高校二级学院学籍异动管理优化研究——以南京工业大学某学院为例

文/南京工业大学电气工程与控制科学学院 侯瑞

学籍异动管理作为高校二级学院学生培养及教育教学管理的重要组成部分，是一项繁复且重要的常规性工作，此项工作发生在学生从入学注册到修业合格整个本科过程中。本科修业年限的弹性制和国家鼓励学生创业、入伍、出国交流、转专业等大背景，使学籍异动日趋频繁，增加了二级学院教学和学籍管理的难度和繁复。在目前学分制教育背景下，高校二级学院要围绕高等教育新目标、新要求，秉承“以生为本”教育理念，突出人文关怀，通过建立学籍异动工作清单，规范良性学籍异动管理流程，预警或减少不良学籍异动发生。

一、学籍异动概况

本文所指的学籍异动，是指学生在学籍管理层面进行的非程序化变动，主要包括转专业、休学、复学、留降级、退学、转学、出国交流学习以及参军保留学籍等。本文以南京工业大学某工科学院（以下简称我院）近5学年学生学籍异动原始数据和相关材料等进行调研分析，从学籍异动发生原因的主观性和客观性，分为良性学籍异动和不良学籍异动。

从表1可以看出，我院2016～2020学年转专业人数呈现增长趋势，保留入学资格和保留学籍人数变化基本稳定，每学年均有因外出交流学习或入伍申请休学学生。良性学籍异动总体人数呈逐年增加趋势。从表2可以看出，我院2016～2020学年申请休学人数基本稳定，退学人数呈逐年减少趋势，身体康复申请复学学生每年有所增加。总体不良学籍异动人数近三个学年基本保持不变。

通过表1、表2对比分析，近5学年我院学籍异动学生人数基本稳定，良性学籍异动人数大于不良学籍异动人数。通过对良性学籍异动学生持续跟踪发现，此类学生能顺利毕业、考研、出国或就业，有正面积极作用；反之，不良学籍异动则会给学生带来逆向作用，虽部分同学能通过重修、补修完成本科学业，但仍有学生会结业或退学。

表1 我院2016～2020学年良性学籍异动 （单位：人）

表2 我院2016～2020学年不良学籍异动 （单位：人）

二、学籍异动类型及原因分析

（一）良性学籍异动。良性学籍异动是按照学生意愿或学业需求而发生的，学生可主动选择是否申请发生，主要包括：休学（征兵入伍、出国交流、创业等）、复学（征兵入伍、结束出国交流等）、转专业等。例如从表1可以看出，近5学年我院转专业学生逐年增加。良性学籍异动的学生一般学业基础较好，自主学习能力较强，能主动掌控修业状况，发生学籍异动后能尽快了解并适应新的教学计划，顺利完成本科学业。通常这类学生在专业学习、学科竞赛、综合实践等方面也能成为专业佼佼者，发挥榜样作用，对学院整体发展带来积极影响。

（二）不良学籍异动。不良学籍异动非学生主观意愿决定，学生是被动接受的，如：降级、退学、休学等。这类学生一般很难按照正常教学计划继续学习，需要重新调整本人身体或心理状态。部分学生能利用休学或降级调整回正常状态，但仍有部分学生因教学计划被打乱，产生自卑心理，或学习情绪消沉无所适从，更有甚者自暴自弃，只能退学提前结束本科学业。不良学籍异动原因一般包括：1.学生自我管理能力不强。大学彻底摒弃中学“填鸭式”教学，更注重学生自主学习和自我管理。部分学生习惯了被动式接受知识，进入大学不能尽快调整学习习惯，对学业、职业没有清晰规划，自我要求松散。还有部分学生受网络游戏、短视频等影响，从迟到、早退到旷课、旷考，学习动力丧失，形成恶性学业循环。从表2可以看出，近5学年每年都有因学业问题被迫休学、退学的学生。2.学生家庭或环境问题突出。目前高校本科生以“00后”为主，部分学生以自我为中心，心理状态、人际关系等方面都存在不稳定性，耐挫折性差。在受到家庭或周围环境不良因素影响时，特别容易出现心理和学业问题。短期内学生无法自主调整到健康状态，不能适应学校集体学习与生活，提出休学或退学申请。

三、学籍异动管理工作存在的问题

2017年2月16日，《普通高等学校学生管理规定》（以下简称《规定》）使高校学籍异动管理工作进一步规范。《规定》要求高校转变管理理念强化“以生为本”，牢固树立服务学生意识，处理好管理与服务的关系，努力营造良好环境，促进学生实现自我管理。但从实际工作来看，还存在如下问题：

（一）管理系统有待刷新。目前，高校教务管理系统仅支持教务处与二级学级间学籍异动在线审批，不支持与学工、财务等部门联网联动，更没有做到数据共享和信息实时更新。需要利用现代信息管理技术，减少学籍管理中间环节，增强信息透明度，从根本上提高学籍异动管理效率。

