信息管理，提取适合当地市场产品的工作显得特别重要。

三、存货采购及管理的概述

本文所论述的存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品，或为出售商品增加商品附加价值过程中耗用的材料和物料。

存货采购，即为企业围绕存货采购业务开展过程中的所需的各种业务活动，包括但不限定于：终端消费者需求收集、市场上各品牌在售商品的信息收集、供应商信息采集和交易谈判及管理，形成有效的存货采购流程和制度，以达到存货采购的最终目标-采购的存货即畅销品、成本领先的商品，为存货高效周转、快速变现、提供稳定利润，作为合理的保证。

存货管理，即对企业在库商品的保存环境、周转效率、存货安全、存货价值实现进行有效管理。主要包括基于现有存货的基本信息、市场信息、用户评价的基础上作出经营管理决策分析，以达到存货管理的核心目标-加快在库商品周转，提高企业的盈利能力和充裕的流动资金，提高企业现金流动性，增强企业活力。

四、存货采购和管理的问题分析

（一）终端消费者需求变化，易采“呆”“滞”商品，造成存货严重积压

随着互联网的兴起，“抖音”“小红书”等新媒体逐渐改变人民的消费习惯、品牌认识。人们对于化妆品的认识不仅停留在传统电视广告、门店店员介绍上，更富有主见和认识，对产品的个性化要求作为了较大的调整，如：从原来消费高端全效化妆品转向消费定制化妆品；因自身追求自然美，降低面部彩妆的使用量等。作为传统线下零售连锁企业对采购哪种商品进行销售，如何减少和处理不再受人关注、“过气”的时尚产品等目标尤为特出。

企业一方面要在选品采购方面下功夫，有针对性地采购，采购的商品应为当期热点、爆点的产品，为资产的快递变现提供保证。若采购把控不准极容易误采购“呆”“滞”商品，造成存货严重积压。“呆”“滞”商品若未能及时处理，还易受产品有效期影响，导致出现以极低的价格出售清理库存或直接作为报废处理，大大增加企业损失。另一方面，企业应实际识别已在库的，不符合后新互联网时期的客户群体的需求的产品，并做出合理、快速变现处置的决策，以免造成一进步的损失。

由此可见在终端消费者需求不断变化的情况下，没有针对细分目标客户群体采购商品和调整现有库存，就极容易导致存货积压。前期是占用公司的资金成本和仓储成本，中后期就会增加存货跌价准备和处置费用，严重的情况下会加速企业倒闭进程。

（二）传统线下化妆品零售连锁门店存货管理水平未达预期

传统线下化妆品零售连锁公司以快、时尚为经营目标，服务门店周边消费者为中心，把门店销售作为第一要务。公司高级管理层把企业重心放在如何拓展门店、提升门店销售额上，轻视了门店和仓库存货采购、储存、报废处理环节，缺乏对一线员工进行标准化的存货管理的宣传教育，最终造成公司流动资金积压在存货上，存货变现能力在线上线下的市场竞争中更为低下。

在售存货的剩余保质期长短是存货质量非常重要的一个考核点，而对于门店来说是非常重要的管理环节。目前普遍零售连锁公司基本成本考虑，门店以人工核实商品的有效期的方式进行，基于不同市场区域员工管理水平存在高低，货品摆放存在不符合最佳摆放原则，即将有效期长的商品放在销售货架外侧，把有效期短的、临期的直接推到货架内面。直接造成有效期短的、临期的产品难以被出售，形成过期产品。同时，亦增加手工核查有效期人员的工作量和负担，从而导致增加公司存货商品减值风险和处置费用。

（三）存货采购和管理未充分利用数字化信息

在数字经济大背景下，化妆品零售连锁公司普遍未实现门店、仓库库存管理数字化，没有利用好大数据对已有会员消费习惯进行深度挖掘，并从中与采购、库存信息进行互联互通。目前，普遍原因是公司高级管理层缺乏现代化数字思维，另一个原因就是数字技术在不断进化，企业要对自有的数字化技术需要不断投入资源，投入与产出效果亦不能马上体现，导致公司高级管理层忽视信息数字化的真正价值。

从库存采购和管理上看，当化妆品零售连锁企业缺乏信息化、数字化、标准化管理时，就没有办法构建出适应当期企业发展需要标准化、数字化、智能化信息分析系统和决策系统，不能根据企业在售产品销售、库存情况对未来一段时间、不同区域、不同人群的销售情况做出合理预期，从而进一步影响企业获取不同市场、不同库存信息的时效性与准确性，更而影响当期或未来库存采购计划。

（四）存货采购制度不完善

通过对零售连锁企业存货采购制度的梳理分析可以发现，存货采购制度较易存在设计缺陷和执行控制失效的情况。

例如，企业采购部门拟采购产品时，相关制度未强制要求采购部门对未来一段时间某一产品销售数据做出必要性分析和预测，对于采购后的商品销售情况未强制要求监控动销情况，未将“呆”“滞”商品纳入管理制度和考核等等。这样导致极易因部分采购人员着重短期利益忽视长期利益，仅考虑供应商当期返还销售费用，忽视与有实力的供应商形成有价值的战略联盟，提供比当期费用更优厚的长期政策。这种短视的行为会极易影响公司形象和给公司长远稳定发展带来不稳定、不安全的因素和无法挽回的损失。

