手术高值耗材自助管理系统的设计和应用

秦德华，杨琪翔，杨政威

医用耗材的管理是现代化医院管理的重要组成部分，是现代医院信息化建设的重要环节，也是确保医疗服务整体性质量和安全的关键。2019年7月，国务院发布《治理高值医用耗材改革方案》明确提出，医用耗材“零差率”销售，实行诊断相关分组(diagnosis related groups,DRG)支付。有研究显示精确管控手术耗材是DRG支付改革背景下关系医院整体运营成本高低的关键[1-5]。因此，各大医院需要将手术耗材使用内化为运行成本，主动控制耗材使用，并在耗材的成本管控领域精耕细作。手术高值耗材呈现出品种多、品牌多、数量大、专业性强的特点，并与人的健康和生命息息相关，存在管理难度大、耗时耗力、订单信息传递不及时、供采效率低、耗材送货不及时、影响手术等情况。在现代手术室管理模式中，应发挥智能化、信息化的关键作用[6-7]。我院在中国综合医院手术量排名中位居前3位，为解决以上问题，在2019年1月由手术室提出需求，开发手术高值耗材自助管理系统(已申请发明专利)，联合耗材管理科、运营管理部、信息科逐步完善原有医院运营管理系统(hospital resources planning,HRP)功能，增加院端前置服务，开设供应商自助服务功能，目前系统运行取得良好效果。现报告如下。

1 手术高值耗材自助管理系统的设计

1.1 手术高值耗材自助管理系统的设计目标 流程前置，手术室明确手术医生次日手术所需耗材，提前做好准备；耗材管理科及时通知供应商，供应商及时将耗材送达；减少库存，同时简化工作流程，将手工统计内容信息化，节省人力和时间，提高工作效率，节省成本。本研究符合《赫尔辛基宣言》要求。

1.2 手术高值耗材自助管理系统平台功能 完善原有医院HRP综合运营管理系统的功能(增加手术医生自选耗材、预警功能)，增加院端前置服务，开设供应商自助服务功能。首先，在医院内部安全网络的服务器和外部互联网之间，设立一个隔离缓冲区(demilitarized zone,DMZ)，其作用是在防火墙的基础上，能更好地保护医院内部网络的安全。在DMZ上搭载院端前置服务，通过私有协议加密传输医院端和供货商自助服务端的数据(见图1)。通过该平台手术室可以提前精准备货，根据预警提示，节约耗材管理时间，节约人力成本；同时还可以提高手术配合质量，提升护士、医生满意度，确保病人安全。耗材管理科可以减少录入的时间，提高办理出入库手续的效率，将费时的录入工作转移到审核、分析、统计、服务临床中来，提高工作效率，节省成本。之前医疗供应商在备货方面一直处于被动角色，很大程度上是由于医疗供应链各环节基本处于“信息孤岛”，信息不对称现象严重，备货完全根据医院的采购计划，因而很难合理规划自有库存，导致临床申报计划后送货不及时，影响手术顺利进行；增加“自助”功能，使其可以及时接收采供处下达的电子采购订单信息，并在系统上填写录入耗材的有效期、批号等信息，节省验收时间。

图1 手术高值耗材自助管理系统

2 方法

2.1 手术高值耗材自助管理系统平台的应用方法 比较2020年1月—2020年3月系统正式运行前(实施前)和2021年3月—2021年5月系统运行稳定后(实施后)高值耗材的管理情况。实施前由管理耗材的老师提前7 d预测耗材的使用和消耗，制作需求计划订单→耗材管理科生成备货单→提交采供办→采供办汇总后电话通知供应商→供应商到医院领取备货单后备货→送至耗材管理科验收→打印条码、办理入库→送至手术室→手术室护士领取并进行手工登记→使用后扫码计费→核对计费后进行手工出库→手工统计库存。实施后通过手术高值耗材自助管理系统，将信息化、智能化应用于手术高值耗材的管理，见图2。具体使用流程：①手术医生提交手术申请，在耗材管理系统选定所需耗材，生成次日手术高值耗材需求订单。②手术室耗材管理老师根据实际库存量及设置的安全库存，制作需求计划申请单。③耗材管理科根据科室需求汇总情况，制定采购订单，为供应商实时推送。④供应商在自助平台接单，并在线制作送货单，录入实际所送材料效期批号等信息(实现原厂码追溯)。⑤耗材管理科根据自助平台推送的送货单，进行验收入库；配送至手术室。⑥手术室通过扫描耗材条码，领用人工号，选取耗材领用数量，记录耗材领用信息；病人手术过程中通过扫描耗材条码，记录病人使用耗材信息以及通过各级库的自动扣减，实现耗材的自动收费登记。

