档案库房智能化管理的实践和探索

□郑 伟

档案库房是存储和保护档案的专门用房，随着科技的发展，对档案库房的智能管理变得越来越重要。《中华人民共和国档案法实施办法》第十五条规定：配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。随着社会的发展，档案数量与日俱增，对于档案库房管理提出了更高的要求，新型智能化库房已然成为未来的发展方向，要求库房不仅美观安全、高度集成、节约空间，还要能够有效提高档案库房管理水平。

1.库房管理现状

《河北省档案目标管理认定办法》把库房管理达到“十防”要求作为认定立档单位档案工作等级的重要标准。所谓“十防”就是防高温、防潮、防光、防鼠、防污染、防火、防盗、防虫、防水、防震，并且具有消毒功能。现在大多数立档单位档案库房虽然安装了必要的设施设备，但由于仍沿用手工管理模式，天然条件很多已经无法达到规定的保存档案要求，亟需改变传统的“十防”布控模式。

2.应对措施

实现档案库房的现代化管理需要配备先进的技术设备，库房内采用环境智能控制设备，通过物联网布控，档案库房就能够实现十防的“实时监测、实时显示、时刻预警、即时报警、及时处理”智能控制，在保证档案安全的同时，实现了库房的整洁与高科技性。

3.新型智能档案库房建设

3.1 档案库房设计

新型智能档案库房利用有限的空间实现保管环境智能化，满足实现档案的长远保管需求。具体建设内容包括：一是智能密集架：智能密集架可存储档案、有序管理档案，将传统密集架工艺与人工智能技术结合，实现架体智能化控制，可通过语音或者远程对密集架实现通风、打开、合架、唤醒、休眠等操作。智能密集架自带档案管理系统，与单位管理系统对接，实现档案存储智能化管理，支持系统按照档案关键字和编号查询开架功能。综合自控软件系统集中控制空调、加湿机、除湿机、除尘机、红外、网络硬盘录像机、排水机、通风机等，所有设备可以一键控制，也可以设定参数自动控制。所有操作均设计在一个界面上。通过网络采集各库房温度数据、湿度数据、光照度数据、粉尘浓度、烟雾探测、影像监控，漏水检测、红外检测。二是恒温自控：软件系统自动控制空调实现库房恒温。监控端实时显示库房当前温度，超出范围温控系统自动启动，调整库房温度。三是恒湿自控：软件系统自动控制加湿机和除湿机实现库房恒湿。监控端实时显示库房当前湿度，超出范围湿控系统自动启动，调整库房湿度。无论恒温自控还是恒湿自控，软件系统均可按年、月、日打印曲线图。四是门窗警报：所有门窗安装红外报警设备，由软件系统控制并与警灯、警号、手机短信发射器相联，如有非法入侵立即报警并发送短信到预留人员手机中。五是影像监控:软件系统内嵌影像监视系统1 套，可以随时通过点击虚拟库房上的摄像头标志查看走廊、门、窗影像实况。六是控制灯光:安装本系统时，将光源全部换为防紫外灯，软件系统与灯光控制系统相联，档案管理人员不用去库房就可以通过软件手工开关灯或设定参数自动给库房开关灯。七是漏水报警:软件系统连接漏水自动报警传感器，在有水管或可能漏水的地方安装漏水监测器，如有漏水自动报警并给指定人员发短信通知，达到一定水量系统会自动启动排水设备。八是自动消毒:软件系统自动控制消毒机，可以手工启动库房消毒或设定时间自动给库房消毒。九是自动除尘:软件系统自动控制除尘机，可以手工启动库房除尘或设定参数自动给库房除尘。十是自动通风:软件系统自动控制通风机，可以手工启动库房通风或设定参数自动给库房通风。十一是防火监测:软件系统连接烟雾探测器，如有意外系统会自动报警并给指定人员发短信通知。

3.2 安全管控建设

重点库房安装甲级防盗门、指纹门禁、防盗窗，库房门窗位置顶端装有人体感应红外报警系统，库房内设置漏水监测点，烟雾报警装置，并与视频监控系统进行对接，当门窗被意外打开、有漏水、烟雾等意外事件时，系统会立刻发送短信报警通知档案员，并将报警位置即时视频影像在库房综控系统中显示出来，对及时发现并处理问题非常有利。

3.3 综控室建设

综控室用于实现库房环境监视及智能化管理。环境智能控制系统软件采用B/S 架构设计，采用触屏控制系统，档案管理员可以直接进行库房综合管理，系统绘制与库房实体相对应的虚拟库房，虚拟库房中用清楚的示意图标示出与现实库房相同的设备位置，档案管理员使用时只需点设备示意图标即可实现对设备的控制，如点击光源示意图来实现开关灯，点击摄像头示意图可查看本摄像头即时影像。在使用档案时，可以通过系统检索自动打开对应的密集架，密集架会有横排纵排指示灯，聚焦显示档案所在位置。另外，如发现有未经系统登记的档案出库，监控设备会自动报警并记录，从而有效控制档案的安全。□