农业科技影像档案数字化工作案例分析

曲 波,张 慧,李兴华

(1.四川省农业科学院农业信息与农村经济研究所,成都 610066;2.四川省农业科学院科保中心,成都 610066;3.成都市二仙桥学校,成都 610051)

四川省农业科学院(以下简称为省农科院)下设80余个学科,拥有丰富的农业专家智库资源,科技硕果累累,也因此累计了数量巨大的档案资源。上述档案多数以传统纸质档案的形式存在,占据了大量的档案储存空间,在档案的管理过程中,存在不可避免的损坏的情况。一部分档案由于保存时间过长,会出现纸质变脆,图片变黄,出现霉点等现象。在档案查找过程中,有可能因为操作不当对部分纸质档案造成破坏,大大增加了档案管理的难度,工作效率难以提高。为进一步推进农科院档案数字化工作,满足档案事业科学发展和科研人员档案查询的需要,四川省农业科学院开展了“档案影像数字化”工作,利用多媒体技术对“十一五”以来重要专家、重大课题以及科技成果进行影像采集;搜集影像资料,对院建筑的照片、视频,重要活动的照片、重要会议的录像等资料,按不同阶段分门别类进行整理、归档,并进行数字化转化。

档案的数字化管理是当下档案工作的趋势之一。作为一种信息记录的载体,它能够反映悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌,多视角、全方位灵活展现历史重要时刻和精彩瞬间,为单位档案的重要组成部分。因此,规范化建立影像档案库意义重大。

数字影像档案是国家机构、社会组织、公民在具体活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以声音和影像为主,辅以文字说明的历史记录[1]。相比于纸质档案,影像档案更加直观、形象,前者的物理特性极不稳定,随着保管时间的延长,纸质档案存在褪色、褶皱、变脆、霉变等缺点,且这一过程是不可逆的,对其保护需要耗费单位大量的人力、物力和财力。在现有技术条件下,将传统档案通过扫描、拍照等方式转换成数字形式,并将之保存在光盘、移动硬盘等储存设备中,按照所在单位的储存要求,建立相应的目录,以便于快速查询。此种档案的保存形式已经被越来越多的档案管理部门采用。

1 农业科技影像档案的基本情况

四川省农科院建院已有80余载,在这段历史悠久的时间里,农科院有诸多重要的历史性时刻,包括国家各个部门领导人的视察工作,不同领域知名专家的活动交流,重大科研成果的展示等活动,现有相关的照片档案数千张,纸质档案数量众多。这批资料具有珍贵的历史价值,见证了省农科院筚路蓝缕发展至今的艰难历程。2018年是四川省农业科学院建院80周年,院党委安排信息农经所摄制院庆宣传片工作。在此背景下,信息农经所在院机关处室统一安排下,对院属各单位建院80年来相关文字、图片、视频等资料进行收集、整理。在整理过程中工作人员发现,由于年代久远,保存不善等原因,部分老照片出现了氧化黄斑、龟裂、破损等现象,其中某些照片的损坏程度较高,已经难以正常使用。针对上述情况,信息农经所提出对上述纸质档案进行数字化管理的建议,在获得院领导的肯定与支持后,全体工作人员经过一年多的辛苦付出,数字化工作取得圆满成功。

2 影像资料摄制、归档范围和要求

2.1 影像档案归档范围

凡是反映全院主要职能的重要活动过程中,通过摄录或扫描方式记录的具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等载体及其相配套的文字材料均属影像档案。具体分类如下。

2.1.1 院党政活动 院党政活动包括各级领导来院视察工作中形成的影像材料。全院性会议或由四川省农业科学院主持召开的各种会议的影像材料。全院历届党代会、学代会、职代会、妇代会及有关重大会议的开幕式、闭幕式、会议代表、领导讲话形成的影像材料。院庆、重大纪念日、报告会、先进事迹介绍等重要影像材料,国内外知名人士来院参观、访问形成的影像材料,重要宣传活动及其他有重要意义活动形成的影像材料。

