基于工程项目档案验收视角谈工程项目档案的管理

2023-03-11中核建中核燃料元件有限公司朱艳均

办公室业务 2023年4期

文/中核建中核燃料元件有限公司朱艳均

工程项目档案是企业生产经营维护、改造、扩建的依据，其完整性、准确性、规范性直接关系到生产工作效率和企业的有效运营。为充分发挥工程项目档案在公司生产经营和改革发展中的重要作用，确保形成的工程项目档案材料能够完整、准确、系统收集、整理及有效利用，以满足项目竣工验收的要求和生产、改扩建、技术改造的需要。

一、工程项目档案验收情况

（一）工程项目档案验收中发现的问题。2014年至2015年，公司完成验收的工程项目共6项。在工程项目档案验收中，验收专家对2084卷文字材料、200张光盘、613张照片的档案材料进行了实物审查，提出了120余条问题以及整改意见。

（二）问题分布情况。对专家提出的问题及整改意见进行归纳、总结，问题及整改意见集中在项目文件完整性、准确性、有效性、质量及项目档案管理部门的参与度等五个类别。具体情况见图1。

图1 问题分布情况

二、原因分析

（一）项目文件的有效性。检查出的此类问题共有44条，占比重为35%。问题主要表现为：验收记录、质检文件为复印件；部分设备缺质量证明文件；个别资料（材料领用清单）签字手续不完全；通知单中的签字手续不全；分部工程及单位工程竣工验收记录无红章；合同签署不规范，委托代理签字不清晰、不签署日期；购销合同无签署时间，有的只盖章，没有法人签字、没有开户银行号；有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全；监理日志不连续等。出现这类问题的主要原因是：项目建设周期长、人员流动大，监理单位或施工单位没有配备专人管理竣工材料，多数是交由兼职人员处理，或者定期委派其他人员进行档案材料的收集和立卷归档工作，并且频繁更换档案管理人员，造成项目文件材料收集不齐全。同时，项目档案管理人员缺乏系统性专业培训，往往不能保证收集的文件材料的有效性。

（二）项目文件的准确性。检查出的此类问题共有37条，占比重为30%。问题主要表现为：施工组织设计方案报审与后附调试报告不对应；辐射防护技术核定单未更改；竣工图未依据技术核定单做修改，或修改不到位；竣工图编制依据描述不准确等等。出现这类问题的主要原因是：制度落实不到位。在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中对项目竣工文件的编制有明确的要求。

（三）项目文件的完整性。检查出的此类问题共有29条，占比重为23.2%。问题主要表现为：出现X射线设备无安装、调试、验收结论；空气净化装置设备资料中缺设备图纸、验收文件；1103轨道小车的《质量控制计划》、系统和应用软件光盘等应归档；数字成像随机资料有缺失，只有辅助部分英文许可证（未翻译），无设备主体，且只有验收记录，无调试记录等。出现这类问题的主要原因是：缺乏完善的档案管理制度。公司在项目档案的规章制度方面比较薄弱。一是没有及时按国家和集团公司的有关法规和标准制订、修订公司的项目档案管理制度，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的管理办法，缺乏项目档案的指导性和可操作性。二是没有将档案管理工作纳入工程项目管理人员的岗位职责中来，不能同步检查项目材料的形成情况，直接影响项目材料的形成质量。

（四）项目档案管理部门的参与度。检查出的此类问题共有14条，占比重为11.2%。问题主要表现为：设备开箱环节档案人员没有主动参与；档案部门跟踪、检查、指导力度不够等。出现这类问题的主要原因是：档案管理人员对于整个工程项目缺乏系统的认识，不能及时有效地开展项目档案管理的业务指导，造成项目档案材料的缺失，进而影响工程项目档案整体的系统性、完整性。

（五）项目文件的质量要求。检查出的此类问题共有1条，占比重为0.8%。问题表现为：少部分归档文件不符合档案质量要求，蓝色圆珠笔的使用，影响档案资料的长期保存。出现这个问题的主要原因是：制度落实不到位，档案管理人员检查不到位。

三、加强工程项目档案管理的措施

从传统的手工管理方式来看，档案人员是档案收集、整理工作的主体，但由于项目档案形成过程的分散程度比较高，控制起来难度很大，单靠档案人员的力量是远远不够的。为了保证项目档案收集完整、有效、准确，以及保证档案材料的质量，必须做好以下工作。