图2 手术高值耗材自助管理系统使用流程

2.2 评价指标 ①订单确认时间：供应商从手术部门发出需求订单到接到订单的时间；②订单送达时间:手术部门从申报需求到收到耗材的时间；③出入库准确率：包括信息记录全面、条码粘贴规范、条码打印规范；④医护人员满意度：发放自制的满意度调查表，比较实施前后手术室护士、医生的满意度。

3 结果

表1 实施前后订单确认、送达时间比较 单位：h

表2 实施前后出入库准确率、耗材供应及时率比较 单位：件(%)

表3 实施前后手术室护士、医生的满意度比较 单位：人次(%)

4 讨论

4.1 实现耗材可追溯管理 2020年1月8日国家卫生健康委办公厅关于第一批国家高值医用耗材重点治理清单的通知中明确要求医用耗材必须信息化管理，每一种医用耗材的全生命周期可溯源[8-9]。居洁勤等[10]对浙江省50所二级甲等以上医院介入医用耗材管理现状进行调研发现，72.00%的医院对高值耗材实行信息化管理，但信息化管理粗浅，其中65.72%只用于出入库管理，远没有达到《医疗机构耗材管理办法》要求的深度和广度[11]。本自助系统从科室申领、采购计划、采购订单、供应商送货单、扫码验收、入库、条形码的全链条业务打通，在系统内详细记录医用耗材的注册类别、规格、型号、销售厂商、价格、生产批号、生产日期、消毒灭菌日期等相关信息，实行原厂码追溯，与周革霞等[12]希望今后应实现直接采集产品自身条码，可以优化扫码入库流程研究结果相一致。高值耗材一物一码，可以随时查询耗材的来源及去处，向前可溯源，向后可追踪，真正实现医用耗材全生命周期可追溯管理。

4.2 提高工作效率，提升满意度 需要用信息化手段提升医用高值耗材管理工作[13]，信息化对医院耗材使用管理走向精细化、规范化起重要的推动作用[14]。通过本自助系统实现临床科室、采购科室、库房、供应商在线协同，达到了数据自动流转、实时共享、在线可视化管理的效果，提升了医院耗材采购工作效率，实施前管理耗材的老师需要提前7 d预测耗材的使用和消耗；实施后订单当天送达的比例达90%以上，订单确认时间由实施前(23.94±2.28) h缩短至实施后(0.20±0.03)h，订单送达时间由(35.97±3.40)h缩短至(12.06±0.95)h，经比较差异均有统计学意义(P<0.001)。本系统还连接管理者、使用者及医疗耗材，达到精细化管理及成本核算，出入库准确率由86.7%提升至99.3%，耗材供应及时率由40.6%提升至92.7%，经比较差异均有统计学意义(P<0.001)。以上方法符合DRG支付改革模式下对耗材管理的要求，对医院在运行过程中的成本控制有着重要意义[1]。手术室自助耗材管理系统减轻了耗材管理人员及手术室工作人员的负担，提高了库存周转，降低了仓储成本。

4.3 流程前置带来管理主动，节约运营成本 手术室耗材管理一直是医院精细化管理的重难点，需要大量的人力去管理，而医院往往又面临人员编制有限。流程前置后让供应商主动参与其中，提升医院整体效率，减少医院工作人员工作量。同时，医疗供应商可借助信息化平台的数据，内部全方位了解自身业务数据—包括订单响应速度、证件准确率、及时全量交货、医院评价等服务数据，不断提高自身的工作效率，降低人力成本。另外，所有高值耗材采用先使用后结算，真正实现了零库存[15]。

5 小结

通过手术高值耗材自助管理系统的应用，达到了对手术室高值耗材全生命周期追溯，并能有效进行数据提取和分析，追踪医用耗材的院内物流过程，从而为医院的成本内控提供更明确的方向，同时还提高了效率，节省了人力，降低了运营成本，提升了医疗服务质量。

我们需要在实践与研究中不断优化与提高，进一步实现医用耗材规范化、智能化、精细化管理[16-17]。近年来，院内智能物流业务发展迅猛[18]，可以探索适合于我们自己医院内部的医疗物资的供应、库存、加工等物流管理集中管理的方法[19-20]，下一步将增加“图形化申领”功能(该项目已申请发明专利)，加强系统的人性化、智能化、图形化申请，类似于购物网站，科室申请、病人和医生选择耗材时可查看该耗材的图片，方便临床工作。