2.1.2 院科研活动 院科研活动包括由本院发起或在本院举办的国际性、全国性和省级学术活动中形成的影像材料,本院学术年会开幕式、闭幕式、大会发言等影像材料,在重大、大型科研课题研究过程中形成的能反映该项目特点和试验情况的影像材料,重大科研成果投入生产后产生的经济、社会效益,以及社会对成果应用反映的影像材料,科研成果评选及颁奖仪式的场面的影像材料,科研项目成果奖状、奖品及专利证书照片,著名专家、学者来院作学术报告的影像材料等。

2.1.3 外事活动 外事活动包括国外友好人士及各种代表团来院参观访问的影像材料,与国外学校、团体签定协议、备忘录、合同的全过程的影像材料,外籍人士赠送的礼品照片及它的影像记录材料,著名外籍专家在院做学术报告、学术交流及讲学等活动形成的影像材料,院领导、学者等人员到国外进行友好访问、考察、讲学、合作研究和学习等形成的影像材料。

2.2 影像档案制作要求

2.2.1 归档材料要求 录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明要收集齐全,按时归档。所有归档的影像材料都必须经过采集或扫描、整理,形成电子版影像档案,电子版影像与录像带必须相符。所有影像档案要附时间、地点、参与人员的姓名和职务、事件关键词等,并对活动的相关信息进行详细说明。在纸质档案数字化转化完成后,工作人员应按照数字档案的目录进行整理、分类,并及时向档案室移交材料,尽快归档。

2.2.2 入库视频格式 入库视频简讯格式为mp4格式,压缩格式采用H.264/AVC(MPEG-4 Part10)编码,使用二次编码,不包含字幕的MP4格式。码流动态码流的码率为1024Kbps(125KBps)。采用高清16∶9拍摄时,短视频设置为9∶16;设定为1920×1080高清版(如需其他格式另行商议)。音频压缩格式及技术参数如下:采用AAC(MPEG4 Part3)格式,采样率48KHz,码流128Kbps(恒定)。

2.2.3 入库图片格式 入库图片格式为JPG,要求主题明确,画质清晰,色调、光线合理,单张图片大小要求≥5 MB。

2.2.4 档案内容选取标准 会议类视频和照片的选择要有全面性,其选取内容应包括会议横标、主席台全体人员照片,会议主持人及各位代表的发言照片、观众席以及参会代表照片,如会议中存在会议讨论及颁奖仪式等内容,也应有相关照片或视频。

3 实施情况

根据信息农经所拥有的设备、人员以及工作内容的实际情况,农业科技影像档案数字化流程分为4步,分别为前期准备工作、数字化过程、后期处理以及档案维护工作。前期准备的工作内容为档案整理和目录建库2个步骤,数字化过程包括档案扫描和图像处理2个步骤,后期处理包括数据挂接和数据验收2个步骤,档案的维护主要包括档案的储存、保护以及安全检查等内容。上述工作中,档案整理和目录建库是数字转化的基础性工作。在档案整理的基础上,工作人员需要将杂乱的纸质档案根据不同的内容以及重要程度进行分类并重新建档。此项工作会花费工作人员大量时间和经历,但这是后期数字化转换工作的基础,因此需要工作人员以认真负责的态度仔细梳理资料。档案的维护是保证数字化档案安全和使用效率的有力保障,这也是信息农经所重点建设内容之一。

在整理和分类过程中,工作人员必须以相关管理文件的要求,以严格的标准来推进执行。其中,照片档案的整理工作需严格遵循《照片档案管理规范》的相关规定,对照片的准确性、真实性进行核实,在此基础上对照片所涉及的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息进行整理和补充。上述步骤尽管耗时耗力,却是整个档案数字化工作的基础,也是保证档案材料权威性的必备条件,因此工作人员对于档案信息的收集和编录应本着一丝不苟的精神仔细核对。对于重要档案,需要工作人员尽可能添加详细的信息说明,保证信息的详细、准确,为以后的档案管理工作提供便利。

根据实际情况,对目录数据库进行重建需要发挥工作人员的主观能动性。由于资料的整理范围大,内容多,以前简单的档案目录已经不能满足工作需求,因此工作人员根据具体的工作需要重新建库是此次数字化工作的重要内容。工作过程中应严格按照《档案著录规则》《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54—2014)以及其他档案管理相关制度的要求,设计出简洁、高效、全面、方便查询的新库目录。在原目录中常规内容基础上,还需要加入储存格式、文件大小、拍摄人员等详细信息。其中,对于重要档案还需要注明扫描设备、具体参数等内容,为之后的数字化转化工作提供更加详备的信息余量。