（一）加强领导，建立健全档案管理规章制度。工程项目档案是一个系统工程，档案形成涉及多个部门和专业。项目从申请立项到组织实施过程形成的档案资料来源于组织立项、基本建设、物资设备等管理部门。档案的收集、整理、归档工作全部依靠档案管理部门力量是远远不够的。公司高度重视档案管理，成立了由总经理任组长的档案管理工作领导小组，成员由各单位分管档案工作的领导组成。各单位配备了专/兼职档案人员，并落实了档案管理责任。根据国家、集团公司新颁布的管理制度，重新制订本企业的档案管理制度和管理规范，对原制度缺乏可操作性等问题进行了相应的补充完善。为规范公司固定资产投资建设项目（工程）档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，满足项目竣工验收的要求和生产、改建、扩建、技术改造的需要，根据国家标准和项目建设的实际情况，制订了《公司固定资产投资建设项目（工程）归档文件整理细则》（QACB0501），建立和完善了项目档案管理网络，在细则中明确项目档案收集、整理、组卷、归档各环节的具体要求，明确了各有关单位档案管理职责范围，明确了归档文件的系统性、准确性、完整性要求，明确了设备仪器资料开箱验收单格式、竣工图和档号章的示样，明确了整理工作审核流程，明确了案卷封面、卷内目录的格式和备考表的填写等。通过这些制度、规范、细则的建立和完善，对加强项目档案业务指导起关键作用，确保项目档案客观反映项目建设的全过程，为生产、运行、维护、改扩建等提供可靠依据。并加大考核力度，与绩效挂钩，有效杜绝归档不完整、要素填写不全等问题。

（二）加大培训力度，提高业务素质。项目档案的质量，与档案人员的素质密切相关。有的监理单位或施工单位没有配备专人管理竣工文件，多数是交由兼职人员处理，或者定期委派其他人员进行档案材料的收集和立卷归档工作，人员流动大、业务不熟悉，档案专业管理部门应当定期对工程项目档案人员进行培训。举办面向各参建单位档案工作人员的专业培训。主要针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度的相关要求，严格按制度要求做好档案管理工作，提升档案人员队伍的综合业务素质，保障工程项目档案工作的质量与效率。在1120-812、1121-812项目中，我们档案馆多次组织各专业管理部门的档案管理人员、监理和施工单位的资料员进行档案归集培训，从《固定资产投资建设项目（工程）归档文件整理细则》中规定的归档范围、资料归档内容以及案卷的题名、封面格式、卷内目录的编写等方面，还有归档材料的有效性等方面进行培训，提出要求，明确职责，从而有效杜绝归档材料收集不全，归档材料为复印件等问题，确保各阶段形成的材料真实、有效、完整。举办面向档案管理人员的培训。为提高专/兼职档案管理人员的业务素质和服务水平，推动公司档案工作的开展，结合公司档案工作的特点和阶段性工作的要求，采取“请进来、走出去”等内、外培相结合的方式，选派档案业务骨干以及专/兼职档案人员参加集团、四川省、宜宾市的档案业务培训，确保公司项目管理专/兼职档案管理人员持证上岗。通过加强对档案人员的培训，提高档案人员的业务指导水平。并将培训纳入对各单位的绩效考核，促进工程项目档案工作的开展，确保归档文件的系统性、完整性、准确性。

（三）提前介入，加强档案部门的跟踪、检查、指导力度。档案管理部门应结合项目建设的进展情况及建设总体网络计划，及时制订项目档案的收集计划，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案材料收集、整理、归档、移交要求，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。同时要求项目管理部门与参建单位签订合同、协议时，明确参建单位的档案工作要求。定期参与工作协调会，解决档案归档过程中发现的问题，制订档案移交工作计划，有序推进档案归档工作。对工程建设过程中的项目文件收集进度、方式以及项目文件材料整理情况，现场文件保管条件等进行现场检查和指导，保证归档材料的完整、有效和准确。对正在建设的2015项目、棚户区改造两个项目分别制订了《棚户区改造项目档案整理归档细则》《2015项目档案整理归档细则》。从前端提前介入档案管理工作中，使工程项目档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案的质量水平，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。