如何提高抽水蓄能电站工程项目档案服务利用效果

2023-03-11安徽响水涧抽水蓄能有限公司李思仪周婷李亚平曹岚

办公室业务 2023年4期

文/安徽响水涧抽水蓄能有限公司李思仪周婷李亚平曹岚

随着行业标准的不断提升，在实际的工作中，抽水蓄能电站工程档案管理往往存在破损丢失情况严重、无法快速有效查找、生产期一线人员无法及时利用档案等情况，影响了档案对于项目的服务效能。因此，需要采用一定的优化措施，让档案服务效能既解决当前遗留问题，还能满足新行业标准要求，从而让项目保质保量进行。

一、抽水蓄能电站工程项目档案的特点

（一）来源复杂且数量庞大。工程项目建设的特点之一就是周期长，在整体的建设周期中，又包含了较多工序和流程，如立项、设计、审批、招标、施工、生产、运维等阶段。在项目各个周期，又会和政府部门、施工单位、设计单位、运维单位等其他部门或项目相关组织产生信息交互，这样就会产生来源不同的大量文件。比如抽水蓄能电站工程在立项审批时，需要完成项目可研报告、环评报告、取水审批等，而这些文件和审批又来自于不同的行政部门。除此之外，在施工决策中，分建单位经常高达几十家，而期间形成的招标、合同、工程建设等资料更是数目庞杂。

（二）与工程项目同步形成。工程项目和工程档案可以同步进行，由于工程项目的流程都需要记录，因此当项目开展的时候，对应的资料或文档或标准化文件就会随之形成。随着流程的复杂化，档案信息的数量必然会逐渐上升。所以说，工程档案收集工作和工程建设项目是双生关系，档案信息的整理应该在该阶段完工后及时进行。

（三）涉及专业和行业较多。工程项目的复杂体现在其包含的组成工序较多，如电路工程、防水工程、基建工程、绿化工程等，而各个工序的档案呈现形式又不尽相同，因此需要对庞杂的资料进行分类管理；但同时各道工序又紧密相关，比如在抽水蓄能站的设备检修中，检修人员的作业流程必须依靠设备安装人员提供的对应参数进行。这让最终的档案管理不仅要把各个环节的参数核对无误，还需要对各个工作环节之间的衔接流程非常明确。抽水蓄能电站工程流程复杂，设备种类多，在归档管理时需要保证各个流程资料的原始性和完整性。同时，需要对各个流程进行有序管理，保证其关联性和易查性。

二、抽水蓄能电站工程项目档案管理服务问题

（一）档案生命期管理工作随意性强。根据实际情况来看，抽水蓄能电站工程建设周期较长。工程档案在保存中容易出现装订开线、内容模糊等问题，保存周期越长，工程档案由于风化程度和借阅程度的提高更容易出现破损情况。比如，对于5年以上的项目档案，档案资料信息的完整度仅为40%左右。除此之外，仍有25%左右的档案存在不同程度的破损情况。对于抽水蓄能电站工程这种重大工程项目，档案完整度会高于常规项目，同样以5年以上的项目举例，其破损率也接近7成，再利用价值已不复存在。已经批准校对的技术数据通常随机存储或简单装订。结果，不仅最终项目中的档案质量标准不统一，而且在后期项目应用检索档案时，查找成本会不断提高。还有一点就是存档混乱，以及因主次文件无法分离而损坏重要文件的问题。同时，在借用项目文件时，审批流程复杂，文件难于查找，归还文件时不检查完整性和损坏情况，这种不合理的使用和查找流程都会降低文档寿命。

（二）档案管理服务流程混乱。抽水蓄能电站工程规模较大，涉及勘察、设计、施工等诸多单位同时合作的情况。当参建单位过多时，一旦没有明确的工程档案的归档、整理规范，结果是各个公司生成的项目文件的内容、结构、质量不一样，没有统一的归档，各个部门职能和流程之间衔接程度低，“信息孤岛”问题发生，导致文档的利用率远远低于正常情况。由于参建单位诸多，各个部门之间的工作协同程度低，参建单位的相关资料审核标准也是五花八门，就会导致档案管理服务流程混乱的情况发生。在工程项目验收过程中，一般都会成立验收小组进行验收工作，但在验收过程中，没有根据项目设计施工流程进行验收，而抽水蓄能电站工序复杂，没有根据项目完成时间，也就是资料形成的周期、分类进行分类管理审核，最终会导致档案验收效率不高的情况发生。大部分项目档案管理工作中，审核标准较为粗糙，一般会按档案归档范围和保存期限表的时间要求、保存是否完好等粗糙指标进行判定，一旦没有达到这些标准，就会直接对未通过审核的档案进行销毁。与此同时，在现有的管理模式中，存在诸如档案价值鉴定、销毁记录等中间流程缺失的情况。这种流程上的漏洞，会造成一些不可逆的档案管理危机事件，如部分永久保存类文档，由于其他文档的原因而被销毁，而销毁行为又没有销毁记录这一流程存在，后续在查找和利用上又会出现纰漏。