4 图像数字化处理要求

对于照片等纸质档案的数字化转化,全院主要采用的设备是平板式扫描仪。该设备操作简单,用途广泛,可以对绝大部分照片档案、文书档案进行数字化转化。根据不同的档案材料,扫描仪的图像参数选择为黑白照片或底片选用灰度模式,彩色照片或底片选用RGB全彩模式。经过前期的论证和试验,本次数字化档案的具体参数如下:10英寸以内照片以600dpi分辨率进行转化,10英寸以上照片将分辨率调低到300dpi。对于重大活动以及重要人物照片,其分辨率可适当进行调高。本次图片数字化的存储共有TIFF或JPEG两种格式。在基本的扫描工作完成之后,需要对电子图片进行进一步处理,包括裁边校正、去除噪点等微处理方式。需要注意的是,为保证图片资料的权威性与真实性,工作人员应尽量保持档案的原有状态,不能对照片破损处进行修补、美化等操作,对于已经存在破损、污渍甚至影响信息传达效果的照片也应保证扫描成品的真实状态。

5 档案维护

档案的数据安全是档案保管工作的核心内容之一。为进一步保证档案管理工作中信息的完整性、真实性、有效性以及保密性,对数字化档案的管理进行了初步的探索。数字化档案尽管存在查阅方便,保护纸质档案,可多次拷贝等优点,但依然存在损坏的风险,主要存在档案系统运行安全以及档案数据安全[2]两个方面。其中电脑病毒破坏、硬件损坏或丢失、人为误操作等危险会造成影像资料被破坏甚至丢失的现象。因此影像资料存储往往采用备份的方式加大资料的安全系数。综合国内外较为常用的方法,长期储存的数字化档案用“碳素光盘”保存,经常提取的资料一般用硬盘保存。档案室内配备专业空调设备,储存设备保管室内温度恒定控制在14～24℃,湿度控制在45%～60%,尘埃个数低于1.8万个/cm3,在现有条件下尽量保证温度和湿度没有剧烈变化;另外,保管室做到防光、防磁、防震、防火的要求,尽量避免所储存信息因意外事故造成损失。影响档案安全的因素中,除了环境以及设备因素外,管理人员的素质也是其中极为重要的方面。因此,在对影像档案数字化工作进行中,我所对数字化档案管理人员的培训也同时进行,重点对管理人员的安全意识培养以及档案管理的操作规范的培训,减少和避免因人为失误和他人恶意破坏造成损失。其中,信息的维护占据培训内容的主要方面。根据要求,储存信息由保管人员每年检查维护12次,要求为等距抽样和随机抽样两种,所抽取样本数量应高于总数的10%,以保证其所抽取样本的代表性。所有数据被设置为“只读”模式,防止信息因操作失误或其他原因造成损失。所有数据根据内容设置为不同的保密层次实施分级管理,保证信息开放的同时保证国家机密的安全。

6 资料搜索

采用Everything文件搜索工具,该工具能够基于名称快速定位文件和文件夹(Locate files and folders by name instantly)。它体积小巧,界面简洁易用,能够根据工作需要快速建立索引,快速搜索,同时占用极低的系统资源,实时跟踪文件变化,并且还可以通过http或ftp形式分享搜索结果。

7 效果及影响

相对于纸质档案的管理。农业科技影像档案数字化后,其管理更加方便,效率更高。归纳起来,其优势主要在以下几个方面。第一,档案数字化后,档案的归档以及查询更加方便。工作人员不再需要到档案室手动翻找,直接根据档案目录查询即可,大大提高了工作效率。第二,数字化档案的报关对环境的依赖程度更小,保存时间更长,不会像纸质档案随着时间的增长而发生损害性变化,尤其是电子档案可通过复制、备份的方式分储于不同地点,以分散保存的方式分担风险。数字化档案的优点显而易见,其缺点也应该引起管理者的重视,其中,电子档案的安全性与时效性如何平衡,电子设备如何安全储存,电脑网络如何避免被黑客攻击造成损失,档案管理人员工作守则如何完善,都需要随着电子档案的产生而进行优化调整。