编撰企业志的资料搜集工作实施策略

河南能源焦煤公司供电处 邱庆颖

企业志是记录企业自然和社会历史和发展现状的资料，而如何做好企业志编制工作，对工作人员提出了新的要求，特别是应做好资料搜集工作。资料搜集的好坏关乎企业志编制的质量，做好企业志编撰，目的是为了为企业撰写留存珍贵文献，同时也能够帮助企业树立良好的形象，得以在瞬息万变的市场立足不败之地。笔者就编撰企业志资料搜集工作实施策展开分析，并通过提出一些个人观点，希望可以提高企业志编撰工作质量。比如：注重资料搜集补充，以及完善激励奖惩制度调动人员工作积极性，从而为公司可持续发展奠定基础。

一、编撰企业志的资料搜集范围

目前很多企业在发展中都开始了解到，做好企业志编撰的重要性，它发挥着不可估量的作用，它主要是记载了历史，使文明得以延续，使文化得以传承，所以相关工作人员要提高工作责任心，应充分了解企业志编撰的好坏，往往与资料搜集工作质量高低有着直接关系，所以应以高度热情参与到企业志编撰中。其中资料搜集范围比较广泛，具体我们从以下分析：第一，地方志资料，地方志资料是指客观反映、记录本行政区域内自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的信息体，它的形式也是比较多样化的，其中主要包括档案资料、文字资料、图表资料、音像资料和实物资料等[1]。第二，各部门要搜集15年间的地方志资料，如遇到篇目中未涉及的重要资料也应充分搜集，进而提高企业志编撰质量。

二、编撰企业志的资料搜集主要内容

首先，编撰企业志的资料搜集主要内容包括很多，比如：大事记、综合年鉴和各项专业年鉴，同时也包含重大事件、重大活动的文件、当事人的记述和回忆、会议记录、报刊等资料，可见，资料搜集工作量之大，对工作人员提出新要求，应全身心地投入其中，做好每一个环节的工作。再者，还会涉及全局性工作的专题资料、年度总结和年度数据统计资料以及有关的重要人物的专门记述材料、有关领导人、著名人士的工作、部门工作的重要活动记录及相关图片资料。其次，资料搜集还应包括以下内容，比如：口述资料记录（包括文字、录音、录像），也应包含与发展有关的图表、照片、地图、像资料等。另外，企业在编撰企业志时，应将注意力放在承载历史信息、曾具有社会功用资料搜集上，以便于确保资料的全面性，而其他载体形式往往是不好替代的、易于保存的实物[2]。

三、编撰企业志的资料搜集方式

首先，编撰企业志的资料搜集工作有一定难度，工作人员应采取合理方式去搜集更多资源，比如：可通过查阅、摘抄、复制、征集、购买等方式进行。同时也可以通过建立资料卡片的方式，通过资料搜集工作的质量和效率，资料搜集时，要做到一事一卡，避免盲目、重复和遗漏。在资料搜集过程中，工作人员还应将所搜集到的资源进行整理，应注明建卡人、建卡时、页序、卡片编号及类别以及资料的来源和出处，包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者名、作者、版本、卷册页码等。其次，应将口述资料和实物资料紧密结合起来，通过互相印证、反复比较，最后得以确保所得资料成为有效资料。另外，对于有复印件或者照片的资料，工作人员可将复印件或者照片附贴在资料卡后面，更要合理地安排工作步骤，此时可以按照先易后难、先急后缓的原则加大力度，从而提高搜集效率。

四、编撰企业志的资料搜集相关要求

首先，在资料搜集时，工作人员应确保各种资料要求内容真实、准确且完整，以便于提高企业志编撰质量。同时资料应必具备时间、地点、事件、人物、过程诸要素，从而得以更加真实反映本部门的基本情况与主要特点[3]。其次，资料搜集过程中，管理人员在收录时应重点记载略评议，整理时对其中的人物、年、数据要核实无误，报告、总结、重要指示、讲话、访谈记录及表格等要注明来源，标明时间；照片、图表、实物等要有详细的文字说明；对一些新词语、行业术语、专用名词、外来语等。再者，录音、录像、光盘、数码存储介质等形式的资料要完整清晰，可复制和使用，而照片要按规定标准保存。其次，资料的处理应遵循相应的原则。比如：前后一致原则，当遇到来自几个部门、说法不一的情况，此时应以内部资料为准，依据距离事件发生时间、地点较近的资料与距离事件发生时间去注明资料，再或者，也可以以较近者为准。当亲历资料与旁证资料发生矛盾，管理人员应以亲历者为准。另外，对搜集到的资料要按时间和内容分类整理建档，通过独立存放实现规范管理的目的，在整理时应注意补充资料短缺的要素，做到专人、专责、专柜保管，便于查找使用。

