高校仪器设备管理信息化建设的研究

叶晟 王健 苏文莉

【摘  要】 近些年，随着国家对高等教育经费的持续投入，高校仪器设备种类、数量与日俱增的同时，对仪器设备信息化管理也提出了更高的要求。文章在分析西部某地方高校仪器设备信息化管理工作现状的基础上，从健全信息化管理制度、提升管理人员信息化素养、构建全流程管理平台及开放仪器设备资源共享等多方面，提出了适应地方高校的仪器设备管理全生命周期的信息化建设方案。

【关键词】 信息化建设；仪器设备；管理系统

一、高校仪器设备管理信息化建设现状

（一）信息化管理程度不高

目前，学校仍处于仪器设备信息化建设的第二阶段，即在数字化校园的基础上，建立了基于B/S结构的仪器设备信息管理系统，系统中相关业务部分采用线上办理，但功能过于简单，只能实现仪器设备资产录入、查询、增加、删除、修改以及对设备进行报废等。而且，系统相对闭塞，仅对接二级学院，未接入普通教职员工，也未与相关职能部门系统进行数据对接。

（二）信息化管理制度不够完善

健全的仪器设备信息化管理制度是保障高校仪器设备在当前信息化、数字化形势下规范管理的前提。作为设备管理制度的重要一环，学校仪器设备信息化管理制度相对陈旧、与当前形势脱节，且推广与执行力度不够，在一定程度上影响了仪器设备管理信息化水平，需进行更新与完善。

（三）仪器设备开放共享信息化平台缺失

高校实现仪器设备，特别是大型仪器设备的共享，对提高设备利用率、提升投资效益、科学配置教育经费有着重要作用。但目前，学校仪器设备的开放共享程度偏低，除了共享的意识不足，共享管理办法不够完善，奖惩激励机制不够健全外，缺少仪器设备开放共享信息化平台也是其中重要原因之一。仪器设备负责人之间缺乏信息共享渠道，出现了设备重复购买、利用率不高，甚至长期闲置等现象。

（四）仪器设备管理人员信息素养不高

在仪器设备种类、数量且专业性大幅提升的前提下，学校对设备管理人员信息化培训相对较少，并且设备管理人员除了个别专职外，大部分由教师兼职，教师需要兼顾科研与教学，无法投入大量时间、精力从事仪器设备信息化管理工作，在没有强制要求的情况下，普遍选择传统管理方式，对仪器设备管理的信息化有一定影响。

二、高校仪器设备管理信息化建设思路

为缩小与省内外一流高校的差距，更好地为学校开展人才培养、科技攻关、社会服务等各项工作提供物质保障，文章基于校情、存在的问题与新形势的发展，探讨符合全生命周期管理理念的信息化建设解决方案，探索高校仪器设备面向信息化、数据化、开放式管理的思路。

（一）高校仪器设备全生命周期管理的特点

仪器设备全生命周期管理包括从仪器设备的配置、论证、招投标、采购、建账、验收、使用、维修直到设备报废的整个过程。高校的设备全生命周期管理，涵盖了资产和设备管理双重概念，通过全生命周期管理，学校能够实时动态掌握仪器设备的使用情况、运行状况与利用效率等全方位信息，实现学校仪器设备资产投入与产出最大化，满足全校师生对实验及教学设备“安全、可靠、优质、高效、经济运行”的现代化要求。

（二）高校仪器设备全生命周期管理的难点

1. 高校仪器设备种类多、数量大

近年来，仪器设备作为办学的重要支撑条件，无论是教学、实验、科研、办公设备的种类和数量都大幅提高，在为高校正常运行进行有效保障的基础上，其复杂性也对仪器设备全生命周期管理提出了更高的要求。

2. 高校仪器设备全生命周期参与主体多

高校部门分支多，仪器设备的归属，即全生命周期涉及被管理的部门涵盖行政、教学、教学服务、科研等。同时，全生命周期各阶段管理工作同样涉及众多参与主体，包括国资、计财、招标办、纪委监察、审计及各二级学院等，部门之间彼此连接、共享数据、流转业务。所以，仪器设备全生命周期管理的设计需要考虑参与主体的复杂性、多样性及互相制约的特点。

3. 高校仪器设备全生命周期管理系统性强、持续性高

仪器设备全生命周期呈现出系统性与持续性。系统性要求管理工作要考虑周全，比如，管理相关政策、文件需统一，不能因人而异、因事而异。持续性则是各阶段工作会制约且相互影响，要求管理具备持续性，任何阶段的变动都必须体现，否则可能会造成国有资产的流失。