（三）档案管理服务信息化程度低。目前部分抽水蓄能电站工程档案的管理仅存在于纸质档案的传统管理手段上。工程档案的形成和工程建设基本保持同步，但档案收集都需要以项目或工序结束为节点，也就是说，在节点未来临之前，纸质文件只是简单地收集整理，电子文档的拍摄记录等工作存在缺失的情况。与此同时，项目中的电子文档、设计图纸等资料无法彻底归档。这就形成了信息化中的传统模式，一旦项目未达到归档节点，大部分项目资料只能以纸质形式存在。而在此过程中，一旦出现项目档案的借阅移交情况，档案损毁丢失的概率大大提高，不仅会导致档案管理服务利用工作价值大打折扣，对于后续的归档也造成极大的困难。这种和实际需求不匹配的方式会导致原始档案频繁借出，其破损率自然会提高，从而导致原始档案资料的使用价值和周期大大缩水，也不利于后续的编研工作。另外，这种单一的方式无法满足多群体借阅，由于原始档案仅有1份可借阅，当多部门需要时，就只能满足其中一方，这和档案服务项目的初衷背道而驰。当电子档案未归档或者电子档案信息系统无法工作的情况下，使用者必须借阅原始纸质档案，借阅效率大大降低。

三、档案管理服务利用效果提升措施

（一）档案管理生命周期管理优化措施。在项目的档案评估阶段，如果项目数据具有较高价值，档案办公室首先根据档案价值表对项目数据进行评估。归档期间，档案馆将根据项目文件类型继续对具有归档价值的资料进行分类，形成项目最终文件。如果文档生成部门判定对应文档没有归档价值，需要将文档还原到制作部门，文档制作部门继续对知识库进行分类。没有价值的技术资料需要根据流程开展销毁工作，稍微重要的资料由文件创建部门保存。在工程档案归档阶段，施工单位项目管理人员将通过验收的工程档案根据档案类型、形成时间等原则进行分类、排序后，经施工单位档案负责人和项目负责人双方确认无误，交给档案室，监理单位技术人员、档案管理人员以及业主单位技术人员、档案负责人逐层审查，检查无误后，完成统一装盒、编辑打印标签、文件按序编号等归档工作，形成正式的工程档案，并存入业主单位档案室。在技术档案的存储阶段，建设单位的项目管理人员按照档案格式和形成时间的原则，对批准的技术档案进行分类和归档。在归档时，需要结合各方利益主体形成对应组织，由组织内所有人员参与核查工作。检查无误后完成统一装箱、标签编辑打印、编号等归档操作。对应标签信息需要根据项目需求的个性化进行，基础需求如文件格式、项目名称、责任部门等。对于已经归档保管的档案，档案的任何需求都需要保管部门进行，如查找、借阅等。当其他部门需要借阅时，经过系统提出借阅审批，审批完成后，档案室提供对应归档档案并进行记录，当人力资源较为充足时，可以按照档案存储分类进行人员分类，人员各司其职，加大归档管理的效果。

（二）档案管理服务流程优化措施。随着工程档案管理水平的不断提升，现有的抽水蓄能电站文件管理现状基本合格，但仍有较多方面需要优化，如流程不精简、重复审查等。对于工程文档资料来说，由于参建单位不同、归档时间节点不同等因素，文档编辑部可以对不同资料进行增查删改操作，对于缺失的资料，溯源对应部门进行补充。保证文件生命期管理流程脉络清晰，审批环节简洁、高效。结合现有项目实际情况可以发现，档案管理问题在档案生命期集中出现。因此，在该流程环节，需要对原有的工序进行优化和补充。如图1所示，在原有基础上，增加档案价值鉴定的环节，并且优化补充档案分类归档的步骤，最好可以设立档案室作为专职机构，由于参建部门较多，标准化难以实施，在档案收集的终点部门，也就是档案室进行标准作业较为合理。

图1 档案生命周期管理流程

（三）档案管理服务信息化优化措施。档案管理服务信息化能够有效提高档案使用寿命，对于工程档案信息庞大的项目来说，可以通过大数据平台建设、智慧搜索管理等方式进行优化，使档案管理服务更加灵活轻便。在实际工作中，可以通过以下几点进行优化。1.建立纸质档案、电子档案双轨制。对于抽水蓄能电站而言，可以制订纸质电子双轨制的方式，纸质档案封存处理，当电子档案由于不可抗力被损坏，纸质档案可以作为备份，而这种流程和模式需要制订对应的制度和措施。这包括电子文件管理组织和工程项目成员的责任、工程项目的电子文件管理流程以及奖惩。2.原始档案使用信息化。对于工程项目而言，审批环节诸多，因此可以利用管控系统，增加智能、智慧化审批，如云端面部识别、在线审批等功能，打破空间阻碍，提高档案服务效率，同时在各级审批中，应该保留对应信息数据，在后期可以根据积累的数据检查，发现系统BUG等问题及时优化。3.建立电子工程档案信息系统。工程档案信息量巨大，保存的媒体形式多样化，如现场照片、软件信息模拟、技术参数计算等。因此在检索中，可以利用大数据技术设置智慧搜索功能，如输入“设备+图片”，即可出现对应的设备图片信息，而文档等信息则不会出现，这样就可以提高检索的高效性。另外，在档案管理部门对档案审核过程中，可以增加电子审批，参照归档的完整性和正确性，进行批注，对于不合规的可以返回原部门，原部门人员可以清晰了解需要补充或修改的内容。