五、编撰企业志的资料搜集工作实施策略

（一）明确资料搜集方向

为促进企业更好的发展，在资料搜集时，我们还需要明确资料搜集的方向，这样才能够企业志的编撰具有较高质量，这显得尤为重要，不容管理人员忽视和小觑。工作人员应根据企业志情况制定修治目录资料清单，要明确划分人员岗位职责，只有将责任落实到具体人头之上，才能够推动工作顺利开展，通过上下齐心协力，做好企业志编撰工作。当然管理者要不断地总结工作经验，应做到朝着正确的方向去搜集相关资料。同时在搜集资料时，我们也可以借助现代信息技术手段提高资料搜集工作的质量和效率，相比于传统员工搜集，所获得的效果更加显著，最重要的是要进行周密的部署，以此来高效优质的开展企业志编撰工作。其次，在资料搜集过程中会搜集到很多资料，此时工作人员应对资料的好坏进行辨别，这直接影响着企业志编撰的质量，也决定了企业志的成败，应将有用的资料整合在一起，进一步为企业志编撰工作提供更多支持。以往在资料搜集过程中会面临一些困难，比如：因企业志编撰时间跨度较大，所以在资料搜集过程中对工作人员也会带来挑战，很多数据资料往往存在不完整，单靠人员去搜集并不能够保障资料的全面性，所以为了避免企业志处于不完善状态，还需要通过加强各部门的互动交流，切实做好资料搜集工作，只有各部门人员努力做好资料搜集工作，才能够保障企业志编撰质量和效率得到极大的提高。

（二）加强人员组织管理

截至目前，很多企业都开始认识到资料搜集质量的好坏，决定着企业志编制的质量，所以在明确资料搜集方向的同时，也要加强人员组织管理。本身资料搜集系统性就比较强，只有加强人员管理，才能够为自身发展奠定基础。第一，可以完善考评沟通机制，以便于加速各部门之间的交流，让每一个人员都能够了解到资料搜集工作，对企业志撰写质量的影响。同时要注重对人员专业技术、职业道德品质的培养，可以在内部积极展开技术讲座，对于各方面能力较强的人员可以给予适当的奖励，让他们得到不断的关怀和尊重，能够在企业志编撰过程中能够充分地表现自我[4]。第二，可以通过采取精神物质相结合的奖励方法，以此来提高他们的工作质量，对于违规操作人员也要给严厉的惩罚，应采用耐心说服做好思想工作，这样才能够让他们认识到自身行为举止的错误性，能够做好资料搜集工作，以便于为企业志编撰工作提供更多新思路。现如今，企业志编撰工作也备受重视，它是记载历史，也是中华民族的优良传统，更是企业最宝贵的精神文化财富，需要内部管理人员高度重视，只有做好企业志编撰工作，才能够将企业的历史以及企业文化有效地传承和发扬出去。除此之外，企业要注重心理环境建设，应重视和尊重员工，不要打击他们，要不断地给予鼓励赞扬，以此来提高工作士气，更要让员工明白，企业志编撰工作要想做好需要搜集相关资料，自身应提高工作能力，通过做好充分的准备工作，将资料搜集工作有效落实下去，这对于企业后续发展都有着至关重要的作用。而企业可以在内部成立资料搜集联络员队伍，通过明确资料搜集的重点，制定搜集资料任务对接表，以此来更好地展开资料搜集工作。

（三）创新资料搜集方法

对于企业来讲，做好企业志编撰工作，对管理人员提出新的要求，还需要创新资料搜集方法，而资料搜集过程中也要遵循先易后难、先简后繁、先近后远的原则，只有通过循序渐进地做好资料搜集工作，才能够做到不漏不缺，确保资料搜集工作一次成功。其中资料搜集的方法是非常多样的，这就需要企业根据自身实际情况合理的去选择。常用的方法有试错法、六顶思考帽法、大脑风暴法，不同的方法也发挥着不同的作用。其中试错法，是追求目标的通过不断试验和消除误差，探索具有黑箱性质的系统的方法[5]。这种方法在动物的行为中是不自觉地应用的，在人的行为中则是自觉的。而六顶思考帽法，不同于试错法，它是英国学者爱德华·德·博诺博士开发的一种思维训练模式，也比较适用于企业志编撰，应用此方法，可以避免将时间浪费在互相争执上，因为提高可以为工作人员资料搜集提供了“平行思维”的工具，主要强调的是“能够成为什么”，而非“本身是什么”，是寻求一条向前发展的路，而不是争论谁对谁错。除此之外，大脑风暴法是将少数人召集在一起以会议的形式，对于企业志编撰同样可以带来帮助，此方法可以将团队的智慧有效地结合利用起来，进而提高资料搜集工作的质量各水平，为企业志编撰工作的顺利进行注入生机与活力。