五、存货管理对策

（一）准确掌握消费者需求，避免采购“呆”“滞”商品

在互联网普及下、消费者的需求变化速度加快且需求转换变化程度加大，直接影响存货管理的复杂程度。在利用数字化技术，准确掌握当期消费者的时尚需求，可直接提高企业存货的周转速度和资金使用效率，从源头解决“呆”“滞”商品。公司应利用数字化技术，充分研究不同区域不同消费群体的消费需求，提高采购商品的准确率和最佳采购数量，与不同区域的、不同消费人群进行匹配，从而减少无效采购，逐步降低仓库库存管理压力，减少未售存货积压的可能，提高企业资金使用效率，降低公司整体营运成本。

（二）提升员工存货管理水平

公司应建立健全的存货管理体系，并融入企业文化当中。在不同区域、不同水平的员工均能有效理解并有效执行存货管理工作。对于例外事项应形成有效的沟通机制，把存货管理纳入管理层的日常会议，并通过KIP方式对各相关责任部门和人员进行考核，各区域之间分享当期存货管理信息，使得内部资源进一步得到整合。同时，公司应组织销售、采购、财务、资产管理等部门在内的各核心人员对存货管理的相关知识进行宣传普及，使全体员工认识到存货管理的价值。

（三）库存管理动态化、信息化、智能化

公司高级管理层应对大数据处理分析技术有一步了解和深刻认识，实现企业在售库存数据动态化、标准化管理，通过库存信息化系统数据实时更新，保证库存信息化系统数据的完整性、准确性和时效性。同时应对大数据进行深层次的挖掘，实现库存缺货预警、积压提示、最佳订货批量的预测，企业根据分析数据提示不断优化调整库存量，进而实现最佳库存成本，提高库存周转速度、资产质量。

企业在库存采购中应充分利用计算机数字化技术，融入系统大数据分析，通过企业云计算等方式，按区域、按人群、按消费习惯等维度进行商品数据分析，为有效的、最佳的企业采购决策提供快速、准确、有效的决策信息支持。为企业采购的商品即为“爆品”、畅销品提供强而有力的决策支持，提高决策效率、准确率、成功率。

（四）完善整体采购环节、存货管理环节内部控制管理制度

公司高级管理层应重视内部控制管理制度的建设与执行，在有效控制采购、存货管理环节的目标上，内部控制流程的规范化、标准化更为突出。

首先，公司高级管理层应树立规范化、标准化的流程意识，摒弃以人为主的管理模式，应改为以制度管理，流程控制，标准化的管理模式，为提升管理效率做准备；其次，公司要吸纳内部控制管理人才与第三方内部控制咨询机构合作，针对自身业务特点，设计符合自身业务的控制流程。同时，应针对重点、难点的控制应建立应急处理机制。必要时应考虑流程再造，梳理出不同流程的关键控制点，不同岗位的关键职责，并做到相互控制、相互监督。对于涉及流程再造的，应明确调整后岗位职能、调整后的部门架构，与之适应的流程规范和部门管理文件；最后，对于形成的流程控制、制度文件应进行汇编、整理总结，形成有效的企业内部控制管理文件，并在企业文化、企业管理会议、新员工入职等场合进行必要的宣传、教育，为贴合企业文化和发展做出努力。

（五）内部控制制度的实现

企业在日常经营的过程中，应按照已有制度规范执行有关控制，同时应制度定期的内部控制审查机制，对存在的内部控制流程进行审查。从内部控制的设计、执行有效性进行审查，对于发现的设计缺陷应及时调查原因，并重新设计出有效监控、管理的制度文件，并落实执行。对于已有正在执行的制度文件，应重点检查该制度的执行是否有效控制该业务的关键点，将必要的穿行测试纳入定期审查计划中，以确保内部管理的执行有效性得到合理保证。

六、结束语

在移动互联网持续发展的背景下，传统线下化妆品零售连锁公司为是适应时代发展，应聚焦库存采购及管理，以提升库存周转速度、资产质量应对不断变化的市场环境。

传统线下化妆品零售连锁公司应根据自身现状和特点、市场优势、与消费者亲和力、结合数字化信息技术，打通前端门店和后端采购部门数据的互联互通，提升现有的存货采购水平，提升目标消费客户群体需求分析质量，通过最佳订货批量等分析手段，达到采购的商品即为畅销品、爆品、采购成本最优的目标。同时应检视已有的存库采购、管理制度，从设计方面、执行方面进行有效性测试，对存在不足和漏洞的环节，及时矫正，同时提高公司全体人员的管理水平、素质。促使化妆品零售连锁企业能在互联网发展中找到自己的细分市场，在激烈市场竞争中保持顽强的生命力，促进企业可持续发展、未来继续发展壮大。