（二）管理理念有待更新。学籍异动工作本质是“以人为本”的理念做出更适合学生个人发展的选择，涉及面广且政策性强。尤其二级学院的学籍异动管理工作，直接面对学生群体，对不良学籍异动情况，除了按管理流程操作外，还要注重对学生的个性化关注和人文关怀。要强化岗位责任意识，把处理问题、解决问题放在第一位。面对学生个性化、差异化问题，管理上要有速度，更要有温度。

（三）管理机制有待创新。高校教务部门统筹管理和指导二级学院的学籍管理，二级学院负责具体执行与落实。高校教务处不能仅靠红头文件传递学籍异动信息，要加强与二级学院、学工处、财务处等部门的沟通，充分发挥协同联动管理能力，达到信息传递的及时、有效，用系统内部确定的管理流程和机制积极应对外部不确定的学籍异动信息，切实提高学籍管理水平，提高工作效率，真正实现教务、学院、学生三位一体闭环管理。

四、高校二级学院学籍异动优化管理对策

规范地执行学籍管理文件，能从制度上保证执行力，但出于人性化管理目标，二级学院还要关注学籍异动学生的情况，针对学生共同点实行无差别管理，同时还要兼顾学生个体差异，进行差异化管理。重点从以下几个方面开展：

（一）优化学籍管理流程，建立学籍异动工作清单，从根源减少不良学籍异动发生频次。二级学院要充分重视学籍异动管理工作，加强学院学籍管理队伍建设。建立学籍异动工作清单（见表3），全面系统地抓好学院教务员为主体的学籍管理工作、以专业负责人和教师为主体的课程教学工作、以辅导员和班主任为主体的学生管理工作、以优秀学长为主体的同学互助工作、以学生家长为主体的家庭教育助手工作。通过学籍异动工作清单，使教务、学工、教师、学长、家长各方力量协同联动，强化过程性管理，实现“分工协作、良性沟通、共同推进”的全员、全过程闭环管理，规范良性学籍异动，减少不良学籍异动。

表3 学籍异动工作清单

（二）完善学业预警制度，强化学生学业帮扶力度，从根源上提高学生学业质量。二级学院既要严格执行学籍管理任务，也要保持敏锐的眼光、严谨的工作态度，对于学生的问题及时预判，将可能的问题处理在萌芽状态，或在发现问题的第一时间及时提醒学生，并采取措施帮助学生解决问题。当学生学籍异动不可避免发生后，尤其是不良学籍异动，学院要秉承“以生为本”的理念，关注学生后续学习与思想状况，对学生进行跟踪式全过程帮扶，促进学生尽快进入正常学习轨道，确保顺利完成学业。1.二级学院学业预警措施。（1）新生入学专业预警。学院开设由各专业负责人或系主任担任任课教师的专业导学、专业概论课，让学生了解专业背景、专业特点、课程设置，以及专业发展前景等内容，重点解决学生“是什么”“学什么”，以及“怎么学”的专业疑惑，增强学生对专业的认同感。（2）日常学习成绩预警。每学期末，学院对学生课程成绩进行统计分析，重点了解课程不及格（包括旷考、缓考）学生情况，一对一沟通，规避不良学籍异动发生。（3）毕业学位审核预警。学院定期开展学生学业自查，学院教务员、专业负责人/系主任负责咨询和解答，要求学生结合专业培养方案核查课程修读和考核情况，确认是否满足课程学分和绩点要求。对于学业自查中发现的问题，如：课程漏选、错选、课程学分替换等情况及时提醒学生，规避不良学籍异动发生。2.二级学院学业帮扶措施。（1）任课教师帮扶管理。在日常教学过程中，任课教师重点关注不良学籍异动学生的课堂出勤、上课表现、作业完成情况等方面的表现，并将这些情况及时反馈给辅导员和班主任。在课堂上有意识地增加学生的提问、互动，实习实验类课程鼓励学生积极参与，关注学生的进步表现并及时表扬，增加学生学习的自信。（2）辅导员/班主任帮扶管理。辅导员和班主任重点关注学籍异动学生，利用微信、QQ、微博等在线渠道，与学生谈心谈话，引导学生自我发展，自我成长。针对共性的问题集体辅导，个性的问题个别辅导。（3）朋辈帮扶管理。学院选择性格健康、乐观，成绩优异的同学，对学业困难学生进行“一对一”学业帮扶。学院每学期定期梳理学业困难学生名单，特别是发生不良学籍异动的学生，通过学情分析学生存在的问题和需求，制订合理学习计划并及时梳理总结。学院对帮扶过程进行跟进与督查，随时提供协助和支持。3.注重学生人文关怀，强调“以生为本”的管理理念，从根源践行“立德树人”宗旨。针对良性学籍异动的学生，学院主动开展专业咨询和解读工作，提前为学生解答课程替换、重修、补修等问题。例如对转专业和复学的学生，学院要根据学生不同情况，按照“一生一策”给予差异化服务。对于休学学生，在休学期间，辅导员要与学生和家长保持联系，跟踪了解学生休学情况，提前书面提醒做好复学准备，避免学生或家长疏忽休学期限，延迟复学。