（四）注重资料搜集补充

在进行资料搜集时企业管理者应注重资料搜集的补充。因为资料搜集工作量较大，在进行过程中难免存在着疏漏，导致数据资料不全面，而无法提高企业志编撰的质量，因此，新时期下企业要想更好地立足于市场中，在资料搜集时应注重资料搜集补充，其中资料补充，是提高企业志编撰工作质量不容忽视的内容，需要工作人员认真对待。首先，公司应要求联络员切实尽到搜集资料的责任，在资料搜集过程中应以较高的责任心去展开工作，这是提高工作质量和效率的重要内容。当发现所搜集的资料与所提示的内容存在不相符问题，也要及时地纠正，要做到及时查缺补漏，做好修改和调整，从而得以保障资料过关，保障企业志编撰工作质量得到提高，使其朝着更好的方向可持续发展。再者，相关工作人员应按照企业实际情况对资料加以分析，比如：在审视制稿资料构成时，应对其资料及时进行弥补，确保资料更加全面且系统化，保障企业志撰写工作更具备真实姓。更要积极拓宽资料搜集途径，以往单一获取资料的方式已经不能满足企业志编撰实际需求，故而，要想在市场竞争趋势日渐加剧的时代背景下更好的发展，应拓宽资源搜集途径。而资料补充搜集，也是企业志编撰的一个重要流程，它起着一个承上启下的作用，管理人员在初步完成企业志编撰工作之后，还需要进行资料补充工作，它的目的是为了提升企业志资料的价值，如此一来，为企业的发展奠定基础，同时也能够保障企业自从形式上更加稳定，并为后续管理和经营得以创下良好的条件。

（五）完善激励奖惩制度

随着企业发展规模的逐步扩大，企业志撰写工作难度系数也变得越来越高，所以应做完前期资料搜集工作，还需要完善激励奖惩制度，调动各部门人员工作积极性。其中工作人员工作积极性高低，也关乎资料搜集工作质量的高低，所以完善激励奖惩制度势在必行，有助于他们能够以良好的状态参与到资料搜集工作中。适当的激励，可以激发员工内在潜能，让员工保持持续的激情和工作状态，从而使工作更具效率，切实做好资料搜集工作，全面提高企业志编撰工作。同时也要立足于自身实际情况完善奖惩激励制度，帮助内部员工树立竞争意识。当然奖惩机制的构建也要遵循公平公正的原则，要做到奖罚分明，这样才能够充分发挥人的潜能，使他们能够以最佳的状态参与到资料搜集工作中，以便于确保搜集资料的质量，提高企业志编撰工作水平，做好企业志编撰工作对企业发展至关重要，通过从多方角度入手，得以促进员工成长和发展。更要了解内部员工的实际需求，通过建立一套透明公开的人才聘用机制，督促员工不断地学习，通过积极做好资料搜集工作，保障企业志编撰工作质量得到极大的提高。比如；企业可以选择阶段性评价，它是对员工已经取得的阶段性成果和工作进展及时进行评判，以便管理者和员工双方再做适应性调整。应根据企业志编撰需求，可以一周、一个月或者一个季度或半年进行一次[6]。要完善绩效考核机制，通过建立快速反馈渠道，掌握每一个员工的实际工作情况，更要加强对人力资源的投入和开发，要增强员工对企业的忠诚度和归属感。本身企业志编撰工作就是一个复杂的过程，需要完善的奖惩激励机制作为支持，通过提高员工的工作能力，得以提高自身服务水平以及市场竞争力。另外，企业还可以实施年终评价与奖酬分配奖惩方式，需要员工要配合管理人员对自己的工作成绩进行评价。而管理者要善于听取员工自己对工作的评价，针对不足可以及时优化，进而以良好状态参与到企业志编撰中，更要与员工之间保持友好交流，以便于促使资料搜集工作更具效率。

六、结语

综上所述，目前为止，企业志编撰工作难度系数提高，在前期资料搜集过程中会遇到一些困难，无法实现提高编撰质量的目的，这对于企业的可持续发展是不利的。故而对管理人员提出新的要求，应明确资料搜集方向并加强人员组织管理，要创新资料搜集方法并注重资料的补充，同时要完善激励奖惩制度，让员工清楚资料搜集工作的重要性，适当地进行奖励可以使员工工作更具目的性，从而更具激情，可以为企业志编撰提供新的思路，同时还应提供人员团队服务意识，应对公司有认同感，同时激励本就是再给员工工作增加动力，以此来激发员工内在潜能，并在瞬息万变的市场竞争中立足不败之地。