（三）调查研究与分析

1. 调研目的

基于目前儀器设备管理信息化建设的现状，对当前仪器设备管理信息系统的满意度、使用情况及主要问题、亟须完善功能等进行调研。

2. 研究方法

（1）调查对象

国有资产管理处工作人员、各二级学院设备管理员、各部门系统使用人员与普通高校教师等对仪器设备信息化建设及设备管理系统最直接、最有代表性的使用者与体验者。

（2）调查方法

通过在线问卷，共发放问卷66份，回收有效问卷60份。

3. 调研结果

（1）满意度

根据图1所示统计结果，受调查者对当前仪器设备管理信息系统不满意的占到73%以上，一般及满意为26.7%，没有非常满意的用户，满意度整体偏低，且根据后续分析，各部门系统使用人员与普通高校教师对系统满意度相对更低。

（2）主要问题

受调查者满意度较低的原因主要是当前仪器设备管理信息系统的功能过于单一，其主要问题如图2所示。包括：①未与设备管理各职能系统进行数据对接，导致论证、采购、验收、设备入账等均采用线下处理，造成人力、物力的浪费，且效率不高；②设备管理功能不全面，如缺少设备维修、设备变动等环节，具备设备报废功能，但流程不完善；③二级学院（单位）管理员管理权限不足，且普通教师没有系统使用权限，无法提交相关业务，管理员工作量增大；④没有仪器设备开放共享平台，大型仪器设备使用效益不高；⑤移动设备普及的现状下，受调查者希望部分业务，如设备入库、设备维护等能够同步至移动端实现，便于操作。

（四）高校仪器设备全生命周期管理信息化建设策略

1. 健全仪器设备信息化管理制度

仪器设备全生命周期管理需要制度保证，需全面梳理各部门现有管理制度，并在严格贯彻国家相关各项规章制度的基础上，修订和完善仪器设备信息化管理制度，科學化、制度化、规范化落实全生命周期管理，让信息化建设有章可循。

2. 构建基于全生命周期的信息化管理系统

基于调研结果，分析校内仪器设备全生命周期管理的特点，结合新形势、新政策，建设全新的仪器设备信息化管理系统。

（1）构建适应新形势发展和符合校情的仪器设备全生命周期管理系统模型，如图3所示，包括仪器设备管理信息化系统及与相关业务部门的数据接口。仪器设备管理信息化系统包含仪器设备申购、审批、采购、验收、入账、管理、维修、报废及大型设备开放共享等模块；数据接口链接的相关业务部门包括计财、实验教学中心、各二级学院等。

系统采用多层次、立体化管理，实行学校、二级学院及各业务单位、各部门及实验室（课题组）的三级管理模式，分级授权，层层联动，优化了流程，提高了业务处理的效率与系统的可靠性。

同时，进一步下放权限，为全校教职员工开通一般账户，统一认证，具有设备购置、报废申请、归属查询、共享设备等普通权限，使全校职工能够实时了解个人业务办理进程，查询名下所属设备信息，大大增强了系统对普通教职员工的可用性与易用性。

（2）基于模型开发仪器设备全流程信息管理系统，相关业务全程采用线上办理，部分业务同步至移动端实现，有效实现仪器设备管理全生命周期信息化，确保仪器设备管理数据在全生命周期内有效溯源。同时，实现学校各职能部门对全校仪器设备信息的数据互通与共享，掌握各种仪器设备的使用及管理情况，科学评价仪器设备使用绩效，为学科建设、质量管理、科学研究等提供数据支持。

（3）通过仪器设备信息管理系统的运行，可产生仪器设备的生命周期数据，对生命周期数据进行分析，能够优化流程、提升服务。随着学校发展，大型仪器购置逐年增多，通过对仪器设备的数据化管理能够为大型仪器购置论证、开放共享、效益分析提供真实有效的数据保障，大幅提升管理的科学性。

3. 建立仪器设备开放共享信息化平台

目前学校仪器设备分布不均衡，特别是大型仪器设备利用率及管理效率不高，在基于全生命周期的信息化管理平台上构建仪器设备开放共享渠道，打通学校仪器设备开放共享的“最后一公里”。

4. 提升仪器设备管理人员信息素养

（1）稳定仪器设备管理人员队伍，保证全生命周期管理各阶段工作具备持续性，在重要岗位最大程度安排专职管理人员；（2）重视对仪器设备管理人员的经常性信息化培训，特别是兼职管理人员，更要注意信息化素质的培养及对信息化管理的重视；（3）建立科学合理的考核激励机制，充分调动设备管理人员更新信息化管理知识、提高信息化管理效率的积极性、主动性，最大程度保障高校仪器设备